Udžbenik pokazuje 4 brza načina za dodavanje padajućeg izbornika u Excelu. Također pokazuje kako stvoriti padajući izbornik iz druge radne knjige, uređivati, kopirati i brisati popise za provjeru valjanosti podataka.

Padajući popis programa Excel, poznat i kao padajući okvir ili kombinirani okvir, koristi se za unos podataka u proračunsku tablicu s unaprijed definiranog popisa stavki. Glavna svrha korištenja padajućih popisa u Excelu je ograničiti broj izbora dostupnih korisniku. Osim toga, padajući izbornik sprječava pravopisne pogreške i ubrzava unos podataka.

Kako napraviti padajući popis u Excelu

U cjelini, postoje 4 načina izradite padajući izbornik u Excelu koristeći značajku Provjera valjanosti podataka. U nastavku ćete pronaći kratak pregled glavnih prednosti i nedostataka, kao i detaljne upute korak po korak za svaku metodu:

Stvorite padajući popis s vrijednostima odvojenim zarezima

Ovo je najbrži način dodavanja padajućeg okvira u svim verzijama programa Excel 2010 do programa Excel 365.

1. Odaberite ćeliju ili raspon za svoj padajući popis.

Počinjete odabirom ćelije ili ćelija u kojima želite da se pojavi padajući okvir. To može biti jedna ćelija, niz ćelija ili cijeli stupac. Ako odaberete cijeli stupac, u svakoj ćeliji tog stupca stvorit će se padajući izbornik, što stvarno štedi vrijeme, na primjer, kada izrađujete upitnik.

Možete čak odabrati ćelije koje nisu susjedne Informacije ili Upozorenje omogućit će korisnicima da unesu vlastiti tekst u kombinirani okvir.

• Poruka Informacija preporučuje se ako će vaši korisnici vrlo često unositi vlastite izbore.
• Poruka Upozorenje potaknut će korisnike da odaberu stavku iz padajućeg okvira umjesto da unesu vlastite podatke, iako ne zabranjuje prilagođene unose.
• Zaustavi (zadano) spriječit će ljude da unos podataka koji nisu na padajućem popisu programa Excel.

Ovako vaša prilagođena poruka upozorenja može izgledati u programu Excel:

Savjet. Ako niste sigurni koji naslov ili tekst poruke upisati, polja možete ostaviti prazna. U tom će slučaju Microsoft Excel prikazati zadano upozorenje " Vrijednost koju ste unijeli nije važeća. Korisnik ima ograničene vrijednosti koje se mogu unijeti u ovu ćeliju ."

Kako kopirati padajući popis u Excelu

U slučaju da želite da se popis za odabir pojavi u više ćelija, možete ga jednostavno kopirati kao bilo koji drugi sadržaj ćelije povlačenjem ručicu za popunjavanje kroz susjedne ćelije ili korištenjem prečaca za kopiranje/lijepljenje. Ove metode kopiraju sav sadržaj ćelije uključujući provjeru valjanosti podataka i trenutni odabir . Dakle, najbolje ih je koristiti kada nijedna stavka još nije odabrana na padajućem izborniku.

Za kopiranje padajućeg popisa bez trenutnog odabira , koristitePosebna značajka lijepljenja samo za kopiranje pravila provjere valjanosti podataka.

Kako urediti padajući popis programa Excel

Nakon što ste izradili padajući popis u Excelu biste mogli dodati više unosa ili izbrisati neke od postojećih stavki. Kako ćete to učiniti ovisi o tome kako je kreiran vaš padajući okvir.

Izmijenite padajući popis odvojen zarezom

Ako ste stvorili padajući izbornik odvojen zarezom okviru, nastavite sa sljedećim koracima:

1. Odaberite ćeliju ili ćelije koje se odnose na vaš popis za provjeru valjanosti podataka programa Excel, tj. ćelije koje sadrže padajući okvir koji želite urediti.
2. Kliknite Provjera valjanosti podataka (traka programa Excel > kartica Podaci).
3. Izbrišite ili upišite nove stavke u okvir Izvor .
4. Kliknite U redu za spremanje promjene i zatvorite prozor Excel Provjera valjanosti podataka .

