Il montre également comment créer une liste déroulante à partir d'un autre classeur, modifier, copier et supprimer des listes de validation de données.

La liste déroulante d'Excel, également appelée boîte à liste déroulante ou boîte combo, est utilisée pour saisir des données dans une feuille de calcul à partir d'une liste d'éléments prédéfinis. L'objectif principal de l'utilisation de listes déroulantes dans Excel est de limiter le nombre de choix disponibles pour l'utilisateur. En outre, une liste déroulante évite les fautes d'orthographe et accélère la saisie des données.

Comment créer une liste déroulante dans Excel

Dans l'ensemble, il existe quatre façons de créer un menu déroulant dans Excel à l'aide de la fonction de validation des données. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des principaux avantages et inconvénients ainsi que des instructions détaillées, étape par étape, pour chaque méthode :

Créer une liste déroulante avec des valeurs séparées par des virgules

Il s'agit du moyen le plus rapide d'ajouter une zone de liste déroulante dans toutes les versions d'Excel 2010 à Excel 365.

Sélectionnez une cellule ou une plage pour votre liste déroulante.

Vous commencez par sélectionner la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez faire apparaître une liste déroulante. Il peut s'agir d'une seule cellule, d'une série de cellules ou de la colonne entière. Si vous sélectionnez la colonne entière, un menu déroulant sera créé dans chaque cellule de cette colonne, ce qui constitue un véritable gain de temps, par exemple lorsque vous créez un questionnaire.

Vous pouvez même sélectionner des cellules non contiguës en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en sélectionnant les cellules avec la souris.

Utilisez la validation des données Excel pour créer une liste déroulante.

Sur le ruban Excel, allez dans l'onglet Onglet Données> ; Groupe Outils de données et cliquez sur Validation des données .

3. saisissez les éléments de la liste et choisissez les options.

Sur la validation des données sur la fenêtre Paramètres , procédez comme suit :

• Dans le Autoriser sélectionnez Liste .
• Dans le Source : tapez les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans votre menu déroulant en les séparant par une virgule (avec ou sans espace).
• Assurez-vous que le Liste déroulante dans une cellule est cochée, sinon la flèche déroulante n'apparaîtra pas à côté de la cellule.
• Sélectionnez ou effacez le Ignorer le blanc en fonction de la façon dont vous voulez gérer les cellules vides.
• Cliquez sur OK et vous avez terminé !

Désormais, les utilisateurs d'Excel n'ont qu'à cliquer sur une flèche à côté d'une cellule contenant une zone de liste déroulante, puis à sélectionner l'entrée qu'ils souhaitent dans le menu déroulant.

Eh bien, votre liste déroulante est prête en moins d'une minute. Cette méthode fonctionne bien pour les petites listes de validation de données Excel qui ne sont pas susceptibles de changer. Si ce n'est pas le cas, envisagez d'utiliser l'une des options suivantes.

Ajouter une liste déroulante à partir d'une plage nommée

Cette méthode de création d'une liste de validation de données Excel prend un peu plus de temps, mais elle peut permettre de gagner encore plus de temps à long terme.

1. tapez les entrées de votre liste déroulante.

Sélectionnez les entrées que vous souhaitez voir apparaître dans votre menu déroulant dans une feuille de calcul existante ou tapez les entrées dans une nouvelle feuille. Ces valeurs doivent être saisies dans une seule colonne ou ligne sans aucune cellule vide.

Par exemple, créons une liste déroulante d'ingrédients pour vos recettes préférées :

Conseil : il est judicieux de trier vos entrées dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'elles apparaissent dans le menu déroulant.

2. créer une plage nommée.

Le moyen le plus rapide de créer une plage nommée dans Excel est de sélectionner les cellules et de taper le nom de la plage directement dans le champ Boîte à noms Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Entrée pour enregistrer la plage nommée nouvellement créée. Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique Comment définir un nom dans Excel.

3. appliquer la validation des données.

