Acest tutorial demonstrează 4 moduri rapide de a adăuga o listă derulantă în Excel. De asemenea, arată cum să creați o listă derulantă dintr-un alt registru de lucru, să editați, să copiați și să ștergeți listele de validare a datelor.

Lista derulantă Excel, cunoscută și sub numele de drop down box sau combo box, este utilizată pentru a introduce date într-o foaie de calcul dintr-o listă de elemente predefinite. Scopul principal al utilizării listelor derulante în Excel este de a limita numărul de opțiuni disponibile pentru utilizator. În afară de aceasta, o listă derulantă previne greșelile de ortografie și face ca introducerea datelor să fie mai rapidă.

Cum se face lista derulantă în Excel

În general, există 4 moduri de a crea un meniu derulant în Excel folosind funcția de validare a datelor. Mai jos veți găsi o prezentare rapidă a principalelor avantaje și dezavantaje, precum și instrucțiuni detaliate pas cu pas pentru fiecare metodă:

Creați o listă derulantă cu valori separate prin virgulă

Acesta este cel mai rapid mod de a adăuga o casetă derulantă în toate versiunile de Excel 2010 până la Excel 365.

1. Selectați o celulă sau un interval pentru lista dvs. derulantă.

Începeți prin a selecta una sau mai multe celule în care doriți să apară o casetă derulantă. Aceasta poate fi o singură celulă, un interval de celule sau întreaga coloană. Dacă selectați întreaga coloană, se va crea un meniu derulant în fiecare celulă a coloanei respective, ceea ce reprezintă o adevărată economie de timp, de exemplu, atunci când creați un chestionar.

Puteți selecta chiar și celule necontinue dacă țineți apăsată tasta Ctrl în timp ce selectați celulele cu mouse-ul.

2. Utilizați Excel Data Validation pentru a crea o listă derulantă.

Pe panglica Excel, mergeți la butonul Tabul Date> Grupul Instrumente de date și faceți clic pe Validarea datelor .

3. Introduceți elementele din listă și alegeți opțiunile.

În validarea datelor pe fereastra Setări faceți următoarele:

• În Permiteți caseta, selectați Lista .
• În Sursa tastați elementele pe care doriți să le afișați în meniul derulant, separate prin virgulă (cu sau fără spații).
• Asigurați-vă că Picătură derulantă în celulă este bifată; în caz contrar, săgeata derulantă nu va apărea lângă celulă.
• Selectați sau ștergeți Ignoră spațiul gol în funcție de modul în care doriți să gestionați celulele goale.
• Faceți clic pe OK și ați terminat!

Acum, utilizatorii Excel trebuie doar să facă clic pe o săgeată de lângă o celulă care conține o casetă derulantă și apoi să selecteze intrarea dorită din meniul derulant.

Ei bine, caseta dvs. derulantă este gata în mai puțin de un minut. Această metodă funcționează bine pentru listele mici de validare a datelor din Excel care este puțin probabil să se schimbe vreodată. Dacă nu este cazul, luați în considerare utilizarea uneia dintre următoarele opțiuni.

Adăugați o listă derulantă dintr-un interval numit

Această metodă de creare a unei liste de validare a datelor în Excel necesită ceva mai mult timp, dar poate economisi și mai mult timp pe termen lung.

1. Introduceți intrările pentru lista derulantă.

Selectați intrările pe care doriți să apară în meniul derulant într-o foaie de lucru existentă sau introduceți intrările într-o foaie nouă. Aceste valori trebuie introduse într-o singură coloană sau rând, fără celule goale.

De exemplu, haideți să creăm o listă derulantă de ingrediente pentru rețetele dvs. preferate:

Sfat. Este o idee bună să sortați intrările în ordinea în care doriți să apară în meniul derulant.

2. Creați un interval denumit.

Cel mai rapid mod de a crea un interval denumit în Excel este să selectați celulele și să introduceți numele intervalului direct în fereastra Caseta de nume După ce ați terminat, faceți clic pe Enter pentru a salva intervalul nou creat și denumit. Pentru mai multe informații, consultați cum se definește un nume în Excel.

