Die tutoriaal demonstreer 4 vinnige maniere om 'n aftreklys in Excel by te voeg. Dit wys ook hoe om 'n aftreklys uit 'n ander werkboek te skep, data-valideringslyste te redigeer, te kopieer en uit te vee.

Excel-aftreklys, ook bekend as aftreklys of kombinasieblokkie, word gebruik om data in te voer 'n sigblad van 'n vooraf gedefinieerde itemslys. Die hoofdoel van die gebruik van aftreklyste in Excel is om die aantal keuses wat vir die gebruiker beskikbaar is, te beperk. Afgesien daarvan voorkom 'n aftreklys spelfoute en maak data-invoer vinniger.

Hoe om 'n aftreklys in Excel te maak

Oor die algemeen is daar 4 maniere om skep 'n aftreklys in Excel deur die Data Validation-funksie te gebruik. Hieronder vind u 'n vinnige uiteensetting van die belangrikste voordele en nadele sowel as die gedetailleerde stap-vir-stap instruksies vir elke metode:

Skep aftreklys met komma-geskeide waardes

Dit is die vinnigste manier om 'n aftrekblokkie in alle weergawes van Excel 2010 deur Excel 365 by te voeg.

1. Kies 'n sel of reeks vir jou aftreklys.

Jy begin deur 'n sel of selle te kies waar jy wil hê 'n aftreklys moet verskyn. Dit kan 'n enkele sel, 'n reeks selle of die hele kolom wees. As jy die hele kolom kies, sal 'n aftrekkieslys in elke sel van daardie kolom geskep word, wat 'n werklike tydbesparing is, byvoorbeeld wanneer jy 'n vraelys skep.

Jy kan selfs nie-aangrensende selle kies Inligting of Waarskuwing sal die gebruikers hul eie teks in die kombinasieboks laat invoer.

• 'n Inligting -boodskap word aanbeveel as jou gebruikers waarskynlik hul eie keuses gereeld sal invoer.
• 'n Waarskuwing -boodskap sal die gebruikers oorreed om 'n item uit die aftreklys te kies eerder as om hul eie data in te voer, alhoewel dit nie gepasmaakte inskrywings verbied nie.
• Stop (verstek) sal mense verhoed om enige data in te voer wat nie in jou Excel-aftreklys is nie.

En dit is hoe jou pasgemaakte waarskuwingsboodskap in Excel kan lyk:

Wenk. As jy nie seker is watter titel of boodskapteks om te tik nie, kan jy die velde leeg laat. In hierdie geval sal Microsoft Excel die verstekwaarskuwing " Die waarde wat jy ingevoer het, is nie geldig nie. 'n Gebruiker het beperkte waardes wat in hierdie sel ingevoer kan word ."

Hoe om aftreklys in Excel te kopieer

In die geval jy wil hê dat 'n kieslys in veelvuldige selle moet verskyn, kan jy dit eenvoudig kopieer soos enige ander selinhoud deur te sleep die vulhandvatsel deur die aangrensende selle of deur die kopieer / plak-kortpaaie te gebruik. Hierdie metodes kopieer al die inhoud van 'n sel, insluitend Data Validation en die huidige seleksie . Dit is dus die beste om dit te gebruik wanneer geen item nog in die aftreklys gekies is nie.

Om 'n aftreklys sonder die huidige keuse te kopieer, gebruik diePlak Spesiale kenmerk om slegs die Data Validation-reël te kopieer.

Hoe om 'n Excel-aftreklys te wysig

Nadat jy 'n aftreklys geskep het in Excel wil jy dalk meer inskrywings daarby voeg of sommige van die bestaande items uitvee. Hoe jy dit doen hang af van hoe jou aftreklys geskep is.

Verander 'n kommageskeide aftreklys

As jy 'n kommageskeide aftreklys geskep het boks, gaan voort met die volgende stappe:

1. Kies 'n sel of selle wat na jou Excel Data Validation lys verwys, dit wil sê selle wat 'n aftrekblokkie bevat wat jy wil wysig.
2. Klik Datavalidering (Excel-lint > Data-oortjie).
3. Vee uit of tik nuwe items in die Bron -kassie.
4. Klik OK om te stoor die veranderinge en maak die Excel Data Validation venster toe.

