Astăzi vom arunca o privire mai atentă asupra add-in-ului nostru Shared Email Templates și vom afla mai multe despre opțiunile sale super utile pentru a adăuga imagini. Am pregătit pentru dvs. un set de tutoriale în care vă voi însoți pe parcursul întregului proces, vă voi arăta diferite abordări pentru inserarea imaginilor și vă voi spune avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre ele.

Faceți cunoștință cu șabloanele de e-mail partajate

Permiteți-mi să încep cu câteva clarificări pentru cei care sunt noi la Ablebits și nu înțeleg ce este. Echipa noastră a introdus recent un instrument nou-nouț pentru Outlook și l-a numit Șabloane de e-mail partajate. Ce face? Îți salvează timpul! Nu este nevoie să scrii sau să copiezi și să lipești același text la nesfârșit. Pur și simplu rulezi Șabloane de e-mail partajate, selectezi șablonul dorit și îl lipești înDacă aveți nevoie să păstrați formatarea, hiperlinkurile, imaginile sau să adăugați atașamente, nu este nicio problemă!

În plus, deoarece Shared Email Templates este un add-in bazat pe cloud, puteți utiliza aceleași șabloane pe mai multe dispozitive, nicio scrisoare nu se va pierde. Și dacă doriți ca și alții să aibă acces la aceleași șabloane, puteți crea o echipă și să vă partajați șabloanele cu alții.

Pentru că vorbim astăzi despre imagini, dați-mi voie să vă dau un exemplu. Pentru că suntem în prag de sărbători, un buletin de Crăciun urmează să fie trimis tuturor contactelor dvs. Ați dori să lipiți și să editați același text în fiecare e-mail? Sau ați prefera să apăsați o pictogramă Lipire pentru ca textul necesar, formatarea și, desigur, o felicitare de Crăciun să fie adăugate? Vedeți, o imagine pre-salvatacreează un e-mail gata de trimitere cu un singur clic:

Dacă crezi că este prea greu pentru tine și că ar fi mai bine să o faci pe stil vechi, te rog să acorzi acestui articol câteva minute din timpul tău. Crede-mă, vei fi surprins cât de ușor este ;)

Cum să vă plasați imaginile pe OneDrive

Poate vă întrebați despre locația imaginilor pe care le puteți folosi în șabloanele de e-mail partajate. Vă voi spune despre toate stocările și locațiile posibile în acest tutorial și în următoarele, astfel încât să puteți alege cea care vi se potrivește cel mai bine.

Aș dori să încep cu OneDrive. După umila mea părere, aceasta este cea mai ușoară platformă de pe care puteți încorpora o imagine în șablonul dvs. și să o partajați cu colegii dvs. dacă este necesar. Dacă sunteți nou în OneDrive și nu aveți nicio idee despre ce este această platformă și ce ar trebui să faceți, nicio problemă. Am pregătit un mic ghid pentru dvs. care vă va ajuta să vă familiarizați cu OneDrive și să vă bucurați de el la fel de mult ca și mine.

Dacă, totuși, vă simțiți ca un profesionist în OneDrive, săriți peste primele două secțiuni și treceți direct la crearea de șabloane ;)

În primul rând, să deschidem OneDrive. Mergeți la office.com și conectați-vă. Apoi faceți clic pe pictograma lansatorului de aplicații și alegeți OneDrive:

Sfat: Vă recomand să plasați toate fișierele pe care le veți utiliza în Șabloane de e-mail partajate într-un singur dosar. Vă va ajuta să le localizați rapid (în cazul în care trebuie să înlocuiți unul dintre ele, de exemplu) și să le partajați cu alte persoane, dacă este necesar.

Există două moduri de a plasa un dosar cu imagini pe OneDrive:

• Creați un nou dosar și apoi completați-l cu fișierele necesare:

Puteți adăuga imaginile folosind butonul Încărcați sau pur și simplu selectați fișierele necesare în Exploratorul de fișiere, trageți-le și plasați-le în OneDrive.

Hit Încărcați -> Dosar , căutați dosarul necesar pe PC și faceți clic pe Deschideți :

Într-o clipă, fișierul sau fișierele alese vor fi adăugate la OneDrive. Acum aveți fișierele dvs. pe OneDrive. Vedeți? Ușor! :)

Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați:

• Cum să partajați fișiere în siguranță cu OneDrive
• Cum să vizualizați fișierele partajate în OneDrive și să opriți partajarea

Partajați dosarul OneDrive cu o echipă

Dacă doriți ca coechipierii dvs. să folosească șabloane cu unele imagini, va trebui să partajați nu numai șabloanele, ci și imaginile. Să facem ca imaginile dvs. să fie partajate:

1. Adunați toate fișierele pe care urmează să le folosiți în șabloanele comune într-un singur dosar din OneDrive, faceți clic dreapta pe el și alegeți Gestionați accesul :

Notă. Rețineți că acest exercițiu nu va funcționa pentru contul OneDrive personal. Trebuie să plasați și să partajați fișierele în OneDrive al companiei la care aveți acces dumneavoastră și colegii dumneavoastră.

