Hướng dẫn trình bày 4 cách nhanh chóng để thêm danh sách thả xuống trong Excel. Nó cũng cho biết cách tạo danh sách thả xuống từ sổ làm việc khác, chỉnh sửa, sao chép và xóa danh sách xác thực dữ liệu.

Danh sách thả xuống Excel, còn gọi là hộp thả xuống hoặc hộp tổ hợp, được sử dụng để nhập dữ liệu vào một bảng tính từ danh sách các mục được xác định trước. Mục đích chính của việc sử dụng danh sách thả xuống trong Excel là để giới hạn số lượng lựa chọn có sẵn cho người dùng. Ngoài ra, danh sách thả xuống ngăn lỗi chính tả và giúp nhập dữ liệu nhanh hơn.

Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Nói chung, có 4 cách để tạo menu thả xuống trong Excel bằng tính năng Xác thực dữ liệu. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy tóm tắt nhanh về những ưu điểm và nhược điểm chính cũng như hướng dẫn chi tiết từng bước cho từng phương pháp:

Tạo danh sách thả xuống với các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy

Đây là cách nhanh nhất để thêm hộp thả xuống trong tất cả các phiên bản Excel 2010 đến Excel 365.

1. Chọn một ô hoặc phạm vi cho danh sách thả xuống của bạn.

Bạn bắt đầu bằng cách chọn một ô hoặc nhiều ô mà bạn muốn hộp thả xuống xuất hiện. Đây có thể là một ô, một dải ô hoặc toàn bộ cột. Nếu bạn chọn toàn bộ cột, một trình đơn thả xuống sẽ được tạo trong mỗi ô của cột đó, giúp tiết kiệm thời gian thực, chẳng hạn như khi bạn tạo bảng câu hỏi.

Bạn thậm chí có thể chọn các ô không liền kề Thông tin hoặc Cảnh báo sẽ cho phép người dùng nhập văn bản của riêng họ vào hộp tổ hợp.

• Thông báo Thông tin được khuyến nghị nếu người dùng của bạn thường xuyên nhập các lựa chọn của riêng họ.
• Thông báo Cảnh báo sẽ khiến người dùng chọn một mục từ hộp thả xuống thay vì nhập dữ liệu của riêng họ, mặc dù nó không cấm các mục nhập tùy chỉnh.
• Dừng (mặc định) sẽ ngăn mọi người khỏi nhập bất kỳ dữ liệu nào không có trong danh sách thả xuống Excel của bạn.

Và đây là cách thông báo cảnh báo tùy chỉnh của bạn có thể trông như thế nào trong Excel:

Mẹo. Nếu bạn không chắc nên nhập tiêu đề hoặc nội dung tin nhắn nào, bạn có thể để trống các trường này. Trong trường hợp này, Microsoft Excel sẽ hiển thị cảnh báo mặc định " Giá trị bạn đã nhập không hợp lệ. Người dùng có các giá trị hạn chế có thể nhập vào ô này ."

Cách sao chép danh sách thả xuống trong Excel

Trong trường hợp bạn muốn danh sách chọn xuất hiện trong nhiều ô, bạn chỉ cần sao chép danh sách đó giống như bất kỳ nội dung ô nào khác bằng cách kéo điều khiển điền thông qua các ô liền kề hoặc bằng cách sử dụng phím tắt sao chép/dán. Các phương pháp này sao chép tất cả nội dung của một ô bao gồm Xác thực dữ liệu và lựa chọn hiện tại . Vì vậy, chúng tốt nhất nên được sử dụng khi chưa có mục nào được chọn trong danh sách thả xuống.

Để sao chép danh sách thả xuống không có lựa chọn hiện tại , hãy sử dụngDán tính năng Đặc biệt để chỉ sao chép quy tắc Xác thực dữ liệu.

Cách chỉnh sửa danh sách thả xuống Excel

Sau khi bạn đã tạo danh sách thả xuống trong Excel, bạn có thể muốn thêm nhiều mục vào đó hoặc xóa một số mục hiện có. Cách bạn thực hiện việc này tùy thuộc vào cách hộp thả xuống của bạn được tạo.

Sửa đổi danh sách thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy

Nếu bạn đã tạo danh sách thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn một ô hoặc các ô tham chiếu danh sách Xác thực dữ liệu Excel của bạn, tức là các ô chứa hộp thả xuống mà bạn muốn chỉnh sửa.
2. Nhấp vào Xác thực dữ liệu (tab Dải băng Excel > Dữ liệu).
3. Xóa hoặc nhập các mục mới vào hộp Nguồn .
4. Nhấp vào OK để lưu thay đổi và đóng cửa sổ Xác thực dữ liệu của Excel.

