บทช่วยสอนแสดงวิธีสร้างกฎการตรวจสอบข้อมูลแบบกำหนดเองใน Excel คุณจะพบตัวอย่างบางส่วนของสูตรการตรวจสอบข้อมูล E xcel ที่อนุญาตเฉพาะค่าตัวเลขหรือข้อความในเซลล์ที่ระบุ หรือเฉพาะข้อความที่ขึ้นต้นด้วยอักขระเฉพาะ อนุญาตให้ใช้ข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลซ้ำกัน และอื่นๆ อีกมากมาย

ในบทช่วยสอนเมื่อวานนี้ เราเริ่มดูการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel - จุดประสงค์ของมันคืออะไร วิธีการทำงาน และวิธีใช้กฎในตัวเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณ วันนี้เราจะก้าวไปอีกขั้นและพูดคุยเกี่ยวกับแง่มุมที่สำคัญของการตรวจสอบข้อมูลที่กำหนดเองใน Excel รวมถึงการทดสอบด้วยสูตรการตรวจสอบที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่ง

วิธีการ สร้างการตรวจสอบข้อมูลแบบกำหนดเองด้วยสูตร

Microsoft Excel มีกฎการตรวจสอบข้อมูลในตัวหลายตัวสำหรับตัวเลข วันที่ และข้อความ แต่จะครอบคลุมเฉพาะสถานการณ์พื้นฐานที่สุดเท่านั้น ถ้าคุณต้องการตรวจสอบเซลล์ด้วยเกณฑ์ของคุณเอง ให้สร้างกฎการตรวจสอบที่กำหนดเองโดยยึดตามสูตร มีวิธีการดังนี้:

1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
2. เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิกปุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล หรือกดคีย์ลำดับ Alt > ง > L (ต้องกดแต่ละปุ่มแยกกัน)
3. ในแท็บ การตั้งค่า ของหน้าต่างโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้เลือก กำหนดเอง ใน อนุญาต กล่อง และป้อนตำแหน่งของแถวและคอลัมน์ ดังนั้น สำหรับเซลล์ D3 สูตรจะเปลี่ยนเป็น =A3/B3 และสำหรับ D4 จะกลายเป็น =A4/B4 ทำให้การตรวจสอบข้อมูลผิดพลาดทั้งหมด!

   หากต้องการแก้ไขสูตร เพียงพิมพ์ "$" ก่อนการอ้างอิงคอลัมน์และแถวเพื่อล็อก พวกเขา: =$A$2/$B$2 หรือกด F4 เพื่อสลับไปมาระหว่างประเภทการอ้างอิงต่างๆ

   ในสถานการณ์ที่คุณต้องการตรวจสอบแต่ละเซลล์ตามเกณฑ์ของตัวเอง ให้ใช้การอ้างอิงเซลล์สัมพัทธ์โดยไม่มีเครื่องหมาย $ เพื่อรับสูตรที่จะปรับ แต่ละแถวหรือ/และคอลัมน์:

   

   อย่างที่คุณเห็น ไม่มี "ความจริงสัมบูรณ์" สูตรเดียวกันนี้อาจถูกหรือผิดก็ได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และงานเฉพาะของคุณ

   นี่คือวิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel ด้วยสูตรของคุณเอง หากต้องการทำความเข้าใจมากขึ้น โปรดดาวน์โหลดสมุดงานตัวอย่างด้านล่างและตรวจสอบการตั้งค่ากฎ ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!

   สมุดงานแบบฝึกหัดสำหรับการดาวน์โหลด

   ตัวอย่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel (ไฟล์ .xlsx)

   สูตรการตรวจสอบข้อมูลของคุณในช่อง สูตร
4. คลิก ตกลง

ไม่บังคับ คุณสามารถเพิ่มข้อความป้อนเข้าแบบกำหนดเองและการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดที่จะแสดงขึ้นเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้องหรือป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องตามลำดับ

ด้านล่างนี้ คุณจะพบตัวอย่างบางส่วนของกฎการตรวจสอบที่กำหนดเองสำหรับข้อมูลประเภทต่างๆ