3. Aplicați validarea datelor.

Faceți clic în celula în care doriți să apară lista derulantă - poate fi un interval de celule sau întreaga coloană, în aceeași foaie în care se află lista dvs. de intrări sau într-o altă foaie de lucru. Apoi, navigați la fereastra fila Date , faceți clic pe Validarea datelor și configurați regula:

• În Permiteți caseta, selectați Lista .
• În Sursa tastați numele pe care l-ați dat intervalului, precedat de un semn egal, de exemplu =Ingrediente .
• Asigurați-vă că Picătură derulantă în celulă este bifată.
• Faceți clic pe OK.

Dacă lista sursă conține mai mult de 8 elemente, caseta de derulare va avea o bară de derulare ca aceasta:

Notă. Dacă intervalul denumit are cel puțin o celulă goală, selectarea butonului Ignoră spațiul gol permite introducerea oricărei valori în celula validată.

Efectuați lista derulantă din tabelul Excel

În loc să folosiți un interval numit obișnuit, puteți converti datele într-un tabel Excel complet funcțional ( Inserare> Tabel sau Ctrl + T ) și apoi creați o listă de validare a datelor din acel tabel. De ce ați putea dori să utilizați un tabel? În primul rând, pentru că vă permite să creați o listă de validare a datelor. listă derulantă dinamică extensibilă care se actualizează automat pe măsură ce adăugați sau eliminați elemente din tabel.

Pentru a adăuga o listă derulantă dinamică dintr-un tabel Excel, urmați acești pași:

1. Selectați celula în care doriți să inserați o listă derulantă.
2. Deschideți fereastra Validarea datelor fereastra de dialog.
3. Selectați Lista de la Permiteți caseta derulantă.
4. În noul Sursa introduceți formula care se referă la o anumită coloană din tabel, fără a include celula de antet. Pentru aceasta, utilizați funcția INDIRECT cu o referință structurată, cum ar fi aceasta:

   =INDIRECT("Nume_tabel[Nume_coloană]")

5. Când ați terminat, faceți clic pe OK .

Pentru acest exemplu, vom face o listă derulantă din coloana numită Ingrediente în tabelul 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Inserarea drop-down în Excel dintr-o gamă de celule

Pentru a insera o listă derulantă dintr-un interval de celule, efectuați următorii pași:

1. Introduceți elementele în celule separate.
2. Selectați celula în care doriți să apară lista derulantă.
3. Pe Date fila, faceți clic pe Validarea datelor .
4. Așezați cursorul în caseta Cutia cu surse sau faceți clic pe butonul Colapsarea dialogului și selectați intervalul de celule pe care doriți să îl includeți în lista derulantă. Intervalul poate fi în aceeași foaie de lucru sau într-o foaie de lucru diferită. În acest din urmă caz, pur și simplu mergeți la cealaltă foaie și selectați un interval cu ajutorul mouse-ului.

Creați o picătură dinamică (actualizată automat) în Excel

Dacă modificați adesea elementele din meniul derulant, este posibil să doriți să creați o listă derulantă dinamică în Excel. În acest caz, lista dvs. va fi actualizată automat în toate celulele care o conțin, odată ce eliminați sau adăugați noi intrări în lista sursă.

Cel mai simplu mod de a crea o astfel de listă derulantă actualizată dinamic în Excel este prin crearea unei liste numite pe baza unui tabel. Dacă, dintr-un motiv oarecare, preferați un interval numit obișnuit, faceți referire la acesta folosind formula OFFSET, așa cum se explică mai jos.

1. Începeți prin a crea o listă derulantă obișnuită bazată pe un interval numit, așa cum este descris mai sus.
2. La pasul 2, când creați un nume, puneți următoarea formulă în câmpul Se referă la cutie.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Unde:

   • Sheet1 - numele foii
   • A - coloana în care se află elementele din lista dvs. derulantă
   • $A$1 - celula care conține primul element din listă

După cum vedeți, formula este compusă din 2 funcții Excel - OFFSET și COUNTA. Funcția COUNTA numără toate rubricile care nu sunt goale din coloana specificată. OFFSET ia acest număr și returnează o referință la un interval care include numai celule care nu sunt goale, începând cu prima celulă pe care o specificați în formulă.

