이 자습서는 Excel에서 드롭다운을 추가하는 4가지 빠른 방법을 보여줍니다. 또한 다른 통합 문서에서 드롭다운을 만들고 데이터 유효성 검사 목록을 편집, 복사 및 삭제하는 방법도 보여줍니다.

드롭다운 상자 또는 콤보 상자라고도 하는 Excel 드롭다운 목록은 데이터를 입력하는 데 사용됩니다. 미리 정의된 항목 목록의 스프레드시트. Excel에서 드롭다운 목록을 사용하는 주요 목적은 사용자가 사용할 수 있는 선택 항목 수를 제한하는 것입니다. 그 외에도 드롭다운은 맞춤법 오류를 방지하고 데이터 입력을 빠르게 해줍니다.

엑셀에서 드롭다운 목록 만드는 방법

전체적으로 4가지 방법이 있습니다. 데이터 유효성 검사 기능을 사용하여 Excel에서 드롭다운 메뉴를 만듭니다. 아래에서 주요 장단점에 대한 간략한 개요와 각 방법에 대한 자세한 단계별 지침을 확인할 수 있습니다.

쉼표로 구분된 값으로 드롭다운 목록 만들기

엑셀 2010부터 엑셀 365까지 모든 버전에서 드롭다운 상자를 추가하는 가장 빠른 방법입니다.

1. 드롭다운 목록의 셀 또는 범위를 선택합니다.

드롭다운 상자를 표시할 셀을 선택하여 시작합니다. 단일 셀, 셀 범위 또는 전체 열이 될 수 있습니다. 전체 열을 선택하면 해당 열의 각 셀에 드롭다운 메뉴가 생성되어 예를 들어 설문지를 생성할 때 시간을 절약할 수 있습니다.

연속되지 않은 셀도 선택할 수 있습니다. 정보 또는 경고 는 사용자가 콤보 상자에 자신의 텍스트를 입력할 수 있도록 합니다.

• 정보 메시지 는 사용자가 자신의 선택을 자주 입력하는 경우에 권장됩니다.
• 경고 메시지 는 사용자 지정 항목을 금지하지는 않지만 사용자가 자신의 데이터를 입력하는 대신 드롭다운 상자에서 항목을 선택하도록 유도합니다.
• 중지 (기본값)는 사람들이 Excel 드롭다운 목록에 없는 데이터를 입력합니다.

맞춤형 경고 메시지는 Excel에서 다음과 같이 표시될 수 있습니다.

팁. 입력해야 할 제목이나 메시지 텍스트가 확실하지 않은 경우 필드를 비워 둘 수 있습니다. 이 경우 Microsoft Excel은 " 입력한 값이 유효하지 않습니다. 사용자가 이 셀 에 입력할 수 있는 값을 제한했습니다."라는 기본 경고를 표시합니다.

Excel에서 드롭다운 목록을 복사하는 방법

선택 목록을 여러 셀에 표시하려는 경우 드래그하여 다른 셀 내용처럼 간단히 복사할 수 있습니다. 인접한 셀을 통해 채우기 핸들을 사용하거나 복사/붙여넣기 단축키를 사용합니다. 이러한 방법은 데이터 유효성 검사 및 현재 선택 을 포함하여 셀의 모든 내용을 복사합니다. 따라서 아직 드롭다운에서 항목이 선택되지 않았을 때 사용하는 것이 가장 좋습니다.

현재 선택 항목 없이 드롭다운 목록을 복사하려면 데이터 유효성 검사 규칙만 복사하는 특수 붙여넣기 기능입니다.

Excel 드롭다운 목록을 수정하는 방법

드롭다운 목록을 만든 후 Excel에서 더 많은 항목을 추가하거나 기존 항목 중 일부를 삭제할 수 있습니다. 이를 수행하는 방법은 드롭다운 상자를 만든 방법에 따라 다릅니다.

쉼표로 구분된 드롭다운 목록 수정

쉼표로 구분된 드롭다운 목록을 만든 경우 상자에서 다음 단계를 진행합니다.

1. Excel 데이터 유효성 검사 목록을 참조하는 셀(즉, 편집할 드롭다운 상자가 포함된 셀)을 선택합니다.
2. 데이터 유효성 검사 (Excel 리본> 데이터 탭)를 클릭합니다.
3. 삭제하거나 소스 상자에 새 항목을 입력합니다.
4. 확인을 클릭하여 저장합니다. 변경 사항을 적용하고 Excel 데이터 유효성 검사 창을 닫습니다.