หมายเหตุ กฎการตรวจสอบข้อมูลของ Excel ทั้งหมดที่มีอยู่แล้วภายในและกำหนดเองจะตรวจสอบเฉพาะข้อมูลใหม่ที่พิมพ์ลงในเซลล์หลังจากสร้างกฎ ข้อมูลที่คัดลอกไม่ได้รับการตรวจสอบ และไม่มีการป้อนข้อมูลในเซลล์ก่อนที่จะสร้างกฎ หากต้องการปักหมุดรายการที่มีอยู่ซึ่งไม่ตรงตามเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลของคุณ ให้ใช้คุณลักษณะ ข้อมูลไม่ถูกต้องของวงกลม ตามที่แสดงในวิธีค้นหาข้อมูลที่ไม่ถูกต้องใน Excel

การตรวจสอบข้อมูลใน Excel ให้อนุญาตเฉพาะตัวเลขเท่านั้น

น่าแปลกที่ไม่มีกฎการตรวจสอบข้อมูล Excel ในตัวรองรับสถานการณ์ทั่วไปเมื่อคุณต้องการจำกัดให้ผู้ใช้ป้อนเฉพาะตัวเลขในเซลล์ที่ระบุ แต่สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยสูตรการตรวจสอบข้อมูลที่กำหนดเองตามฟังก์ชัน ISNUMBER เช่น

=ISNUMBER(C2)

โดยที่ C2 คือเซลล์บนสุดของช่วงที่คุณต้องการตรวจสอบ

หมายเหตุ ฟังก์ชัน ISNUMBER อนุญาตให้ใช้ค่าตัวเลขใดๆ ในเซลล์ที่ตรวจสอบแล้ว รวมถึงจำนวนเต็ม ทศนิยม เศษส่วน ตลอดจนวันที่และเวลา ซึ่งเป็นตัวเลขในแง่ของ Excel ด้วย

การตรวจสอบข้อมูลของ Excel เพื่อให้ข้อความเท่านั้น

หากคุณกำลังมองหาสิ่งที่ตรงกันข้าม - เพื่ออนุญาตเฉพาะรายการข้อความในช่วงเซลล์ที่กำหนด ให้สร้างกฎที่กำหนดเองด้วยฟังก์ชัน ISTEXT เช่น:

=ISTEXT(D2)

โดยที่ D2 คือเซลล์บนสุดของช่วงที่เลือก

อนุญาตข้อความที่ขึ้นต้นด้วยอักขระเฉพาะ

หากค่าทั้งหมดในบางค่า ช่วงควรเริ่มต้นด้วยอักขระหรือสตริงย่อยเฉพาะ จากนั้นทำการตรวจสอบข้อมูล Excel ตามฟังก์ชัน COUNTIF ด้วยอักขระตัวแทน:

ตัวอย่างเช่น เพื่อให้แน่ใจว่ารหัสคำสั่งซื้อทั้งหมดในคอลัมน์ A ขึ้นต้นด้วย "AA-", "aa-", "Aa-" หรือ "aA-" นำหน้า (ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่) ให้กำหนดกฎที่กำหนดเองด้วยสิ่งนี้ สูตรการตรวจสอบข้อมูล:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

สูตรการตรวจสอบความถูกต้องด้วยตรรกะ OR (หลายเกณฑ์)

ในกรณีที่มีความถูกต้องตั้งแต่ 2 รายการขึ้นไป คำนำหน้า เพิ่มฟังก์ชัน COUNTIF หลายๆ ฟังก์ชัน เพื่อให้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ทำงานร่วมกับตรรกะ OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

สูตรการตรวจสอบตามตัวพิมพ์เล็กและใหญ่

หากตัวพิมพ์เล็กและใหญ่มีความสำคัญ ให้ใช้ EXACT ร่วมกับฟังก์ชัน LEFT เพื่อสร้างสูตรการตรวจสอบที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่สำหรับรายการที่ขึ้นต้นด้วยข้อความเฉพาะ:

เช่น หากต้องการอนุญาตเฉพาะรหัสคำสั่งซื้อที่ขึ้นต้นด้วย "AA-" (ไม่อนุญาตให้ใช้ "aa-" หรือ "Aa-") ให้ใช้สิ่งนี้ สูตร:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

ในสูตรข้างต้นฟังก์ชัน LEFT จะแยกอักขระ 3 ตัวแรกออกจากเซลล์ A2 และ EXACT จะทำการเปรียบเทียบโดยคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่กับสตริงย่อยที่กำหนดค่าตายตัว ("AA-" ในตัวอย่างนี้) หากสตริงย่อยทั้งสองตรงกันทุกประการ สูตรจะส่งกลับ TRUE และผ่านการตรวจสอบ มิฉะนั้นจะส่งกลับเป็น FALSE และการตรวจสอบล้มเหลว

