Bu eğitimde Excel yapılandırılmış referanslarının temelleri açıklanmakta ve gerçek hayattaki formüllerde kullanımına ilişkin bazı püf noktaları paylaşılmaktadır.

Excel tablolarının en kullanışlı özelliklerinden biri yapılandırılmış referanslardır. Tablolara referans vermek için özel bir sözdizimine yeni rastladığınızda sıkıcı ve kafa karıştırıcı görünebilir, ancak biraz deneme yaptıktan sonra bu özelliğin ne kadar kullanışlı ve havalı olduğunu kesinlikle göreceksiniz.

Excel yapılandırılmış referans

A yapılandırılmış referans veya tablo referansı , tablolara ve parçalarına başvurmak için hücre adresleri yerine tablo ve sütun adlarının bir kombinasyonunu kullanan özel bir yoldur.

Bu özel sözdizimi gereklidir çünkü Excel tabloları (aralıklara kıyasla) çok güçlü ve esnektir ve normal hücre referansları bir tabloya veri eklendikçe veya tablodan veri çıkarıldıkça dinamik olarak ayarlanamaz.

Örneğin, B2:B5 hücrelerindeki değerleri toplamak için, normal bir aralık başvurusu ile TOPLA işlevini kullanırsınız:

=TOPLA(B2:B5)

Tablo1'in "Satışlar" sütunundaki sayıları toplamak için yapılandırılmış bir referans kullanırsınız:

=TOPLA(Tablo1[Satışlar])

Yapılandırılmış referansların temel özellikleri

Standart hücre referanslarıyla karşılaştırıldığında, tablo referansları bir dizi gelişmiş özelliğe sahiptir.

Kolayca oluşturulur

Formülünüze yapılandırılmış referanslar eklemek için, başvurmak istediğiniz tablo hücrelerini seçmeniz yeterlidir. Özel bir sözdizimi bilgisi gerekli değildir.

Esnek ve otomatik olarak güncellenir

Bir sütunu yeniden adlandırdığınızda, referanslar otomatik olarak yeni adla güncellenir ve formül bozulmaz. Ayrıca, tabloya yeni satırlar eklediğinizde, bunlar hemen mevcut referanslara dahil edilir ve formüller tüm veri kümesini hesaplar.

Böylece, Excel tablolarınızla ne tür işlemler yaparsanız yapın, yapılandırılmış referansları güncellemek konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.

Masa içinde ve dışında kullanılabilir

Yapılandırılmış başvurular, bir Excel tablosunun hem içindeki hem de dışındaki formüllerde kullanılabilir; bu da büyük çalışma kitaplarındaki tabloların yerini bulmayı kolaylaştırır.

Formül otomatik doldurma (hesaplanan sütunlar)

Her tablo satırında aynı hesaplamayı yapmak için sadece bir hücreye formül girmek yeterlidir. O sütundaki diğer tüm hücreler otomatik olarak doldurulur.

Excel'de yapılandırılmış bir başvuru nasıl oluşturulur

Excel'de yapılandırılmış bir referans oluşturmak çok kolay ve sezgiseldir.

Bir aralıkla çalışıyorsanız, önce bunu bir Excel tablosuna dönüştürün. Bunun için tüm verileri seçin ve Ctrl + T tuşlarına basın. Daha fazla bilgi için lütfen Excel'de tablo oluşturma bölümüne bakın.

Yapılandırılmış bir referans oluşturmak için yapmanız gereken şey budur:

1. Eşitlik işareti (=) ile başlayarak her zamanki gibi bir formül yazmaya başlayın.
2. İlk başvuru söz konusu olduğunda, tablonuzdaki ilgili hücreyi veya hücre aralığını seçin. Excel sütun adlarını alacak ve sizin için otomatik olarak uygun bir yapılandırılmış başvuru oluşturacaktır.
3. Kapanış parantezini yazın ve Enter tuşuna basın. Formül tablonun içinde oluşturulursa, Excel tüm sütunu otomatik olarak aynı formülle doldurur.

