Ohjeessa esitellään 4 nopeaa tapaa lisätä pudotusvalikko Excelissä. Siinä näytetään myös, miten luodaan pudotusvalikko toisesta työkirjasta, muokataan, kopioidaan ja poistetaan tietojen vahvistusluetteloita.

Excelin pudotusluetteloa eli pudotuslaatikkoa tai yhdistelmälaatikkoa käytetään tietojen syöttämiseen laskentataulukkoon ennalta määritellystä kohdeluettelosta. Pudotusluetteloiden käytön päätarkoitus Excelissä on rajoittaa käyttäjän käytettävissä olevien vaihtoehtojen määrää. Tämän lisäksi pudotusluettelo ehkäisee kirjoitusvirheitä ja nopeuttaa tietojen syöttämistä.

Miten tehdä pudotusluettelo Excelissä

Kaiken kaikkiaan Excelissä on neljä tapaa luoda pudotusvalikko käyttämällä Data Validation -ominaisuutta. Alla on lyhyt yhteenveto tärkeimmistä eduista ja haitoista sekä yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet kullekin menetelmälle:

Luo pudotusluettelo pilkulla erotetuilla arvoilla.

Tämä on nopein tapa lisätä pudotusvalikko kaikissa Excel 2010- ja Excel 365 -versioissa.

1. Valitse solu tai alue avattavaa luetteloa varten.

Aloitat valitsemalla solun tai solut, joihin haluat pudotusvalikon ilmestyvän. Tämä voi olla yksittäinen solu, solualue tai koko sarake. Jos valitset koko sarakkeen, pudotusvalikko luodaan sarakkeen jokaiseen soluun, mikä säästää aikaa esimerkiksi kyselylomaketta luodessasi.

Voit valita myös muita kuin vierekkäisiä soluja pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna ja pitämällä sitä alhaalla, kun valitset soluja hiirellä.

2. Luo Excelin tietojen validoinnin avulla pudotusluettelo.

Siirry Excel-nauhassa kohtaan Data-välilehti> Data Tools -ryhmä ja klikkaa Tietojen validointi .

3. Syötä luettelon kohteet ja valitse vaihtoehdot.

Osoitteessa tietojen validointi ikkunassa, ikkunassa Asetukset välilehdellä seuraavasti:

• Vuonna Salli laatikko, valitse Luettelo .
• Vuonna Lähde kenttään ne kohteet, jotka haluat näyttää pudotusvalikossa pilkulla erotettuna (välilyönnin kanssa tai ilman).
• Varmista, että Pudotusvalikko solussa ruutu on valittuna; muuten pudotusnuoli ei näy solun vieressä.
• Valitse tai tyhjennä Jätä tyhjä huomiotta riippuen siitä, miten haluat käsitellä tyhjiä soluja.
• Klikkaa OK ja olet valmis!

Nyt Excelin käyttäjät yksinkertaisesti napsauttavat nuolta pudotusvalikon sisältävän solun vieressä ja valitsevat sitten haluamansa merkinnän pudotusvalikosta.

No, pudotusvalikko on valmis alle minuutissa. Tämä menetelmä toimii hyvin pienissä Excel-tietojen validointiluetteloissa, jotka eivät todennäköisesti koskaan muutu. Jos näin ei ole, harkitse jonkin seuraavan vaihtoehdon käyttämistä.

Pudotusluettelon lisääminen nimetystä alueesta

Tämä menetelmä Excel-tietojen validointiluettelon luomiseksi vie hieman enemmän aikaa, mutta se voi pitkällä aikavälillä säästää jopa enemmän aikaa.

1. Kirjoita avattavan luettelon merkinnät.

Valitse olemassa olevan työarkin pudotusvalikossa näkyvät merkinnät tai kirjoita merkinnät uuteen arkistoon. Nämä arvot on syötettävä yhteen sarakkeeseen tai riville ilman tyhjiä soluja.

Luodaan esimerkiksi avattava luettelo suosikkireseptisi ainesosista:

Vihje. Kannattaa lajitella merkinnät siihen järjestykseen, jossa haluat niiden näkyvän pudotusvalikossa.

2. Luo nimetty alue.

Nopein tapa luoda nimetty alue Excelissä on valita solut ja kirjoittaa alueen nimi suoraan kenttään. Nimen laatikko Kun olet valmis, tallenna juuri luotu nimetty alue napsauttamalla Enter-näppäintä. Lisätietoja on kohdassa Nimen määrittäminen Excelissä.

3. Sovelletaan tietojen validointia.

Napsauta solua, jossa haluat pudotusluettelon näkyvän - se voi olla solualue tai koko sarake, samassa arkissa, jossa luettelosi on, tai eri laskentataulukossa. Siirry sitten kohtaan Tiedot-välilehti , klikkaa Tietojen validointi ja määritä sääntö:

• Vuonna Salli laatikko, valitse Luettelo .
• Vuonna Lähde kirjoittamalla alueelle antamaasi nimeä edeltää yhtäsuuruusmerkki, esim. =Ainesosat .
• Varmista, että Pudotusvalikko solussa ruutu on valittuna.
• Napsauta OK.

Jos lähdeluettelossa on yli 8 kohdetta, pudotusvalikossa on tällainen vierityspalkki:

Huomautus: Jos nimetyllä alueella on vähintään yksi tyhjä solu, valitsemalla valintaruutu Jätä tyhjä huomiotta laatikko mahdollistaa minkä tahansa arvon syöttämisen validoituun soluun.

Tee pudotusluettelo Excel-taulukosta

Tavallisen nimetyn alueen sijasta voit muuntaa tietosi täysin toimivaksi Excel-taulukoksi ( Lisää> Taulukko tai Ctrl + T ), ja luo sitten tietojen validointiluettelo tästä taulukosta. Miksi kannattaa käyttää taulukkoa? Ennen kaikkea siksi, että sen avulla voit luoda laajennettava dynaaminen pudotusluettelo joka päivittyy automaattisesti, kun lisäät tai poistat kohteita taulukosta.

Voit lisätä dynaamisen pudotusvalikon Excel-taulukosta seuraavasti:

1. Valitse solu, johon haluat lisätä pudotusvalikon.
2. Avaa Tietojen validointi ikkuna.
3. Valitse Luettelo alkaen Salli pudotusvalikko.
4. Uudessa Lähde laatikkoon kaava, joka viittaa tiettyyn taulukon sarakkeeseen, otsikkosolua lukuun ottamatta. Käytä tähän INDIRECT-funktiota, jossa on tällainen rakenteinen viittaus:

   =INDIRECT("Taulukon_nimi[Sarakkeen_nimi]")

5. Kun olet valmis, napsauta OK .

Tässä esimerkissä teemme pudotusvalikon sarakkeesta nimeltä Ainesosat taulukossa1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Lisää pudotusvalikko Excelissä solualueelta

Jos haluat lisätä avattavan luettelon solualueelta, toimi seuraavasti:

1. Kirjoita kohteet erillisiin soluihin.
2. Valitse solu, jossa haluat avattavan luettelon näkyvän.
3. On Tiedot välilehdellä, napsauta Tietojen validointi .
4. Aseta kursori kohtaan Lähde laatikko tai klikkaa Sulje dialogi kuvaketta ja valitse solualue, jonka haluat sisällyttää avattavaan luetteloon. Alue voi olla samassa tai eri laskentataulukossa. Jos kyseessä on jälkimmäinen, voit yksinkertaisesti siirtyä toiselle laskentataulukkoon ja valita alueen hiiren avulla.

Luo dynaaminen (automaattisesti päivittyvä) Excel-pudotusvalikko

Jos muokkaat usein pudotusvalikon kohteita, haluat ehkä luoda Exceliin dynaamisen pudotusluettelon. Tällöin luettelo päivittyy automaattisesti kaikkiin sitä sisältäviin soluihin, kun poistat tai lisäät uusia merkintöjä lähdeluetteloon.

Helpoin tapa luoda tällainen dynaamisesti päivittyvä pudotusluettelo Excelissä on luoda taulukkoon perustuva nimetty luettelo. Jos jostain syystä haluat käyttää tavallista nimettyä aluetta, voit viitata siihen käyttämällä OFFSET-kaavaa, kuten jäljempänä selitetään.

1. Aloitat luomalla tavallisen pudotusvalikon, joka perustuu nimettyyn alueeseen edellä kuvatulla tavalla.
2. Vaiheessa 2, kun luot nimen, laitat seuraavan kaavan kenttään Viittaa laatikko.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Missä:

   • Sheet1 - arkin nimi
   • A - sarake, jossa avattavan luettelon kohteet sijaitsevat.
   • $A$1 - solu, joka sisältää luettelon ensimmäisen kohteen.

Kuten näet, kaava koostuu kahdesta Excel-funktiosta - OFFSET ja COUNTA. COUNTA-funktio laskee kaikki ei-tyhjät solut määritetyssä sarakkeessa. OFFSET ottaa tämän luvun ja palauttaa viittauksen alueeseen, joka sisältää vain ei-tyhjät solut, alkaen ensimmäisestä solusta, jonka määrittelet kaavassa.

Dynaamisten pudotusluetteloiden tärkein etu on se, että sinun ei tarvitse muuttaa viittausta nimettyyn alueeseen joka kerta lähdeluettelon muokkaamisen jälkeen. Poistat tai kirjoitat vain uusia merkintöjä lähdeluetteloon, ja kaikki solut, jotka sisältävät tämän Excelin vahvistusluettelon, päivittyvät automaattisesti!

Miten tämä kaava toimii

Microsoft Excelissä OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) -funktiota käytetään palauttamaan viittaus alueeseen, joka koostuu määritetystä määrästä rivejä ja sarakkeita. Jos haluat pakottaa sen palauttamaan dynaamisen, eli jatkuvasti muuttuvan alueen, määrittelemme seuraavat argumentit:

• viite - Sheet1:n solu $A$1, joka on pudotusluettelon ensimmäinen kohde;
• rivit & cols on 0, koska palautettua aluetta ei haluta siirtää pysty- tai vaakasuunnassa;
• korkeus - sarakkeen A ei-tyhjien solujen lukumäärä, jonka COUNTA-funktio palauttaa;
• leveys - 1, eli yksi sarake.

Miten luoda pudotusluettelo toisesta työkirjasta?

Voit tehdä Excelissä pudotusvalikon käyttämällä lähteenä toisen työkirjan luetteloa. Tätä varten sinun on luotava kaksi nimettyä aluetta - yksi lähdekirjassa ja toinen siinä kirjassa, jossa haluat käyttää Excelin Data Validation -luetteloa.

Huomautus: Jotta toisen työkirjan pudotusluettelo toimisi, lähdeluettelon sisältävän työkirjan on oltava auki.

Staattinen pudotusvalikko toisesta työkirjasta

Näin luotu avattava luettelo ei päivity automaattisesti, kun lisäät tai poistat merkintöjä lähdeluettelosta, ja sinun on muutettava lähdeluettelon viittausta manuaalisesti.

1. Luo lähdeluettelolle nimetty alue.

Avaa työkirja, joka sisältää lähdeluettelon, Lähdekirja.xlsx tässä esimerkissä, ja luo nimetty alue niille nimikkeille, jotka haluat sisällyttää avattavaan luetteloon, esim. Source_list .

2. Luo nimetty viittaus päätyökirjaan.

Avaa työkirja, jossa haluat pudotusluettelon näkyvän, ja luo nimi, joka viittaa lähdeluetteloosi. Tässä esimerkissä valmis viittaus on muotoa =SourceBook.xlsx!Source_list

Huomautus: Työkirjan nimi on suljettava apostrofeihin ('), jos se sisältää välilyöntejä. Esimerkiksi: ='Lähdekirja.xlsx'!Lähdeluettelo

3. Sovelletaan tietojen validointia

Valitse päätyökirjassa solu(t) avattavaa luetteloa varten, click Data> Tietojen validointi ja kirjoita vaiheessa 2 luomaasi nimeä kenttään Lähde laatikko.

Dynaaminen pudotusluettelo toisesta työkirjasta

Näin luotu pudotusluettelo päivittyy lennossa, kun olet tehnyt muutoksia lähdeluetteloon.

1. Luo alueen nimi Lähde-työkirjaan OFFSET-kaavalla, kuten selitetään kohdassa Dynaamisen pudotusvalikon luominen.
2. Sovelletaan päätyökirjassa tietojen validointia tavalliseen tapaan.

Excelin tietojen validointi ei toimi

Data Validation -vaihtoehto on harmaana tai pois käytöstä? Tähän voi olla useita syitä:

• Pudotusluetteloita ei voi lisätä suojattuihin tai jaettuihin laskentataulukoihin. Poista suojaus tai lopeta laskentataulukon jakaminen ja yritä sitten napsauttaa painiketta Tietojen validointi jälleen.
• Olet luomassa pudotusluetteloa Excel-taulukosta, joka on linkitetty SharePoint-sivustoon. Poista linkitys taulukkoon tai poista taulukon muotoilu ja yritä uudelleen.

Excel-pudotusvalikon lisävaihtoehdot

Useimmissa tapauksissa Asetukset välilehden vaihtoehdot, joista puhuimme edellä, riittävät täysin. Jos ne eivät riitä, kaksi muuta vaihtoehtoa on käytettävissä muilla välilehdillä, jotka ovat kohdassa Tietojen validointi ikkuna.

