Artikkelen forklarer hva Quick Steps er i Outlook 365, Outlook 2021, Outlook 2016 og Outlook 2013, og hvordan du integrerer dem i e-postarbeidsflyten din for å automatisere gjentatte handlinger og eliminere unødvendige klikk.

Når du gjør de samme tingene dag ut og dag inn, er det mest irriterende å gjøre det fra bunnen av hver gang. Hva ville du si hvis du i stedet for kjedelige flertrinnsprosesser kunne oppnå e-postrutinene dine med et knappeklikk? Det er hva Outlook Quick Steps handler om.

Outlook Quick Steps

Quick Steps i Outlook er en slags snarveier som lar deg utføre en bestemt rekkefølge av handlinger med ett klikk.

Hvis du for eksempel ofte flytter eller kopierer innkommende meldinger til en mappe for senere gjennomgang, kan et raskt trinn fremskynde oppgaven. Eller du kan automatisk sende et svar og slette den originale meldingen, slik at innboksen din ikke blir overfylt med irrelevante e-poster. Det som er spesielt nyttig er muligheten til å inkludere flere handlinger i ett enkelt trinn. Du kan for eksempel få en melding flyttet til en bestemt mappe, markert som ulest, videresendt til lagkameratene dine og Bcc'et til lederen din, alt med én snarvei!

En annen flott funksjon i Quick Steps er at de er fullt tilpassbare, slik at du kan automatisere nesten alle rutineoperasjoner med en egendefinert kommando.

For å sette opp Quick Steps i Outlook, kan du velge en avfølgende tilnærminger:

• Tilpass standardtrinnene.
• Lag din egen.
• Dupliser og rediger alle de eksisterende trinnene.

Videre vil vi diskutere hvert alternativ i detalj, slik at du kan begynne å bruke denne fantastiske funksjonen med en gang.

Hurtigtrinn er tilgjengelig i alle moderne skrivebordsversjoner, inkludert Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook 2013. I Outlook Online støttes ikke denne funksjonen.

Standard hurtigtrinn i Outlook

Microsoft Outlook har fem forhåndsinnstilte trinn. Du finner dem på Hjem -fanen, i Hurtigsteg -gruppen:

• Flytt til - flytter den valgte e-posten til en spesifisert mappe og merker den som lest.
• Til leder - videresender den valgte meldingen til din leder. Hvis organisasjonen din bruker Microsoft 365 eller Exchange Server, kan lederens navn finnes i den globale adresselisten og settes inn i Til-boksen automatisk; ellers kan du spesifisere det manuelt.
• Team Email - videresender den valgte meldingen til dine kolleger. Avhengig av hvordan Exchange Server-administratoren konfigurerte postboksen din, kan adressene til teammedlemmene oppdages og fylles ut av Outlook. Hvis ikke, må du fylle dem ut selv.
• Ferdig - merker meldingen som lest og fullført, og flytter deretter til en spesifisert mappe.
• Svar & Slett - åpner ensvar på den valgte meldingen, og flytter deretter den opprinnelige meldingen til mappen Slettede elementer .

Disse forhåndsdefinerte trinnene er nesten klare til bruk, "nesten" er nøkkelen ord her. Når du prøver å bruke et innebygd hurtigtrinn for første gang, vil du bli bedt om å konfigurere det. Men ikke føl deg motløs - konfigurasjonen er ikke vanskeligere enn å velge en målmappe eller oppgi en e-postadresse. For å få et bedre inntrykk av hvordan det fungerer, la oss se på et praktisk eksempel.

La oss si at du vil videresende en gitt melding til lederen din. Du klikker på trinnet Til leder , og vinduet Førstegangsoppsett vises. Det du trenger å gjøre er bare å skrive inn lederens e-postadresse i boksen Til... og klikke Lagre .

For å få flere alternativer, klikk Alternativer -knappen nederst i venstre hjørne, og klikk deretter Vis alternativer under Til... -boksen:

Nå kan du angi prioritet, flagge meldingen eller spesifisere e-postadresser for kopi- og blindkopi-kopier.

Tips:

• For å inkludere flere handlinger i samme trinn, klikk Legg til handling -knappen.
• For å få utført et raskt trinn uten å ta hendene fra tastaturet , kan du tilordne en bestemt tastekombinasjon til den - se Snarveitast -boksen nederst i vinduet.