Wenk. As jy die veranderinge wil toepas op al die selle wat hierdie aftreklys bevat, kies die " Pas hierdie veranderinge toe op alle ander selle met dieselfde instellings " opsie.

Verander 'n aftreklys gebaseer op 'n reeks selle

As jy 'n aftreklys geskep het deur 'n reeks selle te spesifiseer eerder as om na 'n benoemde reeks te verwys, gaan dan voort op die volgende manier.

1. Gaan oor na sigblad wat die items bevat wat in jou aftreklys verskyn, en wysig die lys soos jy wil.
2. Kies die sel of selle wat jou aftreklys bevat.lys.
3. Klik Datavalidering op die Data -oortjie.
4. In die Excel Datavalidering -venster, op die Instellings oortjie, verander die selverwysings in die Bron-boks. Jy kan dit óf met die hand wysig óf die Vuu dialoog in -ikoon klik.
5. Klik die OK -knoppie om die veranderinge te stoor en die venster toe te maak.

Dateer 'n drop- aflys van 'n genoemde reeks

As jy 'n benoemde reeksgebaseerde aftreklys geskep het, dan kan jy net jou reeks se items wysig en dan die verwysing na die Benoemde reeks verander. Alle aftrekblokkies gebaseer op hierdie benoemde reeks sal outomaties opgedateer word.

1. Voeg items in die benoemde reeks by of vee dit uit.

Maak die werkblad oop wat jou benoemde reeks bevat, vee uit of tik nuwe inskrywings. Onthou om die items te rangskik in die volgorde wat jy wil hê hulle moet verskyn in jou Excel aftreklys.

Hoe om 'n aftreklys uit te vee

As jy nie meer aftrekblokkies in jou Excel-werkblad wil hê nie, kan jy dit uit sommige of alle selle verwyder.

Verwyder 'n aftreklys uit geselekteerde sel(s)

1. Kies 'n sel of verskeie sel waaruit jy aftreklysblokkies wil verwyder.
2. Gaan na die Data -oortjie en klik Datavalidering .
3. Op die Instellings-oortjie, kies die Vee alles uit -knoppie.

Hierdie metode verwyder die aftrekkieslys uit die geselekteerde selle, maar hou die tans geselekteerde waardes.

As jy beide 'n aftreklys en die selle se waardes, kan jy die selle kies en die Vee alles uit knoppie op die Tuis-oortjie > Redigeringsgroep > Vee uit .

Vee 'n Excel-aftreklys uit alle selle in die huidige blad uit

Op hierdie manier kan jy 'n aftreklys uit alle geassosieerde selle in die huidige werkkaart. Dit sal nie dieselfde aftrekblokkie uit selle in ander werkblaaie, indien enige, uitvee nie.

1. Kies enige selwat jou aftreklys bevat.
2. Klik Datavalidering op die Data -oortjie.
3. In die Data Validation-venster, op die Instellings-oortjie, kies die " Pas hierdie veranderinge toe op alle ander selle met dieselfde instellings " merkblokkie.

   Sodra jy dit nagegaan het, sal al die selle wat na hierdie Excel Data Validation lys verwys, gekies word, soos jy in die skermkiekie hieronder kan sien.

4. Klik die Vee alles uit knoppie om die aftreklys uit te vee.
5. Klik OK om die veranderinge te stoor en die Data Validation-venster toe te maak.

Hierdie metode vee 'n aftreklys uit van al die selle wat dit bevat, en behou die huidige geselekteerde waardes. As jy 'n aftreklys uit 'n reeks selle of 'n benoemde reeks geskep het, sal die bronnelys ook ongeskonde bly. Om dit te verwyder, maak die werkblad oop wat die aftreklys se items bevat, en vee dit uit.

Nou ken jy die basiese beginsels van Excel-aftreklyste. In die volgende artikel sal ons hierdie onderwerp verder verken en ek sal jou wys hoe om 'n vloeiende (afhanklike) aftreklys met voorwaardelike datavalidering te skep. Bly asseblief ingeskakel en dankie dat jy lees!

2. Gebruik Excel Data Validation om 'n aftreklys te skep.

Op die Excel-lint, gaan na die Data-oortjie > Data Tools groep en klik Data Validation .

