V učbeniku so prikazani 4 hitri načini dodajanja spustne vrstice v Excel-u. Prikazano je tudi, kako ustvariti spustno vrstico iz drugega delovnega zvezka, urejati, kopirati in brisati sezname za preverjanje podatkov.

Excelov spustni seznam, znan tudi kot spustno polje ali izbirno polje, se uporablja za vnos podatkov v preglednico z vnaprej določenega seznama elementov. Glavni namen uporabe spustnih seznamov v Excelu je omejiti število izbir, ki so na voljo uporabniku. Poleg tega spustni seznam preprečuje pravopisne napake in omogoča hitrejši vnos podatkov.

Kako narediti spustni seznam v Excelu

Na splošno obstajajo 4 načini za ustvarjanje spustnega menija v Excelu z uporabo funkcije Data Validation (Preverjanje podatkov). V nadaljevanju najdete kratek opis glavnih prednosti in slabosti ter podrobna navodila po korakih za vsako metodo:

Ustvari spustni seznam z vrednostmi, ločenimi z vejico

To je najhitrejši način dodajanja spustnega polja v vseh različicah programa Excel 2010 do Excel 365.

1. Izberite celico ali območje za spustni seznam.

Najprej izberete celico ali celice, v katerih želite prikazati spustni meni. To je lahko ena celica, niz celic ali celoten stolpec. Če izberete celoten stolpec, se spustni meni ustvari v vsaki celici tega stolpca, kar prihrani veliko časa, na primer pri ustvarjanju vprašalnika.

Izberete lahko tudi nesorodne celice tako, da pritisnete in držite tipko Ctrl, medtem ko z miško izbirate celice.

2. Za ustvarjanje spustnega seznama uporabite aplikacijo Excel Data Validation.

Na Excelovem traku pojdite na zavihek Podatki> skupina Orodja za podatke in kliknite Potrjevanje podatkov .

3. Vnesite elemente seznama in izberite možnosti.

Na spletnem mestu potrjevanje podatkov v oknu Nastavitve v zavihku naredite naslednje:

• V Omogočite izberite Seznam .
• V Vir: vnesite elemente, ki jih želite prikazati v spustnem meniju, ločene z vejico (s presledki ali brez njih).
• Prepričajte se, da je Spust v celici sicer se puščica ne prikaže poleg celice.
• Izberite ali počistite Ignoriranje praznega prostora odvisno od tega, kako želite ravnati s praznimi celicami.
• Kliknite V redu in končali ste!

Uporabniki programa Excel zdaj preprosto kliknejo puščico ob celici, ki vsebuje spustno polje, in nato v spustnem meniju izberejo želeni vnos.

Vaše spustno polje je pripravljeno v manj kot minuti. Ta metoda se dobro obnese pri majhnih seznamih za preverjanje podatkov v programu Excel, ki se verjetno ne bodo nikoli spremenili. V nasprotnem primeru razmislite o uporabi ene od naslednjih možnosti.

Dodajanje spustnega seznama iz poimenovanega območja

Ta način ustvarjanja seznama za preverjanje podatkov v programu Excel zahteva nekaj več časa, vendar lahko na dolgi rok prihrani še več časa.

1. Vnesite vnose za spustni seznam.

V obstoječem delovnem listu izberite vnose, ki jih želite prikazati v spustnem meniju, ali vnesite vnose v nov list. Te vrednosti je treba vnesti v en sam stolpec ali vrstico brez praznih celic.

Ustvarimo na primer spustni seznam sestavin za vaše najljubše recepte:

Nasvet: Vnose je dobro razvrstiti v vrstnem redu, v katerem naj se prikažejo v spustnem meniju.

2. Ustvarite poimenovano območje.

Najhitreje ustvarite poimenovano območje v Excelu tako, da izberete celice in vnesete ime območja neposredno v Polje za ime . Ko končate, kliknite Enter, da shranite novo ustvarjeno poimenovano območje. Za več informacij glejte, kako določiti ime v Excelu.

3. Uporabite preverjanje podatkov.

Kliknite v celico, v kateri želite prikazati spustni seznam - to je lahko območje celic ali celoten stolpec, v istem listu, v katerem se nahaja seznam vnosov, ali v drugem delovnem listu. zavihek Podatki , kliknite Potrjevanje podatkov in konfigurirajte pravilo:

• V Omogočite izberite Seznam .
• V Vir: vnesite ime, ki ste ga dali svojemu območju, pred katerim je znak enakosti, na primer =Sestavine .
• Prepričajte se, da je Spust v celici polje je označeno.
• Kliknite V redu.

Če seznam virov vsebuje več kot 8 elementov, bo v spustnem polju takšna vrstica:

Opomba: Če ima vaše poimenovano območje vsaj eno prazno celico, izberete Ignoriranje praznega prostora polje omogoča vnos poljubne vrednosti v potrjeno celico.

Izdelajte spustni seznam iz Excelove tabele

Namesto običajnega poimenovanega območja lahko podatke pretvorite v popolnoma funkcionalno Excelovo tabelo ( Vstavljanje> Tabela ali Ctrl + T ), nato pa iz te tabele ustvarite seznam za preverjanje podatkov. Zakaj bi morda želeli uporabiti tabelo? Predvsem zato, ker vam omogoča ustvarjanje razširljiv dinamični spustni seznam ki se samodejno posodablja, ko dodajate ali odstranjujete elemente iz tabele.

Če želite dodati dinamično spustno okno iz tabele Excel, sledite naslednjim korakom:

1. Izberite celico, v katero želite vstaviti spustno okno.
2. Odprite Potrjevanje podatkov pogovorno okno.
3. Izberite Seznam iz Omogočite v spustnem polju.
4. V novem Vir: vnesite formulo, ki se nanaša na določen stolpec v tabeli, pri čemer ne upoštevajte celice v glavi. Za to uporabite funkcijo INDIRECT s strukturiranim sklicem, kot je ta:

   =INDIRECT("Ime_tabele[Ime_stolpca]")

5. Ko končate, kliknite V REDU .

V tem primeru naredimo padajočo vrstico iz stolpca z imenom Sestavine v preglednici 1:

=INDIRECT("Tabela1[Sestavine]")

Vstavljanje spustnega seznama v Excelu iz območja celic

Če želite vstaviti spustni seznam iz območja celic, naredite naslednje korake:

1. Elemente vnesite v ločene celice.
2. Izberite celico, v kateri želite prikazati spustni seznam.
3. Na Podatki kliknite zavihek Potrjevanje podatkov .
4. Kazalec postavite v polje Polje vira ali kliknite na Dialogno okno za zrušitev in izberite območje celic, ki ga želite vključiti v spustni seznam. Obseg je lahko v istem ali drugem delovnem listu. Če je slednji, preprosto pojdite na drugi list in z miško izberite območje.

Ustvarite dinamično (samodejno posodobljeno) spustno okno Excel

Če pogosto urejate elemente v spustnem meniju, boste morda želeli ustvariti dinamični spustni seznam v Excelu. V tem primeru se bo vaš seznam samodejno posodobil v vseh celicah, ki ga vsebujejo, ko boste odstranili ali dodali nove vnose na izvorni seznam.

Takšen dinamično posodobljen spustni seznam v Excelu najlažje ustvarite tako, da ustvarite poimenovani seznam na podlagi tabele. Če imate iz kakšnega razloga raje običajno poimenovano območje, se nanj sklicujte s formulo OFFSET, kot je razloženo spodaj.

1. Začnete z ustvarjanjem običajne spustne vrstice na podlagi poimenovanega območja, kot je opisano zgoraj.
2. V koraku 2, ko ustvarjate ime, vnesete naslednjo formulo v Nanaša se na škatla.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Kje:

   • List1 - ime lista
   • A - stolpec, v katerem se nahajajo elementi vašega spustnega seznama
   • $A$1 - celica, ki vsebuje prvi element seznama

Kot vidite, je formula sestavljena iz dveh Excelovih funkcij - OFFSET in COUNTA. Funkcija COUNTA šteje vse neprazne celice v določenem stolpcu. OFFSET vzame to število in vrne referenco na območje, ki vključuje samo neprazne celice, začenši s prvo celico, ki ste jo določili v formuli.

