Denne artikkelen viser frem ti fantastiske funksjoner som du kanskje ikke vet om, men som kan spare deg enormt mye tid når du håndterer rutinemessige e-poster.

Hvis en stor del av nettkommunikasjon er repeterende e-poster, det ville være helt naturlig at du bestreber deg på å optimalisere den delen av arbeidet ditt. Å svare med mal kan være et flott alternativ til å skrive e-post fra bunnen av på en kjedelig tastetrykk-for-tastetrykk-måte.

Outlook-maler

E-postmaler i Outlook er som et dokument maler i Word eller regnearkmaler i Excel. Hvis du ofte sender samme eller svært like meldinger til forskjellige personer, kan du lagre en av slike meldinger som en mal ved å klikke Fil > Lagre som > Outlook-mal (*.oft) . Og så, i stedet for å skrive en e-post fra bunnen av, starter du med en mal, tilpasser den om nødvendig og trykker Send . Meldingen går ut, men malen forblir klar til neste bruk.

Som standard lagres alle Outlook-maler i mappen nedenfor. Dette bør ikke endres, ellers vil du ikke kunne åpne malen fra Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Fordeler :

• Enkelt å opprette og lagre.
• Adressefeltene (Til, Kopi og Blindkopi), Emnelinje og til og med avsenderkontoen kan forhåndsdefineres.
• Meldingsmalene dine kanskaper.

  Her er et eksempel på hvordan meldingsmalen for Outlook-skrivesaker kan se ut:

  

  Fordeler : et vell av formateringsalternativer på grunn av HTML-støtte

  Ulemper : Antall klikk for å lagre og få tilgang til skrivesaker er mye mer enn virkelig nødvendig

  Støttede versjoner : Outlook 365 - 2007

  Egendefinerte skjemaer i Outlook

  Jeg vil si det på forhånd - denne teknikken er ment for profesjonelle. Å designe et tilpasset skjema er mye vanskeligere enn noen annen metode som er diskutert i denne opplæringen, og kan kreve VBA-programmeringskunnskaper. Til å begynne med, aktiver kategorien Utvikler i Outlook. Klikk deretter Design et skjema , velg et av standardskjemaene som grunnlag for det tilpassede skjemaet, legg til felt, kontroller og muligens kode, angi attributter og publiser skjemaet. Høres det forvirrende og uklart ut? Det vil faktisk ta tid å finne ut av det.

  

  Fordeler : en veldig kraftig funksjon med mange alternativer

  Ulemper : en bratt læringskurve

  Støttede versjoner : Outlook 365 - 2007

  Delte e-postmaler

  Tro det eller ei, denne løsningen er en fryd å bruke for både nybegynnere og guruer. Nybegynnere vil sette pris på enkelheten – å komme i gang med delte e-postmaler er intuitivt nok til å hoppe inn i det med en gang. Outlook-eksperter kan utnytte mange avanserte funksjoner som å lagepersonlig tilpassede svar ved hjelp av makroer, konfigurering av forhåndsdefinerte, utfyllbare og rullegardinfelt, hente informasjon fra datasett og mye mer.

  I motsetning til de innebygde funksjonene, bringer Delte e-postmaler all funksjonalitet direkte inn i meldingsvinduet ! Du kan nå opprette, redigere og bruke malene dine med et øyeblikks varsel, uten å bytte frem og tilbake mellom forskjellige faner og grave i menyene.

  For å opprette en ny mal, velg ganske enkelt ønsket innhold (tekst, bilder, lenker osv.) i en melding og klikk Ny mal.

  For å sette inn en mal i en melding, klikk på Lim inn -ikonet eller dobbeltklikk på malnavnet.

  

  Fordeler :

  • Rask og behagelig å opprette.
  • Sett inn i en melding med et klikk.
  • Bruk personlig eller del med teamet ditt.
  • Legg til utfyllbare tekstfelt og rullegardinlister.
  • Fyll ut e-postfelt, sett inn bilder og legg ved filer automatisk.
  • Bruk grunnleggende formatering i redigeringsprogrammet på stedet for å lage sofistikerte design ved hjelp av HTML.
  • Koble til utkastene dine. -mappen og bruk alle Outlook-utkastene dine som e-postmaler.
  • Bruk snarveier for raske svar.
  • Få tilgang til malene dine fra alle enheter, enten det er Windows, Mac, eller Outlook Online.

