يوضح البرنامج التعليمي 4 طرق سريعة لإضافة قائمة منسدلة في Excel. كما يوضح كيفية إنشاء قائمة منسدلة من مصنف آخر ، وتحرير ونسخ وحذف قوائم التحقق من صحة البيانات.

تُستخدم القائمة المنسدلة لـ Excel ، والتي تُعرف أيضًا باسم المربع المنسدل أو مربع التحرير والسرد ، لإدخال البيانات في جدول بيانات من قائمة عناصر محددة مسبقًا. الغرض الرئيسي من استخدام القوائم المنسدلة في Excel هو الحد من عدد الخيارات المتاحة للمستخدم. بصرف النظر عن ذلك ، تمنع القائمة المنسدلة الأخطاء الإملائية وتجعل إدخال البيانات أسرع.

كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel

بشكل عام ، هناك 4 طرق قم بإنشاء قائمة منسدلة في Excel باستخدام ميزة التحقق من صحة البيانات. ستجد أدناه مخططًا سريعًا للمزايا والعيوب الرئيسية بالإضافة إلى الإرشادات التفصيلية خطوة بخطوة لكل طريقة:

إنشاء قائمة منسدلة بقيم مفصولة بفواصل

هذه هي أسرع طريقة لإضافة مربع قائمة منسدلة في كافة إصدارات Excel 2010 من خلال Excel 365.

1. حدد خلية أو نطاقًا لقائمتك المنسدلة.

تبدأ بتحديد خلية أو خلايا حيث تريد ظهور مربع منسدل. يمكن أن يكون هذا خلية مفردة أو نطاق من الخلايا أو العمود بأكمله. إذا حددت العمود بالكامل ، فسيتم إنشاء قائمة منسدلة في كل خلية من هذا العمود ، والتي توفر الوقت الحقيقي ، على سبيل المثال ، عند إنشاء استبيان.

يمكنك حتى تحديد خلايا غير متجاورة المعلومات أو تحذير سيسمح للمستخدمين بإدخال النص الخاص بهم في مربع التحرير والسرد.

• يوصى باستخدام معلومات رسالة إذا كان من المحتمل أن يقوم المستخدمون بإدخال اختياراتهم الخاصة كثيرًا.
• A تحذير رسالة سيحث المستخدمين على تحديد عنصر من المربع المنسدل بدلاً من إدخال بياناتهم الخاصة ، على الرغم من أنه لا يحظر الإدخالات المخصصة.
• إيقاف (افتراضي) سيمنع الأشخاص من إدخال أي بيانات غير موجودة في القائمة المنسدلة لبرنامج Excel.

وهذا هو الشكل الذي قد تبدو عليه رسالة التحذير المخصصة في Excel:

نصيحة. إذا لم تكن متأكدًا من العنوان أو نص الرسالة المراد كتابته ، يمكنك ترك الحقول فارغة. في هذه الحالة ، سيعرض Microsoft Excel التنبيه الافتراضي " القيمة التي أدخلتها غير صالحة. قام المستخدم بتقييد القيم التي يمكن إدخالها في هذه الخلية ."

كيفية نسخ القائمة المنسدلة في Excel

في حالة رغبتك في ظهور قائمة اختيار في خلايا متعددة ، يمكنك ببساطة نسخها مثل أي محتوى خلية آخر عن طريق السحب مقبض التعبئة من خلال الخلايا المجاورة أو باستخدام اختصارات النسخ / اللصق. تقوم هذه الطرق بنسخ جميع محتويات الخلية بما في ذلك التحقق من صحة البيانات و التحديد الحالي . لذلك ، من الأفضل استخدامها عند عدم تحديد أي عنصر في القائمة المنسدلة حتى الآن.

لنسخ قائمة منسدلة بدون التحديد الحالي ، استخدملصق ميزة خاصة لنسخ قاعدة التحقق من صحة البيانات فقط.

كيفية تحرير قائمة Excel المنسدلة

بعد إنشاء قائمة منسدلة في Excel ، قد ترغب في إضافة المزيد من الإدخالات إليه أو حذف بعض العناصر الموجودة. تعتمد كيفية القيام بذلك على كيفية إنشاء المربع المنسدل الخاص بك.