Glavna prednost dinamičnih spustnih seznamov je, da vam po urejanju izvornega seznama ne bo treba vsakič znova spreminjati sklicevanja na poimenovano območje. Preprosto izbrišete ali vnesete nove vnose v izvorni seznam in vse celice, ki vsebujejo ta seznam za preverjanje Excel, se bodo samodejno posodobile!

Kako deluje ta formula

V programu Microsoft Excel se funkcija OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) uporablja za vračanje reference na območje, sestavljeno iz določenega števila vrstic in stolpcev. Če želimo, da funkcija vrne dinamično, tj. stalno spreminjajoče se območje, navedemo naslednje argumente:

• referenca - celico $A$1 v listu 1, ki je prvi element spustnega seznama;
• vrstice & Cols so 0, ker vrnjenega območja ne želite premakniti niti navpično niti vodoravno;
• višina - število nepraznih celic v stolpcu A, ki ga vrne funkcija COUNTA;
• širina - 1, tj. en stolpec.

Kako ustvariti spustni seznam iz drugega delovnega zvezka

V Excelu lahko pripravite spustni meni, pri čemer kot vir uporabite seznam iz drugega delovnega zvezka. V ta namen morate ustvariti 2 poimenovana območja - eno v izvornem zvezku in drugo v zvezku, v katerem želite uporabiti seznam Excel Data Validation.

Opomba: Da bi spustni seznam iz druge delovne knjige deloval, mora biti odprta delovna knjiga z izvornim seznamom.

Statični spustni seznam iz drugega delovnega zvezka

Tako ustvarjen spustni seznam se ne bo samodejno posodobil, ko boste dodajali ali odstranjevali vnose na seznamu virov, zato boste morali sklic na seznam virov spremeniti ročno.

1. Ustvarite poimenovano območje za seznam virov.

Odprite delovni zvezek, ki vsebuje seznam virov, SourceBook.xlsx v tem primeru in ustvarite poimenovano območje za vnose, ki jih želite vključiti v spustni seznam, npr. Seznam virov (Source_list) .

2. V glavnem delovnem zvezku ustvarite poimenovano referenco.

Odprite delovni zvezek, v katerem želite prikazati spustni seznam, in ustvarite ime, ki se sklicuje na vaš seznam virov. V tem primeru je končan sklic =SourceBook.xlsx!Source_list

Opomba: Če ime delovnega zvezka vsebuje presledke, ga morate zapreti z apostrofi ('): ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Uporabite preverjanje podatkov

V glavnem delovnem zvezku izberite celice za spustni seznam, kliknite Data> Potrjevanje podatkov in vnesite ime, ki ste ga ustvarili v koraku 2, v polje Vir: škatla.

Dinamični spustni seznam iz drugega delovnega zvezka

Tako ustvarjen spustni seznam se posodablja sproti, ko vnesete kakršne koli spremembe v izvorni seznam.

1. Ustvarite ime območja v delovnem zvezku Vir s formulo OFFSET, kot je razloženo v poglavju Ustvarjanje dinamičnega spustnega seznama.
2. V glavnem delovnem zvezku uporabite preverjanje podatkov na običajen način.

Excelovo preverjanje podatkov ne deluje

Možnost Preverjanje podatkov je siva ali onemogočena? To se lahko zgodi iz več razlogov:

• Spustnih seznamov ni mogoče dodati v zaščitene ali skupne delovne liste. Odstranite zaščito ali prenehajte deliti delovni list, nato pa poskusite klikniti Potrjevanje podatkov ponovno.
• Ustvarjate spustni seznam iz Excelove tabele, ki je povezana s spletnim mestom SharePoint. Odpravite povezavo s tabelo ali odstranite oblikovanje tabele in poskusite znova.

Dodatne možnosti za spustno okno Excel

V večini primerov je Nastavitve možnosti zavihka, ki smo jih obravnavali zgoraj, popolnoma zadostujejo. Če ne, sta na voljo še dve možnosti na drugih zavihkih Potrjevanje podatkov pogovorno okno.