Savjet. Ako želite primijeniti promjene na sve ćelije koje sadrže ovaj padajući popis, odaberite opciju " Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama ".

Promijenite padajući izbornik na temelju raspona ćelija

Ako ste kreirali padajući okvir navodeći niz ćelija, a ne pozivajući se na imenovani raspon, tada nastavite na sljedeći način.

1. Idite na proračunsku tablicu koja sadrži stavke koje se pojavljuju u vašem padajućem okviru i uredite popis na način koji želite.
2. Odaberite ćeliju ili ćelije koje sadrže vaš padajući izbornikpopis.
3. Kliknite Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci .
4. U prozoru Provjera valjanosti podataka programa Excel, na postavkama promijenite reference ćelija u okviru Izvor. Možete ih urediti ručno ili kliknite ikonu Sažmi dijaloški okvir .
5. Kliknite gumb OK da biste spremili promjene i zatvorili prozor.

Ažurirajte padajuću dolje s popisa s imenovanim rasponom

Ako ste stvorili padajući okvir temeljen na imenovanom rasponu, tada možete samo urediti stavke svog raspona i zatim promijeniti referencu na imenovani raspon. Svi padajući okviri temeljeni na ovom imenovanom rasponu automatski će se ažurirati.

1. Dodajte ili izbrišite stavke u imenovanom rasponu.

Otvorite radni list koji sadrži vaš imenovani raspon, izbrišite ili upišite nove unose. Ne zaboravite rasporediti stavke redoslijedom kojim želite da se pojave na padajućem popisu programa Excel.

Kako izbrisati padajući popis

Ako više ne želite imati padajuće okvire u svom Excel radnom listu, možete ih ukloniti iz nekih ili svih ćelija.

Uklanjanje padajućeg izbornika iz odabranih ćelija(a)

1. Odaberite ćeliju ili nekoliko ćelija iz kojih želite ukloniti padajuće okvire.
2. Idite na karticu Podaci i kliknite Provjera valjanosti podataka .
3. Na kartici Postavke odaberite gumb Izbriši sve .

Ova metoda uklanja padajuće izbornike iz odabranih ćelija, ali zadržava trenutno odabrane vrijednosti.

Ako želite izbrisati i padajući izbornik i vrijednosti ćelija, možete odabrati ćelije i kliknuti gumb Izbriši sve na kartici Početna > Uređivanje grupe > Očisti .

Brisanje Excel padajućeg popisa iz svih ćelija u trenutnom listu

Na ovaj način možete ukloniti padajući popis iz svih pridruženih ćelija u trenutnom radni list. Ovo neće izbrisati isti padajući okvir iz ćelija na drugim radnim listovima, ako postoje.

1. Odaberite bilo koju ćelijukoji sadrži vaš padajući popis.
2. Kliknite Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci .
3. U prozoru Provjera valjanosti podataka, na kartici Postavke, potvrdite okvir " Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama ".

   Kada to označite, bit će odabrane sve ćelije koje se odnose na ovaj popis za provjeru valjanosti podataka programa Excel, kao što možete vidjeti na snimci zaslona u nastavku.

4. Kliknite Izbriši sve za brisanje padajućeg popisa.
5. Kliknite OK za spremanje promjena i zatvaranje prozora Provjera valjanosti podataka.

Ova metoda briše padajući popis iz svih ćelija koje ga sadrže, zadržavajući trenutno odabrane vrijednosti. Ako ste stvorili padajući izbornik iz raspona ćelija ili imenovanog raspona, izvorni popis također će ostati netaknut. Da biste ga uklonili, otvorite radni list koji sadrži stavke padajućeg popisa i izbrišite ih.

Sada znate osnove Excel padajućih popisa. U sljedećem ćemo članku dalje istražiti ovu temu i pokazat ću vam kako stvoriti kaskadni (ovisni) padajući popis s uvjetnom provjerom valjanosti podataka. Ostanite s nama i hvala vam na čitanju!

2. Upotrijebite provjeru valjanosti podataka programa Excel za izradu padajućeg popisa.

Na vrpci programa Excel idite na karticu Podaci > Skupite Data Tools i kliknite Data Validation .