  Ulemper : du er velkommen til å teste og gi oss beskjed :)

  Støttesversjoner : Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows og Mac, Outlook på nettet

  Slik får du : Velg abonnement eller last ned en gratisversjon fra Microsoft AppSource .

  Slik lager du en e-postmal i Outlook. Forhåpentligvis vil veiledningen vår hjelpe deg med å velge favorittteknikken din. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!

  inneholder vedlegg, grafikk og formatering som fonter, bakgrunnsfarger, osv.

Ulemper : plagsomt å bruke - for å åpne en mal, må du grave ganske dypt i menyer.

Støttede versjoner : Outlook 365 - 2010

Indgående opplæring : Hvordan lage og bruke Outlook e-postmaler

E-postmaler i Outlook.com-nettappen

Outlook.com-nettappen har også e-postmaler. Sammenlignet med .oft-filer i skrivebordsversjonen, krever ikke disse massevis av menyklikk for å åpne. Alternativene her er imidlertid ikke så omfattende - en mal kan inneholde små bilder og grunnleggende formatering, men det er ikke mulig å forhåndsinnstille e-postfelt eller legge ved filer.

Som mange andre nyttige funksjoner, er denne skjult for umiddelbar utsikt. For å bruke det, er dette hva du må gjøre:

I nedre høyre hjørne av Ny melding -vinduet, klikk på ellipseknappen (...), og klikk deretter på Mine maler .

Mine maler -ruten vil vises med noen standardeksempler klare til bruk. For å lage din egen, klikk på + Mal -knappen og skriv inn malens tittel og hovedtekst i de tilsvarende boksene. Eller du kan skrive og formatere tekst i meldingsvinduet, og deretter kopiere/lime inn - all formatering vil bli bevart.

For å få malen satt inn i en e-post, bare klikk på navnet i ruten.

Fordeler :enkelt og intuitivt

Ulemper : begrensede alternativer

Støttede versjoner : Outlook.com-nettappen

Hurtigdeler og autotekst

Quick Parts er gjenbrukbare utdrag av innhold som raskt kan legges til en e-postmelding, avtale, kontakt, møteforespørsel og oppgave. Bortsett fra tekst, kan de også inkludere grafikk, tabeller og tilpasset formatering. Mens .oft-maler er ment å utgjøre en hel melding, er hurtigdeler en slags mindre byggeklosser.

Quick Parts er den moderne erstatningen for AutoText i Outlook 2003 og tidligere. I nyere versjoner er begge typer tilgjengelige. Den eneste forskjellen mellom dem er at gjenstandene ligger i forskjellige gallerier. I alle andre henseender er Quick Parts og AutoText i hovedsak det samme.

For å opprette et nytt element, skriv inn teksten i en melding, velg den og klikk på Sett inn -fanen > Hurtigdeler > Lagre valg i hurtigdelgalleri .

For å legge inn en hurtigdel i en e-post, velg den nødvendige fra galleriet.

Eller du kan skrive inn hurtigdelens navn i en melding (ikke nødvendigvis hele navnet, bare en unik del av den) og trykke F3 . I Outlook 2016 og nyere versjoner, når du begynner å skrive navnet, vil et forslag dukke opp, og du kan ganske enkelt trykke på Enter-tasten for å sette inn hele teksten.

Rask Deler er plassert i filen NormalEmail.dotm , som erlagret her:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

For å sikkerhetskopiere hurtigdelene dine, kopier denne filen til en lagre plassering. For å eksportere til en annen PC, lim den inn i mappen Templates på en annen datamaskin.

Fordeler : veldig enkelt og greit

Ulemper :

• Det er ikke noe søkealternativ. Hvis du har flere deler i galleriet, kan det være et problem å finne den du trenger.
• Det er ikke mulig å redigere innholdet til en rask del - du kan bare erstatte den med en ny.
• Det er ikke mulig å legge til vedlegg.

