El tutorial mostra 4 maneres ràpides d'afegir un menú desplegable a Excel. També mostra com crear un desplegable des d'un altre llibre de treball, editar, copiar i suprimir llistes de validació de dades.

La llista desplegable d'Excel, també coneguda com a quadre desplegable o quadre combinat, s'utilitza per introduir dades a un full de càlcul d'una llista d'elements predefinida. L'objectiu principal d'utilitzar llistes desplegables a Excel és limitar el nombre d'opcions disponibles per a l'usuari. A més d'això, un menú desplegable evita errors ortogràfics i fa que les dades siguin més ràpides.

Com crear una llista desplegable a Excel

En general, hi ha 4 maneres de creeu un menú desplegable a Excel mitjançant la funció de validació de dades. A continuació trobareu un resum ràpid dels principals avantatges i inconvenients, així com les instruccions detallades pas a pas per a cada mètode:

Creeu una llista desplegable amb valors separats per comes

Aquesta és la manera més ràpida d'afegir un quadre desplegable a totes les versions d'Excel 2010 a Excel 365.

1. Seleccioneu una cel·la o un interval per a la vostra llista desplegable.

Comenceu seleccionant una o més cel·les on voleu que aparegui un quadre desplegable. Pot ser una sola cel·la, un rang de cel·les o tota la columna. Si seleccioneu tota la columna, es crearà un menú desplegable a cada cel·la d'aquesta columna, la qual cosa suposa un estalvi de temps real, per exemple, quan esteu creant un qüestionari.

Fins i tot podeu seleccionar cel·les no contigües Informació o Avís permetrà als usuaris introduir el seu propi text al quadre combinat.

• Es recomana un missatge Informació si és probable que els usuaris introdueixin les seves pròpies opcions amb força freqüència.
• Un missatge Advertència induirà els usuaris a seleccionar un element del quadre desplegable en lloc d'introduir les seves pròpies dades, tot i que no prohibeix les entrades personalitzades.
• Aturar (per defecte) evitarà que la gent introduint qualsevol dada que no estigui a la llista desplegable d'Excel.

I així és com pot semblar el vostre missatge d'advertència personalitzat a Excel:

Consell. Si no esteu segur del títol o del text del missatge escriure, podeu deixar els camps buits. En aquest cas, Microsoft Excel mostrarà l'alerta predeterminada " El valor que heu introduït no és vàlid. Un usuari té valors restringits que es poden introduir en aquesta cel·la ."

Com copiar la llista desplegable a Excel

Si voleu que aparegui una llista de selecció en diverses cel·les, simplement podeu copiar-la com qualsevol altre contingut de la cel·la arrossegant el mànec d'ompliment a través de les cel·les adjacents o utilitzant les dreceres de copiar/enganxar. Aquests mètodes copien tot el contingut d'una cel·la, inclosa la validació de dades i la selecció actual . Per tant, és millor utilitzar-los quan encara no s'ha seleccionat cap element al menú desplegable.

Per copiar una llista desplegable sense la selecció actual , utilitzeu el botóEnganxa una funció especial per copiar només la regla de validació de dades.

Com editar una llista desplegable d'Excel

Després d'haver creat una llista desplegable a Excel, és possible que vulgueu afegir-hi més entrades o suprimir alguns dels elements existents. Com ho feu depèn de com s'ha creat el vostre quadre desplegable.

Modifiqueu una llista desplegable separada per comes

Si heu creat un menú desplegable separat per comes seguiu els passos següents:

1. Seleccioneu una o més cel·les que facin referència a la vostra llista de validació de dades d'Excel, és a dir, cel·les que contenen un quadre desplegable que voleu editar.
2. Feu clic a Validació de dades (cinta d'Excel > pestanya Dades).
3. Suprimeix o escriviu nous elements al quadre Font .
4. Feu clic a D'acord per desar-lo. els canvis i tanqueu la finestra Validació de dades d'Excel.