Mẹo. Nếu bạn muốn áp dụng các thay đổi cho tất cả các ô chứa danh sách thả xuống này, hãy chọn tùy chọn " Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt ".

Thay đổi danh sách thả xuống dựa trên một dải ô

Nếu bạn đã tạo hộp thả xuống bằng cách chỉ định một dải ô thay vì tham chiếu dải ô đã đặt tên, hãy tiếp tục theo cách sau.

1. Chuyển tới bảng tính chứa các mục xuất hiện trong hộp thả xuống của bạn và chỉnh sửa danh sách theo cách bạn muốn.
2. Chọn ô hoặc nhiều ô chứa menu thả xuống của bạndanh sách.
3. Nhấp vào Xác thực dữ liệu trên tab Dữ liệu .
4. Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu của Excel, trên Cài đặt tab, hãy thay đổi tham chiếu ô trong hộp Nguồn. Bạn có thể chỉnh sửa chúng theo cách thủ công hoặc nhấp vào biểu tượng Thu gọn hộp thoại .
5. Nhấp vào nút OK để lưu các thay đổi và đóng cửa sổ.

Cập nhật một lần thả- danh sách xuống từ một phạm vi được đặt tên

Nếu bạn đã tạo hộp thả xuống dựa trên phạm vi được đặt tên, thì bạn chỉ cần chỉnh sửa các mục trong phạm vi của mình và sau đó thay đổi tham chiếu thành Phạm vi được đặt tên. Tất cả các hộp thả xuống dựa trên phạm vi đã đặt tên này sẽ được cập nhật tự động.

1. Thêm hoặc xóa các mục trong phạm vi đã đặt tên.

Mở trang tính chứa phạm vi đã đặt tên của bạn, xóa hoặc nhập các mục nhập mới. Hãy nhớ sắp xếp các mục theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong danh sách thả xuống Excel của bạn.

Cách xóa danh sách thả xuống

Nếu không muốn có hộp thả xuống trong trang tính Excel của mình nữa, bạn có thể xóa chúng khỏi một số hoặc tất cả các ô.

Xóa menu thả xuống khỏi (các) ô đã chọn

1. Chọn một ô hoặc nhiều ô mà bạn muốn xóa các hộp thả xuống.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu .
3. Trên tab Cài đặt, chọn nút Xóa tất cả .

Phương pháp này xóa các menu thả xuống khỏi các ô đã chọn, nhưng vẫn giữ các giá trị hiện được chọn.

Nếu bạn muốn xóa cả hai menu thả xuống và giá trị của các ô, bạn có thể chọn các ô và nhấp vào nút Xóa tất cả trên tab Trang chủ > Nhóm chỉnh sửa > Xóa .

Xóa danh sách thả xuống Excel khỏi tất cả các ô trong trang tính hiện tại

Bằng cách này, bạn có thể xóa danh sách thả xuống khỏi tất cả các ô được liên kết trong trang tính hiện tại bảng tính. Thao tác này sẽ không xóa hộp thả xuống tương tự khỏi các ô trong các trang tính khác, nếu có.

1. Chọn bất kỳ ô nàochứa danh sách thả xuống của bạn.
2. Nhấp vào Xác thực dữ liệu trên tab Dữ liệu .
3. Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu, trên tab Cài đặt, chọn hộp kiểm " Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt ".

   Sau khi bạn kiểm tra, tất cả các ô tham chiếu danh sách Xác thực dữ liệu Excel này sẽ được chọn, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

4. Nhấp vào Xóa tất cả để xóa danh sách thả xuống.
5. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi và đóng cửa sổ Xác thực dữ liệu.

Phương pháp này xóa danh sách thả xuống khỏi tất cả các ô chứa nó, giữ lại các giá trị hiện được chọn. Nếu bạn đã tạo danh sách thả xuống từ một dải ô hoặc dải ô đã đặt tên, thì danh sách nguồn cũng sẽ không thay đổi. Để xóa nó, hãy mở trang tính chứa các mục của danh sách thả xuống và xóa chúng.

Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản về danh sách thả xuống Excel. Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá chủ đề này sâu hơn và tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách thả xuống xếp tầng (phụ thuộc) với Xác thực dữ liệu có điều kiện. Hãy theo dõi và cảm ơn bạn đã đọc!

2. Sử dụng Xác thực dữ liệu Excel để tạo danh sách thả xuống.

Trên ruy-băng Excel, đi tới tab Dữ liệu > nhóm Công cụ dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu .

3. Nhập các mục trong danh sách và chọn các tùy chọn.

Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu , trên tab Cài đặt , hãy thực hiện như sau:

• Trong hộp Cho phép , chọn Danh sách .
• Trong hộp Nguồn , nhập các mục bạn muốn xuất hiện trong trình đơn thả xuống của mình menu được phân tách bằng dấu phẩy (có hoặc không có dấu cách).
• Đảm bảo hộp Trình đơn thả xuống trong ô được chọn; nếu không, mũi tên thả xuống sẽ không xuất hiện bên cạnh ô.
• Chọn hoặc xóa Bỏ qua ô trống tùy thuộc vào cách bạn muốn xử lý các ô trống.
• Nhấp OK và bạn đã hoàn tất!

Giờ đây, người dùng Excel chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh ô chứa hộp thả xuống, sau đó chọn mục họ muốn từ danh sách menu thả xuống.

Chà, hộp thả xuống của bạn sẽ sẵn sàng sau chưa đầy một phút. Phương pháp này hoạt động tốt đối với các danh sách xác thực dữ liệu Excel nhỏ không có khả năng thay đổi. Nếu không phải như vậy, hãy cân nhắc sử dụng một trong các tùy chọn sau.

Thêm danh sách thả xuống từ một dải ô đã đặt tên

Phương pháp tạo danh sách xác thực dữ liệu Excel này mất nhiều thời gian hơn một chút, nhưng nó có thể tiết kiệm nhiều hơnvề lâu dài.

1. Nhập các mục nhập cho danh sách thả xuống của bạn.

Chọn các mục nhập bạn muốn xuất hiện trong menu thả xuống của mình trong một trang tính hiện có hoặc nhập các mục nhập trong một trang tính mới. Các giá trị này phải được nhập vào một cột hoặc một hàng mà không có bất kỳ ô trống nào.

Ví dụ: hãy tạo danh sách thả xuống các thành phần cho công thức nấu ăn yêu thích của bạn:

Mẹo. Bạn nên sắp xếp các mục nhập của mình theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong trình đơn thả xuống.

2. Tạo một dải ô đã đặt tên.

Cách nhanh nhất để tạo một dải ô đã đặt tên trong Excel là chọn các ô và nhập trực tiếp tên dải ô vào Hộp Tên . Khi hoàn tất, bấm Enter để lưu phạm vi được đặt tên mới tạo. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem cách xác định tên trong Excel.

3. Áp dụng xác thực dữ liệu.

Nhấp vào ô mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện - đó có thể là một dải ô hoặc toàn bộ cột, trong cùng trang tính chứa danh sách mục nhập của bạn hoặc trong một trang tính khác. Sau đó, điều hướng đến tab Dữ liệu , nhấp vào Xác thực dữ liệu và định cấu hình quy tắc:

• Trong hộp Cho phép , hãy chọn Danh sách .
• Trong hộp Nguồn , hãy nhập tên bạn đã đặt cho dải ô của mình trước dấu bằng, ví dụ: =Thành phần .
• Đảm bảo hộp Trình đơn thả xuống trong ô được chọn.
• Nhấp vàoOK.

Nếu danh sách nguồn chứa nhiều hơn 8 mục, hộp thả xuống của bạn sẽ có thanh cuộn như sau:

Lưu ý. Nếu phạm vi đã đặt tên của bạn có ít nhất một ô trống, việc chọn hộp Bỏ qua ô trống cho phép nhập bất kỳ giá trị nào vào ô đã xác thực.

Tạo danh sách thả xuống từ bảng Excel

Thay vì sử dụng phạm vi được đặt tên thông thường, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu của mình thành bảng Excel đầy đủ chức năng ( Chèn > Bảng hoặc Ctrl + T ) , sau đó tạo danh sách xác thực dữ liệu từ bảng đó. Tại sao bạn có thể muốn sử dụng một bảng? Trước hết, vì nó cho phép bạn tạo danh sách thả xuống động có thể mở rộng , tự động cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa các mục khỏi bảng.