Støttede versjoner : Outlook 365 - 2007

Omfattende opplæring : Hurtigdeler for Outlook og AutoText

Quick Steps-e-postmaler

Quick Steps er en slags snarveier som gjør det mulig å utføre flere handlinger med én enkelt kommando. En av slike handlinger kan være å svare med mal eller opprette en ny e-post basert på en mal. Bortsett fra meldingsteksten, kan du forhåndsutfylle Til, Kopi, Blindkopi og Emne, angi et oppfølgingsflagg og viktighet.

For å lage en hurtigmal, klikk Opprett ny i boksen Hurtigsteg på fanen Hjem , og velg deretter en av følgende handlinger: Ny melding , Svar , Svar alle eller Videresend . I vinduet Rediger skriver du inn teksten til malen i den tilsvarende boksen, og konfigurer eventuelle andre alternativer dutenk passende, og gi malen et beskrivende navn. Eventuelt kan du tilordne en av de forhåndsdefinerte hurtigtastene.

Her er et eksempel på Outlook svarmal :

Når den er satt, quick step vises umiddelbart i galleriet. Bare klikk på den eller trykk på den tilordnede tastekombinasjonen, og alle handlingene vil bli utført på en gang.

Fordeler :

• Ulike maler for nye e-poster, svar og videresendinger kan opprettes.
• Ikke bare meldingsteksten, men nesten alle e-postfelt kan forhåndsinnstilles.
• Flere handlinger kan utføres med samme raskt skritt, f.eks. svare på en melding med mal og flytte den opprinnelige meldingen til en annen mappe.
• Kan utføres raskt med en hurtigtast.

Ulemper : e-postmal kan bare være ren tekst.

Støttede versjoner : Outlook 365 - 2010

Ende-til-ende-opplæring : Hurtigtrinn for Outlook

Outlook-utkast som maler

Utkast i Outlook er ikke annet enn usendte e-poster. Vanligvis er dette uferdige meldinger som lagres automatisk av Outlook eller manuelt av deg selv. Men hvem sier at et ferdig utkast ikke kan brukes som en e-postmal?

Det fine med denne metoden er at du kan lage en gjenbrukbar e-postutkast akkurat som du normalt ville gjort – skriv inn teksten i meldingsteksten , fyll ut e-postfeltene, legg ved filer,sett inn bilder, bruk ønsket formatering osv. Når meldingen er klar, ikke send den. Klikk i stedet Lagre -knappen eller trykk Ctrl + S for å lagre meldingen i mappen Utkast . Hvis du har for mange elementer i mappen Utkast , kan du beholde malene i en(e) egen undermappe eller tilordne kategorier til dem.

Neste gang du vil sende en bestemt melding til noen, gå til mappen Utkast og åpne den meldingen. Det viktigste er at du ikke sender ut utkastet ditt, men sender det videre! Når du videresender et utkast, lager Outlook en kopi av det og beholder den opprinnelige meldingen for fremtidig bruk. Dessuten legges ingen overskriftsinformasjon over utkastets tekst, slik det vanligvis gjøres når du videresender en innkommende e-post. Emnelinjen vil heller ikke ha "FW:" foran.

Du lurer kanskje på hvordan du videresender et utkast i Outlook? Mye enklere enn du kanskje tror :)

• Åpne meldingsutkastet ditt med et dobbeltklikk.
• Plasser markøren i et hvilket som helst e-postfelt, ikke i brødteksten, og trykk Ctrl + F . Alternativt kan du legge til Videresend -knappen i hurtigtilgangsverktøylinjen og klikke på den.

  

Fordeler : veldig praktisk å lage, redigere og organisere.

Ulemper : for å beholde malen din, husk å videresende et utkast, ikke å sende det.