Consell. Si voleu aplicar els canvis a totes les cel·les que contenen aquesta llista desplegable, seleccioneu l'opció " Aplica aquests canvis a totes les altres cel·les amb la mateixa configuració ".

Canviar un menú desplegable en funció d'un rang de cel·les

Si heu creat un quadre desplegable especificant un rang de cel·les en lloc de fer referència a un interval amb nom, procediu de la manera següent.

1. Dirigiu-vos al full de càlcul que conté els elements que apareixen al vostre quadre desplegable i editeu la llista de la manera que vulgueu.
2. Seleccioneu la cel·la o les cel·les que contenen el vostre menú desplegable.llista.
3. Feu clic a Validació de dades a la pestanya Dades .
4. A la finestra Validació de dades d'Excel, a la configuració pestanya, canvieu les referències de cel·la al quadre Font. Podeu editar-los manualment o fer clic a la icona Replega el diàleg .
5. Feu clic al botó D'acord per desar els canvis i tancar la finestra.

Actualitza un drop- llista avall d'un interval amb nom

Si heu creat un quadre desplegable basat en un interval amb nom, només podeu editar els elements del vostre interval i després canviar la referència a l'interval amb nom. Tots els quadres desplegables basats en aquest interval amb nom s'actualitzaran automàticament.

1. Afegiu o suprimiu elements de l'interval amb nom.

Obriu el full de treball que conté el vostre interval amb nom, suprimiu o escriviu entrades noves. Recordeu organitzar els elements en l'ordre en què voleu que apareguin a la vostra llista desplegable d'Excel.

Com esborrar una llista desplegable

Si ja no voleu tenir quadres desplegables al vostre full de treball d'Excel, podeu eliminar-los d'alguna o de totes les cel·les.

Eliminació d'un menú desplegable de les cel·les seleccionades

1. Seleccioneu una o diverses cel·les de les quals voleu eliminar els quadres desplegables.
2. Aneu a la pestanya Dades i feu clic a Validació de dades .
3. A la pestanya Configuració, seleccioneu el botó Esborra-ho tot .

Aquest mètode elimina els menús desplegables de les cel·les seleccionades, però manté els valors seleccionats actualment.

Si voleu suprimir tots dos menú desplegable i els valors de les cel·les, podeu seleccionar les cel·les i fer clic al botó Esborra-ho tot a la pestanya Inici > Grup d'edició > Esborra .

Suprimir una llista desplegable d'Excel de totes les cel·les del full actual

D'aquesta manera, podeu eliminar una llista desplegable de totes les cel·les associades del full actual. full de treball. Això no suprimirà el mateix quadre desplegable de les cel·les d'altres fulls de treball, si n'hi ha.

1. Seleccioneu qualsevol cel·laque conté la vostra llista desplegable.
2. Feu clic a Validació de dades a la pestanya Dades .
3. A la finestra Validació de dades, a la pestanya Configuració, marqueu la casella de selecció " Aplica aquests canvis a totes les altres cel·les amb la mateixa configuració ".

   Un cop ho comproveu, es seleccionaran totes les cel·les que fan referència a aquesta llista de validació de dades d'Excel, com podeu veure a la captura de pantalla següent.

4. Feu clic a Esborra-ho tot per suprimir la llista desplegable.
5. Feu clic a D'acord per desar els canvis i tancar la finestra de validació de dades.

Aquest mètode elimina una llista desplegable de totes les cel·les que la contenen, conservant els valors seleccionats actualment. Si heu creat un menú desplegable a partir d'un interval de cel·les o d'un interval amb nom, la llista d'origen també romandrà intacta. Per eliminar-lo, obriu el full de treball que conté els elements de la llista desplegable i suprimiu-los.

Ara ja coneixeu els conceptes bàsics de les llistes desplegables d'Excel. En el següent article, explorarem aquest tema més i us mostraré com crear una llista desplegable en cascada (depenent) amb la validació de dades condicional. Si us plau, estigueu atents i gràcies per llegir-lo!

2. Utilitzeu la validació de dades d'Excel per crear una llista desplegable.

A la cinta d'Excel, aneu a la pestanya Dades > Grup Eines de dades i feu clic a Validació de dades .

3. Introduïu els elements de la llista i trieu les opcions.

A la finestra Validació de dades , a la pestanya Configuració , feu el següent:

• Al quadre Permetre , seleccioneu Llista .
• Al quadre Font , escriviu els elements que voleu que apareguin al menú desplegable. menú separat per una coma (amb o sense espais).
• Assegureu-vos que la casella Menú desplegable a la cel·la estigui marcada; en cas contrari, la fletxa desplegable no apareixerà al costat de la cel·la.
• Seleccioneu o desactiveu Ignora en blanc segons com vulgueu gestionar les cel·les buides.
• Feu clic. D'acord i ja heu acabat!

Ara, els usuaris d'Excel simplement feu clic a una fletxa al costat d'una cel·la que conté un quadre desplegable i, a continuació, seleccioneu l'entrada que desitgen a la menú desplegable.

Bé, el vostre quadre desplegable està llest en menys d'un minut. Aquest mètode funciona bé per a llistes petites de validació de dades d'Excel que és poc probable que canviïn mai. Si no és el cas, penseu a utilitzar una de les opcions següents.

Afegeix una llista desplegable d'un rang anomenat

Aquest mètode per crear una llista de validació de dades d'Excel triga una mica més de temps. però pot estalviar encara méstemps a la llarga.

1. Escriviu les entrades de la vostra llista desplegable.

Seleccioneu les entrades que voleu que apareguin al vostre menú desplegable en un full de treball existent o escriviu les entrades en un full nou. Aquests valors s'han d'introduir en una sola columna o fila sense cap cel·la en blanc.

Per exemple, creem una llista desplegable d'ingredients per a les vostres receptes preferides:

Consell. És una bona idea ordenar les entrades en l'ordre en què voleu que apareguin al menú desplegable.

2. Creeu un interval amb nom.

La manera més ràpida de crear un interval amb nom a Excel és seleccionar les cel·les i escriure el nom de l'interval directament al Quadre de nom . Quan hàgiu acabat, feu clic a Intro per desar l'interval amb nom que acaba de crear. Per obtenir més informació, vegeu com definir un nom a Excel.

3. Apliqueu la validació de dades.

Feu clic a la cel·la on voleu que aparegui la llista desplegable: pot ser un rang de cel·les o la columna sencera, al mateix full on es troba la vostra llista d'entrades o a un full de treball diferent. A continuació, aneu a la pestanya Dades , feu clic a Validació de dades i configureu la regla:

• Al quadre Permetre , seleccioneu Llista .
• Al quadre Font , escriviu el nom que heu donat al vostre interval precedit d'un signe igual, per exemple =Ingredients .
• Assegureu-vos que la casella Menú desplegable a la cel·la estigui marcada.
• Feu clic.D'acord.

Si la llista d'origen conté més de 8 elements, el vostre quadre desplegable tindrà una barra de desplaçament com aquesta:

Nota. Si el vostre interval amb nom té almenys una cel·la en blanc, seleccionar el quadre Ignora en blanc permet introduir qualsevol valor a la cel·la validada.

Feu una llista desplegable a partir de la taula d'Excel

En lloc d'utilitzar un interval de nom normal, podeu convertir les vostres dades a una taula d'Excel totalment funcional ( Insereix > Taula o Ctrl + T ) i, a continuació, creeu una llista de validació de dades a partir d'aquesta taula. Per què voleu utilitzar una taula? En primer lloc, perquè us permet crear una llista desplegable dinàmica ampliable que s'actualitza automàticament a mesura que afegiu o elimineu elements de la taula.

Per afegir un menú desplegable dinàmic d'una taula d'Excel, seguiu aquests passos:

1. Seleccioneu la cel·la on voleu inserir un menú desplegable.
2. Obre el menú <1 Finestra de diàleg>Validació de dades .
3. Seleccioneu Llista al quadre desplegable Permet .
4. A la nova Font , introduïu la fórmula que fa referència a una columna específica de la taula, sense incloure la cel·la de la capçalera. Per a això, utilitzeu la funció INDIRECTA amb una referència estructurada com aquesta:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Quan acabeu, feu clic a D'acord .

Per a aquest exemple , fem un desplegable des de la columna anomenada Ingredients a la taula 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Insereix el menú desplegable a Excel des d'un rang de cel·les

Ainseriu una llista desplegable d'un rang de cel·les, seguiu aquests passos:

1. Escriviu els elements en cel·les separades.
2. Seleccioneu la cel·la on voleu la llista desplegable. a aparèixer.
3. A la pestanya Dades , feu clic a Validació de dades .
4. Coloqueu el cursor al quadre Font o feu clic a Replega la icona del diàleg i seleccioneu l'interval de cel·les que voleu incloure a la vostra llista desplegable. L'interval pot estar al mateix full de treball o en un altre. En aquest últim, simplement aneu a l'altre full i seleccioneu un interval amb el ratolí.

Creeu un menú desplegable d'Excel dinàmic (actualitzat automàticament)

Si sovint editeu els elements del menú desplegable, és possible que vulgueu crear una llista desplegable dinàmica a Excel. En aquest cas, la vostra llista s'actualitzarà automàticament a totes les cel·les que la continguin, un cop suprimiu o afegiu entrades noves a la llista font.

La manera més senzilla de crear una llista desplegable actualitzada dinàmicament a Excel es crea una llista amb nom basada en una taula. Si per alguna raó preferiu un interval amb nom habitual, feu-hi referència amb la fórmula OFFSET, tal com s'explica a continuació.

1. Comenceu creant un menú desplegable habitual basat en un interval amb nom com es descriu anteriorment.
2. Al pas 2, quan creeu un nom, poseu la fórmula següent al quadre Es refereix a .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   On:

   • Full1: nom del full
   • A: columna on es troben els elements dela vostra llista desplegable es troba
   • $A$1: la cel·la que conté el primer element de la llista

Com veieu, la fórmula està formada per 2 funcions d'Excel - OFFSET i COUNTA. La funció COUNTA compta tots els espais que no són en blanc a la columna especificada. OFFSET agafa aquest número i retorna una referència a un interval que només inclou cel·les no buides, començant per la primera cel·la que especifiqueu a la fórmula.

El principal avantatge de la dinàmica les llistes desplegables és que no haureu de canviar la referència a l'interval nomenat cada vegada després d'editar la llista d'origen. Només heu de suprimir o escriure entrades noves a la llista d'origen i totes les cel·les que contenen aquesta llista de validació d'Excel s'actualitzaran automàticament!

Com funciona aquesta fórmula

A Microsoft Excel, el OFFSET(referència). , files, cols, [alçada], [amplada]) s'utilitza per retornar una referència a un interval format per un nombre especificat de files i columnes. Per forçar-lo a retornar un rang dinàmic, és a dir, que canvia contínuament, especifiquem els arguments següents:

• reference - cel·la $A$1 a Sheet1, que és el primer element de la vostra llista desplegable;
• rows & cols són 0 perquè no voleu desplaçar l'interval retornat ni verticalment ni horitzontalment;
• height - el nombre de cel·les no buides de la columna A, retornades per la funció COUNTA;
• width - 1, és a dir, una columna.

Com crear el menú desplegablellista d'un altre llibre de treball

Podeu crear un menú desplegable a Excel utilitzant una llista d'un altre llibre de treball com a font. Per fer-ho, haureu de crear 2 intervals amb nom: un al llibre font i un altre al llibre on voleu utilitzar la vostra llista de validació de dades d'Excel.

Nota. Perquè la llista desplegable d'un altre llibre de treball funcioni, el llibre de treball amb la llista d'origen ha d'estar obert.

Una llista desplegable estàtica d'un altre llibre de treball

La llista desplegable creada d'aquesta manera no s'actualitzarà automàticament quan afegiu o elimineu entrades a la llista font i haureu de modificar la referència de la llista font manualment.

