Падручнік дэманструе 4 хуткія спосабы дадаць выпадальны спіс у Excel. Ён таксама паказвае, як стварыць выпадальны спіс з іншай працоўнай кнігі, рэдагаваць, капіяваць і выдаляць спісы праверкі даных.

Выпадальны спіс Excel, ён жа выпадальнае поле або поле са спісам, выкарыстоўваецца для ўводу даных у электронную табліцу з загадзя вызначанага спісу элементаў. Асноўная мэта выкарыстання выпадаючых спісаў у Excel - абмежаваць колькасць варыянтаў, даступных для карыстальніка. Акрамя гэтага, выпадальны спіс прадухіляе арфаграфічныя памылкі і паскарае ўвод даных.

Як стварыць выпадальны спіс у Excel

У цэлым ёсць 4 спосабы стварыць выпадальнае меню ў Excel з дапамогай функцыі праверкі дадзеных. Ніжэй вы знойдзеце кароткі агляд асноўных пераваг і недахопаў, а таксама падрабязныя пакрокавыя інструкцыі для кожнага метаду:

Стварыць выпадальны спіс са значэннямі, падзеленымі коскамі

Гэта самы хуткі спосаб дадаць выпадальнае поле ва ўсіх версіях Excel 2010 да Excel 365.

1. Выберыце ячэйку або дыяпазон для вашага выпадальнага спісу.

Вы пачынаеце з выбару ячэйкі або вочак, дзе вы хочаце, каб з'явілася выпадальнае поле. Гэта можа быць адна ячэйка, дыяпазон вочак або ўвесь слупок. Калі вы вылучыце ўвесь слупок, у кожнай ячэйцы гэтага слупка будзе створана выпадальнае меню, што значна зэканоміць час, напрыклад, калі вы ствараеце анкету.

Вы нават можаце выбраць несумежныя ячэйкі Інфармацыя або Папярэджанне дазволіць карыстальнікам увесці ўласны тэкст у поле са спісам.

• Паведамленне Інфармацыя рэкамендуецца, калі вашы карыстальнікі даволі часта будуць уводзіць свой уласны выбар.
• Паведамленне Папярэджанне прымусіць карыстальнікаў выбраць элемент з выпадальнага акна, а не ўводзіць свае ўласныя дадзеныя, хоць гэта не забараняе карыстальніцкія запісы.
• Спыніць (па змаўчанні) прадухіліць людзей ад уводзячы любыя даныя, якіх няма ў вашым выпадальным спісе Excel.

Вось як можа выглядаць ваша індывідуальнае папярэджанне ў Excel:

Савет. Калі вы не ўпэўненыя, які загаловак або тэкст паведамлення ўвесці, вы можаце пакінуць палі пустымі. У гэтым выпадку Microsoft Excel адлюструе папярэджанне па змаўчанні " Уведзенае вамі значэнне несапраўднае. Карыстальнік мае абмежаваныя значэнні, якія можна ўводзіць у гэту ячэйку ."

Як скапіяваць выпадальны спіс у Excel

Калі вы хочаце, каб спіс выбару з'явіўся ў некалькіх ячэйках, вы можаце проста скапіяваць яго, як і любое іншае змесціва ячэйкі, перацягваючы маркер запаўнення праз суседнія ячэйкі або з дапамогай цэтлікаў капіравання / устаўкі. Гэтыя метады капіруюць усё змесціва ячэйкі, уключаючы праверку даных і бягучае вылучэнне . Такім чынам, іх лепш за ўсё выкарыстоўваць, калі ў выпадальным спісе яшчэ не выбрана ніводнага элемента.

Каб скапіяваць выпадны спіс без бягучага выбару , выкарыстоўвайцеСпецыяльная функцыя ўстаўкі толькі для капіравання правіла праверкі даных.

Як рэдагаваць выпадны спіс Excel

Пасля таго, як вы стварылі выпадны спіс у Excel, вы можаце дадаць у яго больш запісаў або выдаліць некаторыя з існуючых элементаў. Тое, як вы гэта зробіце, залежыць ад таго, як было створана ваша выпадальнае поле.