قم بتعديل قائمة منسدلة مفصولة بفواصل

إذا قمت بإنشاء قائمة منسدلة مفصولة بفاصلة في المربع ، تابع الخطوات التالية:

1. حدد خلية أو خلايا تشير إلى قائمة التحقق من صحة بيانات Excel ، أي الخلايا التي تحتوي على مربع قائمة منسدلة تريد تحريره.
2. انقر فوق التحقق من صحة البيانات (شريط Excel & gt ؛ علامة تبويب البيانات).
3. احذف أو اكتب عناصر جديدة في المربع المصدر
4. انقر فوق موافق للحفظ التغييرات وأغلق Excel نافذة التحقق من صحة البيانات .

نصيحة. إذا كنت تريد تطبيق التغييرات على جميع الخلايا التي تحتوي على هذه القائمة المنسدلة ، فحدد الخيار " تطبيق هذه التغييرات على جميع الخلايا الأخرى ذات الإعدادات نفسها ".

تغيير قائمة منسدلة استنادًا إلى نطاق من الخلايا

إذا قمت بإنشاء مربع قائمة منسدلة عن طريق تحديد نطاق من الخلايا بدلاً من الإشارة إلى نطاق مسمى ، فتابع بالطريقة التالية.

1. انتقل إلى جدول البيانات الذي يحتوي على العناصر التي تظهر في المربع المنسدل ، وقم بتحرير القائمة بالطريقة التي تريدها.
2. حدد الخلية أو الخلايا التي تحتوي على القائمة المنسدلةقائمة.
3. انقر فوق التحقق من صحة البيانات في علامة التبويب البيانات .
4. في Excel التحقق من صحة البيانات النافذة ، في الإعدادات علامة التبويب ، قم بتغيير مراجع الخلايا في المربع المصدر. يمكنك إما تحريرها يدويًا أو النقر فوق رمز طي الحوار .
5. انقر فوق الزر موافق لحفظ التغييرات وإغلاق النافذة.

تحديث قطرة- قائمة منسدلة من نطاق مسمى

إذا كنت قد أنشأت مربعًا منسدلًا يعتمد على النطاق المسمى ، فيمكنك فقط تحرير عناصر النطاق ثم تغيير المرجع إلى النطاق المحدد. سيتم تحديث جميع المربعات المنسدلة المستندة إلى هذا النطاق المسمى تلقائيًا.

1. إضافة أو حذف العناصر في النطاق المسمى.

افتح ورقة العمل التي تحتوي على النطاق المسمى الخاص بك ، أو احذف أو اكتب إدخالات جديدة. تذكر ترتيب العناصر بالترتيب الذي تريده أن تظهر في قائمة Excel المنسدلة.

كيفية حذف قائمة منسدلة

إذا لم تعد تريد وجود مربعات منسدلة في ورقة عمل Excel ، فيمكنك إزالتها من بعض الخلايا أو كلها.

إزالة قائمة منسدلة من الخلية (الخلايا) المحددة

1. حدد خلية أو عدة خلايا تريد إزالة المربعات المنسدلة منها.
2. انتقل إلى علامة التبويب البيانات وانقر فوق التحقق من صحة البيانات .
3. في علامة التبويب "الإعدادات" ، حدد الزر مسح الكل .

تزيل هذه الطريقة القوائم المنسدلة من الخلايا المحددة ، ولكنها تحتفظ بالقيم المحددة حاليًا.

إذا كنت تريد حذف كل من القائمة المنسدلة وقيم الخلايا ، يمكنك تحديد الخلايا والنقر فوق الزر مسح الكل في علامة التبويب الصفحة الرئيسية & gt ؛ تحرير المجموعة و GT. امسح .

حذف قائمة Excel المنسدلة من جميع الخلايا في الورقة الحالية

بهذه الطريقة ، يمكنك إزالة القائمة المنسدلة من جميع الخلايا المرتبطة في ورقة عمل. لن يؤدي هذا إلى حذف مربع القائمة المنسدلة نفسه من الخلايا في أوراق العمل الأخرى ، إن وجدت.

