Когда вы работаете с таблицей Google, рано или поздно вам может понадобиться использовать некоторые функции, которые вы никогда раньше не применяли. Флажки и выпадающие списки могут быть одними из таких функций. Давайте посмотрим, насколько полезными они могут быть в Google Sheets.

Что такое выпадающий список в Google Sheets и зачем он может понадобиться

Очень часто нам нужно вставить повторяющиеся значения в один столбец нашей таблицы. Например, имена сотрудников, которые работают над некоторыми заказами или с разными клиентами. Или статусы заказов - отправлен, оплачен, доставлен и т.д. Другими словами, у нас есть список вариантов, и мы хотим выбрать только один из них для ввода в ячейку.

Какие проблемы могут возникнуть? Ну, самая распространенная - это опечатки. Вы можете по ошибке вписать другую букву или пропустить окончание глагола. Вы когда-нибудь задумывались, как эти крошечные опечатки угрожают вашей работе? Когда дело дойдет до подсчета количества заказов, которые обработал каждый сотрудник, вы увидите, что имен больше, чем людей. Вам нужно будет искать неправильно написанные имена, исправлять их.и посчитайте еще раз.

Более того, вводить одно и то же значение заново - пустая трата времени.

Именно поэтому в таблицах Google есть возможность создавать списки со значениями: значения, из которых при заполнении ячейки вы будете выбирать только одно.

Вы заметили мой выбор слов? Вы не будете войти на сайт ценность - вы будете выбрать только один из списка.

Это экономит время, ускоряет процесс создания таблицы и исключает опечатки.

Надеюсь, теперь вы понимаете преимущества таких списков и готовы попробовать создать свой.

Как вставить флажки в Google Sheets

Добавьте флажок в таблицу

Самый простой и элементарный список имеет два варианта ответа - "да" и "нет". Для этого Google Sheets предлагает флажки.

Предположим, у нас есть электронная таблица №1 с заказами шоколада из разных регионов. Вы можете увидеть часть данных ниже:

Нам нужно посмотреть, какой заказ был принят каким менеджером и выполнен ли заказ. Для этого мы создаем электронную таблицу №2, чтобы поместить туда нашу справочную информацию.

Совет. Поскольку ваша основная таблица может содержать большое количество данных с сотнями строк и столбцов, может быть несколько неудобно добавлять лишнюю информацию, которая может запутать вас в будущем. Поэтому мы советуем вам создать еще один рабочий лист и поместить туда дополнительные данные.

Выберите столбец A в другой электронной таблице и перейдите к пункту Вставить> флажок в меню Google Таблицы. К каждой выделенной ячейке сразу же будет добавлен пустой флажок.

Совет. Вы можете вставить флажок в Google Sheets только в одну ячейку, затем выделить эту ячейку и дважды щелкнуть по маленькому синему квадрату, чтобы заполнить флажками весь столбец до конца таблицы:

Есть и другой способ добавления флажков. Установите курсор в A2 и введите следующую формулу:

=CHAR(9744)

Нажмите Enter , и вы получите пустой флажок.

Опуститесь в ячейку A3 и введите аналогичную формулу:

=CHAR(9745)

Нажмите Enter , и получите заполненный флажок.

Совет. Посмотрите, какие еще типы флажков можно добавить в Google Sheets в этой статье блога.

Запишем фамилии наших сотрудников в колонку справа, чтобы использовать их позже:

Теперь нам нужно добавить информацию о менеджерах заказов и статусах заказов в столбцы H и I первой электронной таблицы.

Для начала мы добавляем заголовки столбцов. Затем, поскольку имена хранятся в списке, мы используем флажки Google Sheets и выпадающий список для их ввода.

Начнем с заполнения информации о статусе заказа. Выберите диапазон ячеек для вставки флажка в Google Sheets - H2:H20. Затем перейдите в раздел Данные> Валидация данных :

Выберите Флажок опция рядом с Критерии .

Совет. Вы можете отметить опцию Использование пользовательских значений ячеек и установите текст для каждого типа флажка: отмеченного и не отмеченного.

Когда вы будете готовы, нажмите Сохранить .

В результате каждая ячейка в диапазоне будет отмечена флажком. Теперь вы можете управлять ими в зависимости от статуса вашего заказа.

Добавление пользовательского раскрывающегося списка Google Sheets в таблицу

Другой способ добавления выпадающего списка в ячейку является более распространенным и предоставляет больше возможностей.

Выберите диапазон I2:I20, чтобы вставить имена менеджеров, обрабатывающих заказы. Перейдите в раздел Данные> Валидация данных Убедитесь, что Критерии опция показывает Список из диапазона и выберите диапазон с нужными именами:

Совет. Вы можете либо ввести диапазон вручную, либо щелкнуть символ таблицы и выбрать диапазон с именами из электронной таблицы 2. Затем щелкните OK :

Для завершения нажмите Сохранить и вы получите диапазон ячеек с треугольниками, которые открывают выпадающие меню имен в Google SheetsfВсе выбранные выпадающие меню удаляются комп:

Таким же образом мы можем создать список флажков. Просто повторите описанные выше шаги, но в качестве диапазона критериев выберите A2:A3.

