Vodič pokazuje 4 brza načina za dodavanje padajućeg menija u Excel. Takođe pokazuje kako kreirati padajući meni iz druge radne knjige, uređivati, kopirati i brisati liste za validaciju podataka.

Excel padajuća lista, takođe poznata kao padajući okvir ili kombinovani okvir, koristi se za unos podataka u tabelu sa unapred definisane liste stavki. Glavna svrha korištenja padajućih lista u Excelu je ograničavanje broja izbora dostupnih korisniku. Osim toga, padajući izbornik sprječava pravopisne greške i ubrzava unos podataka.

Kako napraviti padajuću listu u Excelu

U cjelini, postoje 4 načina da kreirajte padajući meni u Excel-u koristeći funkciju Validacije podataka. Ispod ćete pronaći kratak pregled glavnih prednosti i nedostataka, kao i detaljna uputstva korak po korak za svaku metodu:

Kreirajte padajuću listu sa vrijednostima razdvojenim zarezima

Ovo je najbrži način za dodavanje padajućeg okvira u sve verzije programa Excel 2010 do Excel 365.

1. Odaberite ćeliju ili raspon za svoju padajuću listu.

Počinjete odabirom ćelije ili ćelija u kojima želite da se pojavi padajući okvir. To može biti jedna ćelija, raspon ćelija ili cijela kolona. Ako odaberete cijelu kolonu, u svakoj ćeliji te kolone će se kreirati padajući meni, što je prava ušteda vremena, na primjer, kada kreirate upitnik.

Možete čak odabrati i ćelije koje nisu susjedne Informacije ili Upozorenje će omogućiti korisnicima da unesu svoj tekst u kombinovani okvir.

• Preporučuje se poruka Informacije ako je vjerovatno da će vaši korisnici često unositi vlastite izbore.
• Poruka Upozorenje će navesti korisnike da izaberu stavku iz padajućeg okvira umjesto da unose svoje podatke, iako ne zabranjuje prilagođene unose.
• Stop (podrazumevano) će spriječiti ljude da unos svih podataka koji se ne nalaze na vašoj Excel padajućoj listi.

I ovako može izgledati vaša prilagođena poruka upozorenja u Excelu:

Savjet. Ako niste sigurni koji naslov ili tekst poruke da otkucate, polja možete ostaviti prazna. U ovom slučaju, Microsoft Excel će prikazati zadano upozorenje " Vrijednost koju ste unijeli nije važeća. Korisnik ima ograničene vrijednosti koje se mogu unijeti u ovu ćeliju ."

Kako kopirati padajuću listu u Excelu

U slučaju da želite da se lista za odabir pojavljuje u više ćelija, možete je jednostavno kopirati kao i bilo koji drugi sadržaj ćelije povlačenjem ručicu za popunjavanje kroz susjedne ćelije ili korištenjem prečica za kopiranje / lijepljenje. Ove metode kopiraju sav sadržaj ćelije uključujući provjeru valjanosti podataka i trenutni odabir . Dakle, najbolje ih je koristiti kada još nijedna stavka nije odabrana u padajućem izborniku.

Da biste kopirali padajuću listu bez trenutnog odabira , koristitePosebna funkcija za kopiranje samo pravila za provjeru valjanosti podataka.

Kako urediti Excel padajuću listu

Nakon što kreirate padajuću listu u Excelu, možda biste željeli dodati još unosa ili izbrisati neke od postojećih stavki. Kako ćete to učiniti ovisi o tome kako je kreiran vaš padajući okvir.

Izmijenite padajuću listu odvojenu zarezima

Ako ste kreirali padajući meni odvojen zarezima polje, nastavite sa sljedećim koracima:

1. Odaberite ćeliju ili ćelije koje upućuju na vašu Excel listu za provjeru valjanosti podataka, tj. ćelije koje sadrže padajući okvir koji želite urediti.
2. Kliknite Provjera valjanosti podataka (Excel traka > kartica Podaci).
3. Izbrišite ili upišite nove stavke u okvir Izvor .
4. Kliknite OK da biste spremili promjene i zatvorite Excel Provjera valjanosti podataka prozor.