Näyttää viestin, kun solua, jossa on pudotusvalikko, napsautetaan.

Jos haluat näyttää käyttäjille ponnahdusviestin, kun he napsauttavat mitä tahansa pudotusluettelon sisältävää solua, toimi näin:

• Tietojen validointi -valintaikkunassa ( Data-välilehti> Tietojen validointi ), vaihda Syöttöviesti välilehti.
• Varmista, että vaihtoehto Näytä syöttöviesti, kun solu on valittu tarkistetaan.
• Kirjoita otsikko ja viesti vastaaviin kenttiin (enintään 225 merkkiä).
• Napsauta OK painiketta tallentaaksesi viestin ja sulkeaksesi valintaikkunan.

Excelissä tulos näyttää samankaltaiselta kuin tämä:

Salli käyttäjien syöttää omia tietojaan komentoruutuun.

Oletusarvoisesti Excelissä luotu pudotusluettelo ei ole muokattavissa, eli se on rajoitettu luettelossa oleviin arvoihin. Voit kuitenkin antaa käyttäjien syöttää omia arvojaan.

Teknisesti tämä muuttaa pudotusluettelon Excelin yhdistelmäruuduksi. Termi "yhdistelmäruutu" tarkoittaa muokattavaa pudotusluetteloa, jossa käyttäjät voivat joko valita arvon luettelosta tai kirjoittaa arvon suoraan ruutuun.

1. Vuonna Tietojen validointi dialogi ( Data-välilehti> Tietojen validointi ), siirry Virheilmoitus välilehti.
2. Valitse " Näytä virheilmoitus, kun virheelliset tiedot on syötetty. ", jos haluat näyttää ilmoituksen, kun käyttäjä yrittää syöttää tietoja, jotka eivät ole pudotusvalikossa. Jos et halua näyttää mitään viestiä, poista tämä valintaruutu käytöstä.
3. Jos haluat näyttää varoitusviestin, valitse jokin vaihtoehdoista valikosta Tyyli ja kirjoita otsikko ja viesti. Joko Tiedot tai Varoitus antaa käyttäjien syöttää oman tekstinsä valintaruutuun.
   • An Tiedot viesti suositellaan, jos käyttäjät syöttävät usein omia valintojaan.
   • A Varoitus viesti saa käyttäjät valitsemaan kohteen pudotusvalikosta sen sijaan, että he syöttäisivät omat tietonsa, vaikka se ei estä mukautettuja syöttöjä.
   • Stop (oletusarvo) estää ihmisiä syöttämästä tietoja, jotka eivät ole Excel-pudotusvalikossa.

   

   Ja tältä räätälöity varoitusviesti voi näyttää Excelissä:

   

   Vihje. Jos et ole varma, minkä otsikon tai viestitekstin kirjoitat, voit jättää kentät tyhjiksi. Tällöin Microsoft Excel näyttää oletusarvoisen hälytyksen " Syöttämäsi arvo ei ole kelvollinen. Käyttäjä on rajoittanut tähän soluun syötettäviä arvoja. ."

Miten kopioida pudotusluettelo Excelissä

Jos haluat, että valintalista näkyy useissa soluissa, voit yksinkertaisesti kopioida sen kuten minkä tahansa muun solun sisällön vetämällä täyttökahvaa viereisten solujen läpi tai käyttämällä kopioi/liitä -pikanäppäimiä. Nämä menetelmät kopioivat solun koko sisällön, mukaan lukien tietojen validointi ja nykyinen valinta Niitä on siis parasta käyttää, kun pudotusvalikossa ei ole vielä valittuna mitään kohdetta.

Pudotusluettelon kopioiminen ilman nykyistä valintaa , käytä Liitä erikoisominaisuutta kopioidaksesi vain tietojen validointisäännön.

Excel-pudotusluettelon muokkaaminen

Kun olet luonut Excelissä pudotusluettelon, saatat haluta lisätä siihen lisää merkintöjä tai poistaa joitakin olemassa olevia kohteita. Miten tämä tehdään, riippuu siitä, miten pudotusluettelo on luotu.

Muokkaa pilkulla erotettua pudotusluetteloa

Jos olet luonut pilkulla erotetun pudotusvalikon, jatka seuraavien vaiheiden mukaisesti:

1. Valitse solu tai solut, jotka viittaavat Excelin tietojen validointiluetteloon, eli solut, jotka sisältävät pudotusvalikon, jota haluat muokata.
2. Klikkaa Tietojen validointi (Excelin nauha> Data-välilehti).
3. Poista tai kirjoita uusia kohteita Lähde laatikko.
4. Tallenna muutokset napsauttamalla OK ja sulje Excel-ohjelma. Tietojen validointi ikkuna.