팁. 이 드롭다운 목록을 포함하는 모든 셀 에 변경 사항을 적용하려면 " 이 변경 사항을 동일한 설정으로 다른 모든 셀에 적용 " 옵션을 선택합니다.

셀 범위를 기준으로 드롭다운 변경

명명된 범위를 참조하지 않고 셀 범위를 지정하여 드롭다운 상자를 생성한 경우 다음과 같이 진행합니다.

1. 드롭다운 상자에 나타나는 항목이 포함된 스프레드시트로 이동하고 원하는 방식으로 목록을 편집합니다.
2. 드롭다운이 포함된 셀을 선택합니다.
3. 데이터 탭에서 데이터 유효성 검사 를 클릭합니다.
4. Excel 데이터 유효성 검사 창의 설정에서 탭에서 원본 상자의 셀 참조를 변경합니다. 수동으로 편집하거나 대화상자 축소 아이콘을 클릭할 수 있습니다.
5. 확인 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장하고 창을 닫습니다.

드롭 업데이트- 명명된 범위에서 목록 아래로

명명된 범위 기반 드롭다운 상자를 만든 경우 범위의 항목을 편집한 다음 참조를 명명된 범위로 변경할 수 있습니다. 이 이름이 지정된 범위를 기반으로 하는 모든 드롭다운 상자는 자동으로 업데이트됩니다.

1. 이름이 지정된 범위에서 항목을 추가하거나 삭제합니다.

명명된 범위가 포함된 워크시트를 열고 새 항목을 삭제하거나 입력합니다. Excel 드롭다운 목록에 표시할 순서대로 항목을 정렬해야 합니다.

드롭다운 목록 삭제 방법

Excel 워크시트에 드롭다운 상자를 더 이상 포함하지 않으려면 일부 또는 모든 셀에서 드롭다운 상자를 제거할 수 있습니다.

선택한 셀에서 드롭다운 메뉴 제거

1. 드롭다운 상자를 제거할 셀 또는 여러 셀을 선택합니다.
2. 데이터 탭으로 이동하여 데이터 유효성 검사 를 클릭합니다.
3. 설정 탭에서 모두 지우기 버튼을 선택합니다.

이 방법은 선택한 셀에서 드롭다운 메뉴를 제거하지만 현재 선택된 값을 유지합니다.

두 셀을 모두 삭제하려면 드롭다운 및 셀의 값을 사용하려면 셀을 선택하고 홈 탭 > 편집 그룹 > Clear .

현재 시트의 모든 셀에서 Excel 드롭다운 목록 삭제

이러한 방식으로 현재 시트의 모든 관련 셀에서 드롭다운 목록을 제거할 수 있습니다. 워크시트. 이렇게 하면 다른 워크시트의 셀(있는 경우)에서 동일한 드롭다운 상자가 삭제되지 않습니다.

1. 셀 선택드롭다운 목록을 포함합니다.
2. 데이터 탭에서 데이터 유효성 검사 를 클릭합니다.
3. 데이터 유효성 검사 창의 설정 탭에서 " 설정이 동일한 다른 모든 셀에 이 변경 사항을 적용 " 확인란을 선택합니다.

   확인하면 아래 스크린샷에서 볼 수 있듯이 이 Excel 데이터 유효성 검사 목록을 참조하는 모든 셀이 선택됩니다.

4. 모두 지우기 를 클릭합니다. 버튼을 클릭하여 드롭다운 목록을 삭제합니다.
5. 확인 을 클릭하여 변경 사항을 저장하고 데이터 유효성 검사 창을 닫습니다.

이 메서드는 드롭다운 목록을 포함하는 모든 셀에서 드롭다운 목록을 삭제하고 현재 선택된 값을 유지합니다. 셀 범위 또는 명명된 범위에서 드롭다운을 만든 경우 원본 목록도 그대로 유지됩니다. 제거하려면 드롭다운 목록의 항목이 포함된 워크시트를 열고 삭제합니다.

이제 Excel 드롭다운 목록의 기본 사항을 알게 되었습니다. 다음 문서에서는 이 항목을 자세히 살펴보고 조건부 데이터 유효성 검사를 사용하여 계단식(종속) 드롭다운 목록을 만드는 방법을 보여 드리겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다!