Змяніце выпадальны спіс, падзелены коскамі

Калі вы стварылі выпадальны спіс, падзелены коскамі выканайце наступныя крокі:

1. Выберыце ячэйку або ячэйкі, якія спасылаюцца на ваш спіс праверкі даных Excel, г.зн. ячэйкі, якія змяшчаюць выпадальнае поле, якое вы хочаце адрэдагаваць.
2. Націсніце Праверка даных (стужка Excel > укладка Дадзеныя).
3. Выдаліце ​​або ўвядзіце новыя элементы ў поле Крыніца .
4. Націсніце ОК, каб захаваць змены і зачыніце акно Excel Праверка даных .

Парада. Калі вы жадаеце прымяніць змены да ўсіх ячэек , якія змяшчаюць гэты выпадальны спіс, абярыце опцыю « Ужыць гэтыя змены да ўсіх астатніх ячэек з такімі ж параметрамі ».

Змяненне выпадальнага спісу на аснове дыяпазону ячэек

Калі вы стварылі выпадальнае акно, указаўшы дыяпазон ячэек, а не спасылаючыся на найменны дыяпазон, паступіце наступным чынам.

1. Перайдзіце да электроннай табліцы, якая змяшчае элементы, якія з'яўляюцца ў вашым выпадальным спісе, і адрэдагуйце спіс так, як хочаце.
2. Абярыце ячэйку або ячэйкі, якія змяшчаюць ваш выпадальны спісспіс.
3. Націсніце Праверка даных на ўкладцы Дадзеныя .
4. У акне Excel Праверка даных у Наладах змяніце спасылкі на ячэйкі ў полі "Крыніца". Вы можаце рэдагаваць іх уручную або націснуць значок Згарнуць дыялог .
5. Націсніце кнопку ОК , каб захаваць змены і зачыніць акно.

Абнавіць кропку спіс уніз з найменнага дыяпазону

Калі вы стварылі выпадальнае акно на аснове найменнага дыяпазону, вы можаце проста адрэдагаваць элементы свайго дыяпазону, а затым змяніць спасылку на найменны дыяпазон. Усе выпадальныя палі на аснове гэтага найменнага дыяпазону будуць абнаўляцца аўтаматычна.

1. Дадайце або выдаліце ​​элементы ў найменным дыяпазоне.

Адкрыйце аркуш, які змяшчае названы дыяпазон, выдаліце ​​або ўвядзіце новыя запісы. Не забудзьцеся размясціць элементы ў парадку, у якім вы хочаце, каб яны з'явіліся ў вашым выпадальным спісе Excel.

Як выдаліць выпадальны спіс

Калі вы больш не жадаеце мець расчыняюцца вокны ў вашым аркушы Excel, вы можаце выдаліць іх з некаторых або ўсіх вочак.

Выдаленне выпадальнага меню з выбранай(ых) ячэйкі(я)

1. Абярыце ячэйку або некалькі ячэек, з якіх вы жадаеце выдаліць выпадальныя скрынкі.
2. Перайдзіце на ўкладку Даныя і націсніце Праверка даных .
3. На ўкладцы Налады абярыце кнопку Ачысціць усё .

Гэты метад выдаляе выпадальныя меню з выбраных ячэек, але захоўвае выбраныя ў цяперашні час значэнні.

Калі вы хочаце выдаліць абодва выпадаючы спіс і значэнні вочак, вы можаце выбраць вочкі і націснуць кнопку Ачысціць усё на ўкладцы Галоўная > Група рэдагавання > Ачысціць .

Выдаленне выпадальнага спісу Excel з усіх ячэек на бягучым аркушы

Такім чынам, вы можаце выдаліць выпадальны спіс з усіх звязаных ячэек у бягучым працоўны ліст. Гэта не прывядзе да выдалення таго ж выпадальнага поля з ячэек на іншых аркушах, калі такія маюцца.

