I handledningen visas 4 snabba sätt att lägga till en rullgardinsmeny i Excel. Den visar också hur man skapar en rullgardinsmeny från en annan arbetsbok och hur man redigerar, kopierar och raderar listor för datavalidering.

Excel-rullgardinslistan, även kallad drop down box eller combo box, används för att skriva in data i ett kalkylblad från en fördefinierad objektlista. Huvudsyftet med att använda rullgardinslistor i Excel är att begränsa antalet valmöjligheter för användaren. Dessutom förhindrar en rullgardinslista stavfel och gör det snabbare att skriva in data.

Hur man gör en rullgardinslista i Excel

Det finns fyra sätt att skapa en rullgardinsmeny i Excel med hjälp av datavalidering. Nedan hittar du en snabb översikt över de viktigaste fördelarna och nackdelarna samt detaljerade steg-för-steg-instruktioner för varje metod:

Skapa en rullgardinslista med kommaseparerade värden

Det här är det snabbaste sättet att lägga till en rullgardinsruta i alla versioner av Excel 2010 till Excel 365.

1. Välj en cell eller ett intervall för din rullgardinslista.

Du börjar med att välja en eller flera celler där du vill att en rullgardinsmeny ska visas. Det kan vara en enskild cell, ett antal celler eller hela kolumnen. Om du väljer hela kolumnen skapas en rullgardinsmeny i varje cell i kolumnen, vilket är en riktig tidsbesparing, till exempel när du skapar ett frågeformulär.

Du kan till och med markera icke sammanhängande celler genom att hålla ned Ctrl-tangenten medan du markerar cellerna med musen.

2. Använd Excel Data Validation för att skapa en rullgardinslista.

På Excel-bandet går du till Fliken Data> Gruppen Dataverktyg och klicka på Validering av data .

3. Ange listelementen och välj alternativ.

På Validering av data i fönstret, på den Inställningar gör följande:

• I Tillåt väljer du Lista .
• I Källa skriver du de objekt som du vill ska visas i rullgardinsmenyn separerade med ett kommatecken (med eller utan mellanslag).
• Kontrollera att Dropdown i en cell är markerad, annars visas inte pilen bredvid cellen.
• Välj eller rensa den Ignorera tomt beroende på hur du vill hantera tomma celler.
• Klicka på OK och du är klar!

Nu klickar Excel-användare helt enkelt på en pil bredvid en cell som innehåller en rullgardinsruta och väljer sedan den post de vill ha från rullgardinsmenyn.

Din rullgardinsruta är klar på mindre än en minut. Den här metoden fungerar bra för små Excel-listor för datavalidering som sannolikt aldrig kommer att ändras. Om så inte är fallet kan du överväga att använda något av följande alternativ.

Lägg till en rullgardinslista från ett namngivet intervall

Den här metoden för att skapa en Excel-lista för datavalidering tar lite mer tid, men kan spara ännu mer tid i längden.

1. Skriv in posterna i rullgardinslistan.

Markera de poster som du vill ska visas i rullgardinsmenyn i ett befintligt arbetsblad eller skriv in posterna i ett nytt arbetsblad. Värdena ska anges i en enda kolumn eller rad utan tomma celler.

Låt oss till exempel skapa en rullgardinslista med ingredienser för dina favoritrecept:

Tips: Det är en bra idé att sortera dina poster i den ordning du vill att de ska visas i rullgardinsmenyn.

2. Skapa ett namngivet intervall.

Det snabbaste sättet att skapa ett namngivet intervall i Excel är att markera cellerna och skriva namnet på intervallet direkt i fältet Namnruta När du är klar klickar du på Enter för att spara det nyss skapade namngivna intervallet. Mer information finns i avsnittet om hur man definierar ett namn i Excel.

3. Tillämpa datavalidering.

Klicka i den cell där du vill att rullgardinslistan ska visas - det kan vara ett antal celler eller hela kolumnen, i samma ark som listan med poster finns eller i ett annat kalkylblad. Fliken Data , klicka på Validering av data och konfigurera regeln:

• I Tillåt väljer du Lista .
• I Källa Skriv det namn som du gav intervallet och föregås av ett likhetstecken, t.ex. =Ingredienser .
• Kontrollera att Dropdown i en cell är markerad.
• Klicka på OK.

Om källistan innehåller mer än 8 objekt kommer rullgardinsrutan att ha ett rullgardinsfält som ser ut så här:

Om det namngivna intervallet har minst en tom cell kan du välja alternativet Ignorera tomt kan ett valfritt värde skrivas in i den validerade cellen.