Savjet. Ako želite primijeniti promjene na sve ćelije koje sadrže ovu padajuću listu, odaberite opciju " Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije sa istim postavkama ".

Promijenite padajući meni na osnovu raspona ćelija

Ako ste kreirali padajući okvir tako što ste naveli raspon ćelija umjesto referenciranja imenovanog raspona, nastavite na sljedeći način.

1. Pređite na tabelu koja sadrži stavke koje se pojavljuju u vašem padajućem okviru i uredite listu na način koji želite.
2. Odaberite ćeliju ili ćelije koje sadrže vaš padajući izborniklistu.
3. Kliknite na Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci .
4. U prozoru Excel Provjera valjanosti podataka , na Postavke karticu, promijenite reference ćelije u polju Izvor. Možete ih urediti ručno ili kliknuti na ikonu Sažmi dijalog .
5. Kliknite na dugme OK da sačuvate promene i zatvorite prozor.

Ažurirajte ispust- donju listu iz imenovanog raspona

Ako ste kreirali padajući okvir baziran na imenovanom rasponu, tada možete samo urediti stavke vašeg raspona, a zatim promijeniti referencu na Imenovani raspon. Svi padajući okviri zasnovani na ovom imenovanom rasponu će se automatski ažurirati.

1. Dodajte ili izbrišite stavke u imenovanom rasponu.

Otvorite radni list koji sadrži vaš imenovani raspon, izbrišite ili unesite nove unose. Ne zaboravite da uredite stavke onim redoslijedom kojim želite da se pojavljuju na vašoj padajućoj listi programa Excel.

Kako izbrisati padajuću listu

Ako više ne želite imati padajuće okvire na radnom listu Excela, možete ih ukloniti iz nekih ili svih ćelija.

Uklanjanje padajućeg izbornika iz odabranih ćelija

1. Odaberite ćeliju ili nekoliko ćelija iz kojih želite ukloniti padajuće okvire.
2. Idite na karticu Podaci i kliknite na Provjera valjanosti podataka .
3. Na kartici Postavke odaberite gumb Obriši sve .

Ova metoda uklanja padajuće menije iz odabranih ćelija, ali zadržava trenutno odabrane vrijednosti.

Ako želite izbrisati oba padajući meni i vrijednosti ćelija, možete odabrati ćelije i kliknuti na dugme Obriši sve na kartici Početna > Grupa za uređivanje > Obriši .

Brisanje padajuće liste programa Excel iz svih ćelija u trenutnom listu

Na ovaj način možete ukloniti padajuću listu iz svih povezanih ćelija u trenutnom radni list. Ovo neće izbrisati isti padajući okvir iz ćelija u drugim radnim listovima, ako ih ima.

1. Odaberite bilo koju ćelijukoji sadrži vašu padajuću listu.
2. Kliknite Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci .
3. U prozoru Validacija podataka, na kartici Postavke, označite potvrdni okvir " Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije sa istim postavkama ".

   Kada to provjerite, sve ćelije koje upućuju na ovu Excel listu za provjeru valjanosti podataka bit će odabrane, kao što možete vidjeti na slici ispod.

4. Kliknite na Obriši sve dugme za brisanje padajuće liste.
5. Kliknite na OK da sačuvate promene i zatvorite prozor Validacija podataka.

Ova metoda briše padajuću listu iz svih ćelija koje je sadrže, zadržavajući trenutno odabrane vrijednosti. Ako ste kreirali padajući meni iz raspona ćelija ili imenovanog raspona, izvorna lista će također ostati netaknuta. Da biste ga uklonili, otvorite radni list koji sadrži stavke padajuće liste i izbrišite ih.

Sada znate osnove padajućih lista u programu Excel. U sljedećem članku ćemo dalje istražiti ovu temu i pokazat ću vam kako da kreirate kaskadnu (zavisnu) padajuću listu sa uslovnom validacijom podataka. Molimo ostanite sa nama i hvala vam na čitanju!

2. Koristite Excel Validaciju podataka da kreirate padajuću listu.

Na Excel traci idite na karticu Podaci > Grupirajte Data Tools i kliknite na Provjera valjanosti podataka .

