L'esercitazione mostra 4 modi rapidi per aggiungere un elenco a discesa in Excel, nonché come creare un elenco a discesa da un'altra cartella di lavoro, modificare, copiare ed eliminare gli elenchi di convalida dei dati.

L'elenco a discesa di Excel, noto anche come casella a discesa o casella combinata, viene utilizzato per inserire i dati in un foglio di calcolo da un elenco di voci predefinito. Lo scopo principale dell'utilizzo degli elenchi a discesa in Excel è quello di limitare il numero di scelte disponibili per l'utente. Oltre a ciò, un elenco a discesa previene gli errori di ortografia e rende più veloce l'inserimento dei dati.

Come creare un elenco a discesa in Excel

Nel complesso, esistono 4 modi per creare un menu a discesa in Excel utilizzando la funzione di convalida dei dati. Di seguito troverete una rapida panoramica dei principali vantaggi e svantaggi e le istruzioni dettagliate passo-passo per ciascun metodo:

Creare un elenco a discesa con valori separati da virgole

È il modo più rapido per aggiungere una casella a discesa in tutte le versioni di Excel 2010 fino a Excel 365.

1. Selezionare una cella o un intervallo per l'elenco a discesa.

Si inizia selezionando una o più celle in cui si desidera che appaia una casella a discesa, che può essere una singola cella, un intervallo di celle o l'intera colonna. Se si seleziona l'intera colonna, verrà creato un menu a discesa in ogni cella di quella colonna, il che rappresenta un vero e proprio risparmio di tempo, ad esempio quando si crea un questionario.

È possibile selezionare anche celle non contigue tenendo premuto il tasto Ctrl mentre si selezionano le celle con il mouse.

2. Utilizzate la Convalida dati di Excel per creare un elenco a discesa.

Sulla barra multifunzione di Excel, andare alla voce Scheda Dati> Gruppo Strumenti dati e fare clic su Convalida dei dati .

3. Inserite le voci dell'elenco e scegliete le opzioni.

In la Convalida dei dati nella finestra Impostazioni eseguire le seguenti operazioni:

• Nel Consentire selezionare Elenco .
• Nel Fonte digitare le voci che si desidera far comparire nel menu a discesa, separate da una virgola (con o senza spazi).
• Assicurarsi che il Discesa a tendina all'interno della cella altrimenti la freccia a discesa non apparirà accanto alla cella.
• Selezionare o cancellare l'opzione Ignorare il vuoto a seconda di come si desidera gestire le celle vuote.
• Fate clic su OK e il gioco è fatto!

Ora gli utenti di Excel devono semplicemente fare clic su una freccia accanto a una cella contenente una casella a discesa e selezionare la voce desiderata dal menu a discesa.

Questo metodo funziona bene per i piccoli elenchi di convalida dei dati di Excel che difficilmente cambieranno mai. Se non è questo il caso, prendete in considerazione una delle seguenti opzioni.

Aggiungere un elenco a discesa da un intervallo di nomi

Questo metodo di creazione di un elenco di convalida dei dati in Excel richiede un po' più di tempo, ma a lungo termine può far risparmiare ancora più tempo.

1. Digitare le voci dell'elenco a discesa.

Selezionate le voci che volete far apparire nel vostro menu a discesa in un foglio di lavoro esistente o digitate le voci in un nuovo foglio. I valori devono essere inseriti in una singola colonna o riga senza celle vuote.

Ad esempio, creiamo un elenco a discesa di ingredienti per le vostre ricette preferite:

Suggerimento: è bene ordinare le voci nell'ordine in cui si desidera che vengano visualizzate nel menu a discesa.

2. Creare un intervallo con nome.

Il modo più veloce per creare un intervallo con nome in Excel è quello di selezionare le celle e digitare il nome dell'intervallo direttamente nella casella di dialogo Scatola del nome Al termine, fare clic su Invio per salvare l'intervallo con nome appena creato. Per ulteriori informazioni, vedere come definire un nome in Excel.

