Učebnica demonštruje 4 rýchle spôsoby pridania rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel. Ukazuje tiež, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam z iného zošita, upraviť, kopírovať a odstrániť zoznamy na overenie údajov.

Rozbaľovací zoznam programu Excel, známy tiež ako rozbaľovacie pole alebo combo box, sa používa na zadávanie údajov do tabuľky z vopred definovaného zoznamu položiek. Hlavným účelom používania rozbaľovacích zoznamov v programe Excel je obmedziť počet možností, ktoré má používateľ k dispozícii. Okrem toho rozbaľovacie pole zabraňuje pravopisným chybám a urýchľuje zadávanie údajov.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v programe Excel

Celkovo existujú 4 spôsoby, ako vytvoriť rozbaľovaciu ponuku v programe Excel pomocou funkcie Overenie údajov. Nižšie nájdete stručný prehľad hlavných výhod a nevýhod, ako aj podrobné pokyny krok za krokom pre každý spôsob:

Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu s hodnotami oddelenými čiarkou

Toto je najrýchlejší spôsob pridania rozbaľovacieho poľa vo všetkých verziách aplikácie Excel 2010 až Excel 365.

1. Vyberte bunku alebo rozsah pre rozbaľovací zoznam.

Začnete výberom bunky alebo buniek, v ktorých chcete zobraziť rozbaľovací zoznam. Môže to byť jedna bunka, rozsah buniek alebo celý stĺpec. Ak vyberiete celý stĺpec, rozbaľovacia ponuka sa vytvorí v každej bunke tohto stĺpca, čo je skutočná úspora času, napríklad pri vytváraní dotazníka.

Stlačením a podržaním klávesu Ctrl pri výbere buniek myšou môžete vybrať aj nesúvislé bunky.

2. Pomocou aplikácie Excel Data Validation vytvorte rozbaľovací zoznam.

Na páse aplikácie Excel prejdite na položku Karta Údaje> Skupina Dátové nástroje a kliknite na Overovanie údajov .

3. Zadajte položky zoznamu a vyberte možnosti.

Na stránke overovanie údajov v okne Nastavenia na karte vykonajte nasledujúce kroky:

• V Povoľte vyberte položku Zoznam .
• V Zdroj zadajte položky, ktoré sa majú zobraziť v rozbaľovacej ponuke, oddelené čiarkou (s medzerami alebo bez nich).
• Uistite sa, že Rozbaľovacie okno v bunke je začiarknuté políčko, inak sa vedľa bunky nezobrazí rozbaľovacia šípka.
• Vyberte alebo vymažte Ignorovať prázdne miesto podľa toho, ako chcete pracovať s prázdnymi bunkami.
• Kliknite na tlačidlo OK a je to hotové!

Používatelia aplikácie Excel teraz jednoducho kliknú na šípku vedľa bunky obsahujúcej rozbaľovacie pole a potom vyberú požadovanú položku z rozbaľovacej ponuky.

No a vaše rozbaľovacie pole je pripravené za menej ako minútu. Táto metóda dobre funguje v prípade malých zoznamov na overenie údajov v programe Excel, ktoré sa pravdepodobne nikdy nezmenia. Ak to nie je váš prípad, zvážte použitie jednej z nasledujúcich možností.

Pridanie rozbaľovacieho zoznamu z pomenovaného rozsahu

Tento spôsob vytvorenia zoznamu na overenie údajov v programe Excel vyžaduje trochu viac času, ale z dlhodobého hľadiska môže ušetriť ešte viac času.

1. Zadajte položky do rozbaľovacieho zoznamu.

Vyberte položky, ktoré sa majú zobraziť v rozbaľovacej ponuke v existujúcom pracovnom hárku, alebo zadajte položky do nového hárku. Tieto hodnoty by mali byť zadané v jednom stĺpci alebo riadku bez prázdnych buniek.

Vytvorme napríklad rozbaľovací zoznam zložiek pre vaše obľúbené recepty:

Tip: Je dobré zoradiť položky v poradí, v akom sa majú zobrazovať v rozbaľovacej ponuke.

2. Vytvorte pomenovaný rozsah.

Najrýchlejší spôsob vytvorenia pomenovaného rozsahu v programe Excel je vybrať bunky a zadať názov rozsahu priamo do Box s názvom . Po dokončení kliknite na tlačidlo Enter, čím uložíte novovytvorený pomenovaný rozsah. Ďalšie informácie nájdete v časti Ako definovať názov v programe Excel.

