V učbeniku je prikazano, kako v Excelu izdelati pravila za preverjanje podatkov po meri. Našli boste nekaj primerov E formule za preverjanje podatkov v programu xcel, ki omogočajo le številke ali besedilne vrednosti v določenih celicah ali le besedilo, ki se začne z določenimi znaki, omogočajo edinstvene podatke, ki preprečujejo podvajanje, in še več.

V včerajšnjem učbeniku smo si ogledali preverjanje podatkov v Excelu - kakšen je njegov namen, kako deluje in kako uporabiti vgrajena pravila za preverjanje podatkov v delovnih listih. Danes bomo naredili korak naprej in se pogovarjali o podrobnostih preverjanja podatkov po meri v Excelu ter preizkusili nekaj različnih formul za preverjanje.

Kako ustvariti preverjanje podatkov po meri s formulo

Microsoft Excel ima več vgrajenih pravil za preverjanje podatkov za številke, datume in besedilo, vendar zajemajo le najosnovnejše scenarije. Če želite celice potrditi z lastnimi merili, ustvarite pravilo preverjanja po meri na podlagi formule:

1. Izberite eno ali več celic, ki jih želite potrditi.
2. Odprite pogovorno okno Data Validation (Preverjanje podatkov). Potrjevanje podatkov gumb na Podatki v zavihku Podatkovna orodja ali pritisnite zaporedje tipk Alt> D> L (vsako tipko je treba pritisniti posebej).
3. Na Nastavitve v zavihku Potrjevanje podatkov pogovorno okno, izberite Po meri v Omogočite in vnesite formulo za preverjanje podatkov v polje Formula polje.
4. Kliknite . V REDU .

Po želji lahko dodate vnosno sporočilo po meri in opozorilo o napaki, ki se prikažeta, ko uporabnik izbere potrjeno celico oziroma vnese neveljavne podatke.

V nadaljevanju je nekaj primerov pravil potrjevanja po meri za različne vrste podatkov.

Opomba: Vsa pravila za preverjanje podatkov v Excelu, vgrajena in po meri, preverjajo samo nove podatke, ki so vneseni v celico po oblikovanju pravila. Kopirani podatki niso preverjeni, prav tako ne podatki, vneseni v celico pred oblikovanjem pravila. Če želite določiti obstoječe vnose, ki ne ustrezajo vašim merilom za preverjanje podatkov, uporabite Obkrožite Neveljavni podatki kot je prikazano v članku Kako poiskati neveljavne podatke v Excelu.

Potrjevanje podatkov v programu Excel, da se dovolijo samo številke

Presenetljivo je, da nobeno od vgrajenih pravil za potrjevanje podatkov v Excelu ne omogoča zelo tipičnega primera, ko morate uporabnikom omejiti vnos samo številk v določene celice. To lahko preprosto storite s prilagojeno formulo za potrjevanje podatkov na podlagi funkcije ISNUMBER, kot je ta:

=ISNUMBER(C2)

Pri čemer je C2 najvišja celica območja, ki ga želite potrditi.

Opomba: Funkcija ISNUMBER v potrjenih celicah omogoča vse številčne vrednosti, vključno s celimi števili, decimalkami, ulomki ter datumi in časi, ki so v Excelu prav tako številke.

Potrjevanje podatkov v Excelu, ki omogoča samo besedilo

Če iščete nasprotno - želite dovoliti samo vnos besedila v danem območju celic, potem sestavite pravilo po meri, na primer s funkcijo ISTEXT:

=ISTEXT(D2)

Pri čemer je D2 najvišja celica izbranega območja.

Dovolite, da se besedilo začne z določenim(-i) znakom(-i)

Če se morajo vse vrednosti v določenem območju začeti z določenim znakom ali podrejenim nizom, preverite podatke v Excelu na podlagi funkcije COUNTIF z nadomestnim znakom:

Če želite na primer zagotoviti, da se vsi identifikatorji naročila v stolpcu A začnejo s predpono "AA-", "aa-", "Aa-" ali "aA-" (ne glede na velikost črk), določite pravilo po meri s to formulo za preverjanje podatkov:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Formula za potrjevanje z logiko OR (več meril)

Če obstajata 2 ali več veljavnih predpon, dodajte več funkcij COUNTIF, da bo vaše pravilo za preverjanje podatkov v Excelu delovalo z logiko OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Formula za potrjevanje, občutljiva na velikost črk

Če je velikost znakov pomembna, uporabite funkcijo EXACT v kombinaciji s funkcijo LEFT, da ustvarite formulo za preverjanje, ki upošteva velikost črk, za vnose, ki se začnejo z določenim besedilom:

Če želite na primer dovoliti samo tiste identifikatorje naročil, ki se začenjajo z "AA-" (nista dovoljena niti "aa-" niti "Aa-"), uporabite to formulo:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

V zgornji formuli funkcija LEFT izvleče prve tri znake iz celice A2, funkcija EXACT pa izvede primerjavo z velikostjo črk s trdo kodiranim podrejenim nizom ("AA-" v tem primeru). Če se oba podrejena niza popolnoma ujemata, formula vrne TRUE in preverjanje je uspešno; sicer se vrne FALSE in preverjanje ni uspešno.