1. حدد أي خليةتحتوي على القائمة المنسدلة الخاصة بك.
2. انقر فوق التحقق من صحة البيانات في علامة التبويب البيانات .
3. في نافذة التحقق من صحة البيانات ، في علامة التبويب "الإعدادات" ، حدد خانة الاختيار " تطبيق هذه التغييرات على كافة الخلايا الأخرى ذات الإعدادات نفسها ".

   بمجرد التحقق من ذلك ، سيتم تحديد جميع الخلايا التي تشير إلى قائمة التحقق من صحة بيانات Excel ، كما ترى في لقطة الشاشة أدناه.

4. انقر فوق امسح الكل زر لحذف القائمة المنسدلة.
5. انقر فوق موافق لحفظ التغييرات وإغلاق نافذة التحقق من صحة البيانات.

تحذف هذه الطريقة قائمة منسدلة من جميع الخلايا التي تحتوي عليها ، مع الاحتفاظ بالقيم المحددة حاليًا. إذا قمت بإنشاء قائمة منسدلة من نطاق من الخلايا أو نطاق مسمى ، فستظل قائمة المصدر كما هي. لإزالته ، افتح ورقة العمل التي تحتوي على عناصر القائمة المنسدلة ، واحذفها.

الآن أنت تعرف أساسيات قوائم Excel المنسدلة. في المقالة التالية ، سنستكشف هذا الموضوع بشكل أكبر وسأوضح لك كيفية إنشاء قائمة منسدلة متتالية (تابعة) باستخدام التحقق الشرطي من صحة البيانات. يرجى ترقبوا ونشكركم على القراءة!

2. استخدم التحقق من صحة بيانات Excel لإنشاء قائمة منسدلة.

في شريط Excel ، انتقل إلى علامة التبويب بيانات & gt؛ مجموعة أدوات البيانات وانقر فوق التحقق من صحة البيانات .

3. أدخل عناصر القائمة واختر الخيارات.

في نافذة التحقق من صحة البيانات ، في علامة التبويب إعدادات ، قم بما يلي:

• في المربع السماح ، حدد قائمة .
• في المربع المصدر ، اكتب العناصر التي تريد ظهورها في القائمة المنسدلة قائمة مفصولة بفاصلة (مع أو بدون مسافات).
• تأكد من تحديد المربع القائمة المنسدلة في الخلية ؛ وإلا فلن يظهر سهم القائمة المنسدلة بجوار الخلية.
• حدد أو امسح تجاهل الفراغ اعتمادًا على الطريقة التي تريد بها معالجة الخلايا الفارغة.
• انقر فوق حسنًا ، لقد انتهيت!

الآن ، يقوم مستخدمو Excel ببساطة بالنقر فوق سهم بجوار خلية تحتوي على مربع قائمة منسدلة ، ثم حدد الإدخال الذي يريدونه من القائمة المنسدلة.

حسنًا ، المربع المنسدل جاهز في أقل من دقيقة. تعمل هذه الطريقة بشكل جيد مع قوائم التحقق من صحة بيانات Excel الصغيرة التي من غير المحتمل أن تتغير على الإطلاق. إذا لم يكن الأمر كذلك ، ففكر في استخدام أحد الخيارات التالية.

إضافة قائمة منسدلة من نطاق مسمى

هذه الطريقة لإنشاء قائمة التحقق من صحة بيانات Excel تستغرق وقتًا أطول قليلاً ، لكنها قد توفر أكثر من ذلكالوقت على المدى الطويل.

1. اكتب إدخالات القائمة المنسدلة.

حدد الإدخالات التي تريد ظهورها في القائمة المنسدلة في ورقة عمل موجودة أو اكتب الإدخالات في ورقة جديدة. يجب إدخال هذه القيم في عمود أو صف واحد بدون أي خلايا فارغة.

على سبيل المثال ، دعنا ننشئ قائمة منسدلة بالمكونات لوصفاتك المفضلة:

نصيحة. إنها لفكرة جيدة أن تقوم بفرز إدخالاتك بالترتيب الذي تريدها أن تظهر فيه في القائمة المنسدلة.

2. قم بإنشاء نطاق مسمى.

