این آموزش 4 روش سریع برای افزودن یک کشویی در اکسل را نشان می دهد. همچنین نحوه ایجاد یک کشویی از یک کتاب کار دیگر، ویرایش، کپی و حذف لیست‌های اعتبارسنجی داده‌ها را نشان می‌دهد.

لیست کشویی اکسل، کادر کشویی یا جعبه ترکیبی، برای وارد کردن داده‌ها در یک صفحه گسترده از یک لیست موارد از پیش تعریف شده هدف اصلی استفاده از لیست های کشویی در اکسل محدود کردن تعداد انتخاب های موجود برای کاربر است. جدای از آن، کشویی از اشتباهات املایی جلوگیری می کند و ورودی داده ها را سریعتر می کند.

نحوه ایجاد لیست کشویی در اکسل

در کل، 4 روش برای با استفاده از قابلیت Data Validation یک منوی کشویی در اکسل ایجاد کنید. در زیر خلاصه ای سریع از مزایا و معایب اصلی و همچنین دستورالعمل های گام به گام دقیق برای هر روش را مشاهده خواهید کرد:

ایجاد لیست کشویی با مقادیر جدا شده با کاما

این سریعترین راه برای افزودن یک جعبه کشویی در تمام نسخه های Excel 2010 از طریق Excel 365 است.

1. یک سلول یا محدوده را برای لیست کشویی خود انتخاب کنید.

شما با انتخاب یک سلول یا سلول هایی که می خواهید یک کادر کشویی در آن ظاهر شود شروع می کنید. این می تواند یک سلول واحد، محدوده ای از سلول ها یا کل ستون باشد. اگر کل ستون را انتخاب کنید، یک منوی کشویی در هر سلول از آن ستون ایجاد می شود که برای مثال زمانی که در حال ایجاد یک پرسشنامه هستید، یک صرفه جویی در زمان واقعی است.

حتی می‌توانید سلول‌های غیرهمجوار را انتخاب کنید اطلاعات یا هشدار به کاربران اجازه می دهد متن خود را در جعبه ترکیبی وارد کنند.

• یک پیام اطلاعات توصیه می‌شود اگر کاربران شما اغلب گزینه‌های خود را وارد می‌کنند.
• یک پیام هشدار کاربران را ترغیب می کند که به جای وارد کردن داده های خود، یک مورد را از کادر کشویی انتخاب کنند، اگرچه ورودی های سفارشی را ممنوع نمی کند.
• توقف (پیش فرض) از افراد جلوگیری می کند هر داده ای را که در لیست کشویی اکسل شما نیست وارد کنید.

و پیام هشدار سفارشی شما ممکن است در اکسل به این شکل باشد:

نکته. اگر مطمئن نیستید که چه عنوان یا متن پیامی را تایپ کنید، می توانید فیلدها را خالی بگذارید. در این حالت، مایکروسافت اکسل هشدار پیش فرض " مقداری که وارد کردید معتبر نیست. یک کاربر مقادیر محدودی دارد که می توانند در این سلول وارد شوند " را نمایش می دهد.

نحوه کپی کردن لیست کشویی در اکسل

در صورتی که می خواهید لیست انتخابی در چندین سلول ظاهر شود، می توانید به سادگی آن را مانند هر محتوای سلول دیگری با کشیدن آن کپی کنید. دسته پر را از طریق سلول های مجاور یا با استفاده از میانبرهای کپی / چسباندن. این روش ها تمام محتویات یک سلول از جمله Data Validation و انتخاب فعلی را کپی می کنند. بنابراین، زمانی که هنوز هیچ موردی در منوی کشویی انتخاب نشده است، بهتر است از آنها استفاده شود.

برای کپی کردن یک لیست کشویی بدون انتخاب فعلی ، ازبرای کپی کردن قانون اعتبارسنجی داده، ویژگی ویژه را جای‌گذاری کنید.

نحوه ویرایش فهرست کشویی اکسل

بعد از ایجاد یک لیست کشویی در اکسل، ممکن است بخواهید ورودی های بیشتری به آن اضافه کنید یا برخی از موارد موجود را حذف کنید. نحوه انجام این کار بستگی به نحوه ایجاد کادر کشویی شما دارد.