Örnek olarak, örnek tablomuzun her satırındaki 3 aylık satış rakamlarını toplayalım Satış Bunun için E2'ye =SUM( yazıyoruz, B2:D2'yi seçiyoruz, kapanış parantezini yazıyoruz ve Enter tuşuna basıyoruz:

Sonuç olarak, tüm E sütunu bu formülle otomatik olarak doldurulur:

=TOPLA(Satışlar[@[Ocak]:[Mart]])

Formül aynı olsa da, veriler her satırda ayrı ayrı hesaplanır. İç mekaniği anlamak için lütfen tablo referansı sözdizimine göz atın.

Bir formül giriyorsanız masanın dışında ve bu formül yalnızca bir hücre aralığı gerektiriyorsa, yapılandırılmış bir başvuru yapmanın daha hızlı bir yolu şudur:

1. Açılış parantezinden sonra, tablo adını yazmaya başlayın. İlk harfi yazarken, Excel eşleşen tüm adları gösterecektir. Gerekirse, listeyi daraltmak için birkaç harf daha yazın.
2. Listeden tablo adını seçmek için ok tuşlarını kullanın.
3. Formülünüze eklemek için seçilen ada çift tıklayın veya Sekme tuşuna basın.
4. Kapanış parantezini yazın ve Enter tuşuna basın.

Örneğin, örnek tablomuzdaki en büyük sayıyı bulmak için MAX formülünü yazmaya başlıyoruz, açılış parantezinden sonra "s" yazıyoruz ve Satış tablosunu seçin ve Sekme tuşuna basın ya da adı çift tıklayın.

Sonuç olarak, bu formüle sahibiz:

=MAX(Satışlar)

Yapılandırılmış referans sözdizimi

Daha önce de belirtildiği gibi, formüllerinize dahil etmek için yapılandırılmış referansların sözdizimini bilmenize gerek yoktur, ancak her formülün gerçekte ne yaptığını anlamanıza yardımcı olacaktır.

Genellikle, yapılandırılmış bir başvuru, tablo adıyla başlayan ve sütun belirticisiyle biten bir dizeyle temsil edilir.

Örnek olarak, aşağıdaki formülün toplamlarını toplayan aşağıdaki formülü inceleyelim Güney ve Kuzey adlı tablodaki sütunlar Bölgeler :

Referans üç bileşen içermektedir:

1. Tablo adı
2. Ürün belirteci
3. Sütun belirticileri

Gerçekte hangi hücrelerin hesaplandığını görmek için formül hücresini seçin ve formül çubuğunda herhangi bir yere tıklayın. Excel başvurulan tablo hücrelerini vurgulayacaktır:

Tablo adı

Tablo adı yalnızca tablo verileri başlık satırı veya toplam satır olmadan. gibi varsayılan bir tablo adı olabilir Tablo1 veya aşağıdaki gibi özel bir ad Bölgeler Tablonuza özel bir ad vermek için aşağıdaki adımları uygulayın.

Formülünüz başvurduğu tablonun içinde bulunuyorsa, tablo adı ima edildiği için genellikle atlanır.

Sütun belirteci

Sütun belirteci, başlık satırı ve toplam satır olmadan ilgili sütundaki verilere atıfta bulunur. Bir sütun belirteci, parantez içine alınmış sütun adı ile temsil edilir, örneğin [Güney].

Birden fazla bitişik sütuna atıfta bulunmak için [[Güney]:[Doğu]] gibi aralık operatörünü kullanın.

Ürün belirteci

Bir tablonun belirli bölümlerine başvurmak için aşağıdaki belirticilerden herhangi birini kullanabilirsiniz.

Geçerli satır hariç, tüm öğe belirticileriyle birlikte pound işaretinin (#) kullanıldığına lütfen dikkat edin. Formülü girdiğiniz satırdaki hücrelere başvurmak için Excel, @ karakterini ve ardından sütun adını kullanır.