3. Unesite stavke liste i odaberite opcije.

U prozoru Validacija podataka , na kartici Postavke , uradite sljedeće:

• U polju Dozvoli odaberite Lista .
• U polju Izvor unesite stavke koje želite da se pojave u padajućem izborniku meni odvojen zarezom (sa ili bez razmaka).
• Uvjerite se da je označeno polje padajući meni u ćeliji ; inače se strelica padajućeg izbornika neće pojaviti pored ćelije.
• Odaberite ili obrišite Ignoriraj prazno ovisno o tome kako želite rukovati praznim ćelijama.
• Kliknite OK i gotovi ste!

Sada, korisnici programa Excel jednostavno kliknu strelicu pored ćelije koja sadrži padajući okvir, a zatim odaberu unos koji žele iz padajući meni.

Pa, vaš padajući okvir je spreman za manje od minute. Ova metoda dobro funkcionira za male liste za provjeru valjanosti Excel podataka za koje je malo vjerovatno da će se ikada promijeniti. Ako to nije slučaj, razmislite o korištenju jedne od sljedećih opcija.

Dodavanje padajuće liste iz imenovanog raspona

Ova metoda kreiranja liste za provjeru valjanosti Excel podataka traje malo više vremena, ali može uštedjeti još višedugoročno gledano.

1. Unesite unose za svoju padajuću listu.

Odaberite unose koje želite da se pojavljuju u padajućem izborniku na postojećem radnom listu ili unesite unose u novi list. Ove vrijednosti treba unijeti u jednu kolonu ili red bez praznih ćelija.

Na primjer, napravimo padajuću listu sastojaka za vaše omiljene recepte:

Savjet. Dobra je ideja da svoje unose sortirate onim redosledom kojim želite da se pojavljuju u padajućem meniju.

2. Kreirajte imenovani raspon.

Najbrži način da kreirate imenovani raspon u Excelu je da odaberete ćelije i unesete naziv raspona direktno u Okvir za ime . Kada završite, kliknite Enter da biste spremili novokreirani imenovani raspon. Za više informacija pogledajte kako definirati ime u Excelu.

3. Primijenite provjeru valjanosti podataka.

Kliknite na ćeliju u kojoj želite da se pojavi padajući popis - to može biti raspon ćelija ili cijela kolona, ​​na istom listu gdje se nalazi vaša lista unosa ili u drugačiji radni list. Zatim idite na karticu Podaci , kliknite na Provjera valjanosti podataka i konfigurirajte pravilo:

• U polju Dozvoli odaberite Lista .
• U polje Izvor upišite ime koje ste dali svom rasponu ispred kojeg stoji znak jednakosti, na primjer =Sastojci .
• Uvjerite se da je označeno polje Padajući izbornik u ćeliji .
• KlikniteOK.

Ako izvorna lista sadrži više od 8 stavki, vaš padajući okvir će imati traku za pomicanje poput ove:

Napomena. Ako vaš imenovani raspon ima barem jednu praznu ćeliju, odabir okvira Zanemari prazno omogućava unos bilo koje vrijednosti u provjerenu ćeliju.

Napravite padajuću listu iz Excel tablice

Umjesto korištenja uobičajenog imenovanog raspona, možete konvertirati svoje podatke u potpuno funkcionalnu Excel tablicu ( Ubaci > Tablica ili Ctrl + T) , a zatim kreirajte listu za provjeru valjanosti podataka iz te tablice. Zašto možda želite da koristite sto? Prvo i najvažnije, zato što vam omogućava da kreirate proširivu dinamičku padajuću listu koja se automatski ažurira kako dodajete ili uklanjate stavke iz tabele.

Da dodate dinamički padajući meni iz Excel tabele, pratite ove korake:

1. Odaberite ćeliju u koju želite da umetnete padajući meni.
2. Otvorite <1 Dijalog>Provjera valjanosti podataka .
3. Izaberite Lista iz padajućeg okvira Dozvoli .
4. U novom Izvoru unesite formulu koja se odnosi na određenu kolonu u vašoj tabeli, ne uključujući ćeliju zaglavlja. Za ovo koristite funkciju INDIRECT sa strukturiranom referencom poput ove:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Kada završite, kliknite OK .