یک لیست کشویی جدا شده با کاما را تغییر دهید

اگر یک کشویی جدا شده با کاما ایجاد کرده اید در کادر، مراحل زیر را ادامه دهید:

1. یک سلول یا سلول‌هایی را انتخاب کنید که به فهرست اعتبارسنجی داده‌های اکسل شما اشاره می‌کنند، به عنوان مثال سلول‌هایی حاوی یک کادر کشویی که می‌خواهید ویرایش کنید.
2. روی Data Validation (Excel ribbon > Data) کلیک کنید.
3. موارد جدید را در کادر Source حذف یا تایپ کنید.
4. برای ذخیره روی OK کلیک کنید. را تغییر دهید و پنجره Data Validation Excel را ببندید.

نکته. اگر می‌خواهید تغییرات را در همه سلول‌ها حاوی این لیست کشویی اعمال کنید، گزینه " اعمال این تغییرات در تمام سلول‌های دیگر با همان تنظیمات " را انتخاب کنید.

یک کشویی را بر اساس محدوده ای از سلول ها تغییر دهید

اگر با تعیین محدوده ای از سلول ها به جای ارجاع به محدوده ای با نام، یک کادر کشویی ایجاد کرده اید، به روش زیر ادامه دهید.

1. به صفحه‌گسترده حاوی مواردی که در کادر کشویی شما ظاهر می‌شوند بروید و فهرست را به روشی که می‌خواهید ویرایش کنید.
2. سلول یا سلول‌های حاوی فهرست کشویی خود را انتخاب کنید.فهرست.
3. روی Data Validation در برگه Data کلیک کنید.
4. در پنجره Excel Data Validation ، در تنظیمات برگه، مراجع سلولی را در کادر منبع تغییر دهید. می توانید آنها را به صورت دستی ویرایش کنید یا روی نماد کوچک کردن گفتگو کلیک کنید.
5. دکمه OK را برای ذخیره تغییرات و بستن پنجره کلیک کنید.

به روز رسانی یک قطره فهرست پایین از یک محدوده نام‌گذاری شده

اگر یک کادر کشویی مبتنی بر محدوده نام‌گذاری شده ایجاد کرده‌اید، فقط می‌توانید موارد محدوده خود را ویرایش کنید و سپس مرجع را به محدوده نام‌گذاری شده تغییر دهید. همه جعبه‌های کشویی بر اساس این محدوده نام‌گذاری‌شده به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند.

1. موارد را در محدوده نام‌گذاری شده اضافه یا حذف کنید.

کاربرگ حاوی محدوده نامگذاری شده خود را باز کنید، ورودی های جدید را حذف یا تایپ کنید. به یاد داشته باشید که موارد را به ترتیبی که می‌خواهید در لیست کشویی اکسل ظاهر شوند مرتب کنید.

نحوه حذف یک لیست کشویی

اگر دیگر نمی خواهید کادرهای کشویی در کاربرگ اکسل خود داشته باشید، می توانید آنها را از برخی یا همه سلول ها حذف کنید.

حذف منوی کشویی از سلول(های) انتخاب شده

1. یک سلول یا چندین سلول را که می خواهید کادرهای کشویی را از آنها حذف کنید انتخاب کنید.
2. به برگه داده بروید و روی تأیید اعتبار داده کلیک کنید.
3. در برگه تنظیمات، دکمه پاک کردن همه را انتخاب کنید.

این روش منوهای کشویی را از سلول های انتخاب شده حذف می کند، اما مقادیر انتخابی فعلی را حفظ می کند.

اگر می خواهید هر دو را حذف کنید در منوی کشویی و مقادیر سلول ها، می توانید سلول ها را انتخاب کنید و روی دکمه پاک کردن همه در برگه صفحه اصلی > در حال ویرایش گروه > پاک کردن .

حذف لیست کشویی اکسل از تمام سلول های صفحه فعلی

به این ترتیب، می توانید یک لیست کشویی را از تمام سلول های مرتبط در فعلی حذف کنید. کاربرگ با این کار، در صورت وجود، همان کادر کشویی را از سلول‌های دیگر کاربرگ‌ها حذف نمی‌کند.