تتمثل أسرع طريقة لإنشاء نطاق مسمى في Excel في تحديد الخلايا وكتابة اسم النطاق مباشرةً في Name Box . عند الانتهاء ، انقر فوق Enter لحفظ النطاق المسمى الذي تم إنشاؤه حديثًا. لمزيد من المعلومات ، يرجى الاطلاع على كيفية تحديد اسم في Excel.

3. تطبيق التحقق من صحة البيانات.

انقر في الخلية حيث تريد أن تظهر القائمة المنسدلة - يمكن أن تكون نطاقًا من الخلايا أو العمود بأكمله ، في نفس الورقة حيث توجد قائمة الإدخالات الخاصة بك أو في ورقة عمل مختلفة. ثم ، انتقل إلى علامة التبويب البيانات ، انقر فوق التحقق من صحة البيانات وقم بتكوين القاعدة:

• في المربع السماح ، حدد قائمة .
• في المربع المصدر ، اكتب الاسم الذي أعطيته للنطاق مسبوقًا بعلامة التساوي ، على سبيل المثال = المكونات .
• تأكد من تحديد المربع القائمة المنسدلة في الخلية .
• انقر فوقحسنًا.

إذا كانت قائمة المصدر تحتوي على أكثر من 8 عناصر ، فسيحتوي المربع المنسدل على شريط تمرير مثل هذا:

ملاحظة. إذا كان النطاق المسمى يحتوي على خلية فارغة واحدة على الأقل ، فإن تحديد المربع تجاهل الفراغ يسمح بإدخال أي قيمة في الخلية التي تم التحقق من صحتها.

إنشاء قائمة منسدلة من جدول Excel

بدلاً من استخدام نطاق مسمى عادي ، يمكنك تحويل بياناتك إلى جدول Excel كامل الوظائف ( إدراج & gt ؛ جدول أو Ctrl + T) ، ثم قم بإنشاء قائمة التحقق من صحة البيانات من هذا الجدول. لماذا قد ترغب في استخدام الجدول؟ أولاً وقبل كل شيء ، لأنه يتيح لك إنشاء قائمة منسدلة ديناميكية قابلة للتوسيع يتم تحديثها تلقائيًا أثناء إضافة العناصر أو إزالتها من الجدول.

لإضافة قائمة منسدلة ديناميكية من جدول Excel ، اتبع الخطوات التالية:

1. حدد الخلية حيث تريد إدراج قائمة منسدلة.
2. افتح التحقق من صحة البيانات نافذة الحوار.
3. حدد قائمة من المربع المنسدل السماح .
4. في المصدر الجديد ، أدخل الصيغة التي تشير إلى عمود معين في الجدول الخاص بك ، وليس بما في ذلك خلية الرأس. لهذا ، استخدم الدالة INDIRECT مع مرجع منظم ، مثل هذا:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. عند الانتهاء ، انقر فوق موافق .

لهذا المثال ، نقوم بعمل قائمة منسدلة من العمود المسمى المكونات في الجدول 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

أدخل القائمة المنسدلة في Excel من مجموعة من الخلايا

إلىأدخل قائمة منسدلة من نطاق من الخلايا ، نفذ الخطوات التالية:

1. اكتب العناصر في خلايا منفصلة.
2. حدد الخلية حيث تريد القائمة المنسدلة لتظهر.
3. في علامة التبويب البيانات ، انقر فوق التحقق من صحة البيانات .
4. ضع المؤشر في المربع المصدر أو انقر فوق Collapse Dialog icon ، وحدد نطاق الخلايا المراد تضمينها في القائمة المنسدلة. قد يكون النطاق في نفس أو في ورقة عمل مختلفة. إذا كان الأخير ، فما عليك سوى الانتقال إلى الورقة الأخرى وتحديد نطاق باستخدام الماوس.

إنشاء قائمة Excel ديناميكية (محدثة تلقائيًا)

إذا كنت تقوم غالبًا بتحرير العناصر في القائمة المنسدلة ، فقد ترغب في إنشاء قائمة منسدلة ديناميكية في Excel. في هذه الحالة ، سيتم تحديث قائمتك تلقائيًا في جميع الخلايا التي تحتوي عليها ، بمجرد إزالة أو إضافة إدخالات جديدة إلى قائمة المصادر.