3. Applicare la convalida dei dati.

Fate clic nella cella in cui desiderate che appaia l'elenco a discesa: può trattarsi di un intervallo di celle o dell'intera colonna, nello stesso foglio in cui si trova l'elenco di voci o in un altro foglio di lavoro. Quindi, passate alla voce Scheda Dati , fare clic su Convalida dei dati e configurare la regola:

• Nel Consentire selezionare Elenco .
• Nel Fonte digitare il nome dato all'intervallo preceduto da un segno di uguale, ad esempio =Ingredienti .
• Assicurarsi che il Discesa a tendina all'interno della cella è selezionata.
• Fare clic su OK.

Se l'elenco di origine contiene più di 8 elementi, la casella a discesa avrà una barra di scorrimento come questa:

Nota: se l'intervallo denominato ha almeno una cella vuota, la selezione dell'opzione Ignorare il vuoto consente di inserire qualsiasi valore nella cella convalidata.

Creare un elenco a discesa da una tabella Excel

Invece di utilizzare un normale intervallo con nome, è possibile convertire i dati in una tabella Excel completamente funzionale ( Inserisci> Tabella o Ctrl + T ), e poi creare un elenco di convalida dei dati da quella tabella. Perché usare una tabella? Innanzitutto perché consente di creare un elenco di convalida dei dati. elenco a discesa dinamico espandibile che si aggiorna automaticamente quando si aggiungono o rimuovono elementi dalla tabella.

Per aggiungere un menu a tendina dinamico da una tabella di Excel, procedete come segue:

1. Selezionare la cella in cui si desidera inserire un menu a tendina.
2. Aprire la sezione Convalida dei dati finestra di dialogo.
3. Selezionare Elenco dal Consentire casella a discesa.
4. Nel nuovo Fonte Inserite la formula riferita a una colonna specifica della tabella, esclusa la cella di intestazione, utilizzando la funzione INDIRETTO con un riferimento strutturato come questo:

   =INDIRETTO("Nome_tabella[Nome_colonna]")

5. Al termine, fare clic su OK .

Per questo esempio, creiamo un menu a tendina dalla colonna denominata Ingredienti nella Tabella1:

=INDIRETTO("Tabella1[Ingredienti]")

Inserire una tendina in Excel da un intervallo di celle

Per inserire un elenco a discesa da un intervallo di celle, procedere come segue:

1. Digitare le voci in celle separate.
2. Selezionare la cella in cui si desidera visualizzare l'elenco a discesa.
3. Sul Dati fare clic su Convalida dei dati .
4. Posizionare il cursore nel campo Fonte box o fare clic sul pulsante Finestra di dialogo di collasso e selezionare l'intervallo di celle da includere nell'elenco a discesa. L'intervallo può trovarsi nello stesso foglio di lavoro o in un foglio di lavoro diverso. In quest'ultimo caso, è sufficiente passare all'altro foglio e selezionare un intervallo con il mouse.

Creare un menu a tendina dinamico (aggiornato automaticamente) in Excel

Se si modificano spesso le voci del menu a discesa, è possibile creare un elenco a discesa dinamico in Excel. In questo caso, l'elenco verrà aggiornato automaticamente in tutte le celle che lo contengono, una volta rimosse o aggiunte nuove voci all'elenco di origine.

Il modo più semplice per creare un elenco a discesa aggiornato dinamicamente in Excel è quello di creare un elenco con nome basato su una tabella. Se per qualche motivo si preferisce un intervallo con nome abituale, si può fare riferimento ad esso utilizzando la formula OFFSET, come spiegato di seguito.

1. Si inizia con la creazione di una consueta tendina basata su un intervallo di nomi, come descritto in precedenza.
2. Nel passaggio 2, quando si crea un nome, si inserisce la seguente formula nel campo Si riferisce a scatola.

   =OFFSET(Foglio1!$A$1,0,0,COUNTA(Foglio1!$A:$A),1)

   Guarda anche: Nozioni di base su Google Sheets: imparare a lavorare con Google Spreadsheets

   Dove:

   • Foglio1 - il nome del foglio
   • A - la colonna in cui si trovano gli elementi dell'elenco a discesa
   • $A$1 - la cella contenente il primo elemento dell'elenco

Come vedete, la formula è composta da due funzioni di Excel: OFFSET e COUNTA. La funzione COUNTA conta tutti gli spazi non vuoti nella colonna specificata. OFFSET prende questo numero e restituisce un riferimento a un intervallo che include solo celle non vuote, a partire dalla prima cella specificata nella formula.