1. هر سلولی را انتخاب کنیدحاوی لیست کشویی شما است.
2. روی Data Validation در برگه Data کلیک کنید.
3. در پنجره Data Validation، در برگه تنظیمات، کادر بررسی " اعمال این تغییرات در تمام سلول های دیگر با تنظیمات مشابه " را انتخاب کنید.

   هنگامی که آن را بررسی کردید، همه سلول‌های ارجاع‌دهنده به فهرست اعتبارسنجی داده‌های اکسل انتخاب می‌شوند، همانطور که در تصویر زیر می‌بینید.

4. روی پاک کردن همه کلیک کنید را فشار دهید تا لیست کشویی را حذف کنید.
5. برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید و پنجره اعتبارسنجی داده ها را ببندید.

این روش یک لیست کشویی را از تمام سلول های حاوی آن حذف می کند و مقادیر انتخاب شده فعلی را حفظ می کند. اگر یک فهرست کشویی از محدوده ای از سلول ها یا محدوده ای با نام ایجاد کرده اید، لیست منبع نیز دست نخورده باقی می ماند. برای حذف آن، کاربرگ حاوی موارد لیست کشویی را باز کرده و آنها را حذف کنید.

اکنون اصول اولیه لیست های کشویی اکسل را می دانید. در مقاله بعدی، این موضوع را بیشتر بررسی خواهیم کرد و به شما نشان می‌دهم که چگونه لیست کشویی آبشاری (وابسته) را با اعتبارسنجی داده‌های شرطی ایجاد کنید. لطفا با ما همراه باشید و از خواندن شما متشکرم!

2. از اعتبارسنجی داده های اکسل برای ایجاد یک لیست کشویی استفاده کنید.

در نوار اکسل، به برگه داده > Data Tools را گروه کنید و روی Data Validation کلیک کنید.

3. موارد لیست را وارد کرده و گزینه ها را انتخاب کنید.

در پنجره Data Validation ، در برگه Settings ، موارد زیر را انجام دهید:

• در کادر اجازه ، فهرست را انتخاب کنید.
• در کادر منبع ، مواردی را که می‌خواهید در کشویی ظاهر شوند تایپ کنید. منویی که با کاما جدا شده است (با یا بدون فاصله). در غیر این صورت پیکان کشویی در کنار سلول ظاهر نمی شود.
• بسته به نحوه مدیریت سلول های خالی، جای نادیده گرفتن را انتخاب یا پاک کنید.
• کلیک کنید. خوب و کار تمام شد!

اکنون، کاربران اکسل به سادگی روی فلش کنار سلولی که شامل یک کادر کشویی است کلیک کرده و سپس ورودی مورد نظر خود را از منوی کشویی.

خب، کادر کشویی شما در کمتر از یک دقیقه آماده است. این روش برای لیست‌های کوچک اعتبارسنجی داده‌های اکسل که بعید است هرگز تغییر کنند، به خوبی کار می‌کند. اگر اینطور نیست، استفاده از یکی از گزینه های زیر را در نظر بگیرید.

افزودن لیست کشویی از یک محدوده نامگذاری شده

این روش ایجاد لیست اعتبارسنجی داده اکسل کمی زمان بیشتری می برد. اما ممکن است حتی بیشتر ذخیره کندزمان در دراز مدت.

1. ورودی های لیست کشویی خود را تایپ کنید.

مدخل هایی را که می خواهید در منوی کشویی شما در یک کاربرگ موجود نشان داده شوند انتخاب کنید یا ورودی ها را در یک صفحه جدید تایپ کنید. این مقادیر باید در یک ستون یا ردیف بدون هیچ سلول خالی وارد شوند.

به عنوان مثال، بیایید یک لیست کشویی از مواد تشکیل دهنده برای دستور العمل های مورد علاقه خود ایجاد کنیم:

نکته. ایده خوبی است که ورودی های خود را به ترتیبی که می خواهید در منوی کشویی ظاهر شوند مرتب کنید.

2. یک محدوده با نام ایجاد کنید.