2. Excel 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록을 만듭니다.

Excel 리본에서 데이터 탭 > 데이터 도구 그룹 에서 데이터 유효성 검사 를 클릭합니다.

3. 목록 항목을 입력하고 옵션을 선택합니다.

데이터 유효성 검사 창의 설정 탭에서 다음을 수행합니다.

• 허용 상자에서 목록 을 선택합니다.
• 소스 상자에서 드롭다운에 표시할 항목을 입력합니다. 쉼표로 구분된 메뉴(공백 포함 또는 제외).
• 셀 내 드롭다운 상자가 선택되어 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 드롭다운 화살표가 셀 옆에 나타나지 않습니다.
• 빈 셀을 처리하려는 방법에 따라 빈 셀 무시 를 선택하거나 선택 취소합니다.
• 클릭 완료되었습니다!

이제 Excel 사용자는 드롭다운 상자가 포함된 셀 옆의 화살표를 클릭한 다음 원하는 항목을 선택하기만 하면 됩니다. 드롭다운 메뉴입니다.

드롭다운 상자가 1분 안에 준비됩니다. 이 방법은 변경 가능성이 거의 없는 작은 Excel 데이터 유효성 검사 목록에 적합합니다. 그렇지 않은 경우 다음 옵션 중 하나를 사용하는 것이 좋습니다.

명명된 범위에서 드롭다운 목록 추가

이 Excel 데이터 유효성 검사 목록을 만드는 방법은 시간이 조금 더 걸립니다. 하지만 더 많이 절약할 수 있습니다.장기적으로 시간.

1. 드롭다운 목록에 대한 항목을 입력합니다.

기존 워크시트의 드롭다운 메뉴에 표시할 항목을 선택하거나 새 시트에 항목을 입력합니다. 이 값은 빈 셀 없이 하나의 열이나 행에 입력해야 합니다.

예를 들어 즐겨 사용하는 레시피에 대한 재료 드롭다운 목록을 만들어 보겠습니다.

팁. 드롭다운 메뉴에 표시하려는 순서대로 항목을 정렬하는 것이 좋습니다.

2. 명명된 범위를 만듭니다.

Excel에서 명명된 범위를 만드는 가장 빠른 방법은 셀을 선택하고 이름 상자 에 범위 이름을 직접 입력하는 것입니다. 완료되면 Enter를 클릭하여 새로 생성된 명명된 범위를 저장합니다. 자세한 내용은 엑셀에서 이름 정의하는 방법을 참고하세요.

3. 데이터 유효성 검사를 적용합니다.

드롭다운 목록을 표시할 셀을 클릭합니다. 항목 목록이 있는 동일한 시트에서 셀 범위 또는 전체 열이 될 수 있습니다. 다른 워크시트. 그런 다음 데이터 탭 으로 이동하여 데이터 유효성 검사 를 클릭하고 규칙을 구성합니다.

• 허용 상자에서 List .
• Source 상자에 =Ingredients 와 같이 범위에 지정한 이름 앞에 등호를 입력합니다.
• 셀 내 드롭다운 상자가 선택되어 있는지 확인합니다.
• 클릭알겠습니다.

소스 목록에 8개 이상의 항목이 포함된 경우 드롭다운 상자에 다음과 같은 스크롤 막대가 표시됩니다.

참고. 명명된 범위에 하나 이상의 빈 셀이 있는 경우 빈 셀 무시 상자를 선택하면 유효성이 검사된 셀에 모든 값을 입력할 수 있습니다.

Excel 표에서 드롭다운 목록 만들기

일반 명명된 범위를 사용하는 대신 데이터를 완전한 기능의 Excel 표로 변환할 수 있습니다( Insert > Table 또는 Ctrl + T ) 을 클릭한 다음 해당 테이블에서 데이터 유효성 검사 목록을 만듭니다. 테이블을 사용하려는 이유는 무엇입니까? 무엇보다도 테이블에서 항목을 추가하거나 제거할 때 자동으로 업데이트되는 확장 가능한 동적 드롭다운 목록 을 생성할 수 있기 때문입니다.

Excel 표에서 동적 드롭다운을 추가하려면 다음 단계를 따르세요.

1. 드롭다운을 삽입할 셀을 선택합니다.
2. 데이터 유효성 검사 대화 상자 창.
3. 허용 드롭다운 상자에서 목록 을 선택합니다.
4. 새 소스에서 상자에 머리글 셀을 포함하지 않고 테이블의 특정 열을 참조하는 수식을 입력합니다. 이를 위해 다음과 같은 구조화된 참조와 함께 INDIRECT 함수를 사용합니다.

