Tutorial ini mendemonstrasikan 4 cara cepat untuk menambahkan dropdown di Excel. Ini juga menunjukkan cara membuat dropdown dari buku kerja lain, mengedit, menyalin, dan menghapus daftar validasi data.

Daftar drop-down Excel, alias kotak drop-down atau kotak kombo, digunakan untuk memasukkan data dalam spreadsheet dari daftar item yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan utama menggunakan daftar drop-down di Excel adalah untuk membatasi jumlah pilihan yang tersedia bagi pengguna. Selain itu, dropdown mencegah kesalahan ejaan dan membuat input data lebih cepat.

Cara membuat daftar drop-down di Excel

Secara keseluruhan, ada 4 cara untuk membuat menu drop-down di Excel menggunakan fitur Validasi Data. Di bawah ini Anda akan menemukan garis besar singkat tentang keuntungan dan kerugian utama serta petunjuk langkah demi langkah terperinci untuk setiap metode:

Buat daftar drop-down dengan nilai yang dipisahkan koma

Ini adalah cara tercepat untuk menambahkan kotak drop-down di semua versi Excel 2010 hingga Excel 365.

1. Pilih sel atau rentang untuk daftar drop-down Anda.

Anda mulai dengan memilih sel atau sel di mana Anda ingin kotak drop-down muncul. Ini bisa berupa sel tunggal, rentang sel, atau seluruh kolom. Jika Anda memilih seluruh kolom, menu drop-down akan dibuat di setiap sel kolom itu, yang merupakan penghemat waktu yang nyata, misalnya, saat Anda membuat kuesioner.

Anda bahkan dapat memilih sel yang tidak bersebelahan dengan menekan dan menahan Ctrl kunci sambil memilih sel dengan mouse.

2. Gunakan Validasi Data Excel untuk membuat daftar drop-down.

Pada pita Excel, pergi ke Tab Data> Kelompok Data Tools dan klik Validasi Data .

3. Masukkan item daftar dan pilih opsi.

Dalam Validasi Data jendela, pada jendela Pengaturan tab, lakukan yang berikut ini:

• Dalam Izinkan kotak, pilih Daftar .
• Dalam Sumber kotak, ketik item yang ingin Anda tampilkan dalam menu drop-down Anda yang dipisahkan oleh koma (dengan atau tanpa spasi).
• Pastikan Dropdown dalam sel dicentang; jika tidak, panah drop-down tidak akan muncul di samping sel.
• Pilih atau hapus Abaikan kosong tergantung pada bagaimana Anda ingin menangani sel kosong.
• Klik OK dan Anda selesai!

Sekarang, pengguna Excel cukup mengklik tanda panah di samping sel yang berisi kotak dropdown, lalu pilih entri yang mereka inginkan dari menu drop down.

Nah, kotak drop-down Anda siap dalam waktu kurang dari satu menit. Metode ini bekerja dengan baik untuk daftar validasi data Excel kecil yang tidak mungkin berubah. Jika tidak demikian, pertimbangkan untuk menggunakan salah satu opsi berikut.

Tambahkan daftar drop-down dari rentang bernama

Metode pembuatan daftar validasi data Excel ini memerlukan waktu lebih lama, tetapi mungkin akan menghemat lebih banyak waktu dalam jangka panjang.

1. Ketik entri untuk daftar drop-down Anda.

Pilih entri yang ingin Anda munculkan dalam menu drop-down di lembar kerja yang sudah ada atau ketik entri di lembar baru. Nilai-nilai ini harus dimasukkan dalam satu kolom atau baris tanpa sel kosong.

Contohnya, mari kita buat daftar drop-down bahan-bahan untuk resep favorit Anda:

Tip. Sebaiknya Anda mengurutkan entri Anda sesuai urutan yang Anda inginkan untuk muncul dalam menu drop-down.

2. Buat rentang bernama.

Cara tercepat untuk membuat rentang bernama di Excel adalah dengan memilih sel dan mengetikkan nama rentang secara langsung di Kotak Nama Setelah selesai, klik Memasukkan untuk menyimpan rentang bernama yang baru dibuat. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat cara menentukan nama di Excel.