أسهل طريقة لإنشاء مثل هذه القائمة المنسدلة المحدثة ديناميكيًا في يتم Excel عن طريق إنشاء قائمة مسماة تستند إلى جدول. إذا كنت تفضل لسبب ما نطاقًا مُسمىًا معتادًا ، فقم بالإشارة إليه باستخدام صيغة OFFSET ، كما هو موضح أدناه.

1. تبدأ بإنشاء قائمة منسدلة عادية بناءً على نطاق مسمى كما هو موضح أعلاه.
2. في الخطوة 2 ، عند إنشاء اسم ، يمكنك وضع الصيغة التالية في المربع يشير إلى .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   المكان:

   • Sheet1 - اسم الورقة
   • A - العمود الذي توجد فيه عناصرتوجد القائمة المنسدلة الخاصة بك
   • $ A $ 1 - الخلية التي تحتوي على العنصر الأول من القائمة

كما ترى ، تتكون الصيغة من 2 وظائف Excel - OFFSET و COUNTA. تحسب الدالة COUNTA جميع الفراغات غير الموجودة في العمود المحدد. يأخذ OFFSET هذا الرقم ويعيد مرجعًا إلى نطاق يتضمن خلايا غير فارغة فقط ، بدءًا من الخلية الأولى التي تحددها في الصيغة.

الميزة الرئيسية للديناميكية القوائم المنسدلة هي أنك لن تضطر إلى تغيير المرجع إلى النطاق المسمى في كل مرة بعد تحرير قائمة المصادر. ما عليك سوى حذف أو كتابة إدخالات جديدة في قائمة المصادر وسيتم تحديث جميع الخلايا التي تحتوي على قائمة التحقق من صحة Excel تلقائيًا!

كيف تعمل هذه الصيغة

في Microsoft Excel ، OFFSET (المرجع ، الصفوف ، العواميد ، [الارتفاع] ، [العرض]) وظيفة لإرجاع مرجع إلى نطاق يتكون من عدد محدد من الصفوف والأعمدة. لإجبارها على إرجاع النطاق الديناميكي ، أي النطاق المتغير باستمرار ، نحدد الوسيطات التالية:

• reference - الخلية $ A $ 1 في الورقة 1 ، وهو العنصر الأول في قائمتك المنسدلة ؛
• rows أمبير. cols هي 0 لأنك لا تريد إزاحة النطاق الذي تم إرجاعه عموديًا أو أفقيًا ؛
• height - عدد الخلايا غير الفارغة في العمود A ، التي تم إرجاعها بواسطة الدالة COUNTA ؛
• width - 1 ، أي عمود واحد.

كيفية إنشاء قائمة منسدلةقائمة من مصنف آخر

يمكنك إنشاء قائمة منسدلة في Excel باستخدام قائمة من مصنف آخر كمصدر. للقيام بذلك ، سيتعين عليك إنشاء نطاقين مسميين - أحدهما في الكتاب المصدر والآخر في الكتاب حيث ترغب في استخدام قائمة التحقق من صحة بيانات Excel.

ملاحظة. لكي تعمل القائمة المنسدلة من مصنف آخر ، يجب أن يكون المصنف الذي يحتوي على قائمة المصدر مفتوحًا.

قائمة منسدلة ثابتة من مصنف آخر

لن يتم تحديث القائمة المنسدلة التي تم إنشاؤها بهذه الطريقة تلقائيًا عند إضافة أو إزالة إدخالات في قائمة المصدر وسيتعين عليك تعديل مرجع قائمة المصدر يدويًا.

1. قم بإنشاء نطاق مسمى لقائمة المصدر.

افتح المصنف الذي يحتوي على قائمة المصادر ، SourceBook.xlsx في هذا المثال ، وأنشئ نطاقًا مسمى للإدخالات التي تريد تضمينها القائمة المنسدلة الخاصة بك ، على سبيل المثال قائمة_المصدر .

2. قم بإنشاء مرجع مسمى في المصنف الرئيسي.

