De handleiding demonstreert 4 snelle manieren om een vervolgkeuzelijst toe te voegen in Excel. Ook wordt getoond hoe u een vervolgkeuzelijst kunt maken vanuit een andere werkmap en hoe u gegevensvalidatielijsten kunt bewerken, kopiëren en verwijderen.

Excel drop-down lijst, ook wel drop-down box of combo box genoemd, wordt gebruikt om gegevens in een spreadsheet in te voeren uit een vooraf gedefinieerde lijst met items. Het belangrijkste doel van het gebruik van drop-down lijsten in Excel is om het aantal beschikbare keuzes voor de gebruiker te beperken. Daarnaast voorkomt een dropdown spelfouten en maakt het de invoer van gegevens sneller.

Hoe maak je een keuzelijst in Excel

In het algemeen zijn er 4 manieren om een keuzemenu in Excel te maken met behulp van de functie Gegevensvalidatie. Hieronder vindt u een kort overzicht van de belangrijkste voor- en nadelen en de gedetailleerde stapsgewijze instructies voor elke methode:

Maak een keuzelijst met door komma's gescheiden waarden

Dit is de snelste manier om een vervolgkeuzelijst toe te voegen in alle versies van Excel 2010 tot en met Excel 365.

1. Selecteer een cel of bereik voor uw vervolgkeuzelijst.

U begint met het selecteren van een cel of cellen waar u een vervolgkeuzelijst wilt laten verschijnen. Dit kan een enkele cel zijn, een bereik van cellen of de hele kolom. Als u de hele kolom selecteert, wordt in elke cel van die kolom een vervolgkeuzemenu gemaakt, wat veel tijd bespaart, bijvoorbeeld bij het maken van een vragenlijst.

U kunt zelfs niet aaneengesloten cellen selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de cellen met de muis selecteert.

2. Gebruik Excel Data Validation om een keuzelijst te maken.

Ga in het Excel-lint naar de Data tab> Data Tools groep en klik op Validatie van gegevens .

3. Voer de lijst-items in en kies de opties.

In de gegevensvalidatie venster, op de Instellingen doe het volgende:

• In de Sta toe. vak, selecteer Lijst .
• In de Bron vak de items in die u in uw keuzemenu wilt hebben, gescheiden door een komma (met of zonder spaties).
• Zorg ervoor dat de In-cel dropdown vakje is aangevinkt; anders verschijnt de uitklappijl niet naast de cel.
• Selecteer of wis de Blanco negeren afhankelijk van hoe u lege cellen wilt behandelen.
• Klik op OK en u bent klaar!

Nu klikken Excel-gebruikers gewoon op een pijl naast een cel met een vervolgkeuzelijst en selecteren vervolgens de gewenste invoer uit het vervolgkeuzemenu.

Welnu, uw vervolgkeuzelijst is klaar in minder dan een minuut. Deze methode werkt goed voor kleine Excel-gegevensvalidatielijsten die waarschijnlijk nooit zullen veranderen. Als dat niet het geval is, kunt u overwegen een van de volgende opties te gebruiken.

Keuzelijst toevoegen van een genoemd bereik

Deze methode om een Excel-gegevensvalidatielijst te maken kost iets meer tijd, maar kan op lange termijn nog meer tijd besparen.

1. Typ de gegevens voor uw keuzelijst.

Selecteer in een bestaand werkblad de gegevens die u in uw keuzemenu wilt laten verschijnen of typ de gegevens in een nieuw blad. Deze waarden moeten in een enkele kolom of rij worden ingevoerd, zonder lege cellen.

Laten we bijvoorbeeld een keuzelijst maken met ingrediënten voor uw favoriete recepten:

Tip. Het is een goed idee om uw items te sorteren in de volgorde waarin u wilt dat ze in het uitklapmenu verschijnen.

2. Maak een naambereik aan.

De snelste manier om een naambereik in Excel te maken is door de cellen te selecteren en de naam van het bereik rechtstreeks in de Naam Box Als u klaar bent, klikt u op Enter om het nieuw gemaakte bereik met naam op te slaan. Zie voor meer informatie hoe u een naam definieert in Excel.