Gör en rullgardinslista från Excel-tabellen

Istället för att använda ett vanligt namngivet intervall kan du konvertera dina data till en fullt fungerande Excel-tabell ( Infoga> Tabell eller Ctrl + T ), och sedan skapa en datavalideringslista från tabellen. Varför vill du använda en tabell? Först och främst för att du kan skapa en expanderbar dynamisk rullgardinslista som uppdateras automatiskt när du lägger till eller tar bort objekt från tabellen.

Följ de här stegen för att lägga till en dynamisk rullgardinsmeny från en Excel-tabell:

1. Välj den cell där du vill infoga en rullgardinsmeny.
2. Öppna Validering av data dialogfönstret.
3. Välj Lista från Tillåt rullgardinsrutan.
4. I den nya Källa anger du formeln som hänvisar till en specifik kolumn i tabellen, utan att inkludera rubrikcellen. Använd INDIRECT-funktionen med en strukturerad referens som den här:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. När du är klar klickar du på OK .

I det här exemplet skapar vi en rullgardinsmeny från kolumnen som heter Ingredienser i tabell 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Infoga en rullgardinsmeny i Excel från en rad celler

Om du vill infoga en rullgardinslista från ett antal celler utför du följande steg:

1. Skriv in uppgifterna i separata celler.
2. Välj den cell där du vill att rullgardinslistan ska visas.
3. På den Uppgifter klickar du på fliken Validering av data .
4. Placera markören i Källbox eller klicka på Dialog för att kollapsa ikonen och välj det cellintervall som ska ingå i rullgardinslistan. Intervallet kan finnas i samma eller ett annat kalkylblad. Om det sistnämnda är fallet går du helt enkelt till det andra bladet och väljer ett intervall med hjälp av musen.

Skapa en dynamisk (automatiskt uppdaterad) Excel-rullgardinsmeny

Om du ofta redigerar objekt i rullgardinsmenyn kan du skapa en dynamisk rullgardinslista i Excel. I det här fallet uppdateras listan automatiskt i alla celler som innehåller den när du tar bort eller lägger till nya poster i källistan.

Det enklaste sättet att skapa en sådan dynamiskt uppdaterad rullgardinslista i Excel är att skapa en namngiven lista baserad på en tabell. Om du av någon anledning föredrar ett vanligt namngivet intervall kan du referera till det med formeln OFFSET, som förklaras nedan.

1. Du börjar med att skapa en vanlig rullgardinsmeny baserad på ett namngivet intervall enligt beskrivningen ovan.
2. I steg 2, när du skapar ett namn, lägger du in följande formel i Hänvisar till box.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Var:

   • Sheet1 - arkets namn
   • A - kolumnen där objekten i rullgardinslistan finns.
   • $A$1 - cellen som innehåller den första punkten i listan

Som du ser består formeln av två Excel-funktioner - OFFSET och COUNTA. Funktionen COUNTA räknar alla icke-tomma celler i den angivna kolumnen. OFFSET tar det antalet och returnerar en referens till ett intervall som endast innehåller icke-tomma celler, med början i den första cellen du anger i formeln.

Den största fördelen med dynamiska rullgardinslistor är att du inte behöver ändra referensen till det namngivna intervallet varje gång du redigerar källistan. Du tar helt enkelt bort eller skriver nya poster i källistan och alla celler som innehåller denna Excel-valideringslista uppdateras automatiskt!

Hur denna formel fungerar

I Microsoft Excel används funktionen OFFSET(referens, rader, kolumner, [höjd], [bredd]) för att returnera en referens till ett intervall som består av ett visst antal rader och kolumner. För att tvinga den att returnera ett dynamiskt, dvs. kontinuerligt föränderligt intervall, anger vi följande argument:

• referens - cell $A$1 i Sheet1, som är det första objektet i din rullgardinslista;
• rader & kols är 0 eftersom du inte vill flytta det returnerade området vare sig vertikalt eller horisontellt;
• höjd - antalet icke-tomma celler i kolumn A, som returneras av funktionen COUNTA;
• bredd - 1, dvs. en kolumn.

Hur man skapar en rullgardinslista från en annan arbetsbok

Du kan skapa en rullgardinsmeny i Excel genom att använda en lista från en annan arbetsbok som källa. För att göra detta måste du skapa två namngivna intervall - ett i källboken och ett annat i den bok där du vill använda din Excel-lista för datavalidering.

Observera: För att rullgardinslistan från en annan arbetsbok ska fungera måste arbetsboken med källlistan vara öppen.

En statisk rullgardinslista från en annan arbetsbok

Den rullgardinslista som skapas på detta sätt uppdateras inte automatiskt när du lägger till eller tar bort poster i källförteckningen och du måste ändra källförteckningsreferensen manuellt.