Vinkki. Jos haluat soveltaa muutoksia osoitteeseen kaikki solut joka sisältää tämän avattavan luettelon, valitse " Sovelletaan näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joissa on samat asetukset. " -vaihtoehto.

Muuta pudotusvalikkoa solualueen perusteella

Jos olet luonut pudotusvalikon määrittämällä solualueen sen sijaan, että olisit viitannut nimettyyn alueeseen, toimi seuraavasti.

1. Siirry laskentataulukkoon, joka sisältää pudotusvalikossa näkyvät kohteet, ja muokkaa luetteloa haluamallasi tavalla.
2. Valitse solu tai solut, jotka sisältävät avattavan luettelon.
3. Klikkaa Tietojen validointi on Tiedot välilehti.
4. Excelissä Tietojen validointi ikkunan Asetukset-välilehdellä, muuta soluviittauksia Lähde-ruutuun. Voit muokata niitä joko manuaalisesti tai napsauttaa painiketta Sulje dialogi kuvake.
5. Napsauta OK painiketta tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi ikkunan.

Pudotusluettelon päivittäminen nimetystä alueesta

Jos olet luonut nimettyyn alueeseen perustuvan pudotusvalikon, voit vain muokata alueen kohteita ja muuttaa viittauksen nimettyyn alueeseen. Kaikki tähän nimettyyn alueeseen perustuvat pudotusvalikot päivittyvät automaattisesti.

1. Lisää tai poista nimetyllä alueella olevia kohteita.

Avaa nimettyä aluetta sisältävä laskentataulukko, poista tai kirjoita uusia merkintöjä. Muista järjestää kohteet siihen järjestykseen, jossa haluat niiden näkyvän Excelin pudotusluettelossa.

Pudotusluettelon poistaminen

Jos et enää halua Excel-taulukkoon pudotuslaatikoita, voit poistaa ne joistakin tai kaikista soluista.

Pudotusvalikon poistaminen valitusta solusta (soluista)

1. Valitse solu tai useita soluja, joista haluat poistaa pudotusvalikoita.
2. Mene osoitteeseen Tiedot välilehteä ja napsauta Tietojen validointi .
3. Valitse Asetukset-välilehdeltä Tyhjennä kaikki nappi.

Tämä menetelmä poistaa pudotusvalikot valituista soluista, mutta säilyttää tällä hetkellä valitut arvot.

Jos haluat poistaa sekä pudotusvalikon että solujen arvot, voit valita solut ja napsauttaa painiketta Tyhjennä kaikki painiketta Aloitusvälilehti> Muokkausryhmä> Tyhjennä .

Excel-pudotusluettelon poistaminen kaikista nykyisen arkin soluista.

Näin voit poistaa pudotusvalikon kaikista siihen liittyvistä soluista nykyisessä työarkissa. Tämä ei poista samaa pudotusvalikkoa muiden työarkkien soluista, jos sellaisia on.

1. Valitse mikä tahansa solu, joka sisältää pudotusluettelon.
2. Klikkaa Tietojen validointi on Tiedot välilehti.
3. Valitse Data Validation -ikkunan Settings (Asetukset) -välilehdeltä " Sovelletaan näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin, joissa on samat asetukset. " valintaruutu.

   Kun valitset sen, kaikki solut, jotka viittaavat tähän Excelin tietojen validointiluetteloon, valitaan, kuten näet alla olevasta kuvakaappauksesta.

4. Napsauta Tyhjennä kaikki painiketta poistaaksesi avattavan luettelon.
5. Klikkaa OK tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi Data Validation -ikkunan.

Tämä menetelmä poistaa pudotusluettelon kaikista sitä sisältävistä soluista säilyttäen nykyisin valitut arvot. Jos olet luonut pudotusluettelon solualueesta tai nimetystä alueesta, myös lähdeluettelo säilyy ennallaan. Jos haluat poistaa sen, avaa pudotusluettelon kohteet sisältävä laskentataulukko ja poista ne.

Nyt tiedät Excelin pudotusluetteloiden perusteet. Seuraavassa artikkelissa tutkimme tätä aihetta tarkemmin ja näytän, miten luodaan kaskadoituva (riippuvainen) pudotusluettelo ehdollisella tietojen validoinnilla. Pysy kuulolla ja kiitos lukemisesta!