Cliquez dans la cellule où vous voulez que la liste déroulante apparaisse - il peut s'agir d'une plage de cellules ou de la colonne entière, dans la même feuille que celle où se trouve votre liste d'entrées ou dans une autre feuille de calcul. Onglet Données , cliquez Validation des données et configurer la règle :

• Dans le Autoriser sélectionnez Liste .
• Dans le Source : tapez le nom que vous avez donné à votre plage précédé d'un signe égal, par exemple =Ingrédients .
• Assurez-vous que le Liste déroulante dans une cellule est cochée.
• Cliquez sur OK.

Si la liste source contient plus de 8 éléments, votre zone de liste déroulante aura une barre de défilement comme ceci :

Remarque : si votre plage nommée comporte au moins une cellule vide, la sélection de l'option Ignorer le blanc permet de saisir n'importe quelle valeur dans la cellule validée.

Créer une liste déroulante à partir d'un tableau Excel

Au lieu d'utiliser une plage nommée ordinaire, vous pouvez convertir vos données en un tableau Excel entièrement fonctionnel ( Insérer> ; Tableau ou Ctrl + T ), puis de créer une liste de validation des données à partir de ce tableau. Pourquoi utiliser un tableau ? Tout d'abord, parce qu'il vous permet de créer une liste de validation des données. liste déroulante dynamique extensible qui se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments du tableau.

Pour ajouter une liste déroulante dynamique à partir d'un tableau Excel, procédez comme suit :

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer une liste déroulante.
2. Ouvrez le Validation des données de la fenêtre de dialogue.
3. Sélectionnez Liste de la Autoriser dans le menu déroulant.
4. Dans le nouveau Source : saisissez la formule se référant à une colonne spécifique de votre tableau, sans inclure la cellule d'en-tête. Pour cela, utilisez la fonction INDIRECT avec une référence structurée comme celle-ci :

   =INDIRECT("Nom de la table [Nom de la colonne]")

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK .

Pour cet exemple, nous faisons une liste déroulante à partir de la colonne nommée Ingrédients dans le tableau 1 :

=INDIRECT("Table1[Ingrédients]")

Insérer un menu déroulant dans Excel à partir d'une plage de cellules

Pour insérer une liste déroulante à partir d'une plage de cellules, procédez comme suit :

1. Tapez les éléments dans des cellules séparées.
2. Sélectionnez la cellule où vous voulez que la liste déroulante apparaisse.
3. Sur le Données cliquez sur Validation des données .
4. Placez le curseur dans le champ Boîte à source ou cliquez sur le bouton Réduire la boîte de dialogue et sélectionnez la plage de cellules à inclure dans votre liste déroulante. La plage peut se trouver dans la même feuille de calcul ou dans une autre. Dans ce dernier cas, il vous suffit de vous rendre dans l'autre feuille et de sélectionner une plage à l'aide de la souris.

Créer une liste déroulante Excel dynamique (mise à jour automatiquement)

Si vous modifiez souvent les éléments du menu déroulant, vous pouvez créer une liste déroulante dynamique dans Excel. Dans ce cas, votre liste sera mise à jour automatiquement dans toutes les cellules qui la contiennent, dès que vous supprimez ou ajoutez de nouvelles entrées à la liste source.

La façon la plus simple de créer une telle liste déroulante mise à jour dynamiquement dans Excel est de créer une liste nommée basée sur un tableau. Si, pour une raison quelconque, vous préférez une plage nommée habituelle, référencez-la à l'aide de la formule OFFSET, comme expliqué ci-dessous.

1. Vous commencez par créer une liste déroulante habituelle basée sur une plage nommée, comme décrit ci-dessus.
2. À l'étape 2, lors de la création d'un nom, vous mettez la formule suivante dans le champ Fait référence à boîte.

   =OFFSET(Feuille1!$A$1,0,0,COUNTA(Feuille1!$A:$A),1)

   Où :

   • Sheet1 - le nom de la feuille
   • A - la colonne où se trouvent les éléments de votre liste déroulante
   • $A$1 - la cellule contenant le premier élément de la liste

Comme vous le voyez, la formule est composée de deux fonctions Excel : OFFSET et COUNTA. La fonction COUNTA compte tous les espaces non vides dans la colonne spécifiée. OFFSET prend ce nombre et renvoie une référence à une plage qui comprend uniquement des cellules non vides, à partir de la première cellule spécifiée dans la formule.