3. Použite overenie údajov.

Kliknite do bunky, v ktorej sa má rozbaľovací zoznam zobraziť - môže to byť rozsah buniek alebo celý stĺpec, v tom istom hárku, v ktorom sa nachádza váš zoznam položiek, alebo v inom hárku. Karta Údaje , kliknite na tlačidlo Overovanie údajov a nakonfigurujte pravidlo:

• V Povoľte vyberte položku Zoznam .
• V Zdroj zadajte názov, ktorý ste dali svojmu rozsahu, pred ktorým je znak rovnosti, napríklad =Zložky .
• Uistite sa, že Rozbaľovacie okno v bunke je začiarknuté políčko.
• Kliknite na tlačidlo OK.

Ak zdrojový zoznam obsahuje viac ako 8 položiek, vaše rozbaľovacie pole bude mať takýto posuvník:

Poznámka: Ak má váš pomenovaný rozsah aspoň jednu prázdnu bunku, výberom Ignorovať prázdne miesto box umožňuje zadať do overovanej bunky ľubovoľnú hodnotu.

Vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu z tabuľky programu Excel

Namiesto použitia bežného pomenovaného rozsahu môžete svoje údaje previesť na plne funkčnú tabuľku programu Excel ( Vložiť> Tabuľka alebo Ctrl + T ) a potom z tejto tabuľky vytvorte zoznam na overenie údajov. Prečo môžete chcieť použiť tabuľku? Predovšetkým preto, že vám umožňuje vytvoriť rozbaľovací dynamický rozbaľovací zoznam ktorá sa automaticky aktualizuje pri pridávaní alebo odstraňovaní položiek z tabuľky.

Ak chcete pridať dynamické rozbaľovacie okno z tabuľky programu Excel, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Vyberte bunku, do ktorej chcete vložiť rozbaľovací zoznam.
2. Otvorte Overovanie údajov dialógové okno.
3. Vyberte Zoznam z Povoľte rozbaľovacie pole.
4. V novom Zdroj zadajte vzorec odkazujúci na konkrétny stĺpec v tabuľke, okrem bunky záhlavia. Na tento účel použite funkciu INDIRECT so štruktúrovaným odkazom, ako je tento:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK .

V tomto príklade vytvoríme rozbaľovací zoznam zo stĺpca s názvom Zložky v tabuľke 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Vloženie rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel z rozsahu buniek

Ak chcete vložiť rozbaľovací zoznam z rozsahu buniek, vykonajte tieto kroky:

1. Položky zadajte do samostatných buniek.
2. Vyberte bunku, v ktorej sa má zobrazovať rozbaľovací zoznam.
3. Na Údaje kliknite na kartu Overovanie údajov .
4. Umiestnite kurzor do Zdrojový box alebo kliknite na Dialógové okno Zrútiť ikonu a vyberte rozsah buniek, ktoré chcete zahrnúť do rozbaľovacieho zoznamu. Rozsah sa môže nachádzať v tom istom alebo v inom pracovnom hárku. Ak ide o druhý prípad, stačí prejsť na iný hárok a vybrať rozsah pomocou myši.

Vytvorenie dynamického (automaticky aktualizovaného) rozbaľovacieho zoznamu aplikácie Excel

Ak často upravujete položky v rozbaľovacej ponuke, možno budete chcieť vytvoriť dynamický rozbaľovací zoznam v programe Excel. V tomto prípade sa váš zoznam automaticky aktualizuje vo všetkých bunkách, ktoré ho obsahujú, akonáhle odstránite alebo pridáte nové položky do zdrojového zoznamu.

Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť takýto dynamicky aktualizovaný rozbaľovací zoznam v programe Excel, je vytvoriť pomenovaný zoznam na základe tabuľky. Ak z nejakého dôvodu uprednostňujete bežný pomenovaný rozsah, potom sa naň odvolajte pomocou vzorca OFFSET, ako je vysvetlené nižšie.

1. Začnete vytvorením bežného rozbaľovacieho zoznamu na základe pomenovaného rozsahu, ako je opísané vyššie.
2. V kroku 2 pri vytváraní názvu vložíte do vzorca Vzťahuje sa na box.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Kde:

   • List1 - názov listu
   • A - stĺpec, v ktorom sa nachádzajú položky rozbaľovacieho zoznamu
   • $A$1 - bunka obsahujúca prvú položku zoznamu

Ako vidíte, vzorec sa skladá z 2 funkcií programu Excel - OFFSET a COUNTA. Funkcia COUNTA spočíta všetky neprázdne bunky v zadanom stĺpci. Funkcia OFFSET zoberie toto číslo a vráti odkaz na rozsah, ktorý obsahuje len neprázdne bunky, počnúc prvou bunkou, ktorú ste zadali vo vzorci.