3. Voer die lysitems in en kies die opsies.

In die Data Validation -venster, op die Settings -oortjie, doen die volgende:

• In die Laat toe -blokkie, kies Lys .
• Tik in die Bron -blokkie die items wat jy in jou aftreklys wil verskyn kieslys geskei deur 'n komma (met of sonder spasies).
• Maak seker dat die In-sel aftreklys blokkie gemerk is; anders sal die aftrekpyltjie nie langs die sel verskyn nie.
• Kies of maak die Ignoreer leë skoon, afhangend van hoe jy leë selle wil hanteer.
• Klik OK en jy is klaar!

Nou, Excel-gebruikers klik eenvoudig 'n pyltjie langs 'n sel wat 'n aftreklys bevat, en kies dan die inskrywing wat hulle wil hê uit die aftrekkieslys.

Wel, jou aftreklys is binne minder as 'n minuut gereed. Hierdie metode werk goed vir klein Excel-data-valideringslyste wat waarskynlik nie ooit sal verander nie. As dit nie die geval is nie, oorweeg dit om een ​​van die volgende opsies te gebruik.

Voeg aftreklys by uit 'n genoemde reeks

Hierdie metode om 'n Excel-datavalideringslys te skep, neem 'n bietjie meer tyd, maar dit kan selfs meer bespaartyd op die lange duur.

1. Tik die inskrywings vir jou aftreklys.

Kies die inskrywings wat jy in jou aftreklys in 'n bestaande werkblad wil verskyn of tik die inskrywings in 'n nuwe blad. Hierdie waardes moet in 'n enkele kolom of ry ingevoer word sonder enige leë selle.

Kom ons skep byvoorbeeld 'n aftreklys van bestanddele vir jou gunstelingresepte:

Wenk. Dit is 'n goeie idee om jou inskrywings te sorteer in die volgorde waarin jy wil hê hulle moet verskyn in die aftrekkieslys.

2. Skep 'n benoemde reeks.

Die vinnigste manier om 'n benoemde reeks in Excel te skep, is om die selle te kies en die reeksnaam direk in die Naamkas in te tik. Wanneer jy klaar is, klik Enter om die nuutgeskepte benoemde reeks te stoor. Vir meer inligting, sien asseblief hoe om 'n naam in Excel te definieer.

3. Pas Data Validation toe.

Klik in die sel waar jy wil hê die aftreklys moet verskyn - dit kan 'n reeks selle of die hele kolom wees, in dieselfde blad waar jou lys van inskrywings geleë is of in 'n ander werkblad. Gaan dan na die Data-oortjie , klik Datavalidering en stel die reël op:

• In die Laat toe -kassie, kies Lys .
• Tik in die Bron -blokkie die naam wat jy aan jou reeks gegee het, voorafgegaan deur 'n gelykheidsteken, byvoorbeeld =Bestanddele .
• Maak seker die In-sel aftreklys blokkie is gemerk.
• KlikOK.

As die bronnelys meer as 8 items bevat, sal jou aftrekblokkie 'n rolbalk soos hierdie hê:

Let wel. As jou benoemde reeks ten minste een leë sel het, kan deur die Ignoreer leë -kassie enige waarde in die gevalideerde sel ingevoer te word.

Maak aftreklys vanaf Excel-tabel

In plaas daarvan om 'n gereelde benoemde reeks te gebruik, kan jy jou data omskakel na 'n ten volle funksionele Excel-tabel ( Voeg in > Tabel of Ctrl + T ) , en skep dan 'n data-valideringslys vanaf daardie tabel. Hoekom wil jy dalk 'n tafel gebruik? Eerstens, want dit laat jou toe om 'n uitbreidbare dinamiese aftreklys te skep wat outomaties bywerk soos jy items byvoeg of uit die tabel verwyder.

Om 'n dinamiese aftreklys uit 'n Excel-tabel by te voeg, volg hierdie stappe:

1. Kies die sel waar jy 'n aftreklys wil invoeg.
2. Maak die <1 oop>Data Validation dialoogvenster.
3. Kies Lys uit die Laat toe aftreklys.
4. In die nuwe Bron boks, voer die formule in wat verwys na 'n spesifieke kolom in jou tabel, nie die kopsel ingesluit nie. Gebruik hiervoor die INDIREKTE funksie met 'n gestruktureerde verwysing soos hierdie:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Wanneer jy klaar is, klik OK .