Hvordan opprette Quick Step inOutlook

Hvis ingen av de innebygde trinnene automatiserer et sett med handlinger du trenger, kan du enkelt lage din egen. For å sette opp et raskt trinn fra bunnen av, er dette hva du må gjøre:

1. I boksen Hurtigsteg klikker du Opprett ny .

   

2. I dialogboksen Rediger hurtigtrinn er det aller første du gjør navn til trinnet ditt. For dette, skriv litt beskrivende tekst i Navn -feltet, for eksempel Svar & følge opp .

   

3. Deretter velger du handlingen du vil utføre. Klikk på rullegardinboksen Velg en handling , bla gjennom listen og velg den relevante. Noen handlinger vil gi deg flere alternativer å velge senere.

   I dette eksemplet er målet vårt å svare på en melding med mal, så vi velger Svar alle .

   

4. For å konfigurere svaret ditt, klikk på koblingen Vis alternativer under Til... -feltet, og skriv deretter inn svaret i boksen Tekst . Alternativt kan du legge til kopi- og/eller blindkopi-mottakere, flagge meldingen og angi prioritet. Fordi vi har til hensikt å følge opp, setter vi Flagg til Denne uken .

   

5. Hvis det raske trinnet ditt ikke er ment å være begrenset til bare én handling, klikk Legg til handling -knappen og velg den andre handlingen. I vårt tilfelle er det å flytte en melding til mappen Oppfølging .

   

6. På lignende måte konfigurerer du alle andre handlinger du ønsker åbære ut. Du kan for eksempel videresende den originale meldingen til jevnaldrende eller videresende e-posten som et vedlegg til veilederen din.
7. Valgfritt kan du tilordne en av de forhåndsdefinerte snarveistastene til hurtigsteget.
8. Valgfritt, skriv inn et verktøytips som skal vises når du holder musepekeren over dette raske trinnet (dette kan være spesielt nyttig når du har mange forskjellige elementer).

   Etter alle tilpasningene har vår ferdigstilte Quick Steps-mal følgende utseende:

   • Den utfører tre handlinger : svar med mal (1), flytt den opprinnelige meldingen til en spesiell mappe for å følge opp senere (2), videresend meldingen til kolleger (3).
   • Den kan utløses ved å trykke på Ctrl + Shift + 1 snarveien (4).
   • Et verktøytips som minner om hva dette raske trinnet faktisk gjør, vises når du holder markøren over det (5).

   

9. Når du er ferdig, klikker du Fullfør , og det nyopprettede hurtigsteget vil umiddelbart vises på båndet.

   

Hvordan duplisere et eksisterende hurtigtrinn

I situasjoner hvor du ønsker å lage et hurtigtrinn som er veldig likt det du allerede har, men med en liten variasjon (f.eks. videresende en melding til en annen person eller flytte til en annen mappe), den raskeste måten er å duplisere et eksisterende element. Slik gjør du det:

1. I gruppen Hurtigsteg klikker du på en liten pil nedersthøyre hjørne.
2. I vinduet Manage Quick Steps som åpnes, velg trinnet du vil kopiere og klikk Dupliser .

   

3. I Rediger hurtigtrinn skriver du inn et annet navn, endrer handlingene etter behov, og klikker Fullfør .

Hvordan bruk hurtigtrinn i Outlook

For å utføre handlingene som er inkludert i et hurtigtrinn, velg ganske enkelt meldingen og klikk deretter på hurtigsteget på båndet eller trykk på hurtigtasten som er tilordnet den.

Vær oppmerksom på at ikke alle handlinger utføres stille . I tilfelle Svar eller Videresend , åpnes et svar eller videresendt melding, slik at du kan se gjennom den og gjøre endringer ved behov. En melding vil bare gå ut når du klikker på Send -knappen. Om nødvendig kan du hente tilbake en sendt e-post.

Kun trinnene som er tilgjengelige på et gitt tidspunkt er aktive . De som ikke er tilgjengelige er nedtonet, noe som indikerer at du ikke kan bruke dem akkurat nå. For eksempel, hvis ingen melding er valgt, av alle de innebygde trinnene, vil bare Team Email være aktiv fordi de andre standardinnstillingene brukes på en eksisterende melding.

Hvordan administrere, endre og slette hurtigtrinn

For å administrere hurtigtrinnene dine, klikk på dialogstartpilen nederst til høyre i gruppen Hurtigsteg :

Dette åpner vinduet Administrer hