本教程演示了在Excel中添加下拉菜单的4种快速方法。 它还展示了如何从另一个工作簿中创建下拉菜单，编辑、复制和删除数据验证列表。

Excel下拉列表，又称下拉框或组合框，用于在电子表格中从预定义的项目列表中输入数据。 在Excel中使用下拉列表的主要目的是限制用户可选择的数量。 除此之外，下拉可以防止拼写错误并使数据输入更快。

如何在Excel中制作下拉列表

总的来说，有4种方法可以在Excel中使用数据验证功能创建下拉菜单。 下面你将看到一个主要优点和缺点的快速概述，以及每种方法的详细步骤说明。

用逗号分隔的值创建下拉列表

这是在Excel 2010到Excel 365的所有版本中添加下拉框的最快方法。

1.为你的下拉列表选择一个单元格或范围。

你首先选择一个或多个你希望出现下拉框的单元格。 这可以是一个单元格，一个单元格范围或整列。 如果你选择整列，该列的每个单元格都将创建一个下拉菜单，这将真正节省时间，例如，当你正在创建一个调查问卷时。

你甚至可以在用鼠标选择单元格的同时按住Ctrl键来选择不相邻的单元格。

2.使用Excel数据验证来创建一个下拉列表。

在Excel功能区，进入 数据标签> 数据工具组 并点击 数据验证 .

3.输入清单项目并选择选项。

在 数据验证 窗口，在 设置 选项卡，执行以下操作。

• 在 允许 框，选择 列表 .
• 在 来源 框中，输入你想在下拉菜单中出现的项目，用逗号隔开（有无空格）。
• 请确保 单元格内下拉 框被选中，否则下拉箭头不会出现在单元格旁边。
• 选择或清除 忽略空白 取决于你想如何处理空单元格。
• 点击 "确定"，你就完成了。

现在，Excel用户只需点击包含下拉框的单元格旁边的一个箭头，然后从下拉菜单中选择他们想要的条目。

好了，你的下拉框在一分钟内就准备好了。 这种方法对于不太可能改变的小型Excel数据验证列表很有效。 如果不是这种情况，可以考虑使用以下选项之一。

从一个命名的范围内添加下拉列表

这种创建Excel数据验证列表的方法需要更多的时间，但从长远来看，它可能会节省更多的时间。

1.为你的下拉列表键入条目。

选择你想在现有工作表中的下拉菜单中出现的条目，或在新工作表中键入这些条目。 这些值应在没有任何空白单元格的单列或行中输入。

例如，让我们为你最喜欢的食谱创建一个成分的下拉列表。

提示：最好按照你希望它们出现在下拉菜单中的顺序对你的条目进行排序。

2.创建一个命名的范围。

在Excel中创建命名单元格的最快方法是选择单元格并直接在单元格中输入单元格名称。 名称框 完成后，点击回车键保存新创建的命名范围。 更多信息，请看如何在Excel中定义一个名称。

3.应用数据验证。

在你希望下拉列表出现的单元格中点击--它可以是一个单元格范围或整列，在你的条目列表所在的同一工作表中或在不同的工作表中。 然后，导航到 数据标签 ，点击 数据验证 并配置该规则。

• 在 允许 框，选择 列表 .
• 在 来源 框中，输入你给你的范围起的名字，前面加一个等号，比如说 =成分 .
• 请确保 单元格内下拉 框被选中。
• 单击 "确定"。

如果源列表包含8个以上的项目，你的下拉框会有一个像这样的滚动条。

注意：如果你的命名区域至少有一个空白单元格，选择 忽略空白 框允许在验证的单元格中输入任何数值。

从Excel表格中制作下拉列表

你可以将你的数据转换为一个功能齐全的Excel表格，而不是使用一个普通的命名范围，( 插入> 表 或Ctrl+T），然后从该表创建一个数据验证列表。 为什么要使用一个表呢？ 首先，最重要的是，它可以让你创建一个 可扩展的动态下拉列表 当你从表中添加或删除项目时，自动更新。

要从Excel表格中添加一个动态下拉，请按照以下步骤进行。

1. 选择你想插入下拉菜单的单元格。
2. 打开 数据验证 对话窗口。
3. 选择 列表 从 允许 下拉框。
4. 在新 来源 为此，请使用INDIRECT函数和一个结构化的引用，比如这样。

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. 完成后，点击 认可 .

