O titorial mostra 4 formas rápidas de engadir un menú despregable en Excel. Tamén mostra como crear un menú despregable doutro libro de traballo, editar, copiar e eliminar listas de validación de datos.

A lista despregable de Excel, tamén coñecida como caixa desplegable ou caixa combinada, úsase para introducir datos en unha folla de cálculo dunha lista de elementos predefinidos. O obxectivo principal do uso de listas despregables en Excel é limitar o número de opcións dispoñibles para o usuario. Ademais, un menú despregable evita erros ortográficos e fai que a entrada de datos sexa máis rápida.

Como facer unha lista despregable en Excel

En xeral, hai 4 formas de cree un menú despregable en Excel usando a función de validación de datos. A continuación atoparás un resumo rápido das principais vantaxes e inconvenientes, así como as instrucións detalladas paso a paso para cada método:

Crear unha lista despregable con valores separados por comas

Esta é a forma máis rápida de engadir unha caixa despregábel en todas as versións de Excel 2010 a través de Excel 365.

1. Seleccione unha cela ou intervalo para a súa lista despregable.

Comeza seleccionando unha cela ou celas onde quere que apareza unha caixa despregable. Pode ser unha única cela, un rango de celas ou a columna enteira. Se seleccionas toda a columna, crearase un menú despregable en cada cela desa columna, o que supón un aforro de tempo real, por exemplo, cando estás a crear un cuestionario.

Podes incluso seleccionar celas non contiguasA Información ou Aviso permitirá aos usuarios introducir o seu propio texto na caixa combinada.

• Recoméndase unha mensaxe Información se é probable que os usuarios introduzan as súas propias opcións con bastante frecuencia.
• Unha mensaxe de Advertencia inducirá aos usuarios a seleccionar un elemento da caixa despregable en lugar de introducir os seus propios datos, aínda que non prohibe as entradas personalizadas.
• Deter (predeterminado) impedirá que a xente introducindo calquera dato que non estea na túa lista despregable de Excel.

E así pode verse a túa mensaxe de aviso personalizada en Excel:

Consello. Se non está seguro de que título ou texto da mensaxe escribir, pode deixar os campos baleiros. Neste caso, Microsoft Excel mostrará a alerta predeterminada " O valor que introduciu non é válido. Un usuario ten valores restrinxidos que se poden introducir nesta cela ."

Como copiar a lista despregable en Excel

No caso de querer que apareza unha lista de selección en varias celas, simplemente pode copiala como calquera outro contido da cela arrastrando o controlador de recheo a través das celas adxacentes ou usando os atallos copiar/pegar. Estes métodos copian todo o contido dunha cela, incluíndo a validación de datos e a selección actual . Polo tanto, é mellor usalos cando aínda non se selecciona ningún elemento no menú despregable.

Para copiar unha lista despregable sen a selección actual , use oPega a función especial para copiar só a regra de validación de datos.

Como editar unha lista despregábel de Excel

Despois de crear unha lista despregábel en Excel, pode querer engadirlle máis entradas ou eliminar algúns dos elementos existentes. O xeito de facelo depende de como se creou o menú despregable.

Modifica unha lista despregable separada por comas

Se creaches un menú despregable separado por comas caixa, siga cos seguintes pasos:

1. Seleccione unha cela ou celas que fagan referencia á súa lista de validación de datos de Excel, é dicir, as celas que conteñan un cadro despregable que quere editar.
2. Faga clic en Validación de datos (cinta de Excel > pestana Datos).
3. Elimine ou escriba novos elementos na caixa Fonte .
4. Faga clic en Aceptar para gardar os cambios e pecha a xanela Validación de datos de Excel.

Consello. Se desexa aplicar os cambios a todas as celas que conteñen esta lista despregable, seleccione a opción " Aplicar estes cambios a todas as outras celas coa mesma configuración ".

Cambiar un menú despregable baseado nun intervalo de celas

Se creou un cadro despregábel especificando un intervalo de celas en lugar de facer referencia a un intervalo nomeado, proceda do seguinte xeito.

1. Diríxete á folla de cálculo que contén os elementos que aparecen na túa caixa despregable e edita a lista do xeito que queiras.
2. Selecciona a cela ou as celas que conteñen o teu menú despregable.lista.
3. Fai clic en Validación de datos na pestana Datos .
4. Na xanela Validación de datos de Excel, na fiestra Configuración pestana, cambie as referencias das celas na caixa Orixe. Podes editalos manualmente ou facer clic na icona Contraer diálogo .
5. Fai clic no botón Aceptar para gardar os cambios e pechar a xanela.

