สารบัญ
บทช่วยสอนจะสาธิตวิธีง่ายๆ 4 วิธีในการเพิ่มดร็อปดาวน์ใน Excel นอกจากนี้ยังแสดงวิธีสร้างดร็อปดาวน์จากสมุดงานอื่น แก้ไข คัดลอก และลบรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
รายการแบบหล่นลงของ Excel หรือที่เรียกว่ากล่องแบบหล่นลงหรือกล่องคำสั่งผสม ใช้เพื่อป้อนข้อมูลใน สเปรดชีตจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า วัตถุประสงค์หลักของการใช้รายการแบบหล่นลงใน Excel คือการจำกัดจำนวนตัวเลือกสำหรับผู้ใช้ นอกจากนั้น เมนูแบบเลื่อนลงยังป้องกันการสะกดผิดและทำให้ป้อนข้อมูลได้เร็วขึ้น
วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel
โดยรวมแล้ว มี 4 วิธีในการ สร้างเมนูแบบเลื่อนลงใน Excel โดยใช้คุณสมบัติการตรวจสอบข้อมูล ด้านล่างนี้คุณจะพบโครงร่างอย่างรวดเร็วของข้อดีและข้อเสียหลักรวมถึงคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับแต่ละวิธี:
สร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยมีค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มกล่องแบบเลื่อนลงใน Excel 2010 ทุกเวอร์ชันจนถึง Excel 365
1. เลือกเซลล์หรือช่วงสำหรับรายการแบบเลื่อนลง
คุณเริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้กล่องแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้น ซึ่งอาจเป็นเซลล์เดียว ช่วงของเซลล์ หรือทั้งคอลัมน์ก็ได้ หากคุณเลือกทั้งคอลัมน์ เมนูแบบเลื่อนลงจะถูกสร้างขึ้นในแต่ละเซลล์ของคอลัมน์นั้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริง ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างแบบสอบถาม
คุณยังสามารถเลือกเซลล์ที่ไม่ติดกันได้อีกด้วย ข้อมูล หรือ คำเตือน จะให้ผู้ใช้ป้อนข้อความของตนเองในกล่องคำสั่งผสม
- แนะนำให้ใช้ ข้อมูล ข้อความ
หากผู้ใช้ของคุณมีแนวโน้มที่จะป้อนตัวเลือกของตนเองค่อนข้างบ่อย - ข้อความ คำเตือน
จะชักจูงให้ผู้ใช้เลือกรายการจากช่องแบบเลื่อนลงแทนที่จะป้อนข้อมูลของตนเอง แม้ว่าจะไม่ได้ห้ามรายการที่กำหนดเองก็ตาม - หยุด (ค่าเริ่มต้น) จะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ ป้อนข้อมูลใดๆ ที่ไม่ได้อยู่ในรายการแบบเลื่อนลงของ Excel
และนี่คือลักษณะของข้อความเตือนที่กำหนดเองใน Excel:
เคล็ดลับ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะพิมพ์ชื่อเรื่องหรือข้อความใด คุณสามารถเว้นฟิลด์ว่างไว้ได้ ในกรณีนี้ Microsoft Excel จะแสดงการแจ้งเตือนเริ่มต้น " ค่าที่คุณป้อนไม่ถูกต้อง ผู้ใช้มีค่าจำกัดที่สามารถป้อนลงในเซลล์นี้ได้ "
วิธีคัดลอกรายการดรอปดาวน์ใน Excel
ในกรณีที่คุณต้องการให้รายการสำหรับเลือกปรากฏในหลายเซลล์ คุณก็คัดลอกได้เหมือนกับเนื้อหาเซลล์อื่นๆ โดยการลาก ที่จับเติมผ่านเซลล์ที่อยู่ติดกันหรือโดยใช้ทางลัดคัดลอก / วาง เมธอดเหล่านี้คัดลอกเนื้อหาทั้งหมดของเซลล์ รวมถึงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและ การเลือกปัจจุบัน ดังนั้นจึงควรใช้เมื่อยังไม่ได้เลือกรายการในดรอปดาวน์
หากต้องการคัดลอกรายการดรอปดาวน์ โดยไม่เลือกรายการปัจจุบัน ให้ใช้ปุ่มวางคุณลักษณะพิเศษเพื่อคัดลอกกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเท่านั้น
วิธีแก้ไขรายการแบบเลื่อนลงของ Excel
หลังจากที่คุณสร้างรายการแบบเลื่อนลงแล้ว ใน Excel คุณอาจต้องการเพิ่มรายการเพิ่มเติมหรือลบบางรายการที่มีอยู่ วิธีการดำเนินการนี้ขึ้นอยู่กับวิธีสร้างช่องแบบเลื่อนลงของคุณ