Za ovaj primjer , pravimo padajući meni iz kolone pod nazivom Sastojci u Tabeli 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Insert padajući meni u Excelu iz niza ćelije

Zaumetnite padajuću listu iz niza ćelija, izvršite ove korake:

1. Upišite stavke u zasebne ćelije.
2. Odaberite ćeliju u kojoj želite padajuću listu da se pojavi.
3. Na kartici Podaci kliknite na Provjera valjanosti podataka .
4. Postavite kursor u Izvor okvir ili kliknite na Sažmi dijaloški okvir ikona i odaberite raspon ćelija koje želite uključiti u svoju padajuću listu. Opseg može biti u istom ili na drugom radnom listu. Ako je ovo drugo, jednostavno idite na drugi list i odaberite raspon pomoću miša.

Kreirajte dinamički (automatski ažuriran) padajući izbornik Excel

Ako često uređujete stavke u padajućem meniju, možda ćete želeti da kreirate dinamičku padajuću listu u Excel-u. U ovom slučaju, vaša lista će se automatski ažurirati u svim ćelijama koje je sadrže, nakon što uklonite ili dodate nove unose na izvornu listu.

Najlakši način za kreiranje tako dinamički ažurirane padajuće liste u Excel kreira imenovanu listu na osnovu tabele. Ako iz nekog razloga više volite uobičajeni imenovani raspon, onda ga referencirajte koristeći formulu OFFSET, kao što je objašnjeno u nastavku.

1. Počinjete kreiranjem uobičajenog padajućeg izbornika na osnovu imenovanog raspona kako je gore opisano.
2. U koraku 2, kada kreirate ime, stavite sljedeću formulu u okvir Odnosi se na .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Gdje:

   • List1 - naziv lista
   • A - kolona u kojoj se nalaze stavkevaša padajuća lista se nalazi
   • $A$1 - ćelija koja sadrži prvu stavku liste

Kao što vidite, formula se sastoji od 2 Excel funkcije - OFFSET i COUNTA. Funkcija COUNTA broji sve praznine u navedenoj koloni. OFFSET uzima taj broj i vraća referencu na raspon koji uključuje samo neprazne ćelije, počevši od prve ćelije koju navedete u formuli.

Glavna prednost dinamičke padajuće liste je da nećete morati da menjate referencu na imenovani opseg svaki put nakon uređivanja izvorne liste. Jednostavno izbrišete ili ukucate nove unose u izvornu listu i sve ćelije koje sadrže ovu Excel listu validacije će se automatski ažurirati!

Kako ova formula radi

U Microsoft Excelu, OFFSET(referenca , rows, cols, [height], [width]) funkcija se koristi za vraćanje reference na raspon koji se sastoji od određenog broja redova i stupaca. Da bismo ga prisilili da vrati dinamički, tj. kontinuirano mijenjajući raspon, navodimo sljedeće argumente:

• reference - ćelija $A$1 u Sheet1, koja je prva stavka vaše padajuće liste;
• rows & cols su 0 jer ne želite pomaknuti vraćeni raspon ni okomito ni horizontalno;
• height - broj nepraznih ćelija u stupcu A, koje vraća funkcija COUNTA;
• width - 1, tj. jedan stupac.

Kako kreirati padajući izborniklista iz druge radne knjige

Možete napraviti padajući meni u Excelu koristeći listu iz druge radne knjige kao izvor. Da biste to učinili, morat ćete kreirati 2 imenovana raspona - jedan u izvornoj knjizi, a drugi u knjizi u kojoj želite koristiti svoju Excel listu za provjeru valjanosti podataka.

Napomena. Da bi padajuća lista iz druge radne sveske radila, radna sveska sa izvornom listom mora biti otvorena.

Statička padajuća lista iz druge radne knjige

Padajuća lista kreirana na ovaj način neće se automatski ažurirati kada dodate ili uklonite unose u izvornoj listi i moraćete ručno da izmenite referencu izvorne liste.