在这个例子中，我们从列中做了一个下拉，名为 营养成分 在表1中。

=INDIRECT("Table1[Accredients]")

在Excel中从一个单元格范围内插入下拉菜单

要从一个单元格范围内插入一个下拉列表，请执行以下步骤。

1. 在不同的单元格中键入这些项目。
2. 选择你希望出现下拉列表的单元格。
3. 关于 数据 标签，点击 数据验证 .
4. 将光标放在 源箱 或点击 折叠对话 图标，并选择要包括在下拉列表中的单元格区域。 该区域可能在同一个或不同的工作表中。 如果是后者，你只需到另一个工作表中，用鼠标选择一个区域。

创建一个动态（自动更新）的Excel下拉菜单

如果你经常编辑下拉菜单中的项目，你可能想在Excel中创建一个动态下拉列表。 在这种情况下，一旦你删除或添加新的条目到源列表中，你的列表将在所有包含它的单元格中自动更新。

在Excel中创建这样一个动态更新的下拉列表的最简单方法是通过创建一个基于表格的命名列表。 如果由于某种原因，你更喜欢一个通常的命名范围，那么使用OFFSET公式来引用它，如下所述。

1. 如上所述，你首先创建一个基于命名范围的常规下拉菜单。
2. 在第2步中，当创建一个名称时，你将以下公式放入 指的是 箱子。

   =OFFSET(Sheet1! $A$1,0,0,COUNTA(Sheet1! $A:$A),1)

   在哪里？

   • Sheet1 - 工作表的名称
   • A - 你的下拉列表中的项目所在的列
   • $A$1 - 包含列表中第一个项目的单元格

正如你所看到的，该公式由2个Excel函数组成--OFFSET和COUNTA。 COUNTA函数计算指定列中的所有非空白单元格。 OFFSET获取该数字并返回对一个范围的引用，该范围只包括非空单元格，从你在公式中指定的第一个单元格开始。

动态下拉列表的主要优点是，在编辑源列表后，你不必每次都改变对命名范围的引用。 你只需在源列表中删除或键入新的条目，所有包含这个Excel验证列表的单元格都会得到自动更新!

这个公式如何运作

在Microsoft Excel中，OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])函数被用来返回一个由指定数量的行和列组成的范围的引用。 为了强迫它返回一个动态的，即不断变化的范围，我们指定以下参数。

• 参考 - Sheet1中的单元格$A$1，这是你的下拉列表的第一个项目。
• 行数 &。 Cols 为0，因为你不想在垂直或水平方向上移动返回的范围。
• 高度 - A列中非空单元格的数量，由函数COUNTA返回。
• 宽度 - 1，即一列。

如何从另一个工作簿中创建下拉列表

你可以使用另一个工作簿中的列表作为源，在Excel中制作一个下拉菜单。 要做到这一点，你必须创建2个命名范围--一个在源簿中，另一个在你想使用Excel数据验证列表的簿中。

注意：要使来自另一个工作簿的下拉列表发挥作用，具有源列表的工作簿必须打开。

一个来自另一个工作簿的静态下拉列表

当你在源列表中添加或删除条目时，以这种方式创建的下拉列表不会自动更新，你将不得不手动修改源列表的引用。

1.为源列表创建一个命名范围。

打开包含源列表的工作簿。 资料手册.xlsx 在这个例子中，为你想包含在下拉列表中的条目创建一个命名范围，例如 源代码_列表 .