3. Pas gegevensvalidatie toe.

Klik in de cel waar u wilt dat de vervolgkeuzelijst verschijnt - dat kan een cellenbereik zijn of de hele kolom, in hetzelfde blad waar uw lijst met invoergegevens staat of in een ander werkblad. Navigeer vervolgens naar de Tabblad gegevens klik Validatie van gegevens en configureer de regel:

• In de Sta toe. vak, selecteer Lijst .
• In de Bron vak, typ de naam die u aan uw bereik hebt gegeven, voorafgegaan door een gelijkheidsteken, bijvoorbeeld =Ingrediënten .
• Zorg ervoor dat de In-cel dropdown vakje is aangevinkt.
• Klik op OK.

Als de bronlijst meer dan 8 items bevat, krijgt uw keuzelijst een schuifbalk zoals deze:

Opmerking. Als uw genoemd bereik ten minste één lege cel heeft, selecteert u de optie Blanco negeren vak kan een willekeurige waarde worden ingevoerd in de gevalideerde cel.

Dropdown lijst maken van Excel tabel

In plaats van een gewoon genoemd bereik te gebruiken, kunt u uw gegevens omzetten in een volledig functionele Excel-tabel ( Invoegen> Tabel of Ctrl + T ), en maak dan een gegevensvalidatielijst van die tabel. Waarom zou je een tabel willen gebruiken? Eerst en vooral omdat je daarmee een uitbreidbare dynamische vervolgkeuzelijst die automatisch wordt bijgewerkt als u items toevoegt of verwijdert uit de tabel.

Volg deze stappen om een dynamische vervolgkeuzelijst toe te voegen vanuit een Excel-tabel:

1. Selecteer de cel waarin u een keuzelijst wilt invoegen.
2. Open de Validatie van gegevens dialoogvenster.
3. Selecteer Lijst van de Sta toe. drop-down box.
4. In de nieuwe Bron Voer de formule in die verwijst naar een specifieke kolom in uw tabel, met uitzondering van de headercel. Gebruik hiervoor de functie INDIRECT met een gestructureerde verwijzing zoals deze:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Wanneer u klaar bent, klikt u op OK .

Voor dit voorbeeld maken we een dropdown van de kolom met de naam Ingrediënten in tabel 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Dropdown invoegen in Excel vanuit een celbereik

Voer de volgende stappen uit om een vervolgkeuzelijst in te voegen uit een bereik van cellen:

1. Typ de items in aparte cellen.
2. Selecteer de cel waar de keuzelijst moet verschijnen.
3. Op de Gegevens tabblad, klik op Validatie van gegevens .
4. Plaats de cursor in de Bron doos of klik op de Dialoog samenvouwen en selecteer het cellenbereik dat u in uw keuzelijst wilt opnemen. Het bereik kan zich in hetzelfde of in een ander werkblad bevinden. In het laatste geval gaat u gewoon naar het andere blad en selecteert u een bereik met de muis.

Een dynamische (automatisch bijgewerkte) Excel dropdown maken

Als u vaak de items in het vervolgkeuzemenu bewerkt, wilt u misschien een dynamische vervolgkeuzelijst maken in Excel. In dat geval wordt uw lijst automatisch bijgewerkt in alle cellen die deze bevatten, zodra u nieuwe items verwijdert of toevoegt aan de bronlijst.

De eenvoudigste manier om een dergelijke dynamisch bijgewerkte vervolgkeuzelijst in Excel te maken is door een lijst met naam te maken op basis van een tabel. Als u om de een of andere reden de voorkeur geeft aan een gewoon bereik met naam, dan kunt u daarnaar verwijzen met de OFFSET-formule, zoals hieronder wordt uitgelegd.

1. U begint met het maken van een gebruikelijke dropdown op basis van een genoemd bereik, zoals hierboven beschreven.
2. In stap 2, bij het aanmaken van een naam, zet u de volgende formule in de Verwijst naar doos.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Waar:

   • Blad1 - de naam van het blad
   • A - de kolom waar de items van uw keuzelijst zich bevinden
   • $A$1 - de cel met het eerste item van de lijst

Zoals u ziet bestaat de formule uit 2 Excel-functies - OFFSET en COUNTA. De COUNTA-functie telt alle niet-lege cellen in de opgegeven kolom. OFFSET neemt dat aantal en geeft een verwijzing terug naar een bereik dat alleen niet-lege cellen bevat, te beginnen met de eerste cel die u in de formule opgeeft.