3. Unesite stavke popisa i odaberite opcije.

U prozoru Provjera valjanosti podataka , na kartici Postavke učinite sljedeće:

• U okviru Dopusti odaberite Popis .
• U okviru Izvor upišite stavke koje želite da se pojave na vašem padajućem izborniku izbornik odvojen zarezom (sa ili bez razmaka).
• Provjerite je li označen okvir Padajući izbornik unutar ćelije ; inače se padajuća strelica neće pojaviti pored ćelije.
• Odaberite ili poništite Zanemari prazno ovisno o tome kako želite postupati s praznim ćelijama.
• Kliknite OK i gotovi ste!

Sada, korisnici programa Excel jednostavno kliknu strelicu pokraj ćelije koja sadrži padajući okvir, a zatim odaberu unos koji žele iz padajući izbornik.

Pa, vaš padajući okvir spreman je za manje od minute. Ova metoda dobro funkcionira za male popise za provjeru valjanosti podataka programa Excel za koje je malo vjerojatno da će se ikada promijeniti. Ako to nije slučaj, razmislite o korištenju jedne od sljedećih opcija.

Dodaj padajući popis iz imenovanog raspona

Ova metoda stvaranja popisa za provjeru valjanosti podataka programa Excel zahtijeva malo više vremena, ali može uštedjeti još višedugoročno gledano.

1. Upišite unose za svoj padajući popis.

Odaberite unose za koje želite da se pojave u vašem padajućem izborniku na postojećem radnom listu ili upišite unose u novi list. Ove vrijednosti treba unijeti u jedan stupac ili redak bez praznih ćelija.

Na primjer, stvorimo padajući popis sastojaka za vaše omiljene recepte:

Savjet. Bilo bi dobro poredati svoje unose redoslijedom kojim želite da se pojave na padajućem izborniku.

2. Stvorite imenovani raspon.

Najbrži način za stvaranje imenovanog raspona u Excelu je odabir ćelija i upisivanje naziva raspona izravno u Okvir za naziv . Kada završite, kliknite Enter da biste spremili novostvoreni imenovani raspon. Za više informacija pogledajte kako definirati ime u Excelu.

3. Primijeni provjeru valjanosti podataka.

Kliknite na ćeliju u kojoj želite da se pojavi padajući popis - to može biti niz ćelija ili cijeli stupac, na istom listu na kojem se nalazi vaš popis unosa ili u drugačiji radni list. Zatim idite na karticu Podaci , kliknite Provjera valjanosti podataka i konfigurirajte pravilo:

• U okviru Dopusti odaberite Popis .
• U okvir Izvor upišite naziv koji ste dali svom rasponu ispred znaka jednakosti, na primjer =Sastojci .
• Provjerite je li označen okvir Padajući izbornik unutar ćelije .
• KlikniteOK.

Ako izvorni popis sadrži više od 8 stavki, vaš padajući okvir imat će traku za pomicanje poput ove:

Napomena. Ako vaš imenovani raspon ima barem jednu praznu ćeliju, odabir okvira Zanemari prazno omogućuje unos bilo koje vrijednosti u potvrđenu ćeliju.

Napravite padajući popis iz Excel tablice

Umjesto korištenja redovnog imenovanog raspona, možete pretvoriti svoje podatke u potpuno funkcionalnu Excel tablicu ( Umetni > Tablica ili Ctrl + T ) , a zatim izradite popis za provjeru valjanosti podataka iz te tablice. Zašto možda želite koristiti stol? Prvo i najvažnije, jer vam omogućuje stvaranje proširivog dinamičkog padajućeg popisa koji se automatski ažurira kako dodajete ili uklanjate stavke iz tablice.

Da biste dodali dinamički padajući izbornik iz Excel tablice, slijedite ove korake:

1. Odaberite ćeliju u koju želite umetnuti padajući izbornik.
2. Otvorite Provjera valjanosti podataka dijaloški prozor.
3. Izaberite Popis iz padajućeg okvira Dopusti .
4. U novom Izvoru unesite formulu koja se odnosi na određeni stupac u vašoj tablici, ne uključujući ćeliju zaglavlja. Za ovo upotrijebite INDIRECT funkciju sa strukturiranom referencom ovako:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Kada završite, kliknite OK .

Za ovaj primjer , napravimo padajući izbornik iz stupca pod nazivom Sastojci u Tablici 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Umetni padajući izbornik u Excelu iz niza stanice

Zaumetnite padajući popis iz niza ćelija, izvršite ove korake:

1. Upišite stavke u zasebne ćelije.
2. Odaberite ćeliju u kojoj želite padajući popis da se pojavi.
3. Na kartici Podaci kliknite Provjera valjanosti podataka .
4. Postavite kursor u okvir Izvor ili kliknite Sažmi dijaloški okvir i odaberite raspon ćelija koje želite uključiti u svoj padajući popis. Raspon može biti na istom ili na drugom radnom listu. Ako je potonje, jednostavno idite na drugi list i odaberite raspon pomoću miša.

Stvorite dinamički (automatski ažurirani) Excel padajući izbornik

Ako često uređujete stavke u padajućem izborniku, možda biste trebali izraditi dinamički padajući popis u Excelu. U tom slučaju, vaš će se popis automatski ažurirati u svim ćelijama koje ga sadrže, nakon što uklonite ili dodate nove unose na izvorni popis.

Najlakši način za stvaranje takvog dinamički ažuriranog padajućeg popisa u Excel je stvaranjem imenovanog popisa na temelju tablice. Ako iz nekog razloga više volite uobičajeni imenovani raspon, referencirajte ga pomoću formule OFFSET, kao što je objašnjeno u nastavku.

1. Počinjete stvaranjem uobičajenog padajućeg izbornika na temelju imenovanog raspona kao što je gore opisano.
2. U koraku 2, kada stvarate naziv, stavite sljedeću formulu u okvir Odnosi se na .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Gdje:

   • Sheet1 - naziv lista
   • A - stupac u kojem se nalaze stavkenalazi se vaš padajući popis
   • $A$1 - ćelija koja sadrži prvu stavku popisa

Kao što vidite, formula se sastoji od 2 Excel funkcije - OFFSET i COUNTA. Funkcija COUNTA broji sve neprazne u navedenom stupcu. OFFSET uzima taj broj i vraća referencu na raspon koji uključuje samo neprazne ćelije, počevši od prve ćelije koju navedete u formuli.

Glavna prednost dinamičkog padajućih popisa je da nećete morati mijenjati referencu na imenovani raspon svaki put nakon uređivanja izvornog popisa. Jednostavno izbrišete ili upišete nove unose u izvorni popis i sve ćelije koje sadrže ovaj Excelov popis valjanosti automatski će se ažurirati!

Kako ova formula radi

U Microsoft Excelu, OFFSET(referenca , rows, cols, [height], [width]) koristi se za vraćanje reference na raspon koji se sastoji od određenog broja redaka i stupaca. Da bismo ga prisilili da vrati dinamički, tj. raspon koji se stalno mijenja, navodimo sljedeće argumente:

• reference - ćelija $A$1 u Sheet1, koja je prva stavka vašeg padajućeg popisa;
• rows & cols su 0 jer ne želite pomicati vraćeni raspon ni okomito ni vodoravno;
• height - broj nepraznih ćelija u stupcu A, koje vraća funkcija COUNTA;
• width - 1, tj. jedan stupac.

Kako napraviti padajući izbornikpopis iz druge radne knjige

Možete napraviti padajući izbornik u Excelu koristeći popis iz druge radne knjige kao izvor. Da biste to učinili, morat ćete stvoriti 2 imenovana raspona - jedan u izvornoj knjizi i drugi u knjizi u kojoj želite koristiti svoj popis za provjeru valjanosti podataka programa Excel.

Napomena. Da bi padajući popis iz druge radne knjige radio, radna knjiga s izvornim popisom mora biti otvorena.

Statični padajući popis iz druge radne knjige

Padajući popis kreiran na ovaj način neće se ažurirati automatski kada dodate ili uklonite unose na izvornom popisu i morat ćete ručno izmijeniti referencu izvornog popisa.