Il vantaggio principale degli elenchi a discesa dinamici è che non dovrete cambiare ogni volta il riferimento all'intervallo nominato dopo aver modificato l'elenco di origine: basterà cancellare o digitare nuove voci nell'elenco di origine e tutte le celle contenenti questo elenco di convalida di Excel verranno aggiornate automaticamente!

Come funziona questa formula

In Microsoft Excel, la funzione OFFSET(riferimento, righe, col, [altezza], [larghezza]) viene utilizzata per restituire un riferimento a un intervallo costituito da un numero specifico di righe e colonne. Per forzarla a restituire un intervallo dinamico, cioè che cambia continuamente, è necessario specificare i seguenti argomenti:

• riferimento - cella $A$1 nel Foglio1, che è il primo elemento dell'elenco a discesa;
• file & cols sono 0 perché non si vuole spostare l'intervallo restituito né in verticale né in orizzontale;
• altezza - il numero di celle non vuote nella colonna A, restituito dalla funzione COUNTA;
• larghezza - 1, cioè una colonna.

Come creare un elenco a discesa da un'altra cartella di lavoro

È possibile creare un menu a discesa in Excel utilizzando come origine un elenco di un'altra cartella di lavoro. A tale scopo, è necessario creare due intervalli di nomi: uno nella cartella di origine e un altro nella cartella in cui si desidera utilizzare l'elenco di convalida dati di Excel.

Nota: affinché l'elenco a discesa di un'altra cartella di lavoro funzioni, la cartella di lavoro con l'elenco di origine deve essere aperta.

Un elenco a discesa statico da un'altra cartella di lavoro

L'elenco a discesa così creato non si aggiornerà automaticamente quando si aggiungeranno o rimuoveranno voci nell'elenco di origine e sarà necessario modificare manualmente il riferimento all'elenco di origine.

1. Creare un intervallo di nomi per l'elenco di origine.

Aprite la cartella di lavoro che contiene l'elenco di origine, SourceBook.xlsx in questo esempio, e creare un intervallo di nomi per le voci che si desidera includere nell'elenco a discesa, ad es. Elenco_fonti .

2. Creare un riferimento con nome nella cartella di lavoro principale.

Aprite la cartella di lavoro in cui volete che appaia l'elenco a discesa e create un nome che faccia riferimento all'elenco di origine. In questo esempio, il riferimento compilato è =SourceBook.xlsx!Elenco_fonti

Nota: il nome della cartella di lavoro deve essere racchiuso tra apostrofi (') se contiene spazi, ad esempio: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Applicare la convalida dei dati

Nella cartella di lavoro principale, selezionare le celle per l'elenco a discesa, clic su Dati> Convalida dei dati e inserire il nome creato al punto 2 nel campo Fonte scatola.

Un elenco a discesa dinamico da un'altra cartella di lavoro

Un elenco a discesa creato in questo modo verrà aggiornato al volo una volta apportate le modifiche all'elenco di origine.

1. Creare un nome di intervallo nella cartella di lavoro Sorgente con la formula OFFSET, come spiegato in Creazione di un menu a tendina dinamico.
2. Nella cartella di lavoro principale, applicare la Convalida dati nel modo consueto.

La convalida dei dati di Excel non funziona

L'opzione Convalida dati è disattivata o in grigio? Ci sono alcuni motivi per cui ciò può accadere:

• Non è possibile aggiungere elenchi a discesa a fogli di lavoro protetti o condivisi. Rimuovere la protezione o interrompere la condivisione del foglio di lavoro, quindi provare a fare clic su Convalida dei dati di nuovo.
• Si sta creando un elenco a discesa da una tabella Excel collegata a un sito SharePoint. Scollegare la tabella o rimuovere la formattazione della tabella e riprovare.