Het belangrijkste voordeel van dynamische keuzelijsten is dat u de verwijzing naar het genoemde bereik niet telkens hoeft te wijzigen nadat u de bronlijst hebt bewerkt. U verwijdert of typt gewoon nieuwe items in de bronlijst en alle cellen die deze Excel-validatielijst bevatten worden automatisch bijgewerkt!

Hoe deze formule werkt

In Microsoft Excel wordt de functie OFFSET(referentie, rijen, kolommen, [hoogte], [breedte]) gebruikt om een verwijzing terug te geven naar een bereik bestaande uit een opgegeven aantal rijen en kolommen. Om de functie te dwingen een dynamisch, d.w.z. voortdurend veranderend bereik terug te geven, specificeren wij de volgende argumenten:

• referentie - cel $A$1 in Blad1, het eerste item van uw keuzelijst;
• rijen & cols zijn 0 omdat je het teruggegeven bereik niet verticaal of horizontaal wilt verschuiven;
• hoogte - het aantal niet-lege cellen in kolom A, teruggegeven door de functie COUNTA;
• breedte - 1, d.w.z. één kolom.

Hoe een vervolgkeuzelijst maken vanuit een andere werkmap

U kunt in Excel een keuzemenu maken met een lijst uit een andere werkmap als bron. Daartoe moet u 2 naambereiken maken - één in het bronboek en één in het boek waarin u uw Excel-gegevensvalidatielijst wilt gebruiken.

Opmerking. Om de keuzelijst uit een andere werkmap te laten werken, moet de werkmap met de bronlijst geopend zijn.

Een statische vervolgkeuzelijst uit een andere werkmap

De op deze manier gemaakte keuzelijst wordt niet automatisch bijgewerkt wanneer u items in de bronlijst toevoegt of verwijdert, en u moet de bronlijstverwijzing handmatig wijzigen.

1. Maak een naambereik voor de bronlijst.

Open de werkmap die de bronnenlijst bevat, SourceBook.xlsx in dit voorbeeld, en maak een naambereik voor de items die u wilt opnemen in uw vervolgkeuzelijst, bijv. Bronnenlijst .

2. Maak een naamsverwijzing in de hoofdwerkmap.

Open de werkmap waarin u de keuzelijst wilt laten verschijnen en maak een naam die verwijst naar uw bronlijst. In dit voorbeeld is de ingevulde referentie =SourceBook.xlsx!Source_list

Opmerking. U moet de naam van de werkmap omsluiten met apostrofs (') als deze spaties bevat. Bijvoorbeeld: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Gegevensvalidatie toepassen

Selecteer in de hoofdwerkmap de cel(len) voor uw keuzelijst, klik gegevens> Gegevensvalidatie en voer de naam in die u in stap 2 hebt aangemaakt in het Bron doos.

Een dynamische vervolgkeuzelijst uit een andere werkmap

Een keuzelijst die op deze manier is gemaakt, wordt onmiddellijk bijgewerkt zodra u wijzigingen hebt aangebracht in de bronlijst.

1. Maak een bereiknaam in de Bronwerkmap met de OFFSET-formule, zoals uitgelegd in Een dynamisch vervolgkeuzemenu maken.
2. Pas in de hoofdwerkmap gegevensvalidatie toe op de gebruikelijke manier.

Excel gegevensvalidatie werkt niet

De optie Gegevensvalidatie is grijs of uitgeschakeld? Er zijn een paar redenen waarom dat kan gebeuren:

• Keuzelijsten kunnen niet worden toegevoegd aan beveiligde of gedeelde werkbladen. Verwijder de beveiliging of stop het delen van het werkblad, en probeer vervolgens op Validatie van gegevens weer.
• U maakt een keuzelijst van een Excel-tabel die is gekoppeld aan een SharePoint-site. Ontkoppel de tabel of verwijder de opmaak van de tabel en probeer het opnieuw.