Principalul avantaj al listelor derulante dinamice este că nu va trebui să schimbați referința la intervalul numit de fiecare dată după editarea listei sursă. Pur și simplu ștergeți sau introduceți noi intrări în lista sursă și toate celulele care conțin această listă de validare Excel vor fi actualizate automat!

Cum funcționează această formulă

În Microsoft Excel, funcția OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) este utilizată pentru a returna o referință la un interval format dintr-un număr specificat de rânduri și coloane. Pentru a o forța să returneze un interval dinamic, adică în continuă schimbare, se specifică următoarele argumente:

• referință - celula $A$1 din Foaia1, care este primul element din lista dvs. derulantă;
• rânduri & cols sunt 0, deoarece nu doriți să deplasați intervalul returnat nici pe verticală, nici pe orizontală;
• înălțime - numărul de celule nevide din coloana A, returnat de funcția COUNTA;
• lățime - 1, adică o coloană.

Cum se creează lista derulantă dintr-un alt registru de lucru

Puteți realiza un meniu derulant în Excel folosind ca sursă o listă dintr-o altă carte de lucru. Pentru a face acest lucru, va trebui să creați 2 intervale denumite - unul în cartea sursă și altul în cartea în care doriți să utilizați lista de validare a datelor Excel.

Notă. Pentru ca lista derulantă din alt registru de lucru să funcționeze, registrul de lucru cu lista sursă trebuie să fie deschis.

O listă derulantă statică din alt registru de lucru

Lista derulantă creată în acest mod nu se va actualiza automat atunci când adăugați sau eliminați intrări în lista de surse și va trebui să modificați manual referința listei de surse.

1. Creați un interval denumit pentru lista sursă.

Deschideți registrul de lucru care conține lista de surse, SourceBook.xlsx în acest exemplu, și creați un interval denumit pentru intrările pe care doriți să le includeți în lista derulantă, de exemplu. Lista_sursă .

2. Creați o referință numită în registrul de lucru principal.

Deschideți registrul de lucru în care doriți ca lista derulantă să apară și creați un nume care să facă trimitere la lista sursă. În acest exemplu, referința completată este =SourceBook.xlsx!Source_list

Notă. Trebuie să înglobați numele registrului de lucru în apostrofuri (') dacă acesta conține spații. De exemplu: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Aplicați validarea datelor

În registrul de lucru principal, selectați celula (celulele) pentru lista dvs. derulantă, click Data> Validarea datelor și introduceți numele pe care l-ați creat la pasul 2 în câmpul Sursa cutie.

O listă derulantă dinamică din alt registru de lucru

O listă derulantă creată în acest mod va fi actualizată din mers, odată ce ați făcut orice modificare în lista sursă.

1. Creați un nume de interval în registrul de lucru sursă cu formula OFFSET, așa cum se explică în Crearea unei liste derulante dinamice.
2. În registrul de lucru principal, aplicați validarea datelor în modul obișnuit.

Validarea datelor Excel nu funcționează

Opțiunea Validare date este gri sau dezactivată? Există câteva motive pentru care se poate întâmpla acest lucru:

• Listele derulante nu pot fi adăugate la foile de lucru protejate sau partajate. Îndepărtați protecția sau opriți partajarea foii de lucru, apoi încercați să faceți clic pe Validarea datelor din nou.
• Creați o listă derulantă dintr-un tabel Excel care este legat de un site SharePoint. Deconectați tabelul sau eliminați formatarea tabelului și încercați din nou.

Opțiuni suplimentare pentru caseta derulantă Excel

În cele mai multe cazuri, se poate aplica Setări despre care am discutat mai sus sunt absolut suficiente. Dacă nu sunt suficiente, mai sunt disponibile încă două opțiuni în celelalte file ale aplicației Validarea datelor fereastra de dialog.