3. Terapkan Validasi Data.

Klik di sel tempat Anda ingin daftar drop-down muncul - bisa berupa rentang sel atau seluruh kolom, di lembar yang sama tempat daftar entri Anda berada atau di lembar kerja yang berbeda. Tab data , klik Validasi Data dan mengonfigurasi aturan:

• Dalam Izinkan kotak, pilih Daftar .
• Dalam Sumber kotak, ketik nama yang Anda berikan ke rentang Anda yang didahului oleh tanda sama dengan, misalnya =Bahan .
• Pastikan Dropdown dalam sel kotak dicentang.
• Klik OK.

Jika daftar sumber berisi lebih dari 8 item, kotak drop-down Anda akan memiliki bilah gulir seperti ini:

Catatan. Jika rentang bernama Anda memiliki setidaknya satu sel kosong, memilih Abaikan kosong kotak memungkinkan nilai apa pun dimasukkan dalam sel yang divalidasi.

Membuat daftar dropdown dari tabel Excel

Alih-alih menggunakan rentang bernama biasa, Anda bisa mengonversi data Anda ke tabel Excel yang berfungsi penuh ( Sisipkan> Tabel atau Ctrl + T ), dan kemudian membuat daftar validasi data dari tabel itu. Mengapa Anda ingin menggunakan tabel? Pertama dan terutama, karena memungkinkan Anda membuat daftar validasi data dari tabel tersebut. daftar drop-down dinamis yang dapat diperluas yang diperbarui secara otomatis saat Anda menambahkan atau menghapus item dari tabel.

Untuk menambahkan dropdown dinamis dari tabel Excel, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih sel tempat Anda ingin menyisipkan dropdown.
2. Buka Validasi Data jendela dialog.
3. Pilih Daftar dari Izinkan kotak drop-down.
4. Di dalam Sumber kotak, masukkan rumus yang merujuk ke kolom tertentu dalam tabelmu, tidak termasuk sel header. Untuk ini, gunakan fungsi INDIRECT dengan referensi terstruktur seperti ini:

   =INDIRECT("Nama_tabel[Nama_kolom]")

5. Setelah selesai, klik OK .

Untuk contoh ini, kita membuat dropdown dari kolom bernama Bahan-bahan dalam Tabel1:

=INDIRECT("Tabel1[Bahan]")

Sisipkan drop down di Excel dari berbagai sel

Untuk menyisipkan daftar drop-down dari rentang sel, lakukan langkah-langkah ini:

1. Ketik item-item dalam sel terpisah.
2. Pilih sel tempat Anda ingin daftar drop-down muncul.
3. Pada Data tab, klik Validasi Data .
4. Tempatkan kursor di bagian Kotak sumber atau klik tombol Tutup Dialog Kisaran mungkin berada di lembar kerja yang sama atau berbeda. Jika yang terakhir, Anda cukup pergi ke lembar lain dan memilih rentang menggunakan mouse.

Buat dropdown Excel yang dinamis (diperbarui secara otomatis)

Jika Anda sering mengedit item di menu drop-down, Anda mungkin ingin membuat daftar drop-down dinamis di Excel. Dalam kasus ini, daftar Anda akan diperbarui secara otomatis di semua sel yang berisi itu, setelah Anda menghapus atau menambahkan entri baru ke daftar sumber.

Cara termudah untuk membuat daftar drop-down yang diperbarui secara dinamis di Excel adalah dengan membuat daftar bernama berdasarkan tabel. Jika karena alasan tertentu Anda lebih suka rentang bernama biasa, maka rujuk menggunakan rumus OFFSET, seperti yang dijelaskan di bawah ini.

1. Anda mulai dengan membuat dropdown biasa berdasarkan rentang bernama seperti dijelaskan di atas.
2. Pada langkah 2, ketika membuat nama, Anda menaruh rumus berikut ini dalam Mengacu pada kotak.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Di mana:

   • Sheet1 - nama sheet
   • A - kolom tempat item daftar drop-down Anda berada
   • $A$1 - sel yang berisi item pertama dari daftar

Seperti yang Anda lihat, rumus ini terdiri dari 2 fungsi Excel - OFFSET dan COUNTA. Fungsi COUNTA menghitung semua yang tidak kosong di kolom yang ditentukan. OFFSET mengambil nomor itu dan mengembalikan referensi ke rentang yang hanya menyertakan sel yang tidak kosong, mulai dari sel pertama yang Anda tentukan dalam rumus.