Actualizar un drop- lista abaixo dun intervalo con nome

Se creou unha caixa despregable baseada nun intervalo con nome, pode simplemente editar os elementos do intervalo e despois cambiar a referencia ao intervalo con nome. Todas as caixas despregábeis baseadas neste intervalo nomeado actualizaranse automaticamente.

1. Engadir ou eliminar elementos do intervalo nomeado.

Abra a folla de traballo que contén o seu intervalo nomeado, elimine ou escriba novas entradas. Lembra organizar os elementos na orde na que queres que aparezan na túa lista despregable de Excel.

Como eliminar unha lista despregábel

Se xa non queres ter caixas despregábeis na túa folla de cálculo de Excel, podes eliminalas dalgunhas ou de todas as celas.

Eliminar un menú despregable da(s) cela(s) seleccionada(s)

1. Seleccione unha ou varias celas das que quere eliminar as caixas despregables.
2. Vaia á pestana Datos e faga clic en Validación de datos .
3. Na pestana Configuración, seleccione o botón Borrar todo .

Este método elimina os menús despregables das celas seleccionadas, pero mantén os valores seleccionados actualmente.

Se quere eliminar ambos os menú despregable e os valores das celas, pode seleccionar as celas e facer clic no botón Borrar todo na pestana Inicio > Grupo de edición > Borrar .

Eliminar unha lista despregábel de Excel de todas as celas da folla actual

Deste xeito, pode eliminar unha lista despregábel de todas as celas asociadas da folla actual. folla de traballo. Isto non eliminará o mesmo cadro despregable das celas doutras follas de traballo, se é o caso.

1. Seleccione calquera celaque contén a súa lista despregable.
2. Faga clic en Validación de datos na pestana Datos .
3. Na xanela Validación de datos, na pestana Configuración, seleccione a caixa de verificación " Aplicar estes cambios a todas as outras celas coa mesma configuración ".

   Unha vez que o comprobe, seleccionaranse todas as celas que fan referencia a esta lista de validación de datos de Excel, como podes ver na captura de pantalla que aparece a continuación.

4. Fai clic en Borrar todo botón para eliminar a lista despregable.
5. Fai clic en Aceptar para gardar os cambios e pechar a xanela de validación de datos.

Este método elimina unha lista despregábel de todas as celas que a conteñen, conservando os valores seleccionados actualmente. Se creou un menú despregable a partir dun rango de celas ou dun rango nomeado, a lista de orixe tamén permanecerá intacta. Para eliminalo, abra a folla de traballo que contén os elementos da lista despregábel e elimínaos.

Agora xa coñeces os conceptos básicos das listas despregábeis de Excel. No seguinte artigo, exploraremos máis este tema e mostrarémosche como crear unha lista despregable en cascada (dependente) con validación de datos condicional. Estade atentos e grazas por ler!

2. Use a validación de datos de Excel para crear unha lista despregábel.

Na cinta de Excel, vaia á pestana Datos > Grupo Ferramentas de datos e prema en Validación de datos .

3. Introduza os elementos da lista e escolla as opcións.

Na xanela Validación de datos , na pestana Configuración , faga o seguinte:

• Na caixa Permitir , seleccione Lista .
• Na caixa Fonte , escriba os elementos que desexa que aparezan no menú despregable menú separado por coma (con ou sen espazos).
• Asegúrate de que a caixa Menú despregable na cela estea marcada; se non, a frecha despregábel non aparecerá xunto á cela.
• Seleccione ou desmarque a Ignorar o espazo en branco dependendo de como quere xestionar as celas baleiras.
• Fai clic. Acepta e xa estás!

Agora, os usuarios de Excel simplemente fagan clic nunha frecha xunto a unha cela que contén un cadro despregable e, a continuación, seleccione a entrada que desexe no menú menú despregable.

Ben, a túa caixa despregábel está lista en menos dun minuto. Este método funciona ben para pequenas listas de validación de datos de Excel que é improbable que cambien. Se non é o caso, considere usar unha das seguintes opcións.

Engadir lista despregábel a partir dun intervalo nomeado

Este método para crear unha lista de validación de datos de Excel leva un pouco máis de tempo. pero pode aforrar aínda máistempo a longo prazo.

1. Escriba as entradas para a súa lista despregable.

Seleccione as entradas que desexa que aparezan no seu menú despregable nunha folla de traballo existente ou escriba as entradas nunha folla nova. Estes valores deben introducirse nunha única columna ou fila sen ningunha cela en branco.

Por exemplo, imos crear unha lista despregábel de ingredientes para as túas receitas favoritas:

Consello. É unha boa idea ordenar as túas entradas na orde na que queres que aparezan no menú despregable.

2. Crea un intervalo con nome.

A forma máis rápida de crear un intervalo con nome en Excel é seleccionar as celas e escribir o nome do intervalo directamente no Cadro de nome . Cando remate, fai clic en Intro para gardar o intervalo nomeado recentemente creado. Para obter máis información, consulte como definir un nome en Excel.