1. Stvorite imenovani raspon za izvorni popis.

Otvorite radnu knjigu koja sadrži izvorni popis, SourceBook.xlsx u ovom primjeru, i stvorite imenovani raspon za unose koje želite uključiti vaš padajući popis, npr. Popis_izvora .

2. Stvorite imenovanu referencu u glavnoj radnoj knjizi.

Otvorite radnu knjigu u kojoj želite da se pojavi padajući popis i stvorite naziv koji upućuje na vaš izvorni popis. U ovom primjeru, dovršena referenca je =SourceBook.xlsx!Source_list

Napomena. Naziv radne knjige morate staviti u apostrofe (') ako sadrži razmake. Na primjer: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Primijeni provjeru valjanosti podataka

U glavnoj radnoj knjizi odaberite ćeliju(e) za svoj padajući popis, kliknite Podaci > PodaciProvjera i unesite naziv koji ste stvorili u koraku 2 u okvir Izvor .

Dinamički padajući popis iz druge radne knjige

Padajući popis kreiran na ovaj način bit će ažuriran u hodu nakon što napravite bilo kakve promjene na izvornom popisu.

1. Stvorite naziv raspona u radnoj knjizi Izvor s formulom OFFSET, kao objašnjeno u Stvaranje dinamičkog padajućeg izbornika.
2. U glavnoj radnoj knjizi primijenite provjeru valjanosti podataka na uobičajeni način.

Provjera valjanosti podataka u programu Excel ne radi

Opcija provjere valjanosti podataka zasivljena je ili onemogućena? Postoji nekoliko razloga zašto bi se to moglo dogoditi:

• Padajući popisi ne mogu se dodati zaštićenim ili dijeljenim radnim listovima. Uklonite zaštitu ili prestanite dijeliti radni list, a zatim ponovo pokušajte kliknuti Provjera valjanosti podataka .
• Stvarate padajući popis iz tablice programa Excel koja je povezana sa web mjestom SharePoint. Prekinite vezu tablice ili uklonite oblikovanje tablice i pokušajte ponovno.

Dodatne opcije za padajući okvir programa Excel

U većini slučajeva, kartica Postavke opcije o kojima smo gore govorili apsolutno su dovoljne. Ako ne, dostupne su još dvije opcije na drugim karticama dijaloškog prozora Provjera valjanosti podataka .

Prikaži poruku kada se klikne ćelija s padajućim izbornikom

Ako svojim korisnicima želite pokazati skočnu poruku kada kliknu bilo koju ćeliju koja sadrži vaš padajući popis, nastavite u ovomnačin:

• U dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka ( kartica Podaci > Provjera valjanosti ), prebacite se na karticu Ulazna poruka .
• Provjerite je li označena opcija Prikaži ulaznu poruku kada je ćelija odabrana .
• Upišite naslov i poruku u odgovarajuća polja (do 225 znakova).
• Kliknite Gumb OK za spremanje poruke i zatvaranje dijaloškog okvira.

Rezultat u Excelu izgledat će slično ovome:

Dopusti korisnicima unos vlastitih podataka u kombinirani okvir

Prema zadanim postavkama, padajući popis koji stvorite u Excelu nije moguće uređivati, tj. ograničen je na vrijednosti u popis. Međutim, možete dopustiti svojim korisnicima da unesu vlastite vrijednosti.

Tehnički, ovo pretvara padajući popis u kombinirani okvir programa Excel. Pojam "kombinirani okvir" znači padajući izbornik koji se može uređivati ​​i koji korisnicima omogućuje odabir vrijednosti s popisa ili upisivanje vrijednosti izravno u okvir.

1. U dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka ( Kartica Podaci > Validacija podataka ), idite na karticu Upozorenje o pogrešci .
2. Odaberite "Prikaži upozorenje o pogrešci nakon unosa nevažećih podataka " ako želite prikazati upozorenje kada korisnik pokuša unijeti neke podatke koji nisu u padajućem izborniku. Ako ne želite prikazati nikakvu poruku, poništite ovaj potvrdni okvir.
3. Za prikaz poruke upozorenja odaberite jednu od opcija iz okvira Stil i upišite naslov i poruku . Ili