В урока са показани 4 бързи начина за добавяне на падащо меню в Excel. Показано е също как да създадете падащо меню от друга работна книга, да редактирате, копирате и изтривате списъци за проверка на данни.

Падащият списък в Excel, известен още като падащо поле или комбо поле, се използва за въвеждане на данни в електронна таблица от предварително дефиниран списък с елементи. Основната цел на използването на падащи списъци в Excel е да се ограничи броят на наличните за потребителя възможности за избор. Освен това падащото поле предотвратява правописни грешки и прави въвеждането на данни по-бързо.

Как да направите падащ списък в Excel

Като цяло има 4 начина за създаване на падащо меню в Excel с помощта на функцията Data Validation (Утвърждаване на данни). По-долу ще намерите кратко изложение на основните предимства и недостатъци, както и подробни инструкции стъпка по стъпка за всеки метод:

Създаване на падащ списък със стойности, разделени със запетая

Това е най-бързият начин за добавяне на падащо поле във всички версии на Excel 2010 до Excel 365.

1. Изберете клетка или диапазон за вашия падащ списък.

Започвате, като изберете клетка или клетки, в които искате да се появи падащо меню. Това може да бъде единична клетка, диапазон от клетки или цялата колона. Ако изберете цялата колона, във всяка клетка на тази колона ще бъде създадено падащо меню, което спестява много време, например при създаване на въпросник.

Можете дори да изберете несвързани клетки, като натиснете и задържите клавиша Ctrl, докато избирате клетките с мишката.

2. Използвайте Excel Data Validation, за да създадете падащ списък.

В лентата на Excel отидете в Раздел Данни> Група Инструменти за данни и щракнете върху Утвърждаване на данните .

3. Въведете елементите на списъка и изберете опциите.

В валидиране на данни в прозореца Настройки Направете следното:

• В Позволете изберете Списък .
• В Източник: въведете елементите, които искате да се появят в падащото меню, разделени със запетая (със или без интервали).
• Уверете се, че Отпускане в клетка е поставена отметка; в противен случай падащата стрелка няма да се появи до клетката.
• Изберете или изчистете Игнориране на празно място в зависимост от това как искате да обработвате празните клетки.
• Щракнете върху OK и сте готови!

Сега потребителите на Excel просто щракват върху стрелка до клетка, съдържаща падащо поле, и след това избират желания запис от падащото меню.

Е, вашето падащо поле е готово за по-малко от минута. Този метод работи добре за малки списъци за валидиране на данни в Excel, които е малко вероятно някога да се променят. Ако случаят не е такъв, помислете за използване на една от следните опции.

Добавяне на падащ списък от именуван диапазон

Този метод за създаване на списък за валидиране на данни в Excel отнема малко повече време, но в дългосрочен план може да спести още повече време.

1. Въведете записите за вашия падащ списък.

Изберете записите, които искате да се появят във вашето падащо меню в съществуващ работен лист или въведете записите в нов лист. Тези стойности трябва да бъдат въведени в една колона или ред без празни клетки.

Например, нека създадем падащ списък със съставки за любимите ви рецепти:

Съвет: Добре е да подредите записите си в реда, в който искате да се появяват в падащото меню.

2. Създайте именуван диапазон.

Най-бързият начин за създаване на именуван диапазон в Excel е да изберете клетките и да въведете името на диапазона директно в полето Кутия за име . След като приключите, щракнете върху Enter, за да запазите новосъздадения диапазон с име. За повече информация вижте как да дефинирате име в Excel.

3. Приложете валидиране на данни.

Щракнете върху клетката, в която искате да се появи падащият списък - това може да бъде диапазон от клетки или цялата колона, в същия лист, в който се намира списъкът с вписвания, или в друг работен лист. Раздел Данни , щракнете върху Утвърждаване на данните и конфигурирайте правилото:

• В Позволете изберете Списък .
• В Източник: въведете името, което сте дали на диапазона си, предшествано от знак за равенство, например =Съставки .
• Уверете се, че Отпускане в клетка е поставена отметка.
• Щракнете върху OK.

Ако списъкът на източника съдържа повече от 8 елемента, падащото поле ще има лента за превъртане, както е показано по-долу:

Забележка. Ако в имения диапазон има поне една празна клетка, изберете Игнориране на празно място позволява да се въведе всякаква стойност в потвърдената клетка.

Изготвяне на падащ списък от таблица на Excel

Вместо да използвате обикновен именуван диапазон, можете да преобразувате данните си в напълно функционална таблица на Excel ( Вмъкване> Таблица или Ctrl + T ) и след това създайте списък за валидиране на данни от тази таблица. Защо може да искате да използвате таблица? На първо място, защото тя ви позволява да създадете разширяем динамичен падащ списък която се актуализира автоматично при добавяне или премахване на елементи от таблицата.