Extra opties voor het Excel-dialoogvenster

In de meeste gevallen is de Instellingen zijn de hierboven besproken opties van het tabblad absoluut voldoende. Zo niet, dan zijn er nog twee opties beschikbaar op de andere tabbladen van de Validatie van gegevens dialoogvenster.

Een bericht weergeven wanneer een cel met de dropdown wordt aangeklikt

Als u uw gebruikers een pop-upbericht wilt laten zien wanneer zij op een cel met uw keuzelijst klikken, gaat u als volgt te werk:

• In het dialoogvenster Gegevensvalidatie ( Data tab> Data Validatie ), schakel over naar de Invoerbericht tab.
• Zorg ervoor dat de optie Toon invoerbericht wanneer cel is geselecteerd wordt gecontroleerd.
• Typ een titel en een bericht in de overeenkomstige velden (maximaal 225 tekens).
• Klik op de OK om het bericht op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Het resultaat in Excel ziet er ongeveer zo uit:

Laat gebruikers hun eigen gegevens invoeren in een combo box

Standaard is de keuzelijst die u in Excel maakt niet bewerkbaar, d.w.z. beperkt tot de waarden in de lijst. U kunt uw gebruikers echter toestaan hun eigen waarden in te voeren.

De term "keuzelijst" betekent een bewerkbare keuzelijst waarmee gebruikers een waarde uit de lijst kunnen selecteren of een waarde rechtstreeks in het vak kunnen typen.

1. In de Validatie van gegevens dialoog ( Gegevens tab> Gegevens Validatie ), ga naar de Foutmelding tab.
2. Selecteer de "Toon foutmelding nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd " vakje als u een waarschuwing wilt laten zien wanneer een gebruiker probeert gegevens in te voeren die niet in het keuzemenu staan. Als u geen bericht wilt laten zien, schakelt u dit vakje uit.
3. Om een waarschuwingsbericht weer te geven, kiest u een van de opties uit het Stijl vak, en typ de titel en het bericht. Ofwel Informatie of Waarschuwing laat de gebruikers hun eigen tekst invoeren in de keuzelijst.
   • Een Informatie bericht wordt aanbevolen als uw gebruikers waarschijnlijk vaak hun eigen keuzes zullen invoeren.
   • A Waarschuwing bericht zal de gebruikers ertoe aanzetten een item uit de drop-down box te selecteren in plaats van hun eigen gegevens in te voeren, hoewel het aangepaste invoer niet verbiedt.
   • Stop (standaard) voorkomt dat mensen gegevens invoeren die niet in uw Excel keuzelijst staan.

   

   En zo kan uw aangepaste waarschuwingsbericht er in Excel uitzien:

   

   Tip: Als u niet zeker weet welke titel of berichttekst u moet typen, kunt u de velden leeg laten. In dat geval zal Microsoft Excel de standaardwaarschuwing " De ingevoerde waarde is niet geldig. Een gebruiker heeft beperkte waarden die in deze cel kunnen worden ingevoerd. ."

Hoe kopieer je een vervolgkeuzelijst in Excel

Als u wilt dat een keuzelijst in meerdere cellen verschijnt, kunt u deze gewoon kopiëren zoals elke andere celinhoud door de vulgreep door de aangrenzende cellen te slepen of door de snelkoppelingen kopiëren / plakken te gebruiken. Deze methoden kopiëren alle inhoud van een cel, inclusief de gegevensvalidatie en de huidige selectie Ze kunnen dus het beste worden gebruikt als er nog geen item is geselecteerd in de dropdown.

Een keuzelijst kopiëren zonder de huidige selectie Gebruik de functie Plakken speciaal om alleen de gegevensvalidatieregel te kopiëren.

Een Excel keuzelijst bewerken

Nadat u een vervolgkeuzelijst in Excel hebt gemaakt, wilt u er misschien meer items aan toevoegen of een aantal bestaande items verwijderen. Hoe u dit doet, hangt af van hoe uw vervolgkeuzelijst is gemaakt.

Een door komma's gescheiden keuzelijst wijzigen

Als u een door komma's gescheiden keuzelijst hebt gemaakt, ga dan verder met de volgende stappen:

1. Selecteer een cel of cellen die verwijzen naar uw Excel-gegevensvalidatielijst, d.w.z. cellen met een vervolgkeuzelijst die u wilt bewerken.
2. Klik op Validatie van gegevens (Excel lint> tabblad Gegevens).
3. Verwijder of typ nieuwe items in de Bron doos.
4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan en Excel te sluiten. Validatie van gegevens raam.