Prikaz sporočila ob kliku na celico s padajočim seznamom

Če želite uporabnikom prikazati pojavno sporočilo, ko kliknejo katero koli celico, ki vsebuje spustni seznam, postopajte na ta način:

• V pogovornem oknu Preverjanje podatkov ( zavihek Podatki> Potrjevanje podatkov ), preklopite na Vhodno sporočilo zavihek.
• Prepričajte se, da je možnost Prikaži vhodno sporočilo, ko je izbrana celica je preverjeno.
• V ustrezna polja vnesite naslov in sporočilo (do 225 znakov).
• Kliknite na V REDU shranite sporočilo in zaprite pogovorno okno.

Rezultat v Excelu bo videti podobno kot ta:

Uporabnikom omogočite vnos lastnih podatkov v izbirno polje

Privzeto je spustni seznam, ki ga ustvarite v Excelu, neureljiv, tj. omejen na vrednosti s seznama. Vendar lahko uporabnikom omogočite, da vnesejo svoje vrednosti.

Tehnično gledano se s tem spustni seznam spremeni v izbirno polje programa Excel. Izraz "izbirno polje" pomeni spustno polje z možnostjo urejanja, ki uporabnikom omogoča izbiro vrednosti s seznama ali vnos vrednosti neposredno v polje.

1. V Potrjevanje podatkov pogovorno okno ( zavihek Podatki> Potrjevanje podatkov ), pojdite v Opozorilo o napaki zavihek.
2. Izberite "Po vnosu neveljavnih podatkov prikažite opozorilo o napaki " polje, če želite prikazati opozorilo, ko uporabnik poskuša vnesti nekatere podatke, ki niso v spustnem meniju. Če ne želite prikazati nobenega sporočila, počistite to potrditveno polje.
3. Če želite prikazati opozorilno sporočilo, izberite eno od možnosti iz Slog ter vnesite naslov in sporočilo. Informacije ali Opozorilo bo uporabnikom omogočil, da v izbirno polje vnesejo svoje besedilo.
   • Na spletni strani Informacije sporočilo je priporočljivo, če bodo uporabniki pogosto vnašali svoje izbire.
   • A Opozorilo sporočilo bo uporabnike spodbudil, da izberejo element iz spustnega polja in ne vnesejo svojih podatkov, čeprav ne prepoveduje vnosov po meri.
   • Ustavite (privzeto) prepreči vnos podatkov, ki niso na spustnem seznamu programa Excel.

   

   Tako je lahko v Excelu videti prilagojeno opozorilno sporočilo:

   

   Nasvet. Če niste prepričani, kakšen naslov ali besedilo sporočila vnesti, lahko pustite polja prazna. V tem primeru bo Microsoft Excel prikazal privzeto opozorilo " Vrednost, ki ste jo vnesli, ni veljavna. Uporabnik je omejil vrednosti, ki jih je mogoče vnesti v to celico. ."

Kako kopirati spustni seznam v Excelu

Če želite, da se izbirni seznam prikaže v več celicah, ga lahko preprosto kopirate kot vsako drugo vsebino celice tako, da povlečete ročaj za zapolnitev po sosednjih celicah ali uporabite bližnjici za kopiranje/lepljenje. Ti metodi kopirata vso vsebino celice, vključno s potrditvijo podatkov in trenutni izbor . Zato jih je najbolje uporabiti, ko v spustni vrstici še ni izbran noben element.

Kopiranje spustnega seznama brez trenutne izbire , uporabite funkcijo Paste Special, da kopirate samo pravilo za preverjanje podatkov.

Kako urediti spustni seznam programa Excel

Ko v Excelu ustvarite spustni seznam, boste morda želeli vanj dodati več vnosov ali izbrisati nekatere obstoječe elemente. Kako to storite, je odvisno od tega, kako je bilo ustvarjeno vaše spustno polje.

Spreminjanje spustnega seznama, ločenega z vejico

Če ste ustvarili spustno polje, ločeno z vejico, nadaljujte z naslednjimi koraki:

1. Izberite celico ali celice, ki se sklicujejo na seznam za preverjanje podatkov v Excelu, tj. celice, ki vsebujejo spustno polje, ki ga želite urediti.
2. Kliknite . Potrjevanje podatkov (Excelov trak> zavihek Podatki).
3. Izbrišite ali vnesite nove elemente v Vir: škatla.
4. Kliknite OK, da shranite spremembe in zaprete Excel Potrjevanje podatkov okno.