Afișarea unui mesaj atunci când se face clic pe o celulă cu lista derulantă

Dacă doriți să afișați utilizatorilor un mesaj pop-up atunci când aceștia fac clic pe orice celulă care conține lista dvs. derulantă, procedați astfel:

• În fereastra de dialog Validare a datelor ( Tabul de date> Validarea datelor ), treceți la Mesaj de intrare tab.
• Asigurați-vă că opțiunea Afișarea mesajului de intrare atunci când este selectată celula este verificată.
• Introduceți un titlu și un mesaj în câmpurile corespunzătoare (până la 225 de caractere).
• Faceți clic pe butonul OK pentru a salva mesajul și a închide fereastra de dialog.

Rezultatul în Excel va arăta asemănător cu acesta:

Permiteți utilizatorilor să introducă propriile date într-o casetă combo

În mod implicit, lista derulantă pe care o creați în Excel nu poate fi editată, adică este limitată la valorile din listă. Cu toate acestea, puteți permite utilizatorilor să introducă propriile valori.

Din punct de vedere tehnic, acest lucru transformă o listă derulantă într-o casetă combo Excel. Termenul "casetă combo" înseamnă o listă derulantă editabilă care permite utilizatorilor fie să selecteze o valoare din listă, fie să tasteze o valoare direct în casetă.

1. În Validarea datelor dialog ( Tabul de date> Validarea datelor ), mergeți la Alertă de eroare tab.
2. Selectați "Afișați o alertă de eroare după introducerea de date invalide " dacă doriți să afișați o alertă atunci când un utilizator încearcă să introducă anumite date care nu se află în meniul derulant. Dacă nu doriți să afișați niciun mesaj, debifați această casetă de selectare.
3. Pentru a afișa un mesaj de avertizare, alegeți una dintre opțiunile din fereastra Stil și introduceți titlul și mesajul. Fie Informații sau Avertisment va permite utilizatorilor să introducă propriul text în caseta combo.
   • Un Informații mesaj este recomandată în cazul în care este posibil ca utilizatorii să introducă destul de des propriile alegeri.
   • A Avertisment mesaj îi va determina pe utilizatori să selecteze un element din caseta derulantă în loc să introducă propriile date, deși nu interzice intrările personalizate.
   • Stop (implicită) va împiedica oamenii să introducă orice date care nu se regăsesc în lista dvs. derulantă Excel.

   

   Și iată cum poate arăta mesajul de avertizare personalizat în Excel:

   

   Sfat. Dacă nu sunteți sigur ce titlu sau text de mesaj să introduceți, puteți lăsa câmpurile goale. În acest caz, Microsoft Excel va afișa alerta implicită " Valoarea pe care ați introdus-o nu este validă. Un utilizator a restricționat valorile care pot fi introduse în această celulă ."

Cum să copiați lista derulantă în Excel

În cazul în care doriți ca o listă de selectare să apară în mai multe celule, puteți pur și simplu să o copiați ca pe orice alt conținut de celulă, trăgând mânerul de umplere prin celulele adiacente sau folosind scurtăturile de copiere / lipire. Aceste metode copiază tot conținutul unei celule, inclusiv validarea datelor și selecție curentă Prin urmare, este mai bine să fie utilizate atunci când nu este selectat încă niciun element în lista derulantă.

Pentru a copia o listă derulantă fără selecția curentă , utilizați funcția Paste Special pentru a copia doar regula Data Validation (Validare date).

Cum să editați o listă derulantă Excel

După ce ați creat o listă derulantă în Excel, este posibil să doriți să adăugați mai multe intrări la aceasta sau să ștergeți unele dintre elementele existente. Modul în care faceți acest lucru depinde de modul în care a fost creată caseta derulantă.

Modificarea unei liste derulante separate prin virgulă

Dacă ați creat o casetă de tip drop-down separată prin virgulă, continuați cu următorii pași:

1. Selectați una sau mai multe celule care fac trimitere la lista de validare a datelor Excel, adică celulele care conțin o casetă derulantă pe care doriți să o modificați.
2. Faceți clic pe Validarea datelor (Panglica Excel> fila Date).
3. Ștergeți sau introduceți elemente noi în rubrica Sursa cutie.
4. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările și închideți fereastra Excel. Validarea datelor fereastră.