Le principal avantage des listes déroulantes dynamiques est que vous n'aurez pas à changer la référence à la plage nommée à chaque fois après avoir modifié la liste source. Il vous suffit de supprimer ou de taper de nouvelles entrées dans la liste source et toutes les cellules contenant cette liste de validation Excel seront mises à jour automatiquement !

Comment fonctionne cette formule

Dans Microsoft Excel, la fonction OFFSET(référence, lignes, colonnes, [hauteur], [largeur]) est utilisée pour renvoyer une référence à une plage constituée d'un nombre spécifié de lignes et de colonnes. Pour forcer la fonction à renvoyer une plage dynamique, c'est-à-dire qui change continuellement, nous spécifions les arguments suivants :

• référence - la cellule $A$1 de la feuille 1, qui est le premier élément de votre liste déroulante ;
• rangées & ; cols sont égaux à 0 parce que vous ne voulez pas décaler la plage retournée, ni verticalement ni horizontalement ;
• hauteur - le nombre de cellules non vides dans la colonne A, renvoyé par la fonction COUNTA ;
• largeur - 1, c'est-à-dire une seule colonne.

Comment créer une liste déroulante à partir d'un autre classeur ?

Vous pouvez créer un menu déroulant dans Excel en utilisant comme source une liste provenant d'un autre classeur. Pour ce faire, vous devrez créer 2 plages nommées - une dans le classeur source et une autre dans le classeur où vous souhaitez utiliser votre liste de validation de données Excel.

Remarque : pour que la liste déroulante d'un autre classeur fonctionne, le classeur contenant la liste source doit être ouvert.

Une liste déroulante statique provenant d'un autre classeur

La liste déroulante créée de cette manière ne sera pas mise à jour automatiquement lorsque vous ajouterez ou supprimerez des entrées dans le répertoire des sources et vous devrez modifier manuellement la référence du répertoire des sources.

1. créer une plage nommée pour la liste source.

Ouvrez le classeur qui contient le répertoire des sources, SourceBook.xlsx dans cet exemple, et créez une plage nommée pour les entrées que vous voulez inclure dans votre liste déroulante, par ex. Liste des sources .

Créez une référence nommée dans le classeur principal.

Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse et créez un nom faisant référence à votre liste source. Dans cet exemple, la référence complétée est la suivante =SourceBook.xlsx!Liste de sources

Remarque : vous devez entourer le nom du classeur d'apostrophes (') s'il contient des espaces, par exemple : = 'Source Book.xlsx'!Source_list

3. appliquer la validation des données

Dans le classeur principal, sélectionnez la ou les cellules de votre liste déroulante, cliquer sur Données> ; Validation des données et saisissez le nom que vous avez créé à l'étape 2 dans le champ Source : boîte.

Une liste déroulante dynamique provenant d'un autre classeur

Une liste déroulante créée de cette manière sera mise à jour à la volée dès que vous aurez apporté des modifications à la liste source.

1. Créez un nom de plage dans le classeur source avec la formule OFFSET, comme expliqué dans la section Création d'une liste déroulante dynamique.
2. Dans le classeur principal, appliquez la validation des données de la manière habituelle.

La validation des données Excel ne fonctionne pas

L'option de validation des données est grisée ou désactivée ? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela peut se produire :

• Les listes déroulantes ne peuvent pas être ajoutées aux feuilles de calcul protégées ou partagées. Supprimez la protection ou arrêtez de partager la feuille de calcul, puis essayez de cliquer sur Validation des données encore.
• Vous créez une liste déroulante à partir d'un tableau Excel lié à un site SharePoint. Déconnectez le tableau ou supprimez le formatage du tableau, puis réessayez.

Options supplémentaires pour le menu déroulant Excel

Dans la plupart des cas, le Paramètres Si ce n'est pas le cas, deux autres options sont disponibles dans les autres onglets de l'onglet Validation des données de la fenêtre de dialogue.