Örneğin, sayıları toplamak için Güney ve Batı geçerli satırın sütunları için bu formülü kullanırsınız:

=TOPLA(Bölgeler[@Güney], Bölgeler[@Batı])

Sütun adları boşluk, noktalama işareti veya özel karakterler içeriyorsa, sütun adının etrafında ek bir parantez seti görünecektir:

=TOPLA(Bölgeler[@[Güney satışları]], Bölgeler[@[Batı satışları]])

Yapılandırılmış referans operatörleri

Aşağıdaki operatörler farklı belirticileri birleştirmenize ve yapılandırılmış referanslarınıza daha da fazla esneklik katmanıza olanak tanır.

Aralık operatörü (iki nokta üst üste)

Normal aralık referanslarında olduğu gibi, bir tablodaki iki veya daha fazla bitişik sütuna atıfta bulunmak için iki nokta üst üste (:) kullanırsınız.

Örneğin, aşağıdaki formül aşağıdakiler arasındaki tüm sütunlardaki sayıları toplar Güney ve Doğu .

=TOPLA(Bölgeler[[Güney]:[Doğu]])

Birlik operatörü (virgül)

Bitişik olmayan sütunlara başvurmak için sütun belirticilerini virgülle ayırın.

Örneğin, veri satırlarını şu şekilde toplayabilirsiniz Güney ve Batı sütunlar.

=TOPLA(Bölgeler[Güney], Bölgeler[Batı])

Kesişim operatörü (uzay)

Belirli bir satır ve sütunun kesişimindeki bir hücreye atıfta bulunmak için kullanılır.

Örneğin, aşağıdakilerin kesişiminde bir değer döndürmek için Toplam satır ve Batı sütunu için bu referansı kullanın:

=Bölgeler[#Toplamlar] Bölgeler[[#Tüm],[Batı]]

Lütfen bu durumda [#All] belirtecinin gerekli olduğuna dikkat edin çünkü sütun belirteci toplam satırı içermez. Bu olmadan formül #NULL!

Tablo referansı sözdizimi kuralları

Yapılandırılmış referansları manuel olarak düzenlemek veya yapmak için lütfen aşağıdaki yönergeleri izleyin:

1. Belirticileri parantez içine alın

Tüm sütun ve özel öğe belirticileri [köşeli parantez] içine alınmalıdır.

Diğer belirteçleri içeren bir belirteç dış parantez içine alınmalıdır. Örneğin, Bölgeler[[Güney]:[Doğu]].

2. İç belirteçleri virgülle ayırın

Bir belirteç iki veya daha fazla iç belirteç içeriyorsa, bu iç belirteçlerin virgülle ayrılması gerekir.

Örneğin, başlığını döndürmek için Güney sütununda, [#Headers] ve [South] arasına bir virgül yazarsınız ve tüm bu yapıyı ek bir parantez seti içine alırsınız:

=Regions[[#Headers],[South]]

3. Sütun başlıklarının etrafında tırnak işareti kullanmayın

Tablo referanslarında, sütun başlıkları metin, sayı veya tarih olsun tırnak işareti gerektirmez.

4. Sütun başlıklarında bazı özel karakterler için tek tırnak işareti kullanın

Yapılandırılmış referanslarda, sol ve sağ parantezler, pound işareti (#) ve tek tırnak işareti (') gibi bazı karakterlerin özel anlamları vardır. Yukarıdaki karakterlerden herhangi biri bir sütun başlığına dahil edilirse, sütun belirticisinde bu karakterden önce tek bir tırnak işareti kullanılmalıdır.

Örneğin, "Item #" sütun başlığı için belirleyici [Item '#] şeklindedir.