Hlavnou výhodou dynamických rozbaľovacích zoznamov je, že po úprave zdrojového zoznamu nebudete musieť zakaždým meniť odkaz na pomenovaný rozsah. Jednoducho vymažete alebo zadáte nové položky v zdrojovom zozname a všetky bunky obsahujúce tento overovací zoznam programu Excel sa automaticky aktualizujú!

Ako tento vzorec funguje

V programe Microsoft Excel sa funkcia OFFSET(odkaz, riadky, stĺpce, [výška], [šírka]) používa na vrátenie odkazu na rozsah pozostávajúci zo zadaného počtu riadkov a stĺpcov. Ak ju chceme prinútiť, aby vrátila dynamický, t. j. priebežne sa meniaci rozsah, zadáme nasledujúce argumenty:

• odkaz - bunka $A$1 v hárku1, ktorá je prvou položkou rozbaľovacieho zoznamu;
• riadky & cols sú 0, pretože nechcete posúvať vrátený rozsah ani vertikálne, ani horizontálne;
• výška - počet neprázdnych buniek v stĺpci A vrátený funkciou COUNTA;
• šírka - 1, t. j. jeden stĺpec.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam z iného zošita

Rozbaľovaciu ponuku môžete v programe Excel vytvoriť pomocou zoznamu z iného zošita ako zdroja. Ak to chcete urobiť, musíte vytvoriť 2 pomenované rozsahy - jeden v zdrojovom zošite a druhý v zošite, v ktorom chcete použiť zoznam Overenie údajov programu Excel.

Poznámka: Aby rozbaľovací zoznam z iného zošita fungoval, musí byť otvorený zošit so zdrojovým zoznamom.

Statický rozbaľovací zoznam z iného zošita

Takto vytvorený rozbaľovací zoznam sa nebude automaticky aktualizovať pri pridávaní alebo odstraňovaní položiek v zozname zdrojov a budete musieť odkaz na zoznam zdrojov upraviť ručne.

1. Vytvorte pomenovaný rozsah pre zdrojový zoznam.

Otvorte zošit, ktorý obsahuje zdrojový zoznam, SourceBook.xlsx v tomto príklade a vytvorte pomenovaný rozsah pre položky, ktoré chcete zahrnúť do rozbaľovacieho zoznamu, napr. Source_list .

2. Vytvorte pomenovaný odkaz v hlavnom zošite.

Otvorte zošit, v ktorom sa má rozbaľovací zoznam zobraziť, a vytvorte názov, ktorý bude odkazovať na váš zdrojový zoznam. V tomto príklade je vyplnený odkaz =SourceBook.xlsx!Source_list

Poznámka: Ak názov zošita obsahuje medzery, musíte ho uzavrieť apostrofmi ('): ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Aplikovať overovanie údajov

V hlavnom zošite vyberte bunky pre rozbaľovací zoznam, kliknite na položku Údaje> Overovanie údajov a zadajte názov, ktorý ste vytvorili v kroku 2, do Zdroj box.

Dynamický rozbaľovací zoznam z iného zošita

Takto vytvorený rozbaľovací zoznam sa aktualizuje priebežne po vykonaní akýchkoľvek zmien v zdrojovom zozname.

1. Vytvorte názov rozsahu v zdrojovom zošite pomocou vzorca OFFSET, ako je vysvetlené v časti Vytvorenie dynamického rozbaľovacieho zoznamu.
2. V hlavnom zošite použite Overenie údajov obvyklým spôsobom.

Overovanie údajov v programe Excel nefunguje

Možnosť Overenie údajov je šedá alebo vypnutá? Existuje niekoľko dôvodov, prečo sa to môže stať:

• Rozbaľovacie zoznamy nie je možné pridať do chránených alebo zdieľaných hárkov. Odstráňte ochranu alebo zastavte zdieľanie hárku a potom skúste kliknúť na Overovanie údajov opäť.
• Vytvárate rozbaľovací zoznam z tabuľky programu Excel, ktorá je prepojená s lokalitou SharePoint. Zrušte prepojenie tabuľky alebo odstráňte formátovanie tabuľky a skúste to znova.

Ďalšie možnosti pre rozbaľovací zoznam aplikácie Excel

Vo väčšine prípadov Nastavenia možnosti karty, o ktorých sme hovorili vyššie, úplne postačujú. Ak nie, ďalšie dve možnosti sú k dispozícii na iných kartách Overovanie údajov dialógové okno.