อนุญาตรายการที่มีข้อความบางอย่าง

เพื่ออนุญาตรายการที่มีข้อความเฉพาะที่ใดก็ได้ในเซลล์ (ในจุดเริ่มต้น กลาง หรือท้าย) ใช้ฟังก์ชัน ISNUMBER ร่วมกับ FIND หรือ SEARCH ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการการจับคู่ที่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กหรือใหญ่:

• การตรวจสอบความถูกต้องของตัวพิมพ์เล็กและใหญ่: ISNUMBER(SEARCH( ข้อความ , เซลล์ ))
• การตรวจสอบตามตัวพิมพ์เล็กและใหญ่: ISNUMBER(FIND( ข้อความ , เซลล์ ))

ในชุดข้อมูลตัวอย่างของเรา หากต้องการอนุญาตเฉพาะรายการที่มีข้อความ "AA" ในเซลล์ A2:A6 ให้ใช้สูตรใดสูตรหนึ่งต่อไปนี้:

ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

สูตรทำงานโดยใช้ตรรกะต่อไปนี้:

คุณค้นหาสตริงย่อย "AA" ในเซลล์ A2 ใช้ FIND หรือ SEARCH และทั้งคู่จะส่งคืนตำแหน่งของอักขระตัวแรกในสตริงย่อย หากไม่พบข้อความ ข้อผิดพลาดจะถูกส่งกลับ สำหรับค่าตัวเลขใดๆ ที่ส่งกลับเป็นผลลัพธ์ของการค้นหา ฟังก์ชัน ISNUMBER ให้ผลลัพธ์เป็น TRUE และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะสำเร็จ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด ISNUMBER จะส่งกลับ FALSE และจะไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลในเซลล์

การตรวจสอบข้อมูลเพื่ออนุญาตเฉพาะรายการที่ไม่ซ้ำกันและไม่อนุญาตให้มีรายการที่ซ้ำกัน

ในสถานการณ์ที่บางคอลัมน์หรือช่วงของเซลล์ไม่ควรมีข้อมูลที่ซ้ำกัน กำหนดค่ากฎการตรวจสอบข้อมูลแบบกำหนดเองเพื่ออนุญาตเฉพาะรายการที่ไม่ซ้ำ สำหรับสิ่งนี้ เราจะใช้สูตร COUNTIF แบบคลาสสิกเพื่อระบุรายการที่ซ้ำกัน:

ตัวอย่างเช่น เพื่อให้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้อนเฉพาะรหัสคำสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกันในเซลล์ A2 ถึง A6 ให้สร้างกฎที่กำหนดเองด้วยสูตรการตรวจสอบข้อมูลนี้:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

เมื่อป้อนค่าที่ไม่ซ้ำกัน สูตรจะส่งกลับ TRUE และ การตรวจสอบสำเร็จ หากมีค่าเดียวกันอยู่แล้วในช่วงที่ระบุ (นับมากกว่า 1) COUNTIF จะส่งกลับ FALSE และอินพุตไม่ผ่านการตรวจสอบ

โปรดทราบว่าเราล็อกช่วงด้วยการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (A$2:$A $6) และใช้การอ้างอิงสัมพัทธ์สำหรับเซลล์บนสุด (A2) เพื่อรับสูตรเพื่อปรับให้เหมาะสมสำหรับแต่ละเซลล์ในช่วงที่ตรวจสอบความถูกต้อง

หมายเหตุ สูตรการตรวจสอบข้อมูลนี้ ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ โดยไม่แยกแยะข้อความตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก

สูตรการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับวันที่และเวลา

การตรวจสอบความถูกต้องของวันที่ในตัวให้ค่อนข้างมาก เกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อจำกัดให้ผู้ใช้ป้อนเฉพาะวันที่ระหว่างวันที่สองวันที่คุณระบุ มากกว่า น้อยกว่า หรือเท่ากับวันที่ที่กำหนด