2.在主工作簿中创建一个命名的引用。

打开你希望出现下拉列表的工作簿，并创建一个引用源列表的名称。 在这个例子中，完成的引用是 =SourceBook.xlsx！Source_list

注意：如果工作簿的名称包含任何空格，你必须用撇号（'）将其括起来。 例如。 ='Source Book.xlsx'！Source_list

3.应用数据验证

在主工作簿中，为你的下拉列表选择单元格。 点击数据> 数据验证 并输入你在步骤2中创建的名称，在 来源 箱子。

一个来自另一个工作簿的动态下拉列表

以这种方式创建的下拉列表，一旦你对源列表做了任何改变，就会被即时更新。

1. 在源工作簿中用OFFSET公式创建一个范围名称，正如在创建动态下拉菜单中解释的那样。
2. 在主工作簿中，以常规方式应用数据验证。

Excel数据验证不起作用

数据验证选项是灰色的或禁用的？ 有几个原因可能发生这种情况。

• 不能将下拉列表添加到受保护或共享的工作表中。 移除保护或停止共享工作表，然后尝试点击 数据验证 再次。
• 您正在从链接到SharePoint站点的Excel表中创建一个下拉列表。 解除该表的链接或删除该表的格式，再试一次。

Excel下拉框的其他选项

在大多数情况下， 设置 如果他们不这样做，还有两个选项可供选择，它们是在其他选项卡的 数据验证 对话窗口。

当有下拉菜单的单元格被点击时显示一条信息

如果你想在你的用户点击包含你的下拉列表的任何单元格时，向他们显示一个弹出信息，请这样进行。

• 在数据验证对话框( 数据标签> 数据验证 )，切换到 输入信息 标签。
• 请确保该选项 选择单元格时显示输入信息 被检查。
• 在相应的字段中输入标题和信息（最多225个字符）。
• 点击 认可 按钮来保存信息并关闭对话框。

Excel中的结果将类似于这样。

允许用户在组合框中输入自己的数据

默认情况下，你在Excel中创建的下拉列表是不可编辑的，即仅限于列表中的数值。 然而，你可以允许你的用户输入自己的数值。

从技术上讲，这将一个下拉列表变成了一个Excel组合框。 术语 "组合框 "是指一个可编辑的下拉列表，允许用户从列表中选择一个值或直接在框中输入一个值。

1. 在 数据验证 对话( 数据标签> 数据验证 )，进入到 错误提示 标签。
2. 选择 "输入无效数据后显示错误提示 如果你想在用户试图输入一些不在下拉菜单中的数据时显示一个警告，可以使用""复选框。 如果你不想显示任何信息，清除这个复选框。
3. 要显示一个警告信息，请从以下选项中选择一个 风格 框，并输入标题和信息。 Either 信息 或 警告 将让用户在组合框中输入自己的文本。
   • 一个 信息 信息 如果你的用户有可能经常输入他们自己的选择，建议使用该选项。
   • A 警告 信息 将促使用户从下拉框中选择一个项目，而不是输入自己的数据，尽管它并不禁止自定义条目。
   • 停止 (默认）将阻止人们输入任何不在你Excel下拉列表中的数据。

   

   这就是你自定义的警告信息在Excel中的样子。

   

   提示：如果你不确定要输入什么标题或信息文本，你可以让这些字段为空。 在这种情况下，Microsoft Excel将显示默认的警报" 您输入的数值无效。 用户在此单元格中输入的数值有限制。 ."