Opzioni aggiuntive per la casella a discesa di Excel

Nella maggior parte dei casi, il Impostazioni Le opzioni della scheda di cui abbiamo parlato sopra sono assolutamente sufficienti. Se non lo sono, altre due opzioni sono disponibili nelle altre schede di Convalida dei dati finestra di dialogo.

Visualizzare un messaggio quando si fa clic su una cella con un menu a tendina

Se volete mostrare agli utenti un messaggio pop-up quando fanno clic su una cella contenente l'elenco a discesa, procedete in questo modo:

• Nella finestra di dialogo Convalida dati ( Scheda Dati> Convalida dei dati ), passare all'opzione Messaggio di ingresso scheda.
• Assicurarsi che l'opzione Mostra il messaggio di input quando viene selezionata una cella è controllato.
• Digitare un titolo e un messaggio nei campi corrispondenti (fino a 225 caratteri).
• Fare clic sul pulsante OK per salvare il messaggio e chiudere la finestra di dialogo.

Il risultato in Excel sarà simile a questo:

Consentire agli utenti di inserire i propri dati in una casella combinata

Per impostazione predefinita, l'elenco a discesa creato in Excel non è modificabile, cioè è limitato ai valori presenti nell'elenco. Tuttavia, è possibile consentire agli utenti di inserire i propri valori.

Tecnicamente, questo trasforma un elenco a discesa in una casella combinata di Excel. Il termine "casella combinata" indica una casella a discesa modificabile che consente agli utenti di selezionare un valore dall'elenco o di digitare un valore direttamente nella casella.

1. Nel Convalida dei dati dialogo ( Scheda dati> Convalida dei dati ), andare alla sezione Avviso di errore scheda.
2. Selezionare la voce "Mostra un avviso di errore dopo l'inserimento di dati non validi". "Se si desidera visualizzare un avviso quando un utente tenta di inserire dati non presenti nel menu a discesa, deselezionare la casella di controllo se non si desidera visualizzare alcun messaggio.
3. Per visualizzare un messaggio di avvertimento, scegliere una delle opzioni dalla finestra di dialogo Stile e digitare il titolo e il messaggio. O Informazioni o Avvertenze consentirà agli utenti di inserire il proprio testo nella casella combinata.
   • Un Informazioni messaggio è consigliato se è probabile che gli utenti inseriscano spesso le proprie scelte.
   • A Avvertenze messaggio indurrà gli utenti a selezionare un elemento dalla casella a discesa piuttosto che inserire i propri dati, anche se non vieta gli inserimenti personalizzati.
   • Stop (impostazione predefinita) impedisce l'inserimento di dati non presenti nell'elenco a discesa di Excel.

   

   Ecco come può apparire il messaggio di avviso personalizzato in Excel:

   

   Suggerimento: se non si è sicuri del titolo o del testo del messaggio da digitare, è possibile lasciare i campi vuoti. In questo caso, Microsoft Excel visualizzerà l'avviso predefinito " Il valore inserito non è valido. Un utente ha limitato i valori che possono essere inseriti in questa cella. ."

Come copiare un elenco a discesa in Excel

Se si desidera che un elenco di selezione appaia in più celle, è possibile copiarlo come qualsiasi altro contenuto di una cella trascinando la maniglia di riempimento nelle celle adiacenti o utilizzando le scorciatoie per il copia/incolla. Questi metodi copiano tutto il contenuto di una cella, compresa la convalida dei dati e il selezione attuale Quindi, è meglio utilizzarli quando nessun elemento è ancora selezionato nel menu a tendina.

Per copiare un elenco a discesa senza la selezione corrente , utilizzare la funzione Incolla speciale per copiare solo la regola di convalida dei dati.

Come modificare un elenco a discesa di Excel

Dopo aver creato un elenco a discesa in Excel, potreste voler aggiungere altre voci o eliminare alcune di quelle esistenti. Il modo in cui farlo dipende da come è stato creato l'elenco a discesa.