Zobrazenie správy po kliknutí na bunku s rozbaľovacím zoznamom

Ak chcete používateľom zobraziť vyskakovacie okno, keď kliknú na ktorúkoľvek bunku obsahujúcu rozbaľovací zoznam, postupujte takto:

• V dialógovom okne Overenie údajov ( Karta údajov> Overovanie údajov ), prepnite na Vstupná správa tab.
• Uistite sa, že táto možnosť Zobrazenie vstupnej správy pri výbere bunky je skontrolovaná.
• Do príslušných polí zadajte názov a správu (maximálne 225 znakov).
• Kliknite na tlačidlo OK uložte správu a zatvorte dialógové okno.

Výsledok v programe Excel bude vyzerať podobne:

Umožniť používateľom zadávať vlastné údaje do výberového poľa

Rozbaľovací zoznam, ktorý vytvoríte v programe Excel, je v predvolenom nastavení neupraviteľný, t. j. obmedzený na hodnoty v zozname. Používateľom však môžete umožniť, aby zadávali vlastné hodnoty.

Technicky sa tým rozbaľovací zoznam zmení na combo box programu Excel. Pojem "combo box" znamená upravovateľný rozbaľovací zoznam, ktorý umožňuje používateľom vybrať hodnotu zo zoznamu alebo zadať hodnotu priamo do poľa.

1. V Overovanie údajov dialógové okno ( Karta údajov> Overovanie údajov ), prejdite na Upozornenie na chybu tab.
2. Vyberte "Zobrazenie chybového upozornenia po zadaní neplatných údajov ", ak chcete zobraziť upozornenie, keď sa používateľ pokúsi zadať niektoré údaje, ktoré nie sú v rozbaľovacej ponuke. Ak nechcete zobraziť žiadnu správu, zrušte začiarknutie tohto políčka.
3. Ak chcete zobraziť varovnú správu, vyberte jednu z možností z ponuky Štýl a zadajte názov a správu. Informácie alebo Upozornenie umožní používateľom zadávať vlastný text do výberového poľa.
   • . Informácie správa sa odporúča, ak je pravdepodobné, že používatelia budú často zadávať svoje vlastné voľby.
   • A Upozornenie správa prinúti používateľov vybrať položku z rozbaľovacieho zoznamu namiesto zadávania vlastných údajov, hoci nezakazuje vlastné položky.
   • Zastavte (predvolené nastavenie) zabráni ľuďom zadávať akékoľvek údaje, ktoré nie sú vo vašom rozbaľovacom zozname Excelu.

   

   Takto môže vyzerať vaša prispôsobená varovná správa v programe Excel:

   

   Tip. Ak si nie ste istí, aký názov alebo text správy máte zadať, môžete nechať polia prázdne. V takom prípade Microsoft Excel zobrazí predvolené upozornenie " Zadaná hodnota nie je platná. Používateľ má obmedzené hodnoty, ktoré možno do tejto bunky zadať ."

Ako skopírovať rozbaľovací zoznam v programe Excel

V prípade, že chcete, aby sa výberový zoznam zobrazil vo viacerých bunkách, môžete ho jednoducho skopírovať ako akýkoľvek iný obsah bunky pretiahnutím úchytu výplne cez susedné bunky alebo pomocou klávesových skratiek kopírovať/vložiť. Tieto metódy kopírujú celý obsah bunky vrátane funkcie Overenie údajov a aktuálny výber . Najlepšie je ich teda používať, keď v rozbaľovacom zozname ešte nie je vybratá žiadna položka.

Kopírovanie rozbaľovacieho zoznamu bez aktuálneho výberu , použite funkciu Vložiť špeciálne, aby ste skopírovali iba pravidlo Overenie údajov.

Ako upraviť rozbaľovací zoznam programu Excel

Po vytvorení rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel možno budete chcieť doň pridať ďalšie položky alebo odstrániť niektoré z existujúcich položiek. Spôsob, akým to urobíte, závisí od toho, ako bol váš rozbaľovací zoznam vytvorený.

Úprava rozbaľovacieho zoznamu oddeleného čiarkou

Ak ste vytvorili rozbaľovací zoznam oddelený čiarkou, pokračujte nasledujúcimi krokmi:

1. Vyberte bunku alebo bunky, ktoré odkazujú na zoznam Overenie údajov programu Excel, t. j. bunky obsahujúce rozbaľovací zoznam, ktorý chcete upraviť.
2. Kliknite na . Overovanie údajov (páska aplikácie Excel> karta Údaje).
3. Odstráňte alebo zadajte nové položky do Zdroj box.
4. Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny a zatvorte aplikáciu Excel Overovanie údajov okno.