แก้ไขรายการแบบเลื่อนลงที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
หากคุณสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่อ้างอิงรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel เช่น เซลล์ที่มีกล่องแบบเลื่อนลงที่คุณต้องการแก้ไข
- คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (แถบริบบิ้นของ Excel > แท็บข้อมูล)
- ลบหรือพิมพ์รายการใหม่ในช่อง แหล่งที่มา
- คลิกตกลงเพื่อบันทึก การเปลี่ยนแปลงและปิดหน้าต่าง Excel การตรวจสอบข้อมูล
เคล็ดลับ หากคุณต้องการใช้การเปลี่ยนแปลงกับ เซลล์ทั้งหมด ที่มีรายการดรอปดาวน์นี้ ให้เลือกตัวเลือก " ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน "
เปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลงตามช่วงของเซลล์
หากคุณสร้างช่องแบบเลื่อนลงโดยระบุช่วงของเซลล์แทนที่จะอ้างอิงช่วงที่มีชื่อ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ตรงไปที่สเปรดชีตที่มีรายการที่ปรากฏในช่องแบบเลื่อนลง และแก้ไขรายการในแบบที่คุณต้องการ
- เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่มีรายการแบบเลื่อนลงของคุณรายการ
- คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนแท็บ ข้อมูล
- ในหน้าต่าง Excel การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนการตั้งค่า แท็บ เปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ในกล่องแหล่งที่มา คุณสามารถแก้ไขด้วยตนเองหรือคลิกไอคอน ยุบกล่องโต้ตอบ
- คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดหน้าต่าง
อัปเดต drop- รายการลงจากช่วงที่มีชื่อ
หากคุณได้สร้างช่องแบบเลื่อนลงตามช่วงที่มีชื่อ คุณก็สามารถแก้ไขรายการของช่วงของคุณแล้วเปลี่ยนการอ้างอิงไปยังช่วงที่มีชื่อได้ กล่องแบบเลื่อนลงทั้งหมดตามช่วงที่มีชื่อนี้จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ
- เพิ่มหรือลบรายการในช่วงที่มีชื่อนี้
เปิดเวิร์กชีตที่มีช่วงชื่อของคุณ ลบหรือพิมพ์รายการใหม่ อย่าลืมจัดเรียงรายการตามลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการแบบเลื่อนลงของ Excel
- บน Ribbon ของ Excel ให้ไปที่แท็บ สูตร > ผู้จัดการชื่อ . หรือกด Ctrl + F3 เพื่อเปิดหน้าต่าง Name Manager
- ในหน้าต่าง Name Manager เลือกช่วงที่มีชื่อที่คุณต้องการอัปเดต
- เปลี่ยนการอ้างอิงในช่อง อ้างอิงถึง โดยคลิกไอคอน ยุบกล่องโต้ตอบ และเลือกรายการทั้งหมดสำหรับรายการดรอปดาวน์ของคุณ
- คลิก ปุ่ม ปิด จากนั้นในข้อความยืนยันที่ปรากฏขึ้น คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
เคล็ดลับ เพื่อหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการอัปเดตการอ้างอิงของช่วงที่ตั้งชื่อหลังจากการเปลี่ยนแปลงรายการแหล่งที่มาแต่ละครั้ง คุณสามารถสร้างเมนูแบบเลื่อนลงของ Excel แบบไดนามิกได้ ในกรณีนี้ รายการดรอปดาวน์ของคุณจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในเซลล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ทันทีที่คุณลบหรือเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการ
วิธีลบรายการดรอปดาวน์
หากคุณไม่ต้องการให้มีกล่องดรอปดาวน์ในเวิร์กชีต Excel อีกต่อไป คุณสามารถลบออกจากบางเซลล์หรือทุกเซลล์
การลบเมนูแบบเลื่อนลงจากเซลล์ที่เลือก
- เลือกเซลล์หรือหลายเซลล์ที่คุณต้องการลบกล่องแบบเลื่อนลง
- ไปที่แท็บ ข้อมูล และคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .
- บนแท็บการตั้งค่า ให้เลือกปุ่ม ล้างทั้งหมด 18>
วิธีนี้จะลบเมนูแบบเลื่อนลงออกจากเซลล์ที่เลือก แต่เก็บค่าที่เลือกไว้ในปัจจุบัน
หากคุณต้องการลบทั้ง เมนูแบบเลื่อนลงและค่าของเซลล์ คุณสามารถเลือกเซลล์และคลิกปุ่ม ล้างทั้งหมด บนแท็บ หน้าแรก > กลุ่มการแก้ไข > ล้าง .
การลบรายการแบบหล่นลงของ Excel ออกจากเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงานปัจจุบัน
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถลบรายการแบบหล่นลงจากเซลล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในปัจจุบัน แผ่นงาน การดำเนินการนี้จะไม่ลบช่องดรอปดาวน์เดียวกันออกจากเซลล์ในเวิร์กชีตอื่น ถ้ามี
- เลือกเซลล์ใดก็ได้ที่มีรายการดรอปดาวน์ของคุณ
- คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนแท็บ ข้อมูล
- ในหน้าต่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนแท็บการตั้งค่า เลือกกล่องกาเครื่องหมาย " ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน "
เมื่อคุณทำเครื่องหมายแล้ว เซลล์ทั้งหมดที่อ้างถึงรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel นี้จะถูกเลือก ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง
- คลิก ล้างทั้งหมด เพื่อลบรายการดรอปดาวน์
- คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล
วิธีนี้จะลบรายการดรอปดาวน์ออกจากเซลล์ทั้งหมดที่มีอยู่ โดยคงค่าที่เลือกไว้ในปัจจุบัน หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์จากช่วงของเซลล์หรือช่วงที่ตั้งชื่อ รายการต้นฉบับจะยังคงเหมือนเดิม หากต้องการลบออก ให้เปิดเวิร์กชีตที่มีรายการของรายการแบบหล่นลง และลบออก
ตอนนี้คุณทราบข้อมูลพื้นฐานของรายการแบบหล่นลงของ Excel แล้ว ในบทความหน้า เราจะสำรวจหัวข้อนี้เพิ่มเติม และฉันจะแสดงวิธีสร้างรายการดรอปดาวน์แบบเรียงซ้อน (ขึ้นต่อกัน) ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแบบมีเงื่อนไข โปรดติดตามและขอบคุณที่อ่าน!
โดยการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ในขณะที่เลือกเซลล์ด้วยเมาส์ 
2. ใช้การตรวจสอบข้อมูลของ Excel เพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลง
บน Ribbon ของ Excel ให้ไปที่แท็บ ข้อมูล > กลุ่ม Data Tools และคลิก Data Validation .
3. ป้อนรายการและเลือกตัวเลือก
ใน หน้าต่าง Data Validation บนแท็บ Settings ให้ทำดังต่อไปนี้:
- ในช่อง อนุญาต เลือก รายการ .
- ในช่อง แหล่งที่มา พิมพ์รายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในดรอปดาวน์ เมนูคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (มีหรือไม่มีช่องว่าง)
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ มิฉะนั้นลูกศรแบบเลื่อนลงจะไม่ปรากฏถัดจากเซลล์
- เลือกหรือล้าง ละเว้นช่องว่าง ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดการกับเซลล์ว่างอย่างไร
- คลิก ตกลง เสร็จแล้ว!
ตอนนี้ ผู้ใช้ Excel เพียงคลิกลูกศรถัดจากเซลล์ที่มีกล่องแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือกรายการที่ต้องการจาก เมนูแบบเลื่อนลง
กล่องแบบเลื่อนลงของคุณจะพร้อมภายในไม่กี่นาที วิธีนี้ใช้ได้ดีกับรายการตรวจสอบข้อมูล Excel ขนาดเล็กที่ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลง หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้พิจารณาใช้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
เพิ่มรายการแบบหล่นลงจากช่วงที่มีชื่อ
วิธีการสร้างรายการตรวจสอบข้อมูล Excel นี้ใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่อาจประหยัดได้มากกว่าในระยะยาว
1. พิมพ์รายการสำหรับรายการแบบเลื่อนลง
เลือกรายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลงในเวิร์กชีตที่มีอยู่หรือพิมพ์รายการในชีตใหม่ ควรป้อนค่าเหล่านี้ในคอลัมน์หรือแถวเดียวโดยไม่มีเซลล์ว่าง
ตัวอย่างเช่น สร้างรายการแบบหล่นลงของส่วนผสมสำหรับสูตรอาหารที่คุณชื่นชอบ:
<3
เคล็ดลับ เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดเรียงรายการของคุณตามลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง
2. สร้างช่วงที่มีชื่อ
วิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างช่วงที่มีชื่อใน Excel คือการเลือกเซลล์และพิมพ์ชื่อช่วงโดยตรงใน ช่องชื่อ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Enter เพื่อบันทึกช่วงที่ตั้งชื่อใหม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีกำหนดชื่อใน Excel
3. ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
คลิกในเซลล์ที่คุณต้องการให้รายการแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้น ซึ่งอาจเป็นช่วงของเซลล์หรือทั้งคอลัมน์ในแผ่นงานเดียวกับที่รายการของคุณอยู่หรือใน แผ่นงานอื่น จากนั้น ไปที่ แท็บข้อมูล คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และกำหนดค่ากฎ:
- ในช่อง อนุญาต เลือก รายการ .