Afficher un message lorsque l'on clique sur une cellule contenant une liste déroulante

Si vous voulez montrer à vos utilisateurs un message pop up lorsqu'ils cliquent sur une cellule contenant votre liste déroulante, procédez de la manière suivante :

• Dans la boîte de dialogue Validation des données ( Onglet Données> ; Validation des données ), passez à la Message d'entrée onglet.
• Assurez-vous que l'option Afficher le message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée est vérifié.
• Saisissez un titre et un message dans les champs correspondants (225 caractères maximum).
• Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le message et fermer la boîte de dialogue.

Le résultat dans Excel ressemblera à ceci :

Permettre aux utilisateurs de saisir leurs propres données dans une boîte combo

Par défaut, la liste déroulante que vous créez dans Excel est non modifiable, c'est-à-dire limitée aux valeurs de la liste. Vous pouvez toutefois permettre à vos utilisateurs de saisir leurs propres valeurs.

Techniquement, cela transforme une liste déroulante en une boîte combo Excel. Le terme "boîte combo" désigne une liste déroulante modifiable qui permet aux utilisateurs de sélectionner une valeur dans la liste ou de saisir une valeur directement dans la boîte.

1. Dans le Validation des données dialogue ( Onglet Données> ; Validation des données ), allez dans le Alerte d'erreur onglet.
2. Sélectionnez le "Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données invalides "Si vous souhaitez afficher un message d'alerte lorsqu'un utilisateur tente de saisir des données qui ne figurent pas dans le menu déroulant, décochez cette case.
3. Pour afficher un message d'avertissement, choisissez l'une des options dans le menu déroulant. Style et tapez le titre et le message. Soit Information ou Avertissement permettra aux utilisateurs d'entrer leur propre texte dans la boîte combo.
   • Un site Information message est recommandé si vos utilisateurs sont susceptibles de saisir leurs propres choix assez souvent.
   • A Avertissement message incitera les utilisateurs à sélectionner un élément dans la liste déroulante plutôt que de saisir leurs propres données, bien qu'il n'interdise pas les entrées personnalisées.
   • Stop (par défaut) empêchera les gens de saisir toute donnée qui ne figure pas dans votre liste déroulante Excel.

   

   Et voici à quoi peut ressembler votre message d'avertissement personnalisé dans Excel :

   

   Conseil : si vous n'êtes pas sûr du titre ou du texte du message à saisir, vous pouvez laisser les champs vides. Dans ce cas, Microsoft Excel affichera l'alerte par défaut " La valeur que vous avez saisie n'est pas valide. Un utilisateur a limité les valeurs qui peuvent être saisies dans cette cellule. ."

Comment copier une liste déroulante dans Excel

Si vous souhaitez qu'une liste de sélection apparaisse dans plusieurs cellules, vous pouvez simplement la copier comme n'importe quel autre contenu de cellule en faisant glisser la poignée de remplissage dans les cellules adjacentes ou en utilisant les raccourcis copier/coller. Ces méthodes permettent de copier tout le contenu d'une cellule, y compris la validation des données et l'attribut sélection actuelle Il est donc préférable de les utiliser lorsqu'aucun élément n'est encore sélectionné dans la liste déroulante.

Pour copier une liste déroulante sans la sélection actuelle Dans le cas de la règle de validation des données, utilisez la fonction de collage spécial pour ne copier que la règle de validation des données.

Comment modifier une liste déroulante Excel

Après avoir créé une liste déroulante dans Excel, il se peut que vous souhaitiez y ajouter d'autres entrées ou supprimer certains des éléments existants. La manière de procéder dépend de la façon dont votre liste déroulante a été créée.

Modifier une liste déroulante séparée par des virgules

Si vous avez créé une liste déroulante séparée par des virgules, procédez aux étapes suivantes :

1. Sélectionnez une ou plusieurs cellules qui font référence à votre liste de validation de données Excel, c'est-à-dire des cellules contenant une zone de liste déroulante que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur Validation des données (Ruban Excel> ; onglet Données).
3. Supprimez ou tapez de nouveaux éléments dans le Source : boîte.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre Excel. Validation des données fenêtre.