افتح المصنف الذي تريد أن تظهر القائمة المنسدلة فيه وقم بإنشاء اسم يشير إلى قائمة المصادر الخاصة بك. في هذا المثال ، المرجع المكتمل هو = SourceBook.xlsx! Source_list

ملاحظة. يجب عليك إرفاق اسم المصنف بالفواصل العليا (') إذا كان يحتوي على أية مسافات. على سبيل المثال: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. تطبيق التحقق من صحة البيانات

في المصنف الرئيسي ، حدد الخلية (الخلايا) لقائمتك المنسدلة ، انقر فوق البيانات & gt؛ بياناتتحقق من الصحة وأدخل الاسم الذي أنشأته في الخطوة 2 في المربع المصدر .

قائمة منسدلة ديناميكية من مصنف آخر

سيتم تحديث القائمة المنسدلة التي تم إنشاؤها بهذه الطريقة على الفور بمجرد إجراء أي تغييرات على قائمة المصدر.

1. قم بإنشاء اسم نطاق في المصنف المصدر باستخدام صيغة OFFSET ، مثل موضح في إنشاء قائمة منسدلة ديناميكية.
2. في المصنف الرئيسي ، قم بتطبيق التحقق من صحة البيانات بالطريقة المعتادة.

لا يعمل التحقق من صحة البيانات في Excel

خيار التحقق من صحة البيانات معطل أو معطل؟ هناك عدة أسباب وراء حدوث ذلك:

• لا يمكن إضافة القوائم المنسدلة إلى أوراق العمل المحمية أو المشتركة. أزل الحماية أو توقف عن مشاركة ورقة العمل ، ثم حاول النقر فوق التحقق من صحة البيانات مرة أخرى.
• أنت تقوم بإنشاء قائمة منسدلة من جدول Excel مرتبط بموقع SharePoint. قم بإلغاء ارتباط الجدول أو إزالة تنسيق الجدول ، وحاول مرة أخرى.

خيارات إضافية لمربع Excel المنسدل

في معظم الحالات ، الإعدادات الخيارات التي ناقشناها أعلاه كافية تمامًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يتوفر خياران آخران في علامات التبويب الأخرى في نافذة الحوار التحقق من صحة البيانات .

عرض رسالة عند النقر فوق خلية تحتوي على القائمة المنسدلة

إذا كنت ترغب في عرض رسالة منبثقة للمستخدمين عند النقر فوق أي خلية تحتوي على القائمة المنسدلة ، فتابع ذلكالطريقة:

• في مربع الحوار التحقق من صحة البيانات ( علامة تبويب البيانات & gt ؛ التحقق من صحة البيانات ) ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب رسالة الإدخال .
• تأكد من تحديد الخيار إظهار رسالة الإدخال عند تحديد الخلية .
• اكتب عنوانًا ورسالة في الحقول المقابلة (حتى 225 حرفًا).
• انقر فوق الزر زر موافق لحفظ الرسالة وإغلاق مربع الحوار.

ستبدو النتيجة في Excel مشابهة لما يلي:

السماح للمستخدمين بإدخال بياناتهم الخاصة في مربع تحرير وسرد

افتراضيًا ، تكون القائمة المنسدلة التي تقوم بإنشائها في Excel غير قابلة للتحرير ، أي أنها مقيدة بالقيم الموجودة في القائمة. ومع ذلك ، يمكنك السماح للمستخدمين بإدخال القيم الخاصة بهم.

من الناحية الفنية ، هذا يحول القائمة المنسدلة إلى مربع تحرير وسرد Excel. مصطلح "مربع التحرير والسرد" يعني قائمة منسدلة قابلة للتحرير تتيح للمستخدمين إما تحديد قيمة من القائمة أو كتابة قيمة مباشرة في المربع.

1. في مربع الحوار التحقق من صحة البيانات ( علامة تبويب البيانات & gt ؛ التحقق من صحة البيانات ) ، انتقل إلى علامة التبويب تنبيه الخطأ .
2. حدد "إظهار تنبيه الخطأ بعد إدخال بيانات غير صالحة "إذا كنت تريد عرض تنبيه عندما يحاول المستخدم إدخال بعض البيانات غير الموجودة في القائمة المنسدلة. إذا كنت لا تريد إظهار أي رسالة ، فقم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه.
3. لعرض رسالة تحذير ، اختر أحد الخيارات من المربع النمط ، واكتب العنوان والرسالة . أيضاً