Nasvet. Če želite spremembe uporabiti v vse celice na tem spustnem seznamu izberite " Te spremembe uporabite za vse druge celice z enakimi nastavitvami. ".

Spreminjanje spustnega seznama na podlagi območja celic

Če ste ustvarili spustno polje z določitvijo območja celic in ne s sklicevanjem na poimenovano območje, nadaljujte na naslednji način.

1. Pojdite v preglednico s predmeti, ki so prikazani v spustnem polju, in uredite seznam na želeni način.
2. Izberite celico ali celice, ki vsebujejo spustni seznam.
3. Kliknite . Potrjevanje podatkov na Podatki zavihek.
4. V programu Excel Potrjevanje podatkov V oknu na zavihku Nastavitve spremenite sklice na celice v polju Vir. Lahko jih urejate ročno ali pa kliknete Dialogno okno za zrušitev ikona.
5. Kliknite na V REDU shranite spremembe in zaprite okno.

Posodobitev spustnega seznama iz poimenovanega območja

Če ste ustvarili spustno polje, ki temelji na poimenovanem območju, lahko samo uredite elemente območja in spremenite sklic na poimenovano območje. Vsa spustna polja, ki temeljijo na tem poimenovanem območju, se samodejno posodobijo.

1. Dodajanje ali brisanje elementov v poimenovanem območju.

Odprite delovni list, ki vsebuje poimenovano območje, in izbrišite ali vnesite nove vnose. Ne pozabite postaviti elementov v vrstnem redu, kot želite, da so prikazani na spustnem seznamu programa Excel.

Kako izbrisati spustni seznam

Če v delovnem listu programa Excel ne želite več imeti spustnih polj, jih lahko odstranite iz nekaterih ali vseh celic.

Odstranjevanje spustnega menija iz izbrane celice (celic)

1. Izberite celico ali več celic, iz katerih želite odstraniti spustna polja.
2. Pojdite na Podatki in kliknite zavihek Potrjevanje podatkov .
3. Na kartici Nastavitve izberite Počisti vse gumb.

Ta metoda odstrani spustne menije iz izbranih celic, vendar ohrani trenutno izbrane vrednosti.

Če želite izbrisati spustno okno in vrednosti celic, lahko izberete celice in kliknete Počisti vse gumb na Home zavihek> Skupina za urejanje> Počisti .

Brisanje spustnega seznama programa Excel iz vseh celic v trenutnem listu

Na ta način lahko odstranite spustni seznam iz vseh povezanih celic v trenutnem delovnem listu. S tem ne boste odstranili istega spustnega seznama iz celic v drugih delovnih listih, če obstajajo.

1. Izberite katero koli celico, ki vsebuje spustni seznam.
2. Kliknite . Potrjevanje podatkov na Podatki zavihek.
3. V oknu Preverjanje podatkov na zavihku Nastavitve izberite " Te spremembe uporabite za vse druge celice z enakimi nastavitvami. " potrditveno polje.

   Ko ga preverite, bodo izbrane vse celice, ki se sklicujejo na ta seznam Excel Data Validation, kot lahko vidite na spodnji sliki zaslona.

4. Kliknite na Počisti vse izbrišete spustni seznam.
5. Kliknite . V REDU da shranite spremembe in zaprete okno Preverjanje podatkov.

Ta metoda izbriše spustni seznam iz vseh celic, ki ga vsebujejo, pri čemer ohrani trenutno izbrane vrednosti. Če ste ustvarili spustni seznam iz razpona celic ali poimenovanega razpona, bo tudi izvorni seznam ostal nedotaknjen. Če ga želite odstraniti, odprite delovni list, ki vsebuje elemente spustnega seznama, in jih izbrišite.

Sedaj poznate osnove spustnih seznamov Excel-a. V naslednjem članku bomo to temo še bolj raziskali in pokazal vam bom, kako ustvariti kaskadni (odvisni) spustni seznam s pogojnim preverjanjem podatkov. Ostani z nami in hvala za branje!