Sfat. Dacă doriți să aplicați modificările la toate celulele care conține această listă derulantă, selectați " Aplicați aceste modificări la toate celelalte celule cu aceleași setări ".

Modificați o listă derulantă pe baza unui interval de celule

Dacă ați creat o casetă derulantă prin specificarea unui interval de celule în loc să faceți referire la un interval numit, procedați în felul următor.

1. Mergeți la foaia de calcul care conține elementele care apar în căsuța derulantă și editați lista așa cum doriți.
2. Selectați celula sau celulele care conțin lista derulantă.
3. Faceți clic pe Validarea datelor pe Date tab.
4. În fișierul Excel Validarea datelor în fereastra Settings, în fila Settings, modificați referințele celulelor din caseta Source. Puteți să le editați manual sau să faceți clic pe butonul Colapsarea dialogului icoană.
5. Faceți clic pe butonul OK pentru a salva modificările și a închide fereastra.

Actualizarea unei liste derulante dintr-un interval numit

Dacă ați creat o casetă derulantă bazată pe un interval numit, puteți edita elementele intervalului și apoi schimbați referința la intervalul numit. Toate casetele derulante bazate pe acest interval numit vor fi actualizate automat.

1. Adăugați sau ștergeți elemente din intervalul numit.

Deschideți foaia de lucru care conține intervalul denumit, ștergeți sau introduceți noi intrări. Nu uitați să aranjați elementele în ordinea în care doriți să apară în lista derulantă Excel.

Cum se șterge o listă derulantă

Dacă nu mai doriți să aveți casete derulante în foaia de calcul Excel, le puteți elimina din unele sau din toate celulele.

Îndepărtarea unui meniu derulant din celula (celulele) selectată (selectate)

1. Selectați o celulă sau mai multe celule din care doriți să eliminați casetele derulante.
2. Mergeți la Date și faceți clic pe Validarea datelor .
3. În fila Settings (Setări), selectați opțiunea Ștergeți toate buton.

Această metodă elimină meniurile derulante din celulele selectate, dar păstrează valorile selectate în prezent.

Dacă doriți să ștergeți atât o listă derulantă, cât și valorile celulelor, puteți selecta celulele și să faceți clic pe butonul Ștergeți toate de pe butonul Pagina principală> Grupul de editare> Ștergeți .

Ștergerea unei liste derulante Excel din toate celulele din foaia curentă

În acest fel, puteți elimina o listă derulantă din toate celulele asociate din foaia de lucru curentă. Acest lucru nu va șterge aceeași casetă derulantă din celulele din alte foi de lucru, dacă există.

1. Selectați orice celulă care conține lista dvs. derulantă.
2. Faceți clic pe Validarea datelor pe Date tab.
3. În fereastra Data Validation (Validare date), în fila Settings (Setări), selectați caseta " Aplicați aceste modificări la toate celelalte celule cu aceleași setări " caseta de selectare.

   După ce o bifați, toate celulele care fac referire la această listă Excel Data Validation vor fi selectate, după cum puteți vedea în captura de ecran de mai jos.

4. Faceți clic pe butonul Ștergeți toate pentru a șterge lista derulantă.
5. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările și a închide fereastra Data Validation.

Această metodă șterge o listă derulantă din toate celulele care o conțin, păstrând valorile selectate în prezent. Dacă ați creat o listă derulantă dintr-un interval de celule sau un interval numit, lista sursă va rămâne, de asemenea, intactă. Pentru a o elimina, deschideți foaia de calcul care conține elementele listei derulante și ștergeți-le.

Acum cunoașteți elementele de bază ale listelor derulante din Excel. În următorul articol, vom explora acest subiect mai departe și vă voi arăta cum să creați liste derulante în cascadă (dependente) cu validare condiționată a datelor. Vă rugăm să rămâneți cu noi și vă mulțumesc pentru lectură!