หากคุณต้องการควบคุมข้อมูลได้มากขึ้นการตรวจสอบความถูกต้องในเวิร์กชีตของคุณ คุณสามารถจำลองการทำงานในตัวด้วยกฎที่กำหนดเองหรือเขียนสูตรของคุณเองที่นอกเหนือไปจากความสามารถในตัวของการตรวจสอบข้อมูล Excel

อนุญาตวันที่ระหว่างสองวัน

หากต้องการจำกัดรายการให้เป็นวันที่ภายในช่วงที่ระบุ คุณสามารถใช้กฎวันที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้ากับเกณฑ์ "ระหว่าง" หรือสร้างกฎการตรวจสอบที่กำหนดเองโดยใช้สูตรทั่วไปนี้:

ที่ไหน:

• เซลล์ เป็นเซลล์บนสุดในช่วงที่ตรวจสอบแล้ว และวันที่
• เริ่มต้น และ สิ้นสุด คือวันที่ที่ถูกต้องซึ่งระบุผ่านฟังก์ชัน DATE หรือการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มีวันที่<10

เช่น หากต้องการให้เฉพาะวันที่ในเดือนกรกฎาคมของปี 2017 ให้ใช้สูตรต่อไปนี้:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

หรือป้อนวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด วันที่ในบางเซลล์ ( F1 และ F2 ในตัวอย่างนี้) และอ้างอิงเซลล์เหล่านั้นในสูตรของคุณ:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

โปรดสังเกตว่าวันที่ของขอบเขตนั้น e ล็อคด้วยการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์

อนุญาตเฉพาะวันธรรมดาหรือวันหยุดสุดสัปดาห์เท่านั้น

หากต้องการจำกัดให้ผู้ใช้ป้อนเฉพาะวันธรรมดาหรือวันหยุดสุดสัปดาห์ ให้กำหนดค่ากฎการตรวจสอบแบบกำหนดเองตาม ในฟังก์ชัน WEEKDAY

เมื่อตั้งค่าอาร์กิวเมนต์ return_type เป็น 2 แล้ว WEEKDAY จะคืนค่าจำนวนเต็มตั้งแต่ 1 (วันจันทร์) ถึง 7 (วันอาทิตย์) ดังนั้นสำหรับวันธรรมดา (จันทร์ถึงศุกร์) ผลลัพธ์ของสูตรควรเป็นน้อยกว่า 6 และสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ (เสาร์และอาทิตย์) มากกว่า 5

อนุญาตเฉพาะ วันทำงาน :

อนุญาตเฉพาะ วันหยุดสุดสัปดาห์ :

ตัวอย่างเช่น หากต้องการอนุญาตให้ป้อนเฉพาะวันทำงานในเซลล์ C2:C6 ให้ใช้ตัวเลือกนี้ สูตร:

=WEEKDAY(C2,2)<6

ตรวจสอบวันที่ตามวันที่ของวันนี้

ในหลาย ๆ สถานการณ์ คุณอาจต้องการใช้วันที่ของวันนี้เป็นวันที่เริ่มต้น วันที่ของช่วงวันที่ที่อนุญาต ในการรับวันที่ปัจจุบัน ให้ใช้ฟังก์ชัน TODAY แล้วเพิ่มจำนวนวันที่ต้องการเพื่อคำนวณวันที่สิ้นสุด

ตัวอย่างเช่น หากต้องการจำกัดการป้อนข้อมูลไว้ที่ 6 วันนับจากนี้ (รวมถึง 7 วัน วันนี้) เราจะใช้กฎวันที่ในตัวกับเกณฑ์ตามสูตร:

1. เลือก วันที่ ใน อนุญาต
2. เลือก ระหว่าง ใน ข้อมูล
3. ในช่อง วันที่เริ่มต้น ให้ป้อน =TODAY()
4. ในช่อง วันที่สิ้นสุด ให้ป้อน =TODAY() + 6

ในลักษณะที่คล้ายกัน คุณสามารถจำกัดให้ผู้ใช้ป้อนวันที่ก่อนหรือหลังวันที่ของวันนี้ สำหรับสิ่งนี้ ให้เลือก น้อยกว่า หรือ มากกว่า ในช่อง ข้อมูล จากนั้นป้อน =TODAY() ในช่องวันที่ สิ้นสุด หรือ เริ่มช่องวันที่ ตามลำดับ