За да добавите динамично падащо меню от таблица на Excel, следвайте следните стъпки:

1. Изберете клетката, в която искате да вмъкнете падащо меню.
2. Отворете Утвърждаване на данните диалогов прозорец.
3. Изберете Списък от Позволете падащо поле.
4. В новия Източник: въведете формулата, отнасяща се до конкретна колона в таблицата, без да включвате заглавната клетка. За тази цел използвайте функцията INDIRECT със структурирана препратка като тази:

   =INDIRECT("Име_таблица[Име_колона]")

5. Когато приключите, щракнете върху ОК .

В този пример създаваме падащо меню от колоната с име Съставки в таблица 1:

=INDIRECT("Таблица1[Съставки]")

Вмъкване на падащо меню в Excel от диапазон от клетки

За да вмъкнете падащ списък от набор от клетки, изпълнете следните стъпки:

1. Въведете елементите в отделни клетки.
2. Изберете клетката, в която искате да се появи падащият списък.
3. На Данни щракнете върху Утвърждаване на данните .
4. Поставете курсора в Източник на кутия или щракнете върху Свиване на диалоговия прозорец и изберете диапазона от клетки, който искате да включите в падащия списък. Диапазонът може да се намира в същия или в друг работен лист. Ако е вторият, просто отивате в другия лист и избирате диапазона с помощта на мишката.

Създаване на динамично (автоматично актуализирано) падащо меню в Excel

Ако често редактирате елементите в падащото меню, може да искате да създадете динамичен падащ списък в Excel. В този случай списъкът ви ще се актуализира автоматично във всички клетки, които го съдържат, след като премахнете или добавите нови записи в изходния списък.

Най-лесният начин за създаване на такъв динамично обновяван падащ списък в Excel е чрез създаване на именуван списък въз основа на таблица. Ако по някаква причина предпочитате обикновен именуван диапазон, направете препратка към него с помощта на формулата OFFSET, както е обяснено по-долу.

1. Започвате със създаването на обичайно падащо меню, базирано на именуван диапазон, както е описано по-горе.
2. В стъпка 2, когато създавате име, поставяте следната формула в Отнася се за кутия.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Къде:

   • Sheet1 - името на листа
   • A - колоната, в която са разположени елементите на падащия списък
   • $A$1 - клетката, съдържаща първия елемент от списъка

Както виждате, формулата се състои от 2 функции на Excel - OFFSET и COUNTA. Функцията COUNTA преброява всички непразни клетки в посочената колона. OFFSET взема това число и връща препратка към диапазон, който включва само непразни клетки, като започва от първата клетка, която сте посочили във формулата.

Основното предимство на динамичните падащи списъци е, че няма да ви се налага да променяте препратката към именувания диапазон всеки път след редактиране на списъка с източници. Просто изтривате или въвеждате нови записи в списъка с източници и всички клетки, съдържащи този списък за валидиране в Excel, ще се актуализират автоматично!

Как работи тази формула

В Microsoft Excel функцията OFFSET(референция, rows, cols, [height], [width]) се използва за връщане на референция към диапазон, състоящ се от определен брой редове и колони. За да я накараме да върне динамичен, т.е. непрекъснато променящ се диапазон, задаваме следните аргументи:

• справка - клетка $A$1 в лист1, която е първият елемент от падащия списък;
• редове & колони са 0, тъй като не искате да измествате върнатия диапазон нито вертикално, нито хоризонтално;
• височина - броят на непразните клетки в колона A, върнат от функцията COUNTA;
• ширина - 1, т.е. една колона.

Как да създадете падащ списък от друга работна книга

Можете да направите падащо меню в Excel, като използвате списък от друга работна книга като източник. За да направите това, ще трябва да създадете 2 именувани диапазона - един в книгата източник и друг в книгата, в която искате да използвате списъка за валидиране на данни в Excel.

Забележка: За да работи падащият списък от друга работна книга, работната книга с изходния списък трябва да е отворена.

Статичен падащ списък от друга работна книга

Създаденият по този начин падащ списък няма да се актуализира автоматично, когато добавяте или премахвате записи в списъка с източници, и ще трябва да промените препратката към списъка с източници ръчно.

1. Създайте именуван обхват за списъка с източници.

Отворете работната книга, която съдържа списъка с източници, SourceBook.xlsx в този пример и създайте именуван диапазон за записите, които искате да включите в падащия списък, напр. Source_list .

2. Създайте именувана препратка в основната работна книга.