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. 완료되면 확인 을 클릭합니다.

이 예의 경우 , Table1의 Ingredients 열에서 드롭다운을 만듭니다.

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

세포

에셀 범위에서 드롭다운 목록을 삽입하려면 다음 단계를 수행합니다.

1. 별도의 셀에 항목을 입력합니다.
2. 드롭다운 목록을 원하는 셀을 선택합니다. 표시하는.
3. 데이터 탭에서 데이터 유효성 검사 를 클릭합니다.
4. 소스 상자 에 커서를 놓거나 대화 상자 축소 아이콘을 클릭하고 드롭다운 목록에 포함할 셀 범위를 선택합니다. 범위는 동일하거나 다른 워크시트에 있을 수 있습니다. 후자의 경우 다른 시트로 이동하여 마우스를 사용하여 범위를 선택하면 됩니다.

동적(자동 업데이트) Excel 드롭다운 만들기

드롭다운 메뉴의 항목을 자주 편집하는 경우 Excel에서 동적 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 이 경우 소스 목록에서 새 항목을 제거하거나 추가하면 해당 목록이 포함된 모든 셀에서 목록이 자동으로 업데이트됩니다.

동적으로 업데이트되는 드롭다운 목록을 만드는 가장 쉬운 방법은 다음과 같습니다. Excel은 테이블을 기반으로 명명된 목록을 만드는 것입니다. 어떤 이유로 일반적인 명명된 범위를 선호하는 경우 아래 설명된 대로 OFFSET 수식을 사용하여 참조하십시오.

1. 위에서 설명한 대로 명명된 범위를 기반으로 일반적인 드롭다운을 만드는 것으로 시작합니다.
2. 2단계에서 이름을 만들 때 Refers to 상자에 다음 수식을 입력합니다.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   여기서:

   • Sheet1 - 시트의 이름
   • A - 항목이 있는 열드롭다운 목록 위치
   • $A$1 - 목록의 첫 번째 항목을 포함하는 셀

보시는 바와 같이 수식은 다음과 같이 구성됩니다. 2 Excel 함수 - OFFSET 및 COUNTA. COUNTA 함수는 지정된 열에서 공백이 아닌 모든 항목을 계산합니다. OFFSET은 해당 숫자를 사용하여 수식에서 지정한 첫 번째 셀부터 시작하여 비어 있지 않은 셀만 포함하는 범위에 대한 참조를 반환합니다.

동적 드롭다운 목록은 소스 목록을 편집한 후 매번 명명된 범위에 대한 참조를 변경할 필요가 없다는 것입니다. 소스 목록에서 새 항목을 삭제하거나 입력하기만 하면 이 Excel 유효성 검사 목록을 포함하는 모든 셀이 자동으로 업데이트됩니다!

이 공식 작동 방식

Microsoft Excel에서 OFFSET(참조 , rows, cols, [height], [width]) 함수는 지정된 수의 행과 열로 구성된 범위에 대한 참조를 반환하는 데 사용됩니다. 동적, 즉 지속적으로 변경되는 범위를 반환하도록 강제하려면 다음 인수를 지정합니다.

• reference - 드롭다운 목록의 첫 번째 항목인 Sheet1의 셀 $A$1;
• rows & cols 은 반환된 범위를 세로 또는 가로로 이동하지 않기 때문에 0입니다.
• height - COUNTA 함수에 의해 반환된 열 A의 비어 있지 않은 셀 수
• width - 1, 즉 하나의 열.

드롭다운 생성 방법다른 통합 문서의 목록

다른 통합 문서의 목록을 소스로 사용하여 Excel에서 드롭다운 메뉴를 만들 수 있습니다. 이렇게 하려면 2개의 명명된 범위를 만들어야 합니다. 하나는 원본 장부에, 다른 하나는 Excel 데이터 유효성 검사 목록을 사용하려는 장부에 있습니다.

참고. 다른 통합 문서의 드롭다운 목록이 작동하려면 원본 목록이 있는 통합 문서가 열려 있어야 합니다.

다른 통합 문서의 정적 드롭다운 목록

이 방법으로 생성된 드롭다운 목록은 소스 목록에서 항목을 추가하거나 제거할 때 자동으로 업데이트되지 않으며 소스 목록 참조를 수동으로 수정해야 합니다.