Keuntungan utama dari daftar drop-down dinamis adalah Anda tidak perlu mengubah referensi ke rentang bernama setiap kali setelah mengedit daftar sumber. Anda cukup menghapus atau mengetikkan entri baru di daftar sumber dan semua sel yang berisi daftar validasi Excel ini akan diperbarui secara otomatis!

Bagaimana formula ini bekerja

Di Microsoft Excel, fungsi OFFSET (referensi, baris, cols, [tinggi], [lebar]) digunakan untuk mengembalikan referensi ke rentang yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang ditentukan. Untuk memaksanya mengembalikan rentang dinamis, yaitu rentang yang terus berubah, kami menentukan argumen berikut:

• referensi - sel $ A $ 1 di Sheet1, yang merupakan item pertama dari daftar drop-down Anda;
• barisan & cols adalah 0 karena Anda tidak ingin menggeser kisaran yang dikembalikan baik secara vertikal maupun horizontal;
• tinggi - jumlah sel yang tidak kosong di kolom A, dikembalikan oleh fungsi COUNTA;
• lebar - 1, yaitu satu kolom.

Cara membuat daftar drop-down dari buku kerja lain

Anda dapat membuat menu drop-down di Excel menggunakan daftar dari buku kerja lain sebagai sumbernya. Untuk melakukan ini, Anda harus membuat 2 rentang bernama - satu di buku sumber dan satu lagi di buku tempat Anda ingin menggunakan daftar Validasi Data Excel Anda.

Catatan. Agar daftar drop-down dari buku kerja lain berfungsi, buku kerja dengan daftar sumber harus terbuka.

Daftar dropdown statis dari buku kerja lain

Daftar dropdown yang dibuat dengan cara ini tidak akan diperbarui secara otomatis apabila Anda menambahkan atau menghapus entri dalam daftar sumber dan Anda harus memodifikasi referensi daftar sumber secara manual.

1. Buat kisaran bernama untuk daftar sumber.

Buka buku kerja yang berisi daftar sumber, Buku Sumber.xlsx dalam contoh ini, dan buat rentang bernama untuk entri yang ingin Anda sertakan dalam daftar drop-down Anda, mis. Daftar_sumber .

2. Buat referensi bernama di buku kerja utama.

Buka buku kerja di mana Anda ingin daftar drop-down muncul dan buat nama yang mereferensikan daftar sumber Anda. Dalam contoh ini, referensi lengkapnya adalah =SourceBook.xlsx!Daftar_sumber

Catatan. Anda harus mengapit nama buku kerja dalam apostrof (') jika mengandung spasi. Sebagai contoh: ='Buku Sumber.xlsx'!Daftar_sumber

3. Terapkan Validasi Data

Di buku kerja utama, pilih sel untuk daftar drop-down Anda, klik Data> Validasi Data dan masukkan nama yang Anda buat pada langkah 2 di Sumber kotak.

Daftar dropdown dinamis dari buku kerja lain

Daftar dropdown yang dibuat dengan cara ini akan diperbarui dengan cepat setelah Anda membuat perubahan apa pun pada daftar sumber.

1. Buat nama rentang di buku kerja Sumber dengan rumus OFFSET, seperti yang dijelaskan dalam Membuat drop-down dinamis.
2. Di buku kerja utama, terapkan Validasi Data dengan cara biasa.

Validasi Data Excel tidak berfungsi

Opsi Validasi Data berwarna abu-abu atau dinonaktifkan? Ada beberapa alasan mengapa hal itu bisa terjadi:

• Daftar drop-down tidak dapat ditambahkan ke lembar kerja yang diproteksi atau dibagikan. Hapus proteksi atau hentikan berbagi lembar kerja, lalu coba klik Validasi Data lagi.
• Anda membuat daftar drop-down dari tabel Excel yang ditautkan ke situs SharePoint. Putuskan tautan tabel atau hapus pemformatan tabel, dan coba lagi.

Opsi tambahan untuk kotak drop-down Excel

Dalam kebanyakan kasus, yang Pengaturan yang telah kita bahas di atas sudah cukup. Jika tidak, dua opsi lagi tersedia pada tab lain dari tab Validasi Data jendela dialog.