Dosarele pe care le-ați partajat cu alte persoane sunt marcate cu o pictogramă mică reprezentând o persoană:

Dacă tu ești cel cu care cineva a partajat fișierele/folderele, le vei vedea în Partajat din OneDrive:

Acum sunteți gata pentru partea cea mai ușoară. Să inserăm o imagine în șabloanele de e-mail.

Cum să inserați o imagine din OneDrive într-un mesaj Outlook

Cum totul este pregătit - aveți fișierele pe OneDrive și folderele necesare sunt partajate cu persoanele necesare - haideți să adăugăm aceste ilustrații la șabloanele dvs. Am introdus un macro special pentru astfel de cazuri - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - care va lipi fotografia aleasă într-un mesaj Outlook direct din OneDrive. Să mergem pas cu pas:

1. Rulați Shared Email Templates (Șabloane de e-mail partajate) și creați un nou șablon.
2. Deschideți fereastra Inserare macro și alegeți ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Veți vedea macroul inserat în șablonul dvs. cu un set de caractere aleatorii în parantezele pătrate. Nu există nicio eroare, greșeală sau bug, nu este nevoie să editați nimic :) Este doar o cale unică către acest fișier în OneDrive.

Deși textul din parantezele pătrate ale macroului arată ciudat, veți obține o imagine perfect normală atunci când lipiți un șablon.

Sfaturi și note

Există câteva aspecte importante pe care ar trebui să le subliniez. În primul rând, va trebui să vă conectați la contul OneDrive de fiecare dată când creați sau inserați un șablon cu macroul ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Chiar dacă sunteți conectat la aplicația OneDrive. Știu, este enervant, dar Microsoft se preocupă foarte mult de securitatea dvs. și nu are de gând să implementeze încă funcția Single Sign-on.

De asemenea, nu toate formatele de imagine sunt acceptate. Iată lista de formate pe care le puteți utiliza în șabloanele noastre de e-mail partajate: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. În plus, există o limitare de 4 Mb pentru un fișier. Dacă imaginile dvs. nu corespund acestor criterii, pur și simplu nu vor fi disponibile într-o listă pentru a fi alese.

Sfat: Dacă ați ales un cont greșit, nu este nevoie să închideți add-in-ul și să începeți de la început. Faceți clic pe pictograma albastră a norului pentru a comuta între conturile OneDrive:

Vă rugăm să rețineți că, dacă creați un set de șabloane și decideți să le partajați cu restul echipei, va trebui să le oferiți colegilor de echipă acces la dosarul OneDrive. Am acoperit acest caz pentru dvs., derulați în sus dacă l-ați ratat.

Să presupunem că ați creat câteva șabloane cu ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], dar ați uitat să partajați dosarul OneDrive cu restul echipei. Veți putea lipi un astfel de șablon fără nicio problemă, dar add-in-ul vă va afișa o notificare la lipire:

Nu vă faceți griji, este doar un memento că acest fișier este disponibil doar pentru dvs. și, deoarece alți utilizatori nu îl au partajat, nu îl vor putea insera. Veți avea această imagine lipită imediat după ce faceți clic pe Închideți Cu toate acestea, utilizatorul care încearcă să utilizeze acest șablon va primi următoarea eroare:

Cred că nu este nevoie să vă spun cum să rezolvați această problemă ;)

Sfat. Puteți adăuga, de asemenea, imagini individual pentru fiecare utilizator. Sună incredibil? Doar verificați acest lucru: Cum să faceți șablon de e-mail dinamic Outlook pentru utilizatorul curent.

Asta este tot ce am vrut să vă spun despre inserarea imaginilor din OneDrive. Sper că această parte a tutorialului a fost clară și utilă și că vă veți bucura de simplitatea și comoditatea șabloanelor de e-mail partajate. Nu ezitați să le instalați din Microsoft Store și să aplicați noile cunoștințe în practică ;)

Dacă au mai rămas întrebări, vă rog să le puneți în secțiunea de comentarii. Voi fi bucuros să vă ajut!