1. Skapa ett namngivet intervall för källistan.

Öppna arbetsboken som innehåller källförteckningen, Källbok.xlsx i det här exemplet, och skapa ett namngivet intervall för de poster som du vill inkludera i din rullgardinslista, t.ex. Source_list (källförteckning) .

2. Skapa en namngiven referens i huvudarbetsboken.

Öppna arbetsboken där du vill att rullgardinslistan ska visas och skapa ett namn som hänvisar till källlistan. I det här exemplet är den färdiga referensen =SourceBook.xlsx!Source_list

Observera att du måste omsluta arbetsbokens namn med apostrofer (') om det innehåller blanksteg, till exempel: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Tillämpa datavalidering

I huvudarbetsboken markerar du cellen/cellerna för din rullgardinslista, klicka på Data> Validering av data och ange det namn som du skapade i steg 2 i fältet Källa box.

En dynamisk rullgardinslista från en annan arbetsbok

En rullgardinslista som skapas på det här sättet uppdateras i farten när du har gjort ändringar i källistan.

1. Skapa ett intervallnamn i arbetsboken Källa med formeln OFFSET, enligt förklaringen i Skapa en dynamisk rullgardinsmeny.
2. I huvudarbetsboken tillämpar du datavalidering på vanligt sätt.

Excel-datavalidering fungerar inte

Alternativet Datavalidering är grått eller inaktiverat? Det finns några orsaker till varför det kan hända:

• Det går inte att lägga till rullgardinslistor i skyddade eller delade arbetsblad. Ta bort skyddet eller sluta dela arbetsbladet och försök sedan klicka på Validering av data igen.
• Du skapar en rullgardinslista från en Excel-tabell som är kopplad till en SharePoint-webbplats. Ta bort kopplingen till tabellen eller ta bort tabellformateringen och försök igen.

Ytterligare alternativ för rullgardinsrutan Excel

I de flesta fall är Inställningar som vi har diskuterat ovan är helt tillräckliga. Om de inte är tillräckliga finns ytterligare två alternativ tillgängliga på de andra flikarna i Validering av data dialogfönstret.

Visa ett meddelande när du klickar på en cell med rullgardinsmenyn.

Om du vill visa användarna ett popup-meddelande när de klickar på en cell som innehåller din rullgardinslista, gör du så här:

• I dialogrutan Datavalidering ( Fliken Data> Validering av data ), växla till Inmatningsmeddelande fliken.
• Kontrollera att alternativet Visa inmatningsmeddelande när en cell är vald kontrolleras.
• Skriv en titel och ett meddelande i motsvarande fält (upp till 225 tecken).
• Klicka på OK för att spara meddelandet och stänga dialogrutan.

Resultatet i Excel kommer att se ut ungefär så här:

Låt användarna ange sina egna uppgifter i en kombinationsruta.

Som standard är den rullgardinslista du skapar i Excel inte redigerbar, dvs. den är begränsad till värdena i listan. Du kan dock låta användarna ange egna värden.

Tekniskt sett förvandlar detta en rullgardinslista till en Excel-kombinationsruta. Termen "kombinationsruta" innebär en redigerbar rullgardinslista där användaren antingen kan välja ett värde från listan eller skriva ett värde direkt i rutan.

1. I Validering av data dialog ( Fliken Data> Validering av data ), gå till Felvarning fliken.
2. Välj den "Visa felvarning efter att ogiltiga uppgifter har angetts "om du vill visa ett meddelande när en användare försöker ange uppgifter som inte finns i rullgardinsmenyn. Om du inte vill visa något meddelande avmarkerar du den här kryssrutan.
3. Om du vill visa ett varningsmeddelande väljer du ett av alternativen i listan Stil och skriv rubriken och meddelandet. Antingen Information eller . Varning låter användarna skriva in sin egen text i kombinationsrutan.
   • En Information meddelande rekommenderas om det är troligt att användarna ofta anger sina egna val.
   • A Varning meddelande får användarna att välja ett objekt från rullgardinsystemet i stället för att skriva in sina egna uppgifter, även om det inte förbjuder egna uppgifter.
   • Stoppa (standard) hindrar människor från att skriva in data som inte finns i din Excel-lista.

   

   Så här kan ditt anpassade varningsmeddelande se ut i Excel:

   

   Tips: Om du är osäker på vilken rubrik eller meddelandetext du ska skriva kan du lämna fälten tomma. I det här fallet visar Microsoft Excel standardvarningen " Värdet du angett är inte giltigt. En användare har begränsat de värden som kan anges i den här cellen. ."