- ในช่อง แหล่งที่มา พิมพ์ชื่อที่คุณตั้งให้กับช่วงของคุณโดยมีเครื่องหมายเท่ากับ เช่น =ส่วนผสม .
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง เมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์ แล้ว
- คลิกตกลง
หากรายการแหล่งที่มามีมากกว่า 8 รายการ ช่องแบบเลื่อนลงของคุณจะมีแถบเลื่อนดังนี้:
หมายเหตุ ถ้าช่วงที่ตั้งชื่อของคุณมีเซลล์ว่างอย่างน้อยหนึ่งเซลล์ การเลือกช่อง ละเว้นว่าง จะทำให้สามารถป้อนค่าใดๆ ลงในเซลล์ที่ตรวจสอบได้
สร้างรายการแบบเลื่อนลงจากตาราง Excel
แทนที่จะใช้ช่วงที่มีชื่อปกติ คุณสามารถแปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ( แทรก > ตาราง หรือ Ctrl + T ) แล้วสร้างรายการตรวจสอบข้อมูลจากตารางนั้น ทำไมคุณถึงต้องการใช้ตาราง ก่อนอื่น เนื่องจากช่วยให้คุณสร้าง รายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกที่ขยายได้ ซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มหรือลบรายการออกจากตาราง
หากต้องการเพิ่มดรอปดาวน์แบบไดนามิกจากตาราง Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทรกดรอปดาวน์
- เปิด การตรวจสอบข้อมูล หน้าต่างโต้ตอบ
- เลือก รายการ จากช่องแบบเลื่อนลง อนุญาต
- ใน แหล่งข้อมูลใหม่ กล่อง ใส่สูตรที่อ้างถึงคอลัมน์เฉพาะในตารางของคุณ ไม่รวมเซลล์ส่วนหัว สำหรับสิ่งนี้ ให้ใช้ฟังก์ชัน INDIRECT กับการอ้างอิงที่มีโครงสร้างดังนี้:
=INDIRECT("Table_name[Column_name]") - เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง .
สำหรับตัวอย่างนี้ เราสร้างรายการแบบเลื่อนลงจากคอลัมน์ชื่อ ส่วนผสม ในตารางที่ 1:
=INDIRECT("Table1[Ingredients]")
แทรกรายการแบบหล่นลงใน Excel จากช่วง เซลล์
ถึงแทรกรายการดรอปดาวน์จากช่วงของเซลล์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- พิมพ์รายการในเซลล์ที่แยกจากกัน
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้รายการดรอปดาวน์ ที่จะปรากฏ
- บนแท็บ ข้อมูล คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .
- วางเคอร์เซอร์ในช่อง แหล่งข้อมูล หรือคลิก ไอคอนยุบกล่องโต้ตอบ และเลือกช่วงของเซลล์ที่จะรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์ของคุณ ช่วงอาจอยู่ในเวิร์กชีตเดียวกันหรือต่างกัน หากเป็นอย่างหลัง คุณเพียงไปที่แผ่นงานอื่นและเลือกช่วงโดยใช้เมาส์
สร้างไดนามิก (อัปเดตอัตโนมัติ) Excel แบบเลื่อนลง
หากคุณแก้ไขรายการในเมนูแบบเลื่อนลงบ่อยๆ คุณอาจต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกใน Excel ในกรณีนี้ รายการของคุณจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในทุกเซลล์ที่มีรายการนั้น เมื่อคุณลบหรือเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการแหล่งที่มา
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่อัปเดตแบบไดนามิกดังกล่าวใน Excel คือการสร้างรายการที่มีชื่อตามตาราง หากคุณชอบช่วงที่มีชื่อปกติด้วยเหตุผลบางอย่าง ให้อ้างอิงโดยใช้สูตร OFFSET ตามที่อธิบายด้านล่าง
- คุณเริ่มต้นด้วยการสร้างรายการแบบเลื่อนลงตามปกติตามช่วงที่มีชื่อตามที่อธิบายไว้ข้างต้น
- ในขั้นตอนที่ 2 เมื่อสร้างชื่อ ให้ใส่สูตรต่อไปนี้ในช่อง อ้างอิงถึง
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)ที่ไหน:
- แผ่นที่ 1 - ชื่อแผ่นงาน
- A - คอลัมน์ที่รายการของรายการแบบเลื่อนลงของคุณอยู่ที่
- $A$1 - เซลล์ที่มีรายการแรกของรายการ
อย่างที่คุณเห็น สูตรประกอบด้วย 2 ฟังก์ชัน Excel - OFFSET และ COUNTA ฟังก์ชัน COUNTA จะนับจำนวนที่ไม่ว่างทั้งหมดในคอลัมน์ที่ระบุ OFFSET นำตัวเลขนั้นและส่งกลับการอ้างอิงไปยังช่วงที่รวมเฉพาะเซลล์ที่ไม่ว่างเปล่า โดยเริ่มจากเซลล์แรกที่คุณระบุในสูตร
ข้อได้เปรียบหลักของไดนามิก รายการแบบหล่นลงคือคุณไม่ต้องเปลี่ยนการอ้างอิงไปยังช่วงที่ตั้งชื่อทุกครั้งหลังจากแก้ไขรายการแหล่งที่มา คุณเพียงแค่ลบหรือพิมพ์รายการใหม่ในรายการแหล่งที่มา และเซลล์ทั้งหมดที่มีรายการการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel นี้จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ!
วิธีการทำงานของสูตรนี้
ใน Microsoft Excel, OFFSET(reference ฟังก์ชัน , แถว, cols, [ความสูง], [ความกว้าง]) ใช้เพื่อส่งคืนการอ้างอิงไปยังช่วงที่ประกอบด้วยจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ระบุ ในการบังคับให้ส่งคืนไดนามิก เช่น ช่วงที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง เราระบุอาร์กิวเมนต์ต่อไปนี้:
-
reference- เซลล์ $A$1 ใน Sheet1 ซึ่งเป็นรายการแรกของรายการแบบเลื่อนลงของคุณ -
rows&colsเป็น 0 เนื่องจากคุณไม่ต้องการเลื่อนช่วงที่ส่งกลับในแนวตั้งหรือแนวนอน -
height- จำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างในคอลัมน์ A ซึ่งส่งกลับโดยฟังก์ชัน COUNTA -
width- 1 เช่น หนึ่งคอลัมน์
วิธีสร้างเมนูแบบเลื่อนลงรายการจากสมุดงานอื่น
คุณสามารถสร้างเมนูแบบเลื่อนลงใน Excel โดยใช้รายการจากสมุดงานอื่นเป็นแหล่งที่มา ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องสร้างช่วงที่มีชื่อ 2 ช่วง - ช่วงหนึ่งในหนังสือต้นฉบับและอีกช่วงในหนังสือที่คุณต้องการใช้รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel
หมายเหตุ เพื่อให้รายการดรอปดาวน์จากสมุดงานอื่นทำงานได้ สมุดงานที่มีรายการต้นฉบับจะต้องเปิดอยู่
รายการดร็อปดาวน์คงที่จากสมุดงานอื่น
รายการดรอปดาวน์ที่สร้างขึ้นในลักษณะนี้จะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มหรือลบรายการในรายการแหล่งที่มา และคุณจะต้องแก้ไขการอ้างอิงรายการแหล่งที่มาด้วยตนเอง
1. สร้างช่วงที่มีชื่อสำหรับรายการแหล่งที่มา
เปิดสมุดงานที่มีรายการแหล่งที่มา SourceBook.xlsx ในตัวอย่างนี้ และสร้างช่วงที่มีชื่อสำหรับรายการที่คุณต้องการรวมไว้ใน รายการแบบหล่นลงของคุณ เช่น Source_list .