Dovolite vnose, ki vsebujejo določeno besedilo

Če želite dovoliti vnose, ki vsebujejo določeno besedilo kjer koli v celici (na začetku, sredini ali koncu), uporabite funkcijo ISNUMBER v kombinaciji s funkcijo FIND ali SEARCH, odvisno od tega, ali želite, da se ujemanje razlikuje po velikosti črk ali ne:

• Potrjevanje brez upoštevanja velikosti črk: ISNUMBER(SEARCH( besedilo , celica ))
• Potrjevanje z upoštevanjem velikih začetnic: ISNUMBER(FIND( besedilo , celica ))

Če želite v našem vzorčnem podatkovnem nizu v celicah A2:A6 dovoliti le vnose, ki vsebujejo besedilo "AA", uporabite eno od teh formul:

Ni občutljivo na velikost črk:

=JE ŠTEVILO(SEARCH("AA", A2))

Občutljivost na velike in male črke:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formule delujejo po naslednji logiki:

Podredni niz "AA" v celici A2 iščete z uporabo funkcij FIND ali SEARCH, pri čemer obe vrneta položaj prvega znaka v podrednem nizu. Če besedilo ni najdeno, se vrne napaka. Za vsako številčno vrednost, vrnjeno kot rezultat iskanja, funkcija ISNUMBER vrne TRUE in preverjanje podatkov je uspešno. V primeru napake ISNUMBER vrne FALSE in vnos ne bo dovoljen v celici.

Preverjanje podatkov, ki dovoljuje samo edinstvene vnose in onemogoča podvajanje.

V primerih, ko določen stolpec ali območje celic ne sme vsebovati podvojitev, konfigurirajte pravilo za preverjanje podatkov po meri, ki dovoljuje le edinstvene vnose. Pri tem bomo uporabili klasično formulo COUNTIF za prepoznavanje podvojitev:

Če želite na primer zagotoviti, da se v celice od A2 do A6 vnesejo samo edinstveni identifikatorji naročil, ustvarite pravilo po meri s to formulo za preverjanje podatkov:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Če je vnesena edinstvena vrednost, formula vrne TRUE in preverjanje je uspešno. Če ista vrednost že obstaja v določenem območju (število je večje od 1), COUNTIF vrne FALSE in preverjanje vnosa ni uspešno.

Bodite pozorni, da območje zaklenemo z absolutnimi referencami celic (A$2:$A$6) in uporabimo relativno referenco za zgornjo celico (A2), da se formula pravilno prilagodi za vsako celico v potrjenem območju.

Opomba: Te formule za preverjanje podatkov so razločevanje velikih in malih črk , ne razlikuje med velikimi in malimi črkami v besedilu.

Validacijske formule za datume in čase

Vgrajeno potrjevanje datumov omogoča precej vnaprej določenih meril, s katerimi lahko uporabnikom omejite vnos le datumov med dvema datumoma, ki ju določite, in datumov, ki so večji ali manjši od določenega datuma ali enaki določenemu datumu.

Če želite imeti večji nadzor nad preverjanjem podatkov v delovnih listih, lahko vgrajeno funkcionalnost ponovite s pravilom po meri ali napišete lastno formulo, ki presega vgrajene možnosti preverjanja podatkov v Excelu.

Dovolite datume med dvema datumoma

Če želite omejiti vnos na datum znotraj določenega razpona, lahko uporabite vnaprej določeno pravilo Datum z merilom "med" ali ustvarite pravilo potrjevanja po meri s to splošno formulo:

Kje:

• celica je najvišja celica v potrjenem območju, in
• začetek in . konec datumi so veljavni datumi, posredovani s funkcijo DATE, ali sklici na celice, ki vsebujejo datume.

Če želite na primer dovoliti le datume v mesecu juliju leta 2017, uporabite naslednjo formulo:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Ali pa vnesite začetni in končni datum v nekatere celice (v tem primeru F1 in F2) in se na te celice sklicujte v formuli:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Opazite, da so mejni datumi zaklenjeni z absolutnimi referencami celic.

Dovolite samo ob delavnikih ali vikendih

Če želite uporabniku omejiti vnos samo delovnih dni ali vikendov, konfigurirajte pravilo potrjevanja po meri na podlagi funkcije WEEKDAY.

Z return_type argument je nastavljen na 2, WEEKDAY vrne celo število od 1 (ponedeljek) do 7 (nedelja). Tako mora biti rezultat formule za delovne dni (od ponedeljka do petka) manjši od 6, za vikende (soboto in nedeljo) pa večji od 5.

Dovolite samo delovni dnevi :

Dovolite samo vikendi :

Če želite na primer dovoliti vnos samo delovnih dni v celice C2:C6, uporabite to formulo:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Preverjanje datumov na podlagi današnjega datuma

V številnih primerih boste morda želeli uporabiti današnji datum kot začetni datum dovoljenega razpona datumov. Če želite dobiti trenutni datum, uporabite funkcijo TODAY, nato pa mu dodajte želeno število dni, da izračunate končni datum.