Vir hierdie voorbeeld , maak ons ​​'n aftreklys uit die kolom genaamd Bestanddele in Tabel1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Voeg aftreklys in Excel van 'n reeks van selle

Aanvoeg 'n aftreklys uit 'n reeks selle in, voer hierdie stappe uit:

1. Tik die items in aparte selle.
2. Kies die sel waar jy die aftreklys wil hê om te verskyn.
3. Op die Data -oortjie, klik Datavalidering .
4. Plaas die wyser in die Bron-boks of klik die
1>Vuu dialoog in -ikoon, en kies die reeks selle om in jou aftreklys in te sluit. Die reeks kan in dieselfde of in 'n ander werkblad wees. As laasgenoemde, gaan jy eenvoudig na die ander blad en kies 'n reeks met 'n muis.

Skep 'n dinamiese (outomaties bygewerkte) Excel-aftreklys

As jy gereeld die items in die aftreklys wysig, wil jy dalk 'n dinamiese aftreklys in Excel skep. In hierdie geval sal jou lys outomaties opgedateer word in al die selle wat dit bevat, sodra jy verwyder of nuwe inskrywings by die bronnelys gevoeg het.

Die maklikste manier om so 'n dinamies opgedateerde aftreklys te skep in Excel is deur die skep van 'n benoemde lys gebaseer op 'n tabel. As jy om een ​​of ander rede 'n gewone benoemde reeks verkies, verwys dit dan deur die OFFSET-formule te gebruik, soos hieronder verduidelik.

1. Jy begin deur 'n gewone aftreklys te skep gebaseer op 'n benoemde reeks soos hierbo beskryf.
2. In stap 2, wanneer jy 'n naam skep, plaas jy die volgende formule in die Verwys na blokkie.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Waar:

   • Blad1 - die blad se naam
   • A - die kolom waar die items vanjou aftreklys is geleë
   • $A$1 - die sel wat die eerste item van die lys bevat

Soos jy sien, bestaan ​​die formule uit 2 Excel funksies - OFFSET en COUNTA. Die COUNTA-funksie tel alle nie-blankes in die gespesifiseerde kolom. OFFSET neem daardie nommer en gee 'n verwysing terug na 'n reeks wat slegs nie-leë selle insluit, vanaf die eerste sel wat jy in die formule spesifiseer.

Die belangrikste voordeel van dinamiese aftreklyste is dat jy nie die verwysing na die genoemde reeks elke keer hoef te verander nadat jy die bronnelys gewysig het nie. Jy vee eenvoudig nuwe inskrywings uit of tik nuwe inskrywings in die bronnelys en al die selle wat hierdie Excel-bekragtigingslys bevat sal outomaties opgedateer word!

Hoe hierdie formule werk

In Microsoft Excel, die OFFSET(verwysing) , rows, cols, [height], [width]) funksie word gebruik om 'n verwysing terug te gee na 'n reeks wat bestaan ​​uit 'n gespesifiseerde aantal rye en kolomme. Om dit te dwing om 'n dinamiese, d.w.s. voortdurend veranderende reeks, terug te gee, spesifiseer ons die volgende argumente:

• reference - sel $A$1 in Blad1, wat die eerste item van jou aftreklys is;
• rows & cols is 0 omdat jy nie die teruggekeerde reeks vertikaal of horisontaal wil skuif nie;
• height - die aantal nie-leë selle in kolom A, teruggestuur deur die COUNTA-funksie;
• width - 1, dit wil sê een kolom.

Hoe om aftreklys te skeplys uit 'n ander werkboek

Jy kan 'n aftrekkieslys in Excel maak deur 'n lys van 'n ander werkboek as die bron te gebruik. Om dit te doen, sal jy 2 benoemde reekse moet skep - een in die bronboek en nog een in die boek waar jy jou Excel Data Validation lys wil gebruik.

Let wel. Vir die aftreklys van 'n ander werkboek om te werk, moet die werkboek met die bronnelys oop wees.

'n Statiese aftreklys uit 'n ander werkboek

Die aftreklys wat op hierdie manier geskep is, sal nie outomaties opdateer wanneer jy inskrywings in die bronnelys byvoeg of verwyder nie en jy sal die bronnelysverwysing met die hand moet wysig.