3. Aplicar a validación de datos.

Fai clic na cela na que queres que apareza a lista despregable: pode ser un rango de celas ou a columna enteira, na mesma folla onde se atopa a túa lista de entradas ou en unha folla de traballo diferente. A continuación, navegue ata a pestana Datos , faga clic en Validación de datos e configure a regra:

• Na caixa Permitir , seleccione Lista .
• Na caixa Fonte , escriba o nome que lle deu ao intervalo precedido dun signo de igual, por exemplo =Ingredientes .
• Asegúrate de que a caixa Menú despregable na cela estea marcada.
• Fai clicAceptar.

Se a lista de orixe contén máis de 8 elementos, a túa caixa despregable terá unha barra de desprazamento como esta:

Nota. Se o seu intervalo nomeado ten polo menos unha cela en branco, seleccionar a caixa Ignorar o espazo en branco permite que se introduza calquera valor na cela validada.

Fai unha lista despregábel a partir da táboa de Excel

En lugar de usar un intervalo con nome normal, pode converter os seus datos nunha táboa de Excel totalmente funcional ( Inserir > Táboa ou Ctrl + T ) , e despois cree unha lista de validación de datos a partir desa táboa. Por que podes querer usar unha táboa? En primeiro lugar, porque permite crear unha lista despregable dinámica expansible que se actualiza automaticamente mentres engades ou eliminas elementos da táboa.

Para engadir un menú despregable dinámico dunha táboa de Excel, siga estes pasos:

1. Seleccione a cela onde desexa inserir un menú despregable.
2. Abra o menú <1 Fiestra de diálogo>Validación de datos .
3. Seleccione Lista na caixa despregable Permitir .
4. Na nova Fonte , introduza a fórmula que se refire a unha columna específica da súa táboa, sen incluír a cela da cabeceira. Para iso, utiliza a función INDIRECTA cunha referencia estruturada como esta:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Cando remate, fai clic en Aceptar .

Para este exemplo , creamos un menú despregable desde a columna denominada Ingredientes na Táboa 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Inserir o menú despregable en Excel a partir dun rango de celas

Parainsira unha lista despregable dun rango de celas, siga estes pasos:

1. Escriba os elementos en celas separadas.
2. Seleccione a cela onde quere que apareza a lista despregable. para aparecer.
3. Na pestana Datos , faga clic en Validación de datos .
4. Sitúe o cursor no cadro Orixe ou faga clic no botón Contraer o diálogo e seleccione o intervalo de celas para incluír na súa lista despregable. O intervalo pode estar na mesma folla de traballo ou nunha diferente. Se é o último, simplemente vai á outra folla e selecciona un intervalo mediante o rato.

Crear un menú despregable de Excel dinámico (actualizado automaticamente)

Se adoita editar os elementos no menú despregable, pode querer crear unha lista despregable dinámica en Excel. Neste caso, a túa lista actualizarase automaticamente en todas as celas que a conteñan, unha vez que elimines ou engadas novas entradas á lista de orixe.

O xeito máis sinxelo de crear unha lista despregable actualizada dinámicamente en Excel está creando unha lista con nome baseada nunha táboa. Se por algún motivo prefires un intervalo con nome habitual, fai referencia a el mediante a fórmula OFFSET, como se explica a continuación.

1. Comeza por crear un menú despregable habitual baseado nun intervalo con nome como se describe anteriormente.
2. No paso 2, ao crear un nome, pon a seguinte fórmula na caixa Refírese a .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Onde:

   • Folla1: nome da folla
   • A: a columna onde se atopan os elementos dea súa lista despregable están situadas
   • $A$1 - a cela que contén o primeiro elemento da lista

Como ves, a fórmula está composta por 2 funcións de Excel - OFFSET e COUNTA. A función COUNTA conta todos os que non son espazos en branco na columna especificada. OFFSET toma ese número e devolve unha referencia a un intervalo que inclúe só celas non baleiras, a partir da primeira cela que especifique na fórmula.

A principal vantaxe da dinámica dinámica. listas despregábeis é que non terá que cambiar a referencia ao intervalo nomeado cada vez despois de editar a lista de orixe. Simplemente elimine ou escriba novas entradas na lista de orixe e todas as celas que conteñan esta lista de validación de Excel actualizaranse automaticamente!