سریعترین راه برای ایجاد یک محدوده نامگذاری شده در اکسل این است که سلولها را انتخاب کنید و نام محدوده را مستقیماً در Name Box تایپ کنید. پس از اتمام، روی Enter کلیک کنید تا محدوده جدید ایجاد شده با نام ذخیره شود. برای اطلاعات بیشتر، لطفاً نحوه تعریف نام در اکسل را ببینید.

3. اعمال اعتبارسنجی داده‌ها.

در سلولی که می‌خواهید لیست کشویی ظاهر شود، کلیک کنید - می‌تواند محدوده‌ای از سلول‌ها یا کل ستون باشد، در همان برگه‌ای که فهرست ورودی‌های شما در آن قرار دارد یا در یک کاربرگ متفاوت سپس، به برگه داده بروید، روی Data Validation کلیک کنید و قانون را پیکربندی کنید:

• در کادر Allow ، <را انتخاب کنید 16>لیست .
• در کادر منبع ، نامی را که به محدوده خود داده اید و قبل از آن علامت مساوی تایپ کنید، به عنوان مثال =مواد تشکیل دهنده .
• مطمئن شوید که کادر در سلول کشویی علامت زده شده باشد.
• کلیک کنیدبسیار خوب.

اگر فهرست منبع حاوی بیش از 8 مورد باشد، کادر کشویی شما یک نوار پیمایش مانند این خواهد داشت:

توجه. اگر محدوده نام‌گذاری شده شما حداقل یک سلول خالی دارد، انتخاب کادر نادیده گرفتن خالی اجازه می‌دهد هر مقداری را در سلول تأیید شده وارد کنید.

ایجاد لیست کشویی از جدول اکسل

به جای استفاده از یک محدوده با نام معمولی، می توانید داده های خود را به یک جدول اکسل کاملاً کاربردی تبدیل کنید ( درج > جدول یا Ctrl + T ) و سپس یک لیست اعتبارسنجی داده از آن جدول ایجاد کنید. چرا ممکن است بخواهید از جدول استفاده کنید؟ اول از همه، زیرا به شما امکان می‌دهد یک لیست کشویی پویا قابل ارتقا ایجاد کنید که با افزودن یا حذف موارد از جدول به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

برای افزودن یک کشویی پویا از یک جدول اکسل، این مراحل را دنبال کنید:

1. سلولی را که می‌خواهید در آن کشویی درج شود انتخاب کنید.
2. <1 را باز کنید. پنجره گفتگوی> اعتبارسنجی داده .
3. List را از کادر کشویی Allow انتخاب کنید.
4. در منبع جدید کادر ، فرمول مربوط به یک ستون خاص را در جدول خود وارد کنید، بدون اینکه سلول سرصفحه را شامل شود. برای این کار، از تابع INDIRECT با یک مرجع ساختاریافته مانند این استفاده کنید:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. پس از اتمام، روی OK کلیک کنید.

برای این مثال ، یک کشویی از ستونی به نام مواد تشکیل دهنده در جدول 1 ایجاد می کنیم:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

درج کشویی در اکسل از طیف وسیعی از سلول ها

بهیک لیست کشویی از طیف وسیعی از سلول ها وارد کنید، این مراحل را انجام دهید:

1. موارد را در سلول های جداگانه تایپ کنید.
2. سلولی را که می خواهید لیست کشویی را در آن قرار دهید انتخاب کنید. ظاهر شدن.
3. در برگه Data ، روی Data Validation کلیک کنید.
4. مکان نما را در جعبه منبع قرار دهید یا روی <کلیک کنید 1>جمع کردن نماد گفتگو ، و محدوده سلول هایی را که در لیست کشویی خود قرار دهید انتخاب کنید. محدوده ممکن است در همان یا در یک کاربرگ متفاوت باشد. اگر مورد دوم باشد، به سادگی به برگه دیگر رفته و با استفاده از ماوس محدوده ای را انتخاب کنید.

یک منوی کرکره ای اکسل پویا (به روز رسانی خودکار) ایجاد کنید

اگر اغلب موارد را در منوی کشویی ویرایش می کنید، ممکن است بخواهید یک لیست کشویی پویا در اکسل ایجاد کنید. در این صورت، پس از حذف یا اضافه کردن ورودی‌های جدید به فهرست منبع، فهرست شما به‌طور خودکار در تمام سلول‌های حاوی آن به‌روزرسانی می‌شود.