1. Skep 'n benoemde reeks vir die bronnelys.

Maak die werkboek oop wat die bronnelys bevat, SourceBook.xlsx in hierdie voorbeeld, en skep 'n benoemde reeks vir die inskrywings wat jy wil insluit jou aftreklys, bv. Bronlys .

2. Skep 'n benoemde verwysing in die hoofwerkboek.

Maak die werkboek oop waarin jy wil hê die aftreklys moet verskyn en skep 'n naam wat na jou bronnelys verwys. In hierdie voorbeeld is die voltooide verwysing =SourceBook.xlsx!Source_list

Let wel. Jy moet die werkboek se naam in apostrofe (') insluit as dit enige spasies bevat. Byvoorbeeld: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Pas Data Validation toe

In die hoofwerkboek, kies die sel(s) vir jou aftreklys, klik Data > DataValidasie en voer die naam wat jy in stap 2 geskep het in die Bron -blokkie in.

'n Dinamiese aftreklys uit 'n ander werkboek

'n Aftreklys wat op hierdie manier geskep is, sal dadelik opgedateer word sodra jy enige veranderinge aan die bronnelys aangebring het.

1. Skep 'n reeksnaam in die Bronwerkboek met die OFFSET-formule, soos verduidelik in Skep 'n dinamiese aftreklys.
2. In die hoofwerkboek, pas Data Validation op die gewone manier toe.

Excel Data Validation werk nie

Die Is datavalidasie-opsie grys of gedeaktiveer? Daar is 'n paar redes waarom dit kan gebeur:

• Aftreklyste kan nie by beskermde of gedeelde werkblaaie gevoeg word nie. Verwyder die beskerming of hou op om die werkblad te deel, en probeer dan weer Datavalidering klik.
• Jy skep 'n aftreklys vanaf 'n Excel-tabel wat aan 'n SharePoint-werf gekoppel is. Ontkoppel die tabel of verwyder die tabelformatering, en probeer weer.

Bykomende opsies vir die Excel-aftreklys

In die meeste gevalle sal die Instellings -oortjie se opsies wat ons hierbo bespreek het, is absoluut voldoende. As hulle dit nie doen nie, is nog twee opsies beskikbaar op die ander oortjies van die Datavalidering dialoogvenster.

Vertoon 'n boodskap wanneer 'n sel met die aftreklys geklik word

As jy vir jou gebruikers 'n opspringboodskap wil wys wanneer hulle op enige sel klik wat jou aftreklys bevat, gaan voort in hierdiemanier:

• In die Data Validation-dialoog ( Data-oortjie > Data Validation ), skakel oor na die Invoerboodskap -oortjie.
• Maak seker dat die opsie Wys invoerboodskap wanneer sel gekies is gemerk is.
• Tik 'n titel en boodskap in die ooreenstemmende velde (tot 225 karakters).
• Klik die OK -knoppie om die boodskap te stoor en die dialoog toe te maak.

Die resultaat in Excel sal soortgelyk soos hierdie lyk:

Laat gebruikers toe om hul eie data in 'n kombinasieboks in te voer

By verstek is die aftreklys wat jy in Excel skep nie-redigeerbaar nie, dit wil sê beperk tot die waardes in die lys. Jy kan egter jou gebruikers toelaat om hul eie waardes in te voer.

Tegnies verander dit 'n aftreklys in 'n Excel-kombinasieboks. Die term "kombinasiekassie" beteken 'n bewerkbare aftreklys wat gebruikers toelaat om óf 'n waarde uit die lys te kies óf 'n waarde direk in die blokkie in te tik.

1. In die Datavalidering -dialoog ( Data-oortjie > Datavalidering ), gaan na die Foutwaarskuwing -oortjie.
2. Kies die "Wys foutwaarskuwing nadat ongeldige data ingevoer is " boks as jy 'n waarskuwing wil wys wanneer 'n gebruiker probeer om sekere data in te voer wat nie in die aftreklys is nie. As jy geen boodskap wil wys nie, maak hierdie merkblokkie skoon.
3. Om 'n waarskuwingsboodskap te vertoon, kies een van die opsies uit die Styl -blokkie, en tik die titel en boodskap in . Óf