Menampilkan pesan ketika sel dengan dropdown diklik

Jika Anda ingin menampilkan pesan pop up kepada pengguna Anda ketika mereka mengklik sel mana pun yang berisi daftar drop-down Anda, lanjutkan dengan cara ini:

• Dalam dialog Validasi Data ( Tab Data> Validasi Data ), beralih ke Pesan Masukan tab.
• Pastikan opsi Tampilkan pesan input ketika sel dipilih diperiksa.
• Ketik judul dan pesan dalam bidang yang sesuai (hingga 225 karakter).
• Klik OK untuk menyimpan pesan dan menutup dialog.

Hasilnya di Excel akan terlihat mirip dengan ini:

Memungkinkan pengguna memasukkan data mereka sendiri dalam kotak kombo

Secara default, daftar drop-down yang Anda buat di Excel tidak dapat diedit, yaitu dibatasi pada nilai dalam daftar. Namun, Anda dapat mengizinkan pengguna Anda untuk memasukkan nilai mereka sendiri.

Secara teknis, ini mengubah daftar drop-down menjadi kotak kombo Excel. Istilah "kotak kombo" berarti dropdown yang dapat diedit yang memungkinkan pengguna memilih nilai dari daftar atau mengetikkan nilai secara langsung di dalam kotak.

1. Dalam Validasi Data dialog ( Tab Data> Validasi Data ), pergi ke Peringatan Kesalahan tab.
2. Pilih "Tampilkan peringatan kesalahan setelah data yang tidak valid dimasukkan " jika Anda ingin menampilkan peringatan ketika pengguna mencoba memasukkan beberapa data yang tidak ada di menu drop-down. Jika Anda tidak ingin menampilkan pesan apa pun, kosongkan kotak centang ini.
3. Untuk menampilkan pesan peringatan, pilih salah satu opsi dari Gaya kotak, dan ketik judul dan pesan. Informasi atau Peringatan akan membiarkan pengguna memasukkan teks mereka sendiri dalam kotak kombo.
   • An Informasi pesan direkomendasikan jika pengguna Anda cenderung memasukkan pilihan mereka sendiri cukup sering.
   • A Peringatan pesan akan mendorong pengguna untuk memilih item dari kotak drop-down daripada memasukkan data mereka sendiri, meskipun tidak melarang entri khusus.
   • Berhenti (default) akan mencegah orang memasukkan data apa pun yang tidak ada dalam daftar drop-down Excel Anda.

   

   Dan seperti inilah tampilan pesan peringatan khusus Anda di Excel:

   

   Tip. Jika Anda tidak yakin judul atau teks pesan apa yang harus diketik, Anda dapat membiarkan bidang tersebut kosong. Dalam hal ini, Microsoft Excel akan menampilkan peringatan default " Nilai yang Anda masukkan tidak valid. Pengguna memiliki nilai terbatas yang dapat dimasukkan ke dalam sel ini ."

   Lihat juga: Cara menambahkan garis dalam grafik Excel: garis rata-rata, patokan, dll.

Cara menyalin daftar drop-down di Excel

Jika Anda ingin daftar pilihan muncul di beberapa sel, Anda cukup menyalinnya seperti konten sel lainnya dengan menyeret gagang isian melalui sel yang berdekatan atau dengan menggunakan pintasan salin / tempel. pilihan saat ini Jadi, mereka paling baik digunakan ketika belum ada item yang dipilih dalam dropdown.

Untuk menyalin daftar drop-down tanpa pilihan saat ini , gunakan fitur Tempel Spesial untuk hanya menyalin aturan Validasi Data.

Cara mengedit daftar drop-down Excel

Setelah Anda membuat daftar drop-down di Excel, Anda mungkin ingin menambahkan lebih banyak entri ke dalamnya atau menghapus beberapa item yang ada. Bagaimana Anda melakukan ini tergantung pada bagaimana kotak drop-down Anda dibuat.