5. Yapılandırılmış referansları daha okunabilir hale getirmek için boşluk kullanın

Tablo referanslarınızın okunabilirliğini artırmak için, belirticiler arasına boşluk ekleyebilirsiniz. Normalde, virgüllerden sonra boşluk kullanmak iyi bir uygulama olarak kabul edilir. Örneğin:

=AVERAGE(Bölgeler[Güney], Bölgeler[Batı], Bölgeler[Kuzey])

Excel tablo referansları - formül örnekleri

Excel'deki yapılandırılmış referanslar hakkında daha fazla bilgi edinmek için, birkaç formül örneğinin üzerinden geçelim. Bunları basit, anlamlı ve kullanışlı tutmaya çalışacağız.

Bir Excel tablosundaki satır ve sütun sayısını bulma

Toplam sütun ve satır sayısını elde etmek için, yalnızca tablo adını gerektiren COLUMNS ve ROWS fonksiyonlarını kullanın:

Örneğin, sütun sayısını bulmak için veri satırları adlı tabloda Satış bu formülleri kullanın:

=COLUMNS(Satış)

=ROWS(Satış)

Dahil etmek için başlık ve toplam satır sayımında [#ALL] belirtecini kullanın:

=ROWS(Satış[#Tüm])

Aşağıdaki ekran görüntüsü tüm formülleri iş başında göstermektedir:

Bir sütundaki boşlukları ve boşluk olmayanları sayma

Belirli bir sütunda bir şey sayarken, sonucu tablonun dışına çıkardığınızdan emin olun, aksi takdirde döngüsel referanslar ve yanlış sonuçlarla karşılaşabilirsiniz.

Bir sütundaki boşlukları saymak için COUNTBLANK işlevini kullanın. Bir sütundaki boş olmayan hücreleri saymak için COUNTA işlevini kullanın.

Örneğin, kaç hücre olduğunu bulmak için Jan sütununun boş olduğunu ve kaç tanesinin veri içerdiğini belirlemek için bu formülleri kullanın:

Boşluklar:

=COUNTBLANK(Satış[Ocak])

Boş olmayanlar:

=COUNTA(Satış[Ocak])

Boş olmayan hücreleri saymak için görünür satırlar filtrelenmiş bir tabloda, fonksiyon_sayısı 103 olarak ayarlanmış ALTTOPLAM fonksiyonunu kullanın:

=SUBTOTAL(103,Satış[Ocak])

Excel tablosunda toplama

Bir Excel tablosundaki sayıları toplamanın en hızlı yolu, Toplam Satır seçeneğini etkinleştirmektir. Bunu yapmak için, tablodaki herhangi bir hücreye sağ tıklayın ve Tablo ve tıklayın Toplamlar Satır Toplam satır hemen tablonuzun sonunda görünecektir.

Bazen Excel yalnızca son sütunun toplamını almak istediğinizi varsayabilir ve Toplam satırındaki diğer hücreleri boş bırakabilir. Bunu düzeltmek için Toplam satırında boş bir hücre seçin, hücrenin yanında görünen oka tıklayın ve ardından listeden TOPLA işlevini seçin:

Bu, değerleri yalnızca şuralarda toplayan bir ALTTOPLAM formülü ekleyecektir görünür satırlar filtrelenmiş satırları göz ardı ederek:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Lütfen bu formülün yalnızca Toplam satır Bir veri satırına manuel olarak eklemeye çalışırsanız, bu döngüsel bir başvuru oluşturur ve sonuç olarak 0 döndürür. Yapılandırılmış başvuruya sahip bir TOPLA formülü de aynı nedenle çalışmaz:

Yani, eğer toplamları istiyorsanız masanın içinde Toplam satırını etkinleştirmeniz ya da aşağıdaki gibi normal bir aralık referansı kullanmanız gerekir:

=TOPLA(B2:B5)

Masanın dışında 'de, yapılandırılmış bir referansa sahip SUM formülü gayet iyi çalışır:

=TOPLA(Satışlar[Ocak])

ALTTOPLAM'ın aksine, TOPLA işlevinin görünür ve gizli tüm satırlardaki değerleri topladığını lütfen unutmayın.