Como funciona esta fórmula

En Microsoft Excel, o OFFSET(referencia). , rows, cols, [height], [width]) utilízase para devolver unha referencia a un intervalo formado por un número especificado de filas e columnas. Para forzalo a devolver un rango dinámico, é dicir, que cambia continuamente, especificamos os seguintes argumentos:

• reference - a cela $A$1 en Sheet1, que é o primeiro elemento da túa lista despregable;
• rows & cols son 0 porque non queres desprazar o intervalo devolto nin vertical nin horizontalmente;
• height - o número de celas non baleiras da columna A, devoltas pola función COUNTA;
• width - 1, é dicir, unha columna.

Como crear o menú despregablelista doutro libro

Podes crear un menú despregable en Excel usando unha lista doutro libro como fonte. Para iso, terás que crear 2 intervalos con nome: un no libro fonte e outro no libro onde queres utilizar a túa lista de validación de datos de Excel.

Nota. Para que funcione a lista despregable doutro libro de traballo, o libro de traballo coa lista de orixe debe estar aberto.

Unha lista despregábel estática doutro libro de traballo

A lista despregábel creada deste xeito non se actualizará automaticamente cando engada ou elimine entradas na lista de orixe e terá que modificar a referencia da lista de orixe manualmente.

1. Crea un intervalo con nome para a lista de orixe.

Abre o libro de traballo que contén a lista de orixe, SourceBook.xlsx neste exemplo e crea un intervalo con nome para as entradas que queres incluír. a súa lista despregable, p. Lista_fonte .

2. Crea unha referencia con nome no libro de traballo principal.

Abre o libro de traballo no que queres que apareza a lista despregable e crea un nome que faga referencia á túa lista de orixe. Neste exemplo, a referencia completa é =SourceBook.xlsx!Source_list

Nota. Ten que incluír o nome do libro entre apóstrofos (') se contén espazos. Por exemplo: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Aplicar validación de datos

No libro principal, seleccione a(s) cela(s) para a súa lista despregable, faga clic en Datos > DatosValidación e introduza o nome que creou no paso 2 na caixa Fonte .

Unha lista despregable dinámica doutro libro de traballo

Unha lista despregable creada deste xeito actualizarase ao voo unha vez que fixera algún cambio na lista de orixe.

1. Cree un nome de intervalo no libro de traballo Orixe coa fórmula OFFSET, como explicado en Creación dun menú despregable dinámico.
2. No libro de traballo principal, aplique a validación de datos do xeito habitual.

A validación de datos de Excel non funciona

O A opción de validación de datos está atenuada ou desactivada? Hai algunhas razóns polas que isto pode ocorrer:

• Non se poden engadir as listas despregábeis ás follas de traballo protexidas ou compartidas. Quite a protección ou deixe de compartir a folla de traballo e, a continuación, intente facer clic de novo en Validación de datos .
• Está a crear unha lista despregábel a partir dunha táboa de Excel que está ligada a un sitio de SharePoint. Desliga a táboa ou elimina o formato da táboa e téntao de novo.

Opcións adicionais para a caixa despregable de Excel

Na maioría dos casos, a pestana Configuración as opcións que comentamos anteriormente son absolutamente suficientes. Se non o fan, hai dúas opcións máis dispoñibles nas outras pestanas da xanela de diálogo Validación de datos .

Mostrar unha mensaxe cando se fai clic nunha cela co menú despregable

Se quere mostrar aos seus usuarios unha mensaxe emerxente cando fagan clic en calquera cela que conteña a súa lista despregable, continúe nesteforma:

• No diálogo Validación de datos ( pestana Datos > Validación de datos ), cambie á pestana Mensaxe de entrada .
• Asegúrate de que a opción Mostrar mensaxe de entrada cando se selecciona a cela está marcada.
• Escribe un título e unha mensaxe nos campos correspondentes (ata 225 caracteres).
• Fai clic no Botón Aceptar para gardar a mensaxe e pechar o diálogo.

O resultado en Excel será semellante ao seguinte:

Permitir que os usuarios introduzan os seus propios datos nun cadro combinado

Por defecto, a lista despregable que crea en Excel non é editable, é dicir, restrinxida aos valores de a lista. Non obstante, pode permitir que os seus usuarios introduzan os seus propios valores.

Tecnicamente, isto converte unha lista despregable nunha caixa combinada de Excel. O termo "cadro combinado" significa un menú despregable editable que permite aos usuarios seleccionar un valor da lista ou escribir un valor directamente na caixa.

1. No diálogo Validación de datos ( Pestana Datos > Validación de datos ), vaia á pestana Alerta de erro .
2. Seleccione a "Mostrar alerta de erro despois de introducir datos non válidos " se quere mostrar unha alerta cando un usuario tenta introducir algúns datos que non están no menú despregable. Se non queres mostrar ningunha mensaxe, desmarque esta caixa de verificación.
3. Para mostrar unha mensaxe de aviso, escolla unha das opcións da caixa Estilo e escriba o título e a mensaxe. . Calquera cousa