1. Kreirajte imenovani raspon za izvornu listu.

Otvorite radnu knjigu koja sadrži izvornu listu, SourceBook.xlsx u ovom primjeru, i kreirajte imenovani raspon za unose koje želite uključiti u vašu padajuću listu, npr. Popis_izvora .

2. Kreirajte imenovanu referencu u glavnoj radnoj knjizi.

Otvorite radnu knjigu u kojoj želite da se pojavi padajući popis i kreirajte ime koje upućuje na vašu izvornu listu. U ovom primjeru, završena referenca je =SourceBook.xlsx!Source_list

Napomena. Morate staviti naziv radne knjige u apostrofe (') ako sadrži razmake. Na primjer: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Primijeni provjeru valjanosti podataka

U glavnoj radnoj knjizi odaberite ćeliju(e) za vašu padajuću listu, kliknite Podaci > PodaciValidation i unesite ime koje ste kreirali u koraku 2 u okvir Izvor .

Dinamička padajuća lista iz druge radne knjige

Padajuća lista kreirana na ovaj način će se ažurirati u hodu nakon što izvršite bilo kakve promjene na izvornoj listi.

1. Kreirajte naziv raspona u radnoj knjizi Izvor s formulom OFFSET, kao objašnjeno u Kreiranje dinamičkog padajućeg menija.
2. U glavnoj radnoj knjizi, primijenite provjeru valjanosti podataka na uobičajeni način.

Provjera valjanosti podataka u Excelu ne radi

Opcija Validacije podataka je zasivljena ili onemogućena? Postoji nekoliko razloga zašto se to može dogoditi:

• Padajuće liste se ne mogu dodati zaštićenim ili dijeljenim radnim listovima. Uklonite zaštitu ili zaustavite dijeljenje radnog lista, a zatim pokušajte ponovo kliknuti na Provjera valjanosti podataka .
• Kreirate padajuću listu iz Excel tabele koja je povezana sa SharePoint lokacijom. Prekinite vezu tabele ili uklonite formatiranje tabele i pokušajte ponovo.

Dodatne opcije za Excel padajući okvir

U većini slučajeva, kartica Postavke opcije o kojima smo gore govorili sasvim su dovoljne. Ako to ne urade, dostupne su još dvije opcije na ostalim karticama dijaloškog prozora Provjera valjanosti podataka .

Prikaži poruku kada se klikne na ćeliju s padajućim izbornikom

Ako želite da svojim korisnicima prikažete iskačuću poruku kada kliknu na bilo koju ćeliju koja sadrži vašu padajuću listu, nastavite s ovimnačin:

• U dijalogu Validacija podataka ( kartica Podaci > Validacija podataka ), prebacite se na karticu Unos poruke .
• Provjerite je li označena opcija Prikaži ulaznu poruku kada je ćelija odabrana .
• Upišite naslov i poruku u odgovarajuća polja (do 225 znakova).
• Kliknite na Dugme OK da sačuvate poruku i zatvorite dijalog.

Rezultat u Excelu će izgledati slično ovome:

Dozvoli korisnicima da unesu svoje podatke u kombinovani okvir

Podrazumevano, padajuća lista koju kreirate u Excelu nije moguće uređivati, tj. ograničena je na vrednosti u lista. Međutim, možete dozvoliti svojim korisnicima da unose svoje vrijednosti.

Tehnički, ovo pretvara padajuću listu u Excel kombinirani okvir. Termin "kombinovani okvir" znači padajući meni koji se može uređivati ​​i koji omogućava korisnicima da odaberu vrijednost sa liste ili unesu vrijednost direktno u okvir.

1. U dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka ( Kartica Podaci > Validacija podataka ), idite na karticu Upozorenje o grešci .
2. Odaberite "Prikaži upozorenje o grešci nakon unosa nevažećih podataka " ako želite da prikažete upozorenje kada korisnik pokuša da unese neke podatke koji se ne nalaze u padajućem meniju. Ako ne želite da prikažete nijednu poruku, poništite ovo polje za potvrdu.
3. Da biste prikazali poruku upozorenja, odaberite jednu od opcija iz okvira Stil i upišite naslov i poruku . Ili