ตรวจสอบเวลาตามเวลาปัจจุบัน

หากต้องการตรวจสอบข้อมูลตามเวลาปัจจุบัน ให้ใช้กฎเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าด้วยสูตรการตรวจสอบข้อมูลของคุณเอง:

1. ในช่อง อนุญาต เลือก เวลา .
2. ในช่อง ข้อมูล เลือก น้อยกว่า เพื่อให้มีเวลาก่อนเวลาปัจจุบันเท่านั้น หรือ มากกว่า เพื่อให้เวลาหลังจากเวลาปัจจุบัน
3. ในช่อง เวลาสิ้นสุด หรือ เวลาเริ่มต้น (ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ที่คุณเลือกในขั้นตอนที่แล้ว) ป้อนหนึ่งในสูตรต่อไปนี้:
   • เพื่อตรวจสอบ วันที่และเวลา ตามวันที่และเวลาปัจจุบัน:

     =NOW()

   • เพื่อตรวจสอบ ครั้ง ตามเวลาปัจจุบัน:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงกฎที่อนุญาตเฉพาะเวลาที่มากกว่าเวลาปัจจุบัน:<3

กฎการตรวจสอบข้อมูล Excel แบบกำหนดเองไม่ทำงาน

หากกฎการตรวจสอบข้อมูลตามสูตรของคุณไม่ทำงานตามที่คาดไว้ มีประเด็นหลัก 3 ข้อที่ต้องตรวจสอบ:

• สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• สูตรการตรวจสอบความถูกต้องไม่ได้อ้างถึงเซลล์ว่าง
• มีการใช้การอ้างอิงเซลล์ที่เหมาะสม

ตรวจสอบความถูกต้อง ของสูตรการตรวจสอบข้อมูล Excel ของคุณ

สำหรับผู้เริ่มต้น คัดลอกสูตรการตรวจสอบของคุณลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดเช่น #N/A, #VALUE หรือ #DIV/0!.

หากคุณกำลังสร้าง กฎที่กำหนดเอง สูตรควรส่งคืนค่าตรรกะของ TRUE และ FALSE หรือค่า 1 และ 0 ที่เท่ากันตามลำดับ

หากคุณใช้เกณฑ์ตามสูตรใน กฎในตัว (เหมือนกับที่เราตรวจสอบเวลาตามเวลาปัจจุบัน) นอกจากนี้ยังสามารถส่งคืนค่าตัวเลขอื่น

สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ไม่ควรอ้างถึงเซลล์ว่าง

ในหลาย ๆ สถานการณ์ หากคุณเลือกตัวเลือก ละเว้นช่องว่าง กล่องเมื่อกำหนดกฎ (โดยปกติจะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น) และเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ที่อ้างอิงในสูตรของคุณว่างเปล่า จะอนุญาตให้ใช้ค่าใดๆ ในเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบ

นี่คือตัวอย่างในรูปแบบที่ง่ายที่สุด:

การอ้างอิงเซลล์สัมบูรณ์และสัมพัทธ์ในสูตรการตรวจสอบข้อมูล

เมื่อตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของ Excel ตามสูตร โปรดทราบว่าการอ้างอิงเซลล์ทั้งหมดใน สูตร สัมพันธ์กับเซลล์ด้านซ้ายบน ในช่วงที่เลือก

หากคุณกำลังสร้างกฎสำหรับเซลล์มากกว่าหนึ่งเซลล์ และเกณฑ์การตรวจสอบของคุณขึ้นอยู่กับ เซลล์เฉพาะ อย่าลืมใช้การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (โดยมีเครื่องหมาย $ เช่น $A$1) มิฉะนั้น กฎของคุณจะทำงานได้อย่างถูกต้องสำหรับเซลล์แรกเท่านั้น เพื่ออธิบายประเด็นได้ดีขึ้น โปรดพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้

สมมติว่าคุณต้องการจำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ D2 ถึง D5 เป็นจำนวนเต็มระหว่าง 1 (ค่าต่ำสุด) และผลลัพธ์ของการหาร A2 ด้วย B2 ดังนั้น คุณจึงคำนวณค่าสูงสุดด้วยสูตรอย่างง่าย =A2/B2 ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

ปัญหาคือสูตรที่ดูเหมือนจะถูกต้องนี้ใช้ไม่ได้กับเซลล์ D3 ถึง D5 เนื่องจากการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์เปลี่ยนตามแบบสัมพัทธ์