Støttede versjoner : Outlook 365 - 2000

Mer info : BrukeOutlook-utkast som e-postmaler

Outlook-signaturmaler

Signatur er et tradisjonelt element i skriftlig kommunikasjon, og de fleste Outlook-brukere har en standardsignatur lagt til e-postene sine automatisk. Men det er ingenting som hindrer deg i å ha mer enn én signatur og inkludere annen informasjon enn standard kontaktinformasjon.

Du kan opprette en signatur som en hel e-postmal og sette den inn i en melding med bokstavelig talt et par klikk ( Message -fanen > Signatur ).

En advarsel! Bortsett fra meldingsteksten, sørg for å inkludere standarddetaljer i hver signatur du oppretter. Når du velger en annen signatur for en bestemt melding, fjernes standardsignaturen automatisk.

Fordeler : veldig rask og praktisk å bruke

Ulemper : du kan bare legge til informasjon i meldingsteksten, men kan ikke forhåndsdefinere e-postfelt.

Støttede versjoner : Outlook 365 - 2000

Dybtopplæring : Hvordan lage og bruke Outlook-signaturer

Autokorrektur

Selv om Autokorrektur-funksjonen ikke opprinnelig ble designet for å brukes som tekstmaler, lar den deg umiddelbart sette inn bestemt tekst via et tilordnet nøkkelord eller kode. Du kan tenke på det som en forenklet versjon av AutoText eller Quick Parts.

Slik fungerer det: du tilordner et nøkkelord til en tekst, som kan være så lang somdu liker (med rimelighet selvfølgelig) og formatert slik du velger. I en melding skriver du inn nøkkelordet, trykker på Enter-tasten eller mellomromstasten, og nøkkelordet erstattes umiddelbart med teksten din.

For å åpne Autokorrektur -dialogvinduet, gå til Fil -fanen > Alternativer > E-post > Stave- og autokorrektur... -knapp > Korrektur > Autokorrekturalternativer... -knappen.

For å konfigurere en ny oppføring, gjør følgende:

• I feltet Erstatt skriver du inn søkeord , som er en slags snarvei som vil utløse erstatningen. Bare ikke bruk noe ekte ord for det - du vil ikke at nøkkelordet skal erstattes med en lengre tekst når du faktisk vil ha selve ordet. Det er lurt å sette et spesielt symbol foran søkeordet ditt. Du kan for eksempel bruke #warn , !warn eller [warn] for Viktig advarsel!
• I feltet Med skriver du inn malteksten .
• Når du er ferdig, klikker du Legg til .

Tips. Hvis du vil ha formatert tekst som i skjermbildet nedenfor, skriv først inn erstatningsteksten i en melding, velg den og åpne Autokorrektur-dialogen. Malteksten din blir automatisk lagt til i Med -boksen. For å bevare formateringen må du kontrollere at alternativknappen Formatert tekst er valgt, og klikk på Legg til .

Og nå skriver du #warn i meldingsteksten,trykk Enter , og voilà:

Fordeler : engangsoppsett

Undele : antall tekstmaler er begrenset til antallet snarveier du kan huske.

Støttede versjoner : Outlook 365 - 2010

Outlook Stationery

The Skrivemateriell -funksjonen i Microsoft Outlook brukes til å lage personlige HTML-formaterte e-poster med egne bakgrunner, fonter, farger osv. I stedet for eller i tillegg til ulike designelementer kan du også inkludere tekst, og den vil automatisk settes inn i en melding når du velger en brevpapirfil.

Du begynner med å lage en ny melding, designe dens layout og skrive inn malteksten. Det gir ingen mening å definere Emne eller andre e-postfelt, fordi når et brevpapir brukes, vil denne informasjonen vises øverst i meldingsteksten.

Når du er klar, lagrer du meldingen ( Fil > Lagre som ) som en HTML-fil i mappen Stationery her:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

Når du har lagret, kan du velge brevpapiret ditt på følgende måte: Hjem -fanen > Nye varer > E-postmelding som bruker > Mer skrivesaker . De nylig brukte brevpapirfilene vil vises direkte i E-postmelding ved bruk av -menyen:

Du kan også velge et bestemt brevpapir som standardtema for alle nye meldinger du er