Tip. Ak chcete zmeny aplikovať na všetky bunky v tomto rozbaľovacom zozname vyberte " Aplikujte tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami " možnosť.

Zmena rozbaľovacieho zoznamu na základe rozsahu buniek

Ak ste vytvorili rozbaľovací zoznam zadaním rozsahu buniek namiesto odkazu na pomenovaný rozsah, postupujte takto.

1. Prejdite do tabuľky obsahujúcej položky, ktoré sa zobrazia v rozbaľovacom zozname, a upravte zoznam požadovaným spôsobom.
2. Vyberte bunku alebo bunky obsahujúce rozbaľovací zoznam.
3. Kliknite na . Overovanie údajov na Údaje tab.
4. V programe Excel Overovanie údajov na karte Nastavenia zmeňte odkazy na bunky v poli Zdroj. Môžete ich upraviť buď ručne, alebo kliknúť na tlačidlo Dialógové okno Zrútiť ikona.
5. Kliknite na tlačidlo OK uložte zmeny a zatvorte okno.

Aktualizácia rozbaľovacieho zoznamu z pomenovaného rozsahu

Ak ste vytvorili rozbaľovací zoznam založený na pomenovanom rozsahu, stačí upraviť položky rozsahu a potom zmeniť odkaz na pomenovaný rozsah. Všetky rozbaľovacie zoznamy založené na tomto pomenovanom rozsahu sa automaticky aktualizujú.

1. Pridávanie alebo odstraňovanie položiek v pomenovanom rozsahu.

Otvorte pracovný hárok obsahujúci váš pomenovaný rozsah, odstráňte alebo zadajte nové položky. Nezabudnite zoradiť položky v poradí, v akom sa majú zobrazovať v rozbaľovacom zozname aplikácie Excel.

Ako odstrániť rozbaľovací zoznam

Ak už nechcete mať v pracovnom hárku programu Excel rozbaľovacie polia, môžete ich z niektorých alebo všetkých buniek odstrániť.

Odstránenie rozbaľovacej ponuky z vybraných buniek

1. Vyberte bunku alebo niekoľko buniek, z ktorých chcete odstrániť rozbaľovacie políčka.
2. Prejdite na Údaje a kliknite na kartu Overovanie údajov .
3. Na karte Nastavenia vyberte Vymazať všetko tlačidlo.

Táto metóda odstráni rozbaľovacie ponuky z vybraných buniek, ale zachová aktuálne vybrané hodnoty.

Ak chcete odstrániť rozbaľovací zoznam aj hodnoty buniek, môžete vybrať bunky a kliknúť na tlačidlo Vymazať všetko tlačidlo na Karta Domov> Skupina úprav> Vymazať .

Odstránenie rozbaľovacieho zoznamu programu Excel zo všetkých buniek v aktuálnom hárku

Týmto spôsobom môžete odstrániť rozbaľovací zoznam zo všetkých pridružených buniek v aktuálnom pracovnom hárku. Týmto spôsobom sa neodstráni rovnaký rozbaľovací zoznam z buniek v iných pracovných hárkoch, ak existujú.

1. Vyberte ľubovoľnú bunku obsahujúcu váš rozbaľovací zoznam.
2. Kliknite na . Overovanie údajov na Údaje tab.
3. V okne Overenie údajov na karte Nastavenia vyberte položku " Aplikujte tieto zmeny na všetky ostatné bunky s rovnakými nastaveniami " začiarkavacie políčko.

   Po jeho začiarknutí sa vyberú všetky bunky odkazujúce na tento zoznam Overenie údajov programu Excel, ako môžete vidieť na nasledujúcej snímke obrazovky.

4. Kliknite na tlačidlo Vymazať všetko vymazať rozbaľovací zoznam.
5. Kliknite na . OK na uloženie zmien a zatvorenie okna Overenie údajov.

Táto metóda odstráni rozbaľovací zoznam zo všetkých buniek, ktoré ho obsahujú, pričom zachová aktuálne vybrané hodnoty. Ak ste rozbaľovací zoznam vytvorili z rozsahu buniek alebo z pomenovaného rozsahu, zdrojový zoznam tiež zostane nedotknutý. Ak ho chcete odstrániť, otvorte pracovný hárok, ktorý obsahuje položky rozbaľovacieho zoznamu, a odstráňte ich.

Teraz už poznáte základy rozbaľovacích zoznamov Excelu. V ďalšom článku budeme túto tému skúmať ďalej a ukážem vám, ako vytvoriť kaskádový (závislý) rozbaľovací zoznam s podmieneným Overovaním údajov. Prosím, zostaňte naladení a ďakujem za prečítanie!