Отворете работната книга, в която искате да се появи падащият списък, и създайте име, което да препраща към вашия списък с източници. В този пример завършената препратка е =SourceBook.xlsx!Source_list

Забележка: Ако името на работната книга съдържа интервали, трябва да го оградите с апострофи ('): ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Прилагане на валидиране на данни

В основната работна книга изберете клетката(ите) за падащия списък, щракване върху Данни> Удостоверяване на данни и въведете името, което сте създали в стъпка 2, в полето Източник: кутия.

Динамичен падащ списък от друга работна книга

Създаденият по този начин падащ списък ще се актуализира в движение, след като направите промени в списъка-източник.

1. Създайте име на диапазон в работната книга Source с формулата OFFSET, както е обяснено в Създаване на динамичен падащ списък.
2. В основната работна книга приложете валидиране на данни по обичайния начин.

Утвърждаването на данните в Excel не работи

Опцията за валидиране на данни е сива или деактивирана? Има няколко причини за това:

• Падащите списъци не могат да се добавят към защитени или споделени работни листове. Премахнете защитата или спрете споделянето на работния лист, след което опитайте да щракнете върху Утвърждаване на данните отново.
• Създавате падащ списък от таблица на Excel, която е свързана със сайт на SharePoint. Отстранете връзката с таблицата или премахнете форматирането на таблицата и опитайте отново.

Допълнителни опции за падащото поле Excel

В повечето случаи Настройки опциите на раздела, които обсъдихме по-горе, са напълно достатъчни. Ако това не е така, още две опции са налични в другите раздели на Утвърждаване на данните диалогов прозорец.

Показване на съобщение, когато се щракне върху клетка с падащо меню

Ако искате да покажете на потребителите си изскачащо съобщение, когато щракнат върху някоя клетка, съдържаща вашия падащ списък, процедирайте по този начин:

• В диалоговия прозорец Удостоверяване на данни ( Раздел Данни> Утвърждаване на данни ), преминете към Входно съобщение таб.
• Уверете се, че опцията Показване на съобщение за въвеждане, когато е избрана клетка се проверява.
• Въведете заглавие и съобщение в съответните полета (до 225 знака).
• Щракнете върху ОК за да запазите съобщението и да затворите диалоговия прозорец.

Резултатът в Excel ще изглежда по следния начин:

Позволете на потребителите да въвеждат свои собствени данни в полето за избор

По подразбиране падащият списък, който създавате в Excel, не може да се редактира, т.е. ограничава се до стойностите в списъка. Можете обаче да разрешите на потребителите да въвеждат свои собствени стойности.

Технически погледнато, това превръща падащия списък в кутия с комбинации на Excel. Терминът "кутия с комбинации" означава падащо меню с възможност за редактиране, което позволява на потребителите да избират стойност от списъка или да въвеждат стойност директно в полето.

1. В Утвърждаване на данните диалог ( Раздел Данни> Утвърждаване на данни ), отидете в Сигнал за грешка таб.
2. Изберете "Показване на предупреждение за грешка след въвеждане на невалидни данни " поле, ако искате да показвате предупреждение, когато потребителят се опита да въведе някои данни, които не са в падащото меню. Ако не искате да показвате никакво съобщение, премахнете отметката от това поле.
3. За да покажете предупредително съобщение, изберете една от опциите от Стил и въведете заглавието и съобщението. Информация или Предупреждение ще позволи на потребителите да въвеждат собствен текст в полето за избор.
   • Един Информация съобщение се препоръчва, ако има вероятност вашите потребители да въвеждат своите собствени избори доста често.
   • A Предупреждение съобщение ще накара потребителите да изберат елемент от падащото поле, а не да въвеждат собствени данни, въпреки че не забранява потребителските вписвания.
   • Спрете (по подразбиране) ще попречи на хората да въвеждат всякакви данни, които не са в падащия списък на Excel.

   

   Ето как може да изглежда персонализираното ви предупредително съобщение в Excel:

   

   Съвет. Ако не сте сигурни какво заглавие или текст на съобщението да въведете, можете да оставите полетата празни. В този случай Microsoft Excel ще покаже предупреждението по подразбиране " Въведената от вас стойност не е валидна. Потребителят е ограничил стойностите, които могат да бъдат въведени в тази клетка. ."

Как да копирате падащия списък в Excel

В случай че искате пиклистът да се появи в няколко клетки, можете просто да го копирате като всяко друго съдържание на клетка, като плъзнете дръжката за запълване през съседните клетки или като използвате бързите клавиши за копиране/вмъкване. Тези методи копират цялото съдържание на клетката, включително Data Validation и текущ избор . Затова е най-добре да се използват, когато в падащото меню все още не е избран елемент.