Как скопировать флажки в другой диапазон ячеек

Итак, мы начали быстро заполнять нашу таблицу в Google Sheets флажками и выпадающими списками. Но со временем заказов стало больше, поэтому нам потребовались дополнительные строки в таблице. Более того, для обработки этих заказов осталось всего два менеджера.

Что нам делать с нашим столом? Повторять все те же шаги заново? Нет, все не так сложно, как кажется.

Вы можете копировать отдельные ячейки с флажками и с выпадающими списками и вставлять их куда нужно, используя комбинации Ctrl+C и Ctrl+V на клавиатуре.

Кроме того, Google позволяет копировать и вставлять группы ячеек:

Другим вариантом может быть перетаскивание в правый нижний угол выделенной ячейки флажка или выпадающего списка.

Удаление нескольких флажков Google Sheets из определенного диапазона

Когда речь идет о флажках, которые находятся в ячейках как есть (не являются частью выпадающих списков), просто выделите эти ячейки и нажмите Delete на клавиатуре. Все флажки будут немедленно удалены, оставив пустые ячейки.

Однако если вы попытаетесь сделать это с помощью выпадающих списков (они же Валидация данных ), это очистит только выбранные значения. Сами списки останутся в ячейках.

Чтобы удалить все из ячеек, включая выпадающие списки, из любого диапазона электронной таблицы, выполните следующие простые действия:

1. Выберите ячейки, в которых нужно удалить флажки и выпадающие списки (все сразу или выделите отдельные ячейки при нажатой клавише Ctrl ).
2. Перейти к Данные> Валидация данных в меню Google Таблицы.
3. Нажмите кнопку Удалить валидацию кнопка в появившемся Валидация данных всплывающее окно:

Это позволит сначала избавиться от всех выпадающих окон.

И готово! Все выбранные выпадающие ячейки Google Sheets удаляются полностью, а остальные ячейки остаются в целости и сохранности.

Удаление нескольких флажков и выпадающих списков в Google Sheets из всей таблицы

Что если вам нужно удалить все флажки во всей таблице, с которой вы работаете?

Процедура такая же, но нужно выделить все ячейки с флажком. Здесь может пригодиться комбинация клавиш Ctrl+A.

Выберите любую ячейку вашей таблицы, нажмите Ctrl+A на клавиатуре, и все данные будут выделены. Следующие шаги ничем не отличаются: Данные> Валидация данных> Удалить валидацию :

Примечание. Данные в столбце H останутся, поскольку они были вставлены с помощью выпадающих списков. Другими словами, удаляются именно выпадающие списки, а не вставленные значения (если они есть) в ячейках.

Чтобы удалить и сами флажки, нужно нажать Delete на клавиатуре.

Совет. Узнайте другие способы удаления определенных символов или одного и того же текста в Google Sheets.

Автоматическое добавление значений в раскрывающийся список

Итак, вот наш выпадающий список Google Sheets, который был полезен в течение некоторого времени. Но произошли некоторые изменения, и теперь у нас есть еще несколько сотрудников. Не говоря уже о том, что нам нужно добавить еще один статус посылки, чтобы мы могли видеть, когда она "готова к отправке". Значит ли это, что мы должны создавать списки с нуля?

Можно попытаться ввести имена новых сотрудников, не обращая внимания на выпадающий список. Но поскольку есть Предупреждение если в настройках нашего списка отмечены недействительные данные, новое имя не будет сохранено. Вместо этого в углу ячейки появится оранжевый треугольник с уведомлением о том, что можно использовать только значение, указанное в начале.

Поэтому я рекомендую вам создавать в Google Sheets выпадающие списки, которые могут заполняться автоматически. Значение будет добавлено в список автоматически сразу после того, как вы введете его в ячейку.

Давайте посмотрим, как можно изменить содержимое выпадающего списка, не обращаясь к дополнительным скриптам.

Переходим к электронной таблице 2 со значениями для нашего выпадающего списка. Скопируйте и вставьте названия в другой столбец:

Теперь изменим настройки выпадающего списка для диапазона I2:I20: выделите эти ячейки, перейдите в меню Данные> Валидация данных , и изменить диапазон для Критерии в столбец D таблицы 2. Не забудьте сохранить изменения:

Теперь посмотрите, как легко добавить имя в список:

Все значения из столбца D листа 2 автоматически стали частью списка. Это очень удобно, не так ли?

Подводя итог, можно сказать, что теперь вы знаете, что даже новички в области электронных таблиц могут создавать выпадающие списки, даже если они никогда раньше не слышали о подобной функции. Просто выполните описанные выше шаги, и вы перенесете выпадающие списки и флажки из Google Sheets на свой стол!

Удачи!