1. Вылучыце любую ячэйкуякі змяшчае ваш выпадальны спіс.
2. Націсніце Праверка даных на ўкладцы Даныя .
3. У акне праверкі даных, на ўкладцы Налады, усталюйце сцяжок « Ужыць гэтыя змены да ўсіх іншых вочак з такімі ж наладамі ».

   Пасля таго, як вы пазначыце гэта, усе ячэйкі, якія спасылаюцца на гэты спіс праверкі даных Excel, будуць выбраны, як вы бачыце на скрыншоце ніжэй.

4. Націсніце Ачысціць усё кнопку, каб выдаліць выпадальны спіс.
5. Націсніце ОК , каб захаваць змены і зачыніць акно праверкі даных.

Гэты метад выдаляе выпадальны спіс з усіх ячэек, якія яго змяшчаюць, захоўваючы выбраныя значэнні. Калі вы стварылі выпадальны спіс з дыяпазону ячэек або названага дыяпазону, зыходны спіс таксама застанецца некранутым. Каб выдаліць яго, адкрыйце аркуш, які змяшчае элементы выпадальнага спісу, і выдаліце ​​іх.

Цяпер вы ведаеце асновы выпадальных спісаў Excel. У наступным артыкуле мы больш падрабязна разгледзім гэтую тэму, і я пакажу вам, як стварыць каскадны (залежны) выпадальны спіс з умоўнай праверкай даных. Заставайцеся з намі і дзякуй за чытанне!

2. Выкарыстоўвайце праверку даных Excel, каб стварыць выпадальны спіс.

На стужцы Excel перайдзіце на ўкладку Даныя > Група Data Tools і націсніце Праверка даных .

3. Увядзіце элементы спісу і абярыце параметры.

У акне Праверка даных на ўкладцы Настройкі зрабіце наступнае:

• У полі Дазволіць выберыце Спіс .
• У полі Крыніца увядзіце элементы, якія хочаце з'явіцца ў выпадальным спісе меню праз коску (з прабелам або без).
• Упэўніцеся, што сцяжок Выпадальны спіс у ячэйцы адзначаны; у адваротным выпадку стрэлка выпадальнага спісу не будзе з'яўляцца побач з ячэйкай.
• Абярыце або зніміце поле Ігнараваць пустое ў залежнасці ад таго, як вы хочаце апрацоўваць пустыя ячэйкі.
• Націсніце Добра, і ўсё гатова!

Цяпер карыстальнікі Excel проста пстрыкнуць стрэлку побач з ячэйкай, якая змяшчае выпадальны спіс, а затым выберуць патрэбны запіс з выпадальнае меню.

Ну, ваша выпадальнае акно будзе гатова менш чым за хвіліну. Гэты метад добра працуе для невялікіх спісаў праверкі дадзеных Excel, якія наўрад ці калі-небудзь зменяцца. Калі гэта не так, паспрабуйце выкарыстаць адзін з наступных варыянтаў.

Дадаць выпадальны спіс з названага дыяпазону

Гэты метад стварэння спісу праверкі дадзеных Excel займае крыху больш часу, але гэта можа зэканоміць нават большчас у доўгатэрміновай перспектыве.

1. Увядзіце запісы для вашага выпадальнага спісу.

Выберыце запісы, якія хочаце з'явіцца ў вашым выпадальным меню на існуючым аркушы, або ўвядзіце запісы на новым аркушы. Гэтыя значэнні павінны быць уведзены ў адным слупку або радку без пустых вочак.

Напрыклад, давайце створым выпадальны спіс інгрэдыентаў для вашых любімых рэцэптаў:

Парада. Пажадана сартаваць запісы ў тым парадку, у якім вы хочаце, каб яны з'яўляліся ў выпадальным меню.

2. Стварыце найменны дыяпазон.

Самы хуткі спосаб стварыць найменны дыяпазон у Excel - гэта выбраць вочкі і ўвесці імя дыяпазону непасрэдна ў Поле імя . Пасля завяршэння націсніце Enter, каб захаваць толькі што створаны найменны дыяпазон. Для атрымання дадатковай інфармацыі глядзіце, як вызначыць імя ў Excel.