Excel'de göreli ve mutlak yapısal referanslar

Varsayılan olarak, Excel yapılandırılmış referansları aşağıdaki şekilde davranır:

• Çoklu sütun referanslar şunlardır mutlak ve formüller kopyalandığında değişmez.
• Tek sütun referanslar şunlardır göreceli İlgili komut veya kısayollar (Ctrl+C ve Ctrl+V) aracılığıyla kopyalandığında/yapıştırıldığında değişmezler.

Göreceli ve mutlak tablo referanslarının bir kombinasyonuna ihtiyaç duyduğunuz durumlarda, formülü kopyalamanın ve tablo referanslarını doğru tutmanın bir yolu yoktur. Formülü sürüklemek referansları tek sütunlara değiştirecek ve kopyala/yapıştır kısayolları tüm referansları statik hale getirecektir. Ancak bunu aşmak için birkaç basit numara var!

Tek sütuna mutlak yapılandırılmış referans

Tek bir sütun referansını mutlak hale getirmek için sütun adını tekrarlayarak resmi olarak bir aralık referansına dönüştürün.

Göreli sütun referansı (varsayılan)

tablo[sütun]

Mutlak sütun referansı

table[[column]:[column]]

için mutlak bir referans oluşturmak için geçerli satır sütun tanımlayıcısının önüne @ sembolünü ekleyin:

tablo[@[sütun]:[sütun]]

Göreli ve mutlak tablo referanslarının pratikte nasıl çalıştığını görmek için lütfen aşağıdaki örneği inceleyin.

Belirli bir ürünün 3 aylık satış rakamlarını toplamak istediğinizi varsayalım. Bunun için bir hücreye (bizim durumumuzda F2) hedef ürün adını giriyoruz ve toplamı almak için SUMIF işlevini kullanıyoruz Jan Satış:

=SUMIF(Satış[Öğe], $F$2, Satış[Ocak])

Sorun şu ki, diğer iki ayın toplamlarını hesaplamak için formülü sağa sürüklediğimizde [Öğe] referansı değişiyor ve formül bozuluyor:

Bunu düzeltmek için [Item] referansını mutlak yapın, ancak [Jan] referansını göreli tutun:

=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])

Şimdi, değiştirilmiş formülü diğer sütunlara sürükleyebilirsiniz ve mükemmel çalışır:

Birden fazla sütuna göreli yapılandırılmış referans

Excel tablolarında, çeşitli sütunlara yapılan yapılandırılmış başvurular doğaları gereği mutlaktır ve diğer hücrelere kopyalandıklarında değişmeden kalırlar.

Bana göre bu davranış çok makuldür. Ancak yapılandırılmış bir aralık referansını göreceli hale getirmeniz gerekiyorsa, her sütun belirticisinin önüne tablo adını ekleyin ve aşağıda gösterildiği gibi dış köşeli parantezleri kaldırın.

Mutlak aralık referansı (varsayılan)

table[[column1]:[column2]]

Bağıl aralık referansı

tablo[sütun1]:tablo[sütun2]

Başvurmak için tablo içindeki geçerli satır simgesini kullanın:

[@column1]:[@column2]

Örneğin, aşağıdaki formülde bir mutlak yapılandırılmış referans 'nin geçerli satırındaki sayıları toplar. Jan ve Şubat Başka bir sütuna kopyalandığında, yine de toplamı Jan ve Şubat .

=TOPLA(Satışlar[@[Ocak]:[Şubat]])

Referansın, formülün kopyalandığı sütunun göreli konumuna bağlı olarak değişmesini istiyorsanız göreceli :

=TOPLA(Satışlar[@Ocak]:Satışlar[@Şubat])

Lütfen F sütunundaki formül dönüşümüne dikkat edin (formül tablonun içinde olduğu için tablo adı atlanmıştır):

Excel'de tablo referanslarını bu şekilde oluşturabilirsiniz. Bu eğitimde ele alınan örneklere daha yakından bakmak için örnek çalışma kitabımızı Excel Yapılandırılmış Referans olarak indirebilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi dilerim.