Modificare un elenco a discesa separato da virgole

Se avete creato una casella a discesa separata da virgole, procedete con i passaggi seguenti:

1. Selezionate una o più celle che fanno riferimento all'elenco di convalida dati di Excel, ad esempio le celle che contengono una casella a discesa da modificare.
2. Cliccare Convalida dei dati (barra multifunzione di Excel> scheda Dati).
3. Cancellare o digitare nuove voci nel campo Fonte scatola.
4. Fare clic su OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra di Excel. Convalida dei dati finestra.

Suggerimento: se si desidera applicare le modifiche a tutte le cellule contenente questo elenco a discesa, selezionare la voce " Applicate queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni. ".

Modificare un menu a tendina in base a un intervallo di celle

Se si è creata una casella a discesa specificando un intervallo di celle invece di fare riferimento a un intervallo nominato, si procede nel modo seguente.

1. Andate al foglio di calcolo contenente gli elementi che appaiono nella casella a discesa e modificate l'elenco nel modo desiderato.
2. Selezionare la cella o le celle contenenti l'elenco a discesa.
3. Cliccare Convalida dei dati sul Dati scheda.
4. Nel file Excel Convalida dei dati nella scheda Impostazioni, modificare i riferimenti di cella nella casella Origine. È possibile modificarli manualmente o fare clic sul pulsante Finestra di dialogo di collasso icona.
5. Fare clic sul pulsante OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra.

Aggiornare un elenco a discesa da un intervallo di nomi

Se si è creata una casella a discesa basata su un intervallo di nomi, è sufficiente modificare gli elementi dell'intervallo e poi cambiare il riferimento all'intervallo di nomi. Tutte le caselle a discesa basate su questo intervallo di nomi verranno aggiornate automaticamente.

1. Aggiungere o eliminare elementi nell'intervallo nominato.

Aprite il foglio di lavoro contenente l'intervallo nominato, cancellate o digitate nuove voci. Ricordate di disporre le voci nell'ordine in cui volete che appaiano nell'elenco a discesa di Excel.

Come eliminare un elenco a discesa

Se non si desidera più avere caselle a discesa nel foglio di lavoro di Excel, è possibile rimuoverle da alcune o da tutte le celle.

Rimozione di un menu a discesa dalle celle selezionate

1. Selezionare una o più celle da cui si desidera rimuovere le caselle a discesa.
2. Vai al sito Dati e fare clic su Convalida dei dati .
3. Nella scheda Impostazioni, selezionare la voce Cancella tutto pulsante.

Questo metodo rimuove i menu a discesa dalle celle selezionate, ma mantiene i valori attualmente selezionati.

Se si desidera eliminare sia una tendina che i valori delle celle, è possibile selezionare le celle e fare clic sul pulsante Cancella tutto sul pulsante Scheda Home> Gruppo di modifica> Cancella .

Eliminazione di un elenco a discesa di Excel da tutte le celle del foglio corrente

In questo modo è possibile rimuovere un elenco a discesa da tutte le celle associate nel foglio di lavoro corrente, senza eliminare la stessa casella a discesa dalle celle di altri fogli di lavoro, se presenti.

1. Selezionare una cella qualsiasi contenente l'elenco a discesa.
2. Cliccare Convalida dei dati sul Dati scheda.
3. Nella finestra Convalida dati, nella scheda Impostazioni, selezionare la voce " Applicate queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni. ".

   Una volta selezionata, tutte le celle che fanno riferimento a questo elenco di convalida dati di Excel verranno selezionate, come si può vedere nella schermata seguente.

4. Fare clic sul pulsante Cancella tutto per eliminare l'elenco a discesa.
5. Cliccare OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra Convalida dati.

Questo metodo elimina un elenco a discesa da tutte le celle che lo contengono, mantenendo i valori attualmente selezionati. Se è stato creato un elenco a discesa da un intervallo di celle o da un intervallo con nome, anche l'elenco di origine rimarrà intatto. Per rimuoverlo, aprite il foglio di lavoro contenente gli elementi dell'elenco a discesa ed eliminateli.

Ora conoscete le basi degli elenchi a discesa di Excel. Nel prossimo articolo esploreremo ulteriormente questo argomento e vi mostrerò come creare elenchi a discesa a cascata (dipendenti) con la convalida condizionale dei dati. Restate sintonizzati e grazie per aver letto!