Копиране на падащ списък без текущата селекция , използвайте функцията Paste Special, за да копирате само правилото за валидиране на данни.

Как да редактирате падащ списък в Excel

След като сте създали падащ списък в Excel, може да искате да добавите още записи в него или да изтриете някои от съществуващите елементи. Начинът, по който ще направите това, зависи от начина, по който е създадено падащото поле.

Модифициране на списък с падащи списъци, разделен със запетая

Ако сте създали падащо поле, разделено със запетая, продължете със следващите стъпки:

1. Изберете клетка или клетки, които се позовават на вашия списък за валидиране на данни в Excel, т.е. клетки, съдържащи падащо поле, което искате да редактирате.
2. Кликнете върху Утвърждаване на данните (лента на Excel> раздел Данни).
3. Изтрийте или въведете нови елементи в Източник: кутия.
4. Щракнете върху OK, за да запазите промените и да затворите Excel Утвърждаване на данните прозорец.

Съвет. Ако искате да приложите промените към всички клетки в този падащ списък изберете " Приложете тези промени към всички други клетки със същите настройки " опция.

Промяна на падащ списък въз основа на диапазон от клетки

Ако сте създали падащо поле чрез посочване на диапазон от клетки, а не чрез препратка към именуван диапазон, процедирайте по следния начин.

1. Отидете в електронната таблица, съдържаща елементите, които се появяват в падащото поле, и редактирайте списъка по желания от вас начин.
2. Изберете клетката или клетките, които съдържат вашия падащ списък.
3. Кликнете върху Утвърждаване на данните на Данни таб.
4. В Excel Утвърждаване на данните Прозорецът, в раздела Настройки, променете препратките към клетките в полето Източник. Можете да ги редактирате ръчно или да щракнете върху Свиване на диалоговия прозорец икона.
5. Щракнете върху ОК за да запазите промените и да затворите прозореца.

Актуализиране на падащ списък от именуван диапазон

Ако сте създали падащо поле, базирано на именуван диапазон, можете просто да редактирате елементите на диапазона и след това да промените препратката към именувания диапазон. Всички падащи полета, базирани на този именуван диапазон, ще се актуализират автоматично.

1. Добавяне или изтриване на елементи в посочения диапазон.

Отворете работния лист, съдържащ посочения от вас диапазон, изтрийте или въведете нови записи. Не забравяйте да подредите елементите в реда, в който искате да се появят в падащия списък на Excel.

Как да изтриете падащ списък

Ако вече не искате да имате падащи полета в работния лист на Excel, можете да ги премахнете от някои или от всички клетки.

Премахване на падащо меню от избрана(и) клетка(и)

1. Изберете клетка или няколко клетки, от които искате да премахнете падащите полета.
2. Отидете в Данни и щракнете върху Утвърждаване на данните .
3. В раздела Настройки изберете Изчистване на всички бутон.

Този метод премахва падащите менюта от избраните клетки, но запазва текущо избраните стойности.

Ако искате да изтриете както падащото меню, така и стойностите на клетките, можете да изберете клетките и да щракнете върху Изчистване на всички на бутона Начален раздел> Група за редактиране> Изчистване .

Изтриване на падащ списък на Excel от всички клетки в текущия лист

По този начин можете да премахнете падащ списък от всички свързани с него клетки в текущия работен лист. Това няма да доведе до изтриване на същия падащ списък от клетки в други работни листове, ако има такива.

1. Изберете която и да е клетка, съдържаща вашия падащ списък.
2. Кликнете върху Утвърждаване на данните на Данни таб.
3. В прозореца Удостоверяване на данни, в раздела Настройки, изберете " Приложете тези промени към всички други клетки със същите настройки " отметка.

   След като го маркирате, всички клетки, които се позовават на този списък за валидиране на данни в Excel, ще бъдат избрани, както можете да видите на екранната снимка по-долу.

4. Щракнете върху Изчистване на всички за да изтриете падащия списък.
5. Кликнете върху OK за да запазите промените и да затворите прозореца Data Validation.

Този метод изтрива падащ списък от всички клетки, които го съдържат, като запазва текущо избраните стойности. Ако сте създали падащ списък от диапазон от клетки или именуван диапазон, изходният списък също ще остане непокътнат. За да го премахнете, отворете работния лист, съдържащ елементите на падащия списък, и ги изтрийте.

Сега вече знаете основите на падащите списъци в Excel. В следващата статия ще продължим да изследваме тази тема и ще ви покажа как да създадете каскаден (зависим) падащ списък с условно потвърждение на данните. Моля, останете с нас и ви благодаря, че прочетохте!