2. สร้างการอ้างอิงที่มีชื่อในสมุดงานหลัก
เปิดสมุดงานที่คุณต้องการให้รายการดรอปดาวน์ปรากฏขึ้น และสร้างชื่อที่อ้างอิงถึงรายการแหล่งที่มาของคุณ ในตัวอย่างนี้ การอ้างอิงที่สมบูรณ์คือ =SourceBook.xlsx!Source_list
หมายเหตุ คุณต้องใส่ชื่อสมุดงานในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ถ้ามีช่องว่าง ตัวอย่างเช่น: ='Source Book.xlsx'!Source_list
3. ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ในสมุดงานหลัก เลือกเซลล์สำหรับรายการแบบเลื่อนลง คลิกข้อมูล > ข้อมูลการตรวจสอบความถูกต้อง และป้อนชื่อที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2 ในช่อง แหล่งที่มา
รายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกจากสมุดงานอื่น
รายการแบบเลื่อนลงที่สร้างขึ้นในลักษณะนี้จะได้รับการอัปเดตทันทีเมื่อคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับรายการแหล่งที่มา
- สร้างชื่อช่วงในสมุดงานแหล่งที่มาด้วยสูตร OFFSET เช่น อธิบายในการสร้างรายการดรอปดาวน์แบบไดนามิก
- ในสมุดงานหลัก ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามปกติ
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วย Excel ไม่ทำงาน
ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลเป็นสีเทาหรือปิดใช้งาน? มีสาเหตุบางประการที่อาจเกิดขึ้น:
- ไม่สามารถเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงในเวิร์กชีตที่มีการป้องกันหรือแชร์ได้ นำการป้องกันออกหรือหยุดการแชร์เวิร์กชีต แล้วลองคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล อีกครั้ง
- คุณกำลังสร้างรายการดรอปดาวน์จากตาราง Excel ที่เชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint ยกเลิกการเชื่อมโยงตารางหรือนำการจัดรูปแบบตารางออก แล้วลองอีกครั้ง
ตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับช่องแบบเลื่อนลงของ Excel
ในกรณีส่วนใหญ่ แท็บ การตั้งค่า ตัวเลือกที่เราได้กล่าวถึงข้างต้นก็เพียงพอแล้ว ถ้าไม่มีตัวเลือกอีกสองตัวเลือกในแท็บอื่นของหน้าต่างโต้ตอบ การตรวจสอบข้อมูล
แสดงข้อความเมื่อคลิกเซลล์ที่มีเมนูแบบเลื่อนลง
หากคุณต้องการให้ผู้ใช้เห็นข้อความป๊อปอัปเมื่อพวกเขาคลิกเซลล์ใดๆ ที่มีรายการดรอปดาวน์ของคุณ ให้ดำเนินการในส่วนนี้วิธี:
- ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ( แท็บข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ) ให้เปลี่ยนไปใช้แท็บ ข้อความป้อนเข้า
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก แสดงข้อความที่ป้อนเมื่อเลือกเซลล์ ไว้
- พิมพ์ชื่อเรื่องและข้อความในช่องที่เกี่ยวข้อง (ไม่เกิน 225 อักขระ)
- คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อบันทึกข้อความและปิดกล่องโต้ตอบ
ผลลัพธ์ใน Excel จะมีลักษณะดังนี้:
อนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลของตนเองในกล่องคำสั่งผสม
ตามค่าเริ่มต้น รายการแบบเลื่อนลงที่คุณสร้างใน Excel จะไม่สามารถแก้ไขได้ กล่าวคือ จำกัดเฉพาะค่าใน รายการ. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ป้อนค่าของตนเองได้
ในทางเทคนิค การดำเนินการนี้จะเปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลงเป็นกล่องคำสั่งผสมของ Excel คำว่า "กล่องคำสั่งผสม" หมายถึงเมนูแบบเลื่อนลงที่สามารถแก้ไขได้ซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกค่าจากรายการหรือพิมพ์ค่าโดยตรงในกล่อง
- ในกล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ( แท็บข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล ) ไปที่แท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
- เลือก "แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง " หากคุณต้องการแสดงการแจ้งเตือนเมื่อผู้ใช้พยายามป้อนข้อมูลบางอย่างที่ไม่ได้อยู่ในเมนูแบบเลื่อนลง หากคุณไม่ต้องการแสดงข้อความใดๆ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้
- หากต้องการแสดงข้อความเตือน ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกจากช่อง รูปแบบ แล้วพิมพ์ชื่อเรื่องและข้อความ . ทั้ง