Để thêm danh sách thả xuống động từ bảng Excel, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn ô mà bạn muốn chèn danh sách thả xuống.
2. Mở Cửa sổ hộp thoại>Xác thực dữ liệu .
3. Chọn Danh sách từ hộp thả xuống Cho phép .
4. Trong Nguồn mới , hãy nhập công thức đề cập đến một cột cụ thể trong bảng của bạn, không bao gồm ô tiêu đề. Đối với điều này, hãy sử dụng hàm INDIRECT với tham chiếu có cấu trúc như sau:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

Đối với ví dụ này , chúng tôi tạo một danh sách thả xuống từ cột có tên Ingredients trong Bảng1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Chèn danh sách thả xuống trong Excel từ một phạm vi ô

Tớichèn danh sách thả xuống từ một dải ô, hãy thực hiện các bước sau:

1. Nhập các mục vào các ô riêng biệt.
2. Chọn ô mà bạn muốn có danh sách thả xuống xuất hiện.
3. Trên tab Dữ liệu , nhấp vào Xác thực dữ liệu .
4. Đặt con trỏ vào hộp Nguồn hoặc nhấp vào nút Biểu tượng Hộp thoại Thu gọn và chọn phạm vi ô để đưa vào danh sách thả xuống của bạn. Phạm vi có thể nằm trong cùng một trang tính hoặc trong một trang tính khác. Nếu là trường hợp thứ hai, bạn chỉ cần chuyển đến trang tính khác và chọn một phạm vi bằng chuột.

Tạo danh sách thả xuống Excel động (được cập nhật tự động)

Nếu bạn thường chỉnh sửa các mục trong menu thả xuống, bạn có thể muốn tạo một danh sách thả xuống động trong Excel. Trong trường hợp này, danh sách của bạn sẽ được cập nhật tự động trong tất cả các ô chứa nó, sau khi bạn xóa hoặc thêm mục nhập mới vào danh sách nguồn.

Cách dễ nhất để tạo danh sách thả xuống được cập nhật động như vậy trong Excel là bằng cách tạo một danh sách được đặt tên dựa trên một bảng. Nếu vì lý do nào đó, bạn thích một dải ô được đặt tên thông thường, thì hãy tham chiếu dải ô đó bằng công thức OFFSET, như được giải thích bên dưới.

1. Bạn bắt đầu bằng cách tạo danh sách thả xuống thông thường dựa trên dải ô được đặt tên như mô tả ở trên.
2. Ở bước 2, khi tạo tên, bạn điền công thức sau vào ô Refers to .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Ở đâu:

   • Trang tính 1 - tên trang tính
   • A - cột chứa các mục củadanh sách thả xuống của bạn nằm ở vị trí
   • $A$1 - ô chứa mục đầu tiên của danh sách

Như bạn thấy, công thức bao gồm 2 hàm Excel - OFFSET và COUNTA. Hàm COUNTA đếm tất cả các giá trị không trống trong cột đã chỉ định. OFFSET lấy số đó và trả về một tham chiếu đến một phạm vi chỉ bao gồm các ô không trống, bắt đầu từ ô đầu tiên bạn chỉ định trong công thức.

Ưu điểm chính của hàm động danh sách thả xuống là bạn sẽ không phải thay đổi tham chiếu đến phạm vi được đặt tên mỗi lần sau khi chỉnh sửa danh sách nguồn. Bạn chỉ cần xóa hoặc nhập các mục mới trong danh sách nguồn và tất cả các ô chứa danh sách xác thực Excel này sẽ được cập nhật tự động!

Cách thức hoạt động của công thức này

Trong Microsoft Excel, hàm OFFSET(tham khảo , rows, cols, [height], [width]) được sử dụng để trả về một tham chiếu đến một phạm vi bao gồm một số hàng và cột được chỉ định. Để buộc nó trả về một phạm vi động, tức là thay đổi liên tục, chúng tôi chỉ định các đối số sau:

• reference - ô $A$1 trong Trang tính 1, là mục đầu tiên trong danh sách thả xuống của bạn;
• rows & cols bằng 0 vì bạn không muốn thay đổi phạm vi được trả về theo chiều dọc hoặc chiều ngang;
• height - số ô không trống trong cột A, được trả về bởi hàm COUNTA;
• width - 1, tức là một cột.

Cách tạo trình đơn thả xuốngdanh sách từ sổ làm việc khác

Bạn có thể tạo menu thả xuống trong Excel bằng cách sử dụng danh sách từ sổ làm việc khác làm nguồn. Để làm điều này, bạn sẽ phải tạo 2 phạm vi đã đặt tên - một trong sách nguồn và một trong sách mà bạn muốn sử dụng danh sách Xác thực dữ liệu Excel của mình.

Lưu ý. Để danh sách thả xuống từ sổ làm việc khác hoạt động, sổ làm việc có danh sách nguồn phải được mở.

Danh sách thả xuống tĩnh từ một sổ làm việc khác

Danh sách thả xuống được tạo theo cách này sẽ không tự động cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa các mục nhập trong danh sách nguồn và bạn sẽ phải sửa đổi tham chiếu danh sách nguồn theo cách thủ công.