1. 원본 목록에 대한 명명된 범위를 생성합니다.

이 예에서는 원본 목록이 포함된 통합 문서를 열고 SourceBook.xlsx 에 포함하려는 항목에 대한 명명된 범위를 생성합니다. 드롭다운 목록, 예: 소스_목록 .

2. 기본 통합 문서에 명명된 참조를 만듭니다.

드롭다운 목록을 표시할 통합 문서를 열고 원본 목록을 참조하는 이름을 만듭니다. 이 예에서 완성된 참조는 =SourceBook.xlsx!Source_list

입니다. 참고. 공백이 포함된 경우 통합 문서 이름을 아포스트로피(')로 묶어야 합니다. 예: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. 데이터 유효성 검사 적용

기본 통합 문서에서 드롭다운 목록의 셀을 선택하고 데이터 > 데이터Validation 하고 Source 상자에 2단계에서 만든 이름을 입력합니다.

다른 통합 문서의 동적 드롭다운 목록

이 방법으로 생성된 드롭다운 목록은 소스 목록을 변경하면 즉시 업데이트됩니다.

1. 다음과 같이 OFFSET 수식을 사용하여 소스 통합 문서에 범위 이름을 만듭니다. 동적 드롭다운 만들기에 설명되어 있습니다.
2. 기본 통합 문서에서 일반적인 방법으로 데이터 유효성 검사를 적용합니다.

Excel 데이터 유효성 검사가 작동하지 않습니다.

The 데이터 유효성 검사 옵션이 회색으로 표시되거나 비활성화되어 있습니까? 그 이유는 다음과 같습니다.

• 보호 또는 공유 워크시트에 드롭다운 목록을 추가할 수 없습니다. 보호를 제거하거나 워크시트 공유를 중지한 다음 데이터 유효성 검사 를 다시 클릭해 보십시오.
• SharePoint 사이트에 연결된 Excel 테이블에서 드롭다운 목록을 만들고 있습니다. 표 연결을 해제하거나 표 서식을 제거하고 다시 시도하세요.

Excel 드롭다운 상자의 추가 옵션

대부분의 경우 설정 탭의 위에서 논의한 옵션으로 충분합니다. 그렇지 않은 경우 데이터 유효성 검사 대화 상자 창의 다른 탭에서 두 가지 추가 옵션을 사용할 수 있습니다.

드롭다운이 있는 셀을 클릭하면 메시지 표시

사용자가 드롭다운 목록이 포함된 셀을 클릭할 때 팝업 메시지를 표시하려면 다음을 진행하십시오.방법:

• 데이터 유효성 검사 대화 상자( 데이터 탭 > 데이터 유효성 검사 )에서 입력 메시지 탭으로 전환합니다.
• 셀 선택 시 입력 메시지 표시 옵션이 선택되어 있는지 확인합니다.
• 해당 필드에 제목과 메시지를 입력합니다(최대 225자).
• 확인 버튼을 눌러 메시지를 저장하고 대화 상자를 닫습니다.

Excel의 결과는 다음과 유사합니다.

사용자가 콤보 상자에 자신의 데이터를 입력할 수 있도록 허용

기본적으로 Excel에서 만든 드롭다운 목록은 편집할 수 없습니다. 목록. 그러나 사용자가 자신의 값을 입력하도록 허용할 수 있습니다.

기술적으로 이것은 드롭다운 목록을 Excel 콤보 상자로 바꿉니다. "콤보 상자"라는 용어는 사용자가 목록에서 값을 선택하거나 상자에 직접 값을 입력할 수 있는 편집 가능한 드롭다운을 의미합니다.

1. 데이터 유효성 검사 대화 상자에서 ( 데이터 탭 > 데이터 유효성 검사 ), 오류 경고 탭으로 이동합니다.
2. "잘못된 데이터를 입력한 후 오류 경고 표시<2를 선택합니다>" 상자를 사용하면 사용자가 드롭다운 메뉴에 없는 데이터를 입력하려고 할 때 경고를 표시할 수 있습니다. 메시지를 표시하지 않으려면 이 확인란을 선택 취소합니다.
3. 경고 메시지를 표시하려면 스타일 상자에서 옵션 중 하나를 선택하고 제목과 메시지를 입력합니다. . 어느 하나