Tip. Als u de wijzigingen wilt toepassen op alle cellen die deze keuzelijst bevat, selecteert u de " Pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen " optie.

Een dropdown wijzigen op basis van een reeks cellen

Als u een vervolgkeuzelijst hebt gemaakt door een celbereik te specificeren in plaats van te verwijzen naar een genoemd bereik, gaat u als volgt te werk.

1. Ga naar de spreadsheet met de items die in uw keuzelijst verschijnen, en bewerk de lijst zoals u wilt.
2. Selecteer de cel of cellen met uw keuzelijst.
3. Klik op Validatie van gegevens op de Gegevens tab.
4. In de Excel Validatie van gegevens venster, op het tabblad Instellingen, wijzigt u de celverwijzingen in het vak Bron. U kunt ze handmatig bewerken of op de knop Dialoog samenvouwen icoon.
5. Klik op de OK om de wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten.

Een vervolgkeuzelijst bijwerken vanuit een genoemd bereik

Als u een keuzevak op basis van een naambereik hebt gemaakt, kunt u gewoon de items van uw bereik bewerken en vervolgens de verwijzing naar het naambereik wijzigen. Alle keuzevakken op basis van dit naambereik worden automatisch bijgewerkt.

1. Toevoegen of verwijderen van items in het genoemde bereik.

Open het werkblad met uw naambereik, verwijder of typ nieuwe items. Vergeet niet om de items te rangschikken in de volgorde waarin u wilt dat ze in uw Excel-keuzelijst verschijnen.

Hoe een vervolgkeuzelijst verwijderen

Als u geen vervolgkeuzelijsten meer wilt hebben in uw Excel-werkblad, kunt u ze verwijderen uit sommige of alle cellen.

Een vervolgkeuzemenu uit geselecteerde cel(len) verwijderen

1. Selecteer een cel of meerdere cellen waaruit u vervolgkeuzelijsten wilt verwijderen.
2. Ga naar de Gegevens tabblad en klik op Validatie van gegevens .
3. Selecteer op het tabblad Instellingen de Alles wissen knop.

Deze methode verwijdert de keuzemenu's van de geselecteerde cellen, maar behoudt de huidige geselecteerde waarden.

Als u zowel een dropdown als de waarden van de cellen wilt verwijderen, kunt u de cellen selecteren en op de knop Alles wissen knop op de Tabblad Home> Groep bewerken> Wissen .

Een Excel keuzelijst verwijderen uit alle cellen in het huidige blad

Op deze manier kunt u een vervolgkeuzelijst verwijderen uit alle bijbehorende cellen in het huidige werkblad. Hierdoor wordt dezelfde vervolgkeuzelijst niet verwijderd uit cellen in eventuele andere werkbladen.

1. Selecteer een cel die uw keuzelijst bevat.
2. Klik op Validatie van gegevens op de Gegevens tab.
3. In het venster Gegevensvalidatie, op het tabblad Instellingen, selecteert u de " Pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen " check box.

   Zodra u dit aanvinkt, worden alle cellen die verwijzen naar deze Excel-gegevensvalidatielijst geselecteerd, zoals u kunt zien in de onderstaande schermafbeelding.

4. Klik op de Alles wissen knop om de keuzelijst te verwijderen.
5. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan en het venster Gegevensvalidatie te sluiten.

Deze methode verwijdert een vervolgkeuzelijst uit alle cellen die deze bevatten, met behoud van de huidige geselecteerde waarden. Als u een vervolgkeuzelijst hebt gemaakt vanuit een celbereik of een genoemd bereik, blijft de bronlijst ook intact. Om deze te verwijderen, opent u het werkblad met de items van de vervolgkeuzelijst en verwijdert u deze.

Nu kent u de basis van Excel drop-down lijsten. In het volgende artikel zullen we dit onderwerp verder verkennen en zal ik u laten zien hoe u cascade (afhankelijke) drop-down lijsten kunt maken met voorwaardelijke Data Validatie. Blijf kijken en bedankt voor het lezen!