3. Прымяніць праверку даных.

Пстрыкніце ў ячэйцы, дзе вы хочаце, каб з'явіўся выпадальны спіс - гэта можа быць дыяпазон вочак або ўвесь слупок, на тым жа аркушы, дзе знаходзіцца ваш спіс запісаў, або ў іншы працоўны ліст. Затым перайдзіце на ўкладку Дадзеныя , націсніце Праверка даных і наладзьце правіла:

• У полі Дазволіць абярыце Спіс .
• У поле Крыніца увядзіце імя, якое вы далі вашаму дыяпазону, перад знакам роўнасці, напрыклад, =Інгрэдыенты .
• Пераканайцеся, што сцяжок Выпадальны спіс у ячэйцы адзначаны.
• НацісніцеОК.

Калі зыходны спіс утрымлівае больш за 8 элементаў, у вашым выпадальным акне будзе такая паласа пракруткі:

Заўвага. Калі ваш найменны дыяпазон мае хаця б адну пустую ячэйку, выбар поля Ігнараваць пустое дазваляе ўводзіць любое значэнне ў правераную ячэйку.

Стварыце выпадальны спіс з табліцы Excel

Замест выкарыстання звычайнага найменнага дыяпазону вы можаце пераўтварыць свае даныя ў цалкам функцыянальную табліцу Excel ( Уставіць > Табліца або Ctrl + T ) , а затым стварыць спіс праверкі дадзеных з гэтай табліцы. Чаму вы можаце выкарыстоўваць стол? Перш за ўсё таму, што гэта дазваляе ствараць дынамічны выпадальны спіс, які пашыраецца , які аўтаматычна абнаўляецца, калі вы дадаяце або выдаляеце элементы з табліцы.

Каб дадаць дынамічнае выпадальнае меню з табліцы Excel, выканайце наступныя дзеянні:

1. Выберыце ячэйку, у якую вы хочаце ўставіць выпадальны спіс.
2. Адкрыйце <1 Дыялогавае акно>Праверка даных .
3. Абярыце Спіс з выпадальнага акна Дазволіць .
4. У новым Крыніца , увядзіце формулу, якая адносіцца да пэўнага слупка ў вашай табліцы, за выключэннем ячэйкі загалоўка. Для гэтага выкарыстоўвайце функцыю INDIRECT са структураванай спасылкай, падобнай да гэтай:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Калі скончыце, націсніце ОК .

Для гэтага прыкладу , мы ствараем выпадальны спіс са слупка пад назвай Інгрэдыенты у Табліцы 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Устаўце выпадальны спіс у Excel з дыяпазону ячэек

Кабустаўце выпадальны спіс з шэрагу ячэек, выканайце наступныя крокі:

1. Увядзіце элементы ў асобныя ячэйкі.
2. Выберыце ячэйку, у якой вы хочаце размясціць выпадны спіс з'явіцца.
3. На ўкладцы Дадзеныя націсніце Праверка даных .
4. Змесціце курсор у поле Крыніца або націсніце <Значок 1>Згарнуць дыялогавае акно і выберыце дыяпазон вочак для ўключэння ў выпадны спіс. Дыяпазон можа быць у тым жа або ў іншым аркушы. Калі гэта апошняе, вы проста пераходзіце на іншы аркуш і выбіраеце дыяпазон з дапамогай мышы.

Стварыце дынамічнае (аўтаматычна абнаўляльнае) выпадальнае меню Excel

Калі вы часта рэдагуеце элементы ў выпадальным меню, вы можаце стварыць дынамічны выпадальны спіс у Excel. У гэтым выпадку ваш спіс будзе аўтаматычна абнаўляцца ва ўсіх ячэйках, якія яго змяшчаюць, як толькі вы выдаліце ​​або дадасце новыя запісы ў зыходны спіс.