1. Tạo một dải ô đã đặt tên cho danh sách nguồn.

Mở sổ làm việc chứa danh sách nguồn, SourceBook.xlsx trong ví dụ này và tạo một dải ô đã đặt tên cho các mục bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống của bạn, ví dụ: Source_list .

2. Tạo một tham chiếu có tên trong sổ làm việc chính.

Mở sổ làm việc mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện và tạo một tên tham chiếu đến danh sách nguồn của bạn. Trong ví dụ này, tham chiếu đầy đủ là =SourceBook.xlsx!Source_list

Lưu ý. Bạn phải đặt tên của sổ làm việc trong dấu nháy đơn (') nếu nó chứa bất kỳ khoảng trắng nào. Ví dụ: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Áp dụng Xác thực Dữ liệu

Trong sổ làm việc chính, hãy chọn (các) ô cho danh sách thả xuống của bạn, nhấp vào Dữ liệu > Dữ liệuXác thực và nhập tên bạn đã tạo ở bước 2 vào hộp Nguồn .

Danh sách thả xuống động từ một sổ làm việc khác

Danh sách thả xuống được tạo theo cách này sẽ được cập nhật nhanh chóng sau khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với danh sách nguồn.

1. Tạo tên dải ô trong sổ làm việc Nguồn bằng công thức OFFSET, như được giải thích trong phần Tạo danh sách thả xuống động.
2. Trong sổ làm việc chính, hãy áp dụng Xác thực dữ liệu theo cách thông thường.

Xác thực dữ liệu Excel không hoạt động

Các Tùy chọn Xác thực dữ liệu bị mờ đi hoặc bị tắt? Có một vài lý do khiến điều đó có thể xảy ra:

• Không thể thêm danh sách thả xuống vào trang tính được bảo vệ hoặc chia sẻ. Xóa bảo vệ hoặc dừng chia sẻ trang tính, rồi thử bấm lại vào Xác thực dữ liệu .
• Bạn đang tạo danh sách thả xuống từ bảng Excel được liên kết với trang SharePoint. Hủy liên kết bảng hoặc xóa định dạng bảng rồi thử lại.

Các tùy chọn bổ sung cho hộp thả xuống Excel

Trong hầu hết các trường hợp, tab Cài đặt các tùy chọn chúng tôi đã thảo luận ở trên hoàn toàn đủ. Nếu không, hai tùy chọn khác có sẵn trên các tab khác của cửa sổ hộp thoại Xác thực dữ liệu .

Hiển thị thông báo khi nhấp vào ô có menu thả xuống

Nếu bạn muốn hiển thị cho người dùng của mình một thông báo bật lên khi họ nhấp vào bất kỳ ô nào chứa danh sách thả xuống của bạn, hãy tiếp tục như saucách:

• Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu ( tab Dữ liệu > Xác thực dữ liệu ), chuyển sang tab Thông báo đầu vào .
• Đảm bảo tùy chọn Hiển thị thông báo đầu vào khi ô được chọn được chọn.
• Nhập tiêu đề và thông báo vào các trường tương ứng (tối đa 225 ký tự).
• Nhấp vào OK để lưu thư và đóng hộp thoại.

Kết quả trong Excel sẽ giống như sau:

Cho phép người dùng nhập dữ liệu của riêng họ vào hộp tổ hợp

Theo mặc định, danh sách thả xuống mà bạn tạo trong Excel là không thể chỉnh sửa, tức là chỉ giới hạn ở các giá trị trong danh sách. Tuy nhiên, bạn có thể cho phép người dùng của mình nhập các giá trị của riêng họ.

Về mặt kỹ thuật, thao tác này biến danh sách thả xuống thành hộp tổ hợp Excel. Thuật ngữ "hộp tổ hợp" có nghĩa là danh sách thả xuống có thể chỉnh sửa cho phép người dùng chọn giá trị từ danh sách hoặc nhập giá trị trực tiếp vào hộp.

1. Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu ( Tab dữ liệu > Xác thực dữ liệu ), chuyển đến tab Cảnh báo lỗi .
2. Chọn "Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ " nếu bạn muốn hiển thị cảnh báo khi người dùng cố gắng nhập một số dữ liệu không có trong trình đơn thả xuống. Nếu bạn không muốn hiển thị bất kỳ thông báo nào, hãy xóa hộp kiểm này.
3. Để hiển thị thông báo cảnh báo, hãy chọn một trong các tùy chọn từ hộp Kiểu dáng rồi nhập tiêu đề và thông báo . Một trong hai