1. Creeu un interval amb nom per a la llista d'origen.

Obre el llibre de treball que conté la llista d'origen, SourceBook.xlsx en aquest exemple i creeu un interval amb nom per a les entrades que voleu incloure. la vostra llista desplegable, p. Llista_font .

2. Creeu una referència amb nom al llibre de treball principal.

Obre el llibre de treball on voleu que aparegui la llista desplegable i creeu un nom que faci referència a la vostra llista d'origen. En aquest exemple, la referència completa és =SourceBook.xlsx!Llista_font

Nota. Heu d'incloure el nom del llibre de treball entre apòstrofs (') si conté espais. Per exemple: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Aplica la validació de dades

Al llibre de treball principal, seleccioneu les cel·les de la llista desplegable, feu clic a Dades > DadesValidació i introduïu el nom que heu creat al pas 2 al quadre Font .

Una llista desplegable dinàmica d'un altre llibre de treball

Una llista desplegable creada d'aquesta manera s'actualitzarà sobre la marxa un cop hàgiu fet qualsevol canvi a la llista font.

1. Creeu un nom d'interval al llibre de treball Font amb la fórmula OFFSET, com s'explica a Creació d'un menú desplegable dinàmic.
2. Al llibre de treball principal, apliqueu la validació de dades de la manera habitual.

La validació de dades d'Excel no funciona

El L'opció de validació de dades està en gris o desactivada? Hi ha alguns motius pels quals això pot passar:

• Les llistes desplegables no es poden afegir a fulls de treball protegits o compartits. Traieu la protecció o deixeu de compartir el full de treball i, a continuació, proveu de tornar a fer clic a Validació de dades .
• Esteu creant una llista desplegable des d'una taula d'Excel que està enllaçada a un lloc de SharePoint. Desenllaça la taula o elimina el format de la taula i torna-ho a provar.

Opcions addicionals per al quadre desplegable d'Excel

En la majoria dels casos, la pestanya Configuració les opcions que hem comentat anteriorment són absolutament suficients. Si no ho fan, hi ha dues opcions més disponibles a les altres pestanyes de la finestra de diàleg Validació de dades .

Mostra un missatge quan es fa clic en una cel·la amb el menú desplegable

Si voleu mostrar als vostres usuaris un missatge emergent quan facin clic a qualsevol cel·la que contingui la vostra llista desplegable, procediu en aquestmanera:

• Al diàleg de validació de dades ( pestanya Dades > Validació de dades ), canvieu a la pestanya Missatge d'entrada .
• Assegureu-vos que l'opció Mostra el missatge d'entrada quan la cel·la estigui seleccionada estigui marcada.
• Escriviu un títol i un missatge als camps corresponents (fins a 225 caràcters).
• Feu clic al botó. Botó D'acord per desar el missatge i tancar el diàleg.

El resultat a Excel serà semblant a aquest:

Permet als usuaris introduir les seves pròpies dades en un quadre combinat

Per defecte, la llista desplegable que creeu a Excel no és editable, és a dir, està restringida als valors de la llista. Tanmateix, podeu permetre que els vostres usuaris introdueixin els seus propis valors.

Tècnicament, això converteix una llista desplegable en un quadre combinat d'Excel. El terme "quadre combinat" significa un menú desplegable editable que permet als usuaris seleccionar un valor de la llista o escriure un valor directament al quadre.

1. Al diàleg Validació de dades ( Pestanya Dades > Validació de dades ), aneu a la pestanya Alerta d'error .
2. Seleccioneu "Mostra l'alerta d'error després d'introduir dades no vàlides " si voleu mostrar una alerta quan un usuari intenta introduir algunes dades que no es troben al menú desplegable. Si no voleu mostrar cap missatge, desmarqueu aquesta casella de selecció.
3. Per mostrar un missatge d'advertència, seleccioneu una de les opcions del quadre Estil i escriviu el títol i el missatge. . Tampoc