Če želimo na primer omejiti vnos podatkov na 6 dni od zdaj (7 dni, vključno z današnjim dnem), bomo uporabili vgrajeno pravilo Datum z merili, ki temeljijo na formuli:

1. Izberite Datum v Omogočite
2. Izberite med v Podatki
3. V Datum začetka vnesite = DAN()
4. V Končni datum vnesite = DAN() + 6

Na podoben način lahko uporabnikom omejite vnos datumov pred današnjim datumom ali po njem. manj kot ali večji od v Podatki in nato vnesite = DAN() v Konec datum ali Začetek polje z datumom.

Potrditev časov na podlagi trenutnega časa

Če želite potrditi podatke na podlagi trenutnega časa, uporabite vnaprej določeno pravilo Čas z lastno formulo za preverjanje podatkov:

1. V Omogočite izberite Čas .
2. V Podatki izberite eno od naslednjih možnosti manj kot če želite dovoliti samo čase pred trenutnim časom, ali večji od da se dovolijo časi po trenutnem času.
3. V Končni čas ali Čas začetka (odvisno od meril, ki ste jih izbrali v prejšnjem koraku), vnesite eno od naslednjih formul:
   • Potrjevanje datumi in ure na podlagi trenutnega datuma in časa:

     =NOW()

   • Potrjevanje krat glede na trenutni čas:

     =ČAS( URA(ZDAJ()), MINUTA(ZDAJ()), SEKUNDA(ZDAJ()))

Spodnja slika prikazuje pravilo, ki dovoljuje samo čase, ki so daljši od trenutnega časa:

Pravilo potrjevanja podatkov po meri v programu Excel ne deluje

Če vaše pravilo za preverjanje podatkov na podlagi formule ne deluje po pričakovanjih, je treba preveriti tri glavne točke:

• Formula za preverjanje podatkov je pravilna
• Formula za preverjanje se ne nanaša na prazno celico
• Uporabljajo se ustrezne reference na celice

Preverite pravilnost formule za preverjanje podatkov v programu Excel

Za začetek kopirajte formulo za preverjanje v neko celico in se prepričajte, da ne vrača napake, kot so #N/A, #VALUE ali #DIV/0!.

Če ustvarjate pravilo po meri , mora formula vrniti logični vrednosti TRUE in FALSE oziroma jima enakovredni vrednosti 1 in 0.

Če uporabite merilo na podlagi formule v vgrajeno pravilo (kot smo to storili za preverjanje časov na podlagi trenutnega časa), lahko vrne tudi drugo številčno vrednost.

Excelova formula za preverjanje podatkov se ne sme nanašati na prazno celico

V številnih primerih, če izberete Ignoriranje praznega prostora in je ena ali več celic, na katere se sklicuje formula, prazna, bo v potrjeni celici dovoljena katerakoli vrednost.

Tukaj je primer v najpreprostejši obliki:

Absolutne in relativne reference na celice v formulah za preverjanje podatkov

Ko nastavljate pravilo potrjevanja v Excelu, ki temelji na formuli, upoštevajte, da so vsi sklici na celice v formuli glede na zgornjo levo celico v izbranem območju.

Če ustvarjate pravilo za več kot eno celico in so vaša merila za preverjanje odvisna od posebne celice , ne pozabite uporabiti absolutnih sklicev na celice (z znakom $, na primer $A$1), sicer bo vaše pravilo pravilno delovalo le za prvo celico. Za boljšo ponazoritev si oglejte naslednji primer.

Recimo, da želite vnos podatkov v celice D2 do D5 omejiti na cela števila med 1 (najmanjša vrednost) in rezultatom deljenja A2 z B2. Tako izračunate največjo vrednost s to preprosto formulo =A2/B2 , kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Težava je v tem, da ta na videz pravilna formula ne bo delovala za celice od D3 do D5, ker se relativne reference spreminjajo glede na relativni položaj vrstic in stolpcev. Tako se bo formula za celico D3 spremenila v =A3/B3 , za D4 pa postane =A4/B4 , ki preverjanje podatkov izvaja napačno!

Če želite popraviti formulo, pred sklicevanje na stolpec in vrstico vpišite "$", da ju zaklenete: =$A$2/$B$2 . Ali pa pritisnite F4 za preklapljanje med različnimi vrstami referenc.

Kadar želite vsako celico potrditi na podlagi lastnih meril, uporabite relativne sklice na celice brez znaka $, da se formula prilagodi za vsako vrstico in/ali stolpec:

Kot vidite, "absolutne resnice" ni, ista formula je lahko pravilna ali napačna, odvisno od situacije in konkretne naloge.

To je način uporabe potrjevanja podatkov v Excelu z lastnimi formulami. Za boljše razumevanje prenesite naš spodnji vzorčni delovni zvezek in preučite nastavitve pravil. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!

Praktični delovni zvezek za prenos

Primeri potrjevanja podatkov v Excelu (.xlsx datoteka)