Hur man kopierar en rullgardinslista i Excel

Om du vill att en picklista ska visas i flera celler kan du helt enkelt kopiera den som vilket annat cellinnehåll som helst genom att dra fyllningshandtaget genom de intilliggande cellerna eller genom att använda genvägarna kopiera/klistra in. Dessa metoder kopierar allt innehåll i en cell, inklusive datavalidering och aktuellt val De är bäst att använda när inget objekt har valts i rullgardinsmenyn ännu.

Kopiera en rullgardinslista utan det aktuella urvalet Använd funktionen Klistra in specialfunktion för att endast kopiera regeln för datavalidering.

Hur man redigerar en Excel-lista

När du har skapat en rullgardinslista i Excel kanske du vill lägga till fler poster i den eller ta bort några av de befintliga posterna. Hur du gör detta beror på hur rullgardinslistan skapades.

Ändra en kommaseparerad rullgardinslista

Om du har skapat en kommaseparerad rullgardinsruta fortsätter du med följande steg:

1. Välj en eller flera celler som refererar till din Excel-lista för datavalidering, dvs. celler som innehåller en rullgardinsruta som du vill redigera.
2. Klicka på Validering av data (Excel-bandet> fliken Data).
3. Ta bort eller skriv in nya objekt i Källa box.
4. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga Excel Validering av data fönster.

Tips. Om du vill tillämpa ändringarna på alla celler som innehåller denna rullgardinslista, väljer du " Tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar. " alternativet.

Ändra en rullgardinsmeny baserad på ett antal celler

Om du har skapat en rullgardinsruta genom att ange ett intervall av celler i stället för att referera till ett namngivet intervall går du tillväga på följande sätt.

1. Gå till kalkylbladet med de objekt som visas i rullgardinsrutan och redigera listan på det sätt du vill.
2. Välj den eller de celler som innehåller din rullgardinslista.
3. Klicka på Validering av data på den Uppgifter fliken.
4. I Excel Validering av data på fliken Inställningar ändrar du cellreferenserna i rutan Källa. Du kan antingen redigera dem manuellt eller klicka på knappen Dialog för att kollapsa ikon.
5. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga fönstret.

Uppdatera en rullgardinslista från ett namngivet intervall

Om du har skapat en rullgardinsruta som bygger på ett namngivet intervall kan du bara redigera objekt i intervallet och sedan ändra referensen till det namngivna intervallet. Alla rullgardinsrutor som bygger på det namngivna intervallet uppdateras automatiskt.

1. Lägg till eller ta bort objekt i det namngivna intervallet.

Öppna arbetsbladet som innehåller det namngivna intervallet, ta bort eller skriv in nya poster. Kom ihåg att ordna posterna i den ordning du vill att de ska visas i Excel-rullgardinslistan.

Så här tar du bort en rullgardinslista

Om du inte längre vill ha rullgardinsrutor i ditt Excel-arbetsblad kan du ta bort dem från vissa eller alla celler.

Ta bort en rullgardinsmeny från markerade celler

1. Välj en cell eller flera celler som du vill ta bort rullgardinsrutor från.
2. Gå till Uppgifter och klickar på Validering av data .
3. På fliken Inställningar väljer du Rensa alla knapp.

Den här metoden tar bort rullgardinsmenyerna från de markerade cellerna, men behåller de markerade värdena.

Om du vill ta bort både en rullgardinsmeny och cellernas värden kan du markera cellerna och klicka på Rensa alla på knappen på Fliken Hem> Redigeringsgrupp> Rensa .

Ta bort en Excel-rullista från alla celler i det aktuella arket

På det här sättet kan du ta bort en rullgardinslista från alla associerade celler i det aktuella arbetsbladet. Detta tar inte bort samma rullgardinsruta från eventuella celler i andra arbetsblad.

1. Markera en cell som innehåller din rullgardinslista.
2. Klicka på Validering av data på den Uppgifter fliken.
3. I fönstret Datavalidering, på fliken Inställningar, väljer du " Tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar. ".

   När du har markerat den kommer alla celler som hänvisar till den här Excel-listan för datavalidering att väljas, som du kan se i skärmbilden nedan.

4. Klicka på Rensa alla för att ta bort rullgardinslistan.
5. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga fönstret Datavalidering.

Den här metoden tar bort en rullgardinslista från alla celler som innehåller den och behåller de markerade värdena. Om du har skapat en rullgardinslista från ett intervall av celler eller ett namngivet intervall kommer källlistan också att förbli intakt. Om du vill ta bort den öppnar du arbetsbladet som innehåller rullgardinslistans objekt och tar bort dem.

Nu känner du till grunderna för Excel-rullgardinslistor. I nästa artikel kommer vi att utforska detta ämne ytterligare och jag kommer att visa hur man skapar kaskader (beroende) rullgardinslistor med villkorlig datavalidering. Håll dig uppdaterad och tack för att du läste!