如何在Excel中复制下拉列表

如果你想让一个选单出现在多个单元格中，你可以像其他单元格内容一样简单地复制它，方法是在相邻的单元格中拖动填充柄或使用复制/粘贴快捷键。 这些方法可以复制一个单元格的所有内容，包括数据验证和 当前选择 所以，它们最好是在下拉菜单中还没有选择项目时使用。

要复制一个下拉列表 不包含当前的选择 ，使用 "特殊粘贴 "功能，只复制数据验证规则。

如何编辑Excel的下拉列表

当你在Excel中创建了一个下拉列表后，你可能想在其中添加更多的条目或删除一些现有的项目。 你如何做到这一点取决于你的下拉框是如何创建的。

修改一个逗号分隔的下拉列表

如果你已经创建了一个逗号分隔的下拉框，请继续执行以下步骤。

1. 选择一个或多个引用你的Excel数据验证列表的单元格，即包含你想编辑的下拉框的单元格。
2. 点击 数据验证 (Excel ribbon> Data tab)。
3. 删除或输入新的项目在 来源 箱子。
4. 单击 "确定 "以保存更改并关闭Excel。 数据验证 窗口。

提示：如果你想把变化应用于 所有的细胞 包含这个下拉列表，选择" 将这些变化应用于所有其他具有相同设置的单元格 "选项。

根据一个单元格的范围改变一个下拉菜单

如果你是通过指定一个单元格区域而不是引用一个命名的区域来创建一个下拉框，那么请按以下方式进行操作。

1. 前往包含出现在你的下拉框中的项目的电子表格，并以你想要的方式编辑该列表。
2. 选择包含你的下拉列表的一个或多个单元格。
3. 点击 数据验证 关于 数据 标签。
4. 在Excel中 数据验证 在 "设置 "选项卡上，在 "源 "框中更改单元格引用。 你可以手动编辑它们，或者点击 "设置"。 折叠对话 图示。
5. 点击 认可 按钮来保存修改并关闭窗口。

从一个指定的范围内更新一个下拉列表

如果你已经创建了一个基于命名范围的下拉框，那么你只需编辑你的范围的项目，然后改变对命名范围的引用。 所有基于该命名范围的下拉框将自动得到更新。

1. 添加或删除指定范围内的项目。

打开包含你命名的范围的工作表，删除或键入新的条目。 记住按照你希望它们出现在Excel下拉列表中的顺序排列这些项目。

如何删除一个下拉列表

如果你不再想在你的Excel工作表中有下拉框，你可以从一些或所有单元格中删除它们。

从选定的单元格中删除一个下拉菜单

1. 选择一个或几个单元格，你想从这些单元格中删除下拉框。
2. 转到 数据 选项卡，并点击 数据验证 .
3. 在设置选项卡上，选择 清除所有 按钮。

这种方法从选定的单元格中删除下拉菜单，但保留当前选定的值。

如果你想同时删除一个下拉菜单和单元格的值，你可以选择这些单元格并点击 清除所有 上的按钮。 主标签> 编辑组> 清除 .

从当前工作表中的所有单元格中删除一个Excel下拉列表

通过这种方式，你可以从当前工作表中的所有相关单元格中删除一个下拉列表。 这不会从其他工作表中的单元格中删除相同的下拉框，如果有的话。

1. 选择包含你的下拉列表的任何单元格。
2. 点击 数据验证 关于 数据 标签。
3. 在 "数据验证 "窗口中，在 "设置 "选项卡上，选择""。 将这些变化应用于所有其他具有相同设置的单元格 "复选框。

   一旦你选中它，所有引用这个Excel数据验证列表的单元格都会被选中，正如你在下面的截图中看到的那样。

4. 点击 清除所有 按钮来删除下拉列表。
5. 点击 认可 保存更改并关闭数据验证窗口。

该方法从包含下拉列表的所有单元格中删除下拉列表，保留当前选择的值。 如果你从单元格范围或命名的范围中创建了下拉列表，源列表也将保持不变。 要删除它，请打开包含下拉列表项的工作表，并删除它们。

现在你知道了Excel下拉列表的基本知识。 在下一篇文章中，我们将进一步探讨这个话题，我将向你展示如何用条件数据验证创建层叠（依赖）下拉列表。 请继续关注并感谢你的阅读