Conseil : si vous voulez appliquer les modifications à l'ensemble de l'entreprise, vous pouvez le faire à partir de la page d'accueil. toutes les cellules contenant cette liste déroulante, sélectionnez le " Appliquez ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres. option ".

Modifier une liste déroulante en fonction d'une plage de cellules

Si vous avez créé une zone de liste déroulante en spécifiant une plage de cellules plutôt qu'en faisant référence à une plage nommée, procédez de la manière suivante.

1. Passez à la feuille de calcul contenant les éléments qui apparaissent dans votre liste déroulante, et modifiez la liste comme vous le souhaitez.
2. Sélectionnez la ou les cellules contenant votre liste déroulante.
3. Cliquez sur Validation des données sur le Données onglet.
4. Dans le fichier Excel Validation des données dans l'onglet Paramètres, modifiez les références des cellules dans la zone Source. Vous pouvez soit les modifier manuellement, soit cliquer sur l'icône Réduire la boîte de dialogue icône.
5. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre.

Mettre à jour une liste déroulante à partir d'une plage nommée

Si vous avez créé une zone de liste déroulante basée sur une plage nommée, il vous suffit de modifier les éléments de votre plage et de changer la référence à la plage nommée. Toutes les zones de liste déroulante basées sur cette plage nommée seront mises à jour automatiquement.

1. Ajouter ou supprimer des éléments dans la plage nommée.

Ouvrez la feuille de calcul contenant votre plage nommée, supprimez ou tapez de nouvelles entrées. N'oubliez pas de disposer les éléments dans l'ordre dans lequel vous voulez qu'ils apparaissent dans votre liste déroulante Excel.

Comment supprimer une liste déroulante

Si vous ne souhaitez plus avoir de listes déroulantes dans votre feuille de calcul Excel, vous pouvez les supprimer de certaines ou de toutes les cellules.

Suppression d'un menu déroulant dans la ou les cellules sélectionnées

1. Sélectionnez une ou plusieurs cellules dont vous souhaitez supprimer les listes déroulantes.
2. Allez à la Données et cliquez sur Validation des données .
3. Dans l'onglet Paramètres, sélectionnez l'option Effacer tout bouton.

Cette méthode supprime les menus déroulants des cellules sélectionnées, mais conserve les valeurs actuellement sélectionnées.

Si vous souhaitez supprimer à la fois une liste déroulante et les valeurs des cellules, vous pouvez sélectionner les cellules et cliquer sur l'icône Effacer tout sur le bouton Onglet Accueil> ; Groupe d'édition> ; Effacer .

Suppression d'une liste déroulante Excel de toutes les cellules de la feuille courante

De cette façon, vous pouvez supprimer une liste déroulante de toutes les cellules associées dans la feuille de calcul actuelle. Cela ne supprimera pas la même liste déroulante des cellules des autres feuilles de calcul, le cas échéant.

1. Sélectionnez n'importe quelle cellule contenant votre liste déroulante.
2. Cliquez sur Validation des données sur le Données onglet.
3. Dans la fenêtre Validation des données, sur l'onglet Paramètres, sélectionnez l'option " Appliquez ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres. La case à cocher ".

   Une fois que vous l'avez coché, toutes les cellules faisant référence à cette liste de validation de données Excel seront sélectionnées, comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous.

4. Cliquez sur le bouton Effacer tout pour supprimer la liste déroulante.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre de validation des données.

Cette méthode supprime une liste déroulante de toutes les cellules qui la contiennent, en conservant les valeurs actuellement sélectionnées. Si vous avez créé une liste déroulante à partir d'une plage de cellules ou d'une plage nommée, la liste source restera également intacte. Pour la supprimer, ouvrez la feuille de calcul contenant les éléments de la liste déroulante, puis supprimez-les.

Vous connaissez maintenant les bases des listes déroulantes Excel. Dans le prochain article, nous approfondirons ce sujet et je vous montrerai comment créer des listes déroulantes en cascade (dépendantes) avec la validation conditionnelle des données. Restez à l'écoute et merci de votre lecture !