Memodifikasi daftar drop-down yang dipisahkan koma

Jika Anda telah membuat kotak drop-down yang dipisahkan koma, lanjutkan dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih sel atau sel yang mereferensikan daftar Validasi Data Excel Anda, yaitu sel yang berisi kotak drop-down yang ingin Anda edit.
2. Klik Validasi Data (Pita Excel> tab Data).
3. Menghapus atau mengetik item baru dalam Sumber kotak.
4. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan menutup Excel Validasi Data jendela.

Tip. Jika Anda ingin menerapkan perubahan ke semua sel yang berisi daftar drop-down ini, pilih " Terapkan perubahan ini ke semua sel lain dengan pengaturan yang sama " opsi.

Ubah drop down berdasarkan rentang sel

Jika Anda telah membuat kotak drop-down dengan menentukan rentang sel daripada mereferensikan rentang bernama, lanjutkan dengan cara berikut.

1. Buka spreadsheet yang berisi item-item yang muncul dalam kotak drop-down Anda, dan edit daftar sesuai keinginan Anda.
2. Pilih sel atau sel yang berisi daftar drop-down Anda.
3. Klik Validasi Data pada Data tab.
4. Di Excel Validasi Data pada tab Settings, ubah referensi sel di kotak Source. Anda dapat mengeditnya secara manual atau klik tombol Tutup Dialog ikon.
5. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan menutup jendela.

Memperbarui daftar drop-down dari rentang bernama

Jika Anda telah membuat kotak drop-down berbasis rentang bernama, maka Anda cukup mengedit item rentang Anda dan kemudian mengubah referensi ke Rentang Bernama. Semua kotak drop-down berdasarkan rentang bernama ini akan diperbarui secara otomatis.

1. Menambah atau menghapus item dalam rentang yang disebutkan.

Buka lembar kerja yang berisi rentang bernama Anda, hapus atau ketik entri baru. Ingatlah untuk mengatur item dalam urutan yang Anda inginkan agar muncul di daftar drop-down Excel Anda.

Cara menghapus daftar drop-down

Jika Anda tidak lagi ingin memiliki kotak drop-down di lembar kerja Excel Anda, Anda dapat menghapusnya dari beberapa atau semua sel.

Menghapus menu drop-down dari sel yang dipilih

1. Pilih sel atau beberapa sel yang ingin Anda hapus kotak drop-downnya.
2. Pergi ke Data tab dan klik Validasi Data .
3. Pada tab Settings (Pengaturan), pilih tab Hapus Semua tombol.

Metode ini menghapus menu drop-down dari sel yang dipilih, tetapi menyimpan nilai yang saat ini dipilih.

Jika Anda ingin menghapus dropdown dan nilai sel, Anda dapat memilih sel dan mengklik tombol Hapus semua tombol pada Tab Beranda> Grup pengeditan> Hapus .

Menghapus daftar drop-down Excel dari semua sel di lembar saat ini

Dengan cara ini, Anda dapat menghapus daftar drop-down dari semua sel terkait di lembar kerja saat ini. Ini tidak akan menghapus kotak drop-down yang sama dari sel di lembar kerja lain, jika ada.

1. Pilih sel mana pun yang berisi daftar drop-down Anda.
2. Klik Validasi Data pada Data tab.
3. Di jendela Data Validation, pada tab Settings, pilih " Terapkan perubahan ini ke semua sel lain dengan pengaturan yang sama " kotak centang.

   Setelah Anda memeriksanya, semua sel yang mereferensikan daftar Validasi Data Excel ini akan dipilih, seperti yang Anda lihat pada gambar di bawah.

4. Klik Hapus Semua untuk menghapus daftar drop-down.
5. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan menutup jendela Data Validation.

Metode ini menghapus daftar drop-down dari semua sel yang berisi itu, mempertahankan nilai yang saat ini dipilih. Jika Anda membuat dropdown dari rentang sel atau rentang bernama, daftar sumber juga akan tetap utuh. Untuk menghapusnya, buka lembar kerja yang berisi item daftar drop-down, dan hapus.

Sekarang Anda tahu dasar-dasar daftar drop-down Excel. Pada artikel berikutnya, kita akan menjelajahi topik ini lebih jauh dan saya akan menunjukkan kepada Anda cara membuat daftar drop-down berjenjang (tergantung) dengan Validasi Data bersyarat. Silakan tetap disini dan terima kasih telah membaca!