ساده‌ترین راه برای ایجاد چنین فهرست کشویی به‌روزرسانی شده پویا در اکسل با ایجاد یک لیست نامگذاری شده بر اساس جدول است. اگر به دلایلی یک محدوده با نام معمولی را ترجیح می دهید، سپس با استفاده از فرمول OFFSET، همانطور که در زیر توضیح داده شده است، به آن ارجاع دهید>

=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

Where:

• Sheet1 - نام برگ
• A - ستونی که مواردلیست کشویی شما قرار دارد
• $A$1 - سلول حاوی اولین مورد از لیست

همانطور که می بینید، فرمول شامل 2 تابع اکسل - OFFSET و COUNTA. تابع COUNTA تمام موارد غیر خالی در ستون مشخص شده را می شمارد. OFFSET آن عدد را می گیرد و مرجعی را به محدوده ای برمی گرداند که فقط سلول های غیر خالی را شامل می شود، از اولین سلولی که در فرمول مشخص می کنید شروع می شود.

مزیت اصلی پویا لیست های کشویی این است که شما مجبور نخواهید بود هر بار پس از ویرایش لیست منبع، مرجع را به محدوده نامگذاری شده تغییر دهید. شما به سادگی ورودی های جدید را در لیست منبع حذف یا تایپ می کنید و تمام سلول های حاوی این لیست اعتبار سنجی اکسل به طور خودکار به روز می شوند!

این فرمول چگونه کار می کند

در مایکروسافت اکسل، OFFSET(مرجع , rows, cols, [height], [width]) تابع برای برگرداندن یک مرجع به محدوده ای متشکل از تعداد مشخصی سطر و ستون استفاده می شود. برای وادار کردن آن به بازگرداندن یک دامنه پویا، یعنی دامنه تغییر مداوم، آرگومان های زیر را مشخص می کنیم:

• reference - سلول $A$1 در Sheet1، که اولین مورد از لیست کشویی شما است؛
• rows & cols 0 هستند زیرا نمی خواهید محدوده بازگشتی را به صورت عمودی یا افقی تغییر دهید؛
• height - تعداد سلول های غیر خالی در ستون A که توسط تابع COUNTA برگردانده می شود؛
• width - 1، یعنی یک ستون.

نحوه ایجاد کشوییفهرستی از یک کتاب کار دیگر

می توانید یک منوی کشویی در اکسل با استفاده از فهرستی از کتاب کار دیگری به عنوان منبع ایجاد کنید. برای انجام این کار، باید 2 محدوده با نام ایجاد کنید - یکی در کتاب منبع و دیگری در کتابی که می‌خواهید از فهرست اعتبارسنجی داده‌های اکسل خود استفاده کنید.

توجه داشته باشید. برای اینکه لیست کشویی از یک کتاب کار دیگر کار کند، کتاب کار با فهرست منبع باید باز باشد.

یک لیست کشویی ایستا از یک کتاب کار دیگر

لیست کشویی ایجاد شده به این روش به طور خودکار به‌روزرسانی نمی‌شود زمانی که ورودی‌ها را در فهرست منبع اضافه یا حذف می‌کنید و باید مرجع فهرست منبع را به صورت دستی تغییر دهید.

1. یک محدوده با نام برای فهرست منبع ایجاد کنید.

کتاب کاری حاوی فهرست منبع را باز کنید، SourceBook.xlsx را در این مثال باز کنید، و یک محدوده با نام برای ورودی هایی که می خواهید در آن قرار دهید ایجاد کنید. لیست کشویی شما، به عنوان مثال فهرست_منبع .

2. یک مرجع با نام در کتاب کار اصلی ایجاد کنید.

کتاب کاری را که می خواهید لیست کشویی در آن ظاهر شود را باز کنید و نامی ایجاد کنید که به فهرست منبع شما ارجاع دهد. در این مثال، مرجع تکمیل شده =SourceBook.xlsx!Source_list

توجه است. شما باید نام کتاب کار را با حروف (') محصور کنید اگر دارای فاصله باشد. به عنوان مثال: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Apply Data Validation

در کتاب کار اصلی، سلول(های) را برای لیست کشویی خود انتخاب کنید، روی Data > داده هااعتبارسنجی و نامی را که در مرحله 2 ایجاد کردید در کادر منبع وارد کنید.

یک لیست کشویی پویا از یک کتاب کار دیگر

لیست کشویی که به این روش ایجاد شده است، به محض ایجاد هرگونه تغییر در فهرست منبع، بلافاصله به روز می شود.

1. یک نام محدوده در کتاب کار منبع با فرمول OFFSET ایجاد کنید. در ایجاد یک کشویی پویا توضیح داده شده است.
2. در کتاب کار اصلی، اعتبارسنجی داده ها را به روش معمول اعمال کنید.

تأیید اعتبار داده اکسل کار نمی کند

گزینه Data Validation خاکستری است یا غیرفعال؟ چند دلیل وجود دارد که ممکن است این اتفاق بیفتد:

• لیست های کشویی را نمی توان به کاربرگ های محافظت شده یا مشترک اضافه کرد. حفاظت را بردارید یا اشتراک‌گذاری کاربرگ را متوقف کنید، و سپس دوباره روی Data Validation کلیک کنید.
• شما در حال ایجاد یک لیست کشویی از جدول Excel هستید که به سایت شیرپوینت پیوند داده شده است. جدول را لغو پیوند کنید یا قالب بندی جدول را حذف کنید و دوباره امتحان کنید.

گزینه های اضافی برای کادر کشویی Excel

در اکثر موارد، برگه تنظیمات گزینه هایی که در بالا بحث کردیم کاملاً کافی است. اگر این کار را نکردند، دو گزینه دیگر در برگه‌های دیگر پنجره گفتگوی تایید اعتبار داده‌ها موجود است.

هنگامی که سلولی با فهرست کشویی کلیک می‌شود پیامی نمایش داده می‌شود

اگر می‌خواهید به کاربران خود هنگام کلیک بر روی سلول‌های حاوی لیست کشویی شما، یک پیام بازشو نشان دهید، در این قسمت ادامه دهید.روش:

• در گفتگوی اعتبارسنجی داده ( برگه داده > اعتبارسنجی داده )، به برگه پیام ورودی بروید.
• مطمئن شوید که گزینه نمایش پیام ورودی هنگام انتخاب سلول علامت زده شده باشد.
• عنوان و پیامی را در فیلدهای مربوطه تایپ کنید (تا 225 کاراکتر).
• روی کلیک کنید دکمه OK برای ذخیره پیام و بستن کادر گفتگو.

نتیجه در اکسل شبیه به این خواهد بود:

به کاربران اجازه دهید داده‌های خود را در یک جعبه ترکیبی وارد کنند

به طور پیش‌فرض، لیست کشویی که در اکسل ایجاد می‌کنید غیرقابل ویرایش است، یعنی محدود به مقادیر موجود در اکسل است. لیست. با این حال، می توانید به کاربران خود اجازه دهید مقادیر خود را وارد کنند.

از نظر فنی، این یک لیست کشویی را به یک جعبه ترکیبی Excel تبدیل می کند. اصطلاح "جعبه ترکیبی" به معنای یک کشویی قابل ویرایش است که به کاربران امکان می دهد مقداری را از لیست انتخاب کنند یا مقداری را مستقیماً در کادر تایپ کنند.

1. در گفتگوی Data Validation ( برگه داده > اعتبارسنجی داده )، به برگه هشدار خطا بروید.
2. "نمایش هشدار خطا پس از وارد کردن داده های نامعتبر را انتخاب کنید<2 اگر می‌خواهید زمانی که کاربر سعی می‌کند داده‌هایی را وارد کند که در منوی کشویی نیستند، هشداری را نشان دهید. اگر نمی‌خواهید هیچ پیامی نمایش داده شود، این کادر را بردارید.
3. برای نمایش یک پیام هشدار، یکی از گزینه‌ها را از کادر Style انتخاب کنید و عنوان و پیام را تایپ کنید. . هر دو