Самы просты спосаб стварыць такі дынамічна абнаўляемы выпадальны спіс у Excel стварае найменны спіс на аснове табліцы. Калі па нейкай прычыне вы аддаеце перавагу звычайнаму найменнаму дыяпазону, спасылайцеся на яго з дапамогай формулы ЗРУШЭННЯ, як апісана ніжэй.

1. Вы пачынаеце са стварэння звычайнага выпадальнага меню на аснове найменнага дыяпазону, як апісана вышэй.
2. На этапе 2 пры стварэнні імя вы змяшчаеце наступную формулу ў поле Спасылаецца на .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Дзе:

   • Ліст1 - назва аркуша
   • A - слупок, у якім знаходзяцца элементызнаходзіцца ваш выпадальны спіс
   • $A$1 - ячэйка, якая змяшчае першы элемент спісу

Як бачыце, формула складаецца з 2 функцыі Excel - OFFSET і COUNTA. Функцыя COUNTA падлічвае ўсе непустыя месцы ў паказаным слупку. OFFSET бярэ гэты лік і вяртае спасылку на дыяпазон, які ўключае толькі непустыя ячэйкі, пачынаючы з першай ячэйкі, якую вы ўказваеце ў формуле.

Асноўная перавага дынамічнага выпадальных спісаў заключаецца ў тым, што вам не трэба будзе змяняць спасылку на названы дыяпазон кожны раз пасля рэдагавання зыходнага спісу. Вы проста выдаляеце або ўводзіце новыя запісы ў зыходным спісе, і ўсе ячэйкі, якія змяшчаюць гэты спіс праверкі Excel, будуць абноўлены аўтаматычна!

Як працуе гэтая формула

У Microsoft Excel ЗРУШЭННЕ(спасылка , радкі, слупкі, [вышыня], [шырыня]) выкарыстоўваецца для вяртання спасылкі на дыяпазон, які складаецца з вызначанай колькасці радкоў і слупкоў. Каб прымусіць яго вяртаць дынамічны, г.зн. дыяпазон, які пастаянна змяняецца, мы паказваем наступныя аргументы:

• reference - ячэйка $A$1 у Аркушы1, якая з'яўляецца першым пунктам вашага выпадальнага спісу;
• rows & cols роўна 0, таму што вы не жадаеце зрушваць дыяпазон, які вяртаецца ні па вертыкалі, ні па гарызанталі;
• height - колькасць непустых вочак у слупку A, якія вяртаюцца функцыяй COUNTA;
• width - 1, г.зн. адзін слупок.

Як стварыць выпадальны спісспіс з іншай кнігі

Вы можаце стварыць выпадальнае меню ў Excel, выкарыстоўваючы ў якасці крыніцы спіс з іншай кнігі. Каб зрабіць гэта, вам трэба будзе стварыць 2 найменныя дыяпазоны - адзін у зыходнай кнізе, а другі ў кнізе, дзе вы хочаце выкарыстоўваць свой спіс праверкі даных Excel.

Заўвага. Каб выпадальны спіс з іншай кнігі працаваў, кніга з зыходным спісам павінна быць адкрыта.

Статычны выпадальны спіс з іншай кнігі

Створаны такім чынам выпадны спіс не будзе абнаўляцца аўтаматычна, калі вы дадаяце або выдаляеце запісы ў зыходным спісе, і вам давядзецца змяняць спасылку на зыходны спіс уручную.

1. Стварыце найменны дыяпазон для зыходнага спісу.

Адкрыйце працоўную кнігу, якая змяшчае зыходны спіс, SourceBook.xlsx у гэтым прыкладзе, і стварыце найменны дыяпазон для запісаў, якія вы хочаце ўключыць у ваш выпадальны спіс, напр. Спіс_крыніц .

2. Стварыце спасылку з назвай у галоўнай кнізе.

Адкрыйце кнігу, у якой вы хочаце, каб з'явіўся выпадальны спіс, і стварыце назву, якая спасылаецца на ваш спіс крыніц. У гэтым прыкладзе запоўненая спасылка: =SourceBook.xlsx!Source_list

Заўвага. Калі ў ёй ёсць прабелы, назву працоўнай кнігі трэба паставіць у апострафы ('). Напрыклад: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Прымяніць праверку даных

У галоўнай кнізе выберыце ячэйкі для выпадальнага спісу, націсніце Дадзеныя > даныяПраверка і ўвядзіце назву, якую вы стварылі на этапе 2, у поле Крыніца .

Дынамічны выпадальны спіс з іншай кнігі

Выпадальны спіс, створаны такім чынам, будзе абнаўляцца на хаду, як толькі вы ўнясеце якія-небудзь змены ў зыходны спіс.

1. Стварыце назву дыяпазону ў працоўнай кнізе Source з формулай OFFSET, як тлумачыцца ў Стварэнне дынамічнага выпадальнага спісу.
2. У галоўнай кнізе прымяніце праверку даных звычайным спосабам.

Праверка даных Excel не працуе

Параметр праверкі даных пазначаны шэрым колерам або адключаны? Ёсць некалькі прычын, па якіх гэта можа адбыцца:

• Выпадаючыя спісы не могуць быць дададзены ў абароненыя або агульныя аркушы. Зніміце абарону або спыніце агульны доступ да аркуша, а затым паспрабуйце яшчэ раз націснуць Праверка даных .
• Вы ствараеце выпадальны спіс з табліцы Excel, якая звязана з сайтам SharePoint. Адлучыце табліцу або выдаліце ​​фарматаванне табліцы і паўтарыце спробу.

Дадатковыя параметры для выпадальнага акна Excel

У большасці выпадкаў укладка Настройкі варыянтаў, якія мы абмяркоўвалі вышэй, цалкам дастаткова. Калі яны гэтага не робяць, на іншых укладках дыялогавага акна Праверка даных будуць даступныя яшчэ два варыянты.

Паказваць паведамленне пры націску на ячэйку з выпадальным меню

Калі вы жадаеце паказваць вашым карыстальнікам усплывальнае паведамленне, калі яны націскаюць любую ячэйку, якая змяшчае ваш выпадальны спіс, працягвайце ў гэтымспосаб:

• У дыялогавым акне праверкі даных ( укладка даных > праверка даных ), пераключыцеся на ўкладку Уваходнае паведамленне .
• Пераканайцеся, што опцыя Паказваць уводнае паведамленне пры выбары ячэйкі адзначана.
• Увядзіце назву і паведамленне ў адпаведныя палі (да 225 сімвалаў).
• Націсніце Кнопка ОК , каб захаваць паведамленне і закрыць дыялогавае акно.

Вынік у Excel будзе выглядаць прыкладна так:

Дазволіць карыстальнікам уводзіць свае ўласныя даныя ў поле са спісам

Па змаўчанні выпадальны спіс, які вы ствараеце ў Excel, не рэдагуецца, г.зн. абмежаваны значэннямі ў спіс. Аднак вы можаце дазволіць вашым карыстальнікам уводзіць свае ўласныя значэнні.

Тэхнічна гэта ператварае выпадны спіс у поле са спісам Excel. Тэрмін "поле са спісам" азначае выпадальнае меню, якое можна рэдагаваць, якое дазваляе карыстальнікам альбо выбраць значэнне са спісу, альбо ўвесці значэнне непасрэдна ў поле.

1. У дыялогавым акне Праверка даных ( Укладка «Дадзеныя» > Праверка даных ), перайдзіце да ўкладкі Паведамленне аб памылцы .
2. Выберыце «Паказваць папярэджанне пра памылку пасля ўводу няправільных даных >", калі вы хочаце паказаць папярэджанне, калі карыстальнік спрабуе ўвесці даныя, якіх няма ў выпадальным меню. Калі вы не жадаеце паказваць ніякія паведамленні, зніміце гэты сцяжок.
3. Каб паказаць паведамленне з папярэджаннем, абярыце адзін з варыянтаў у полі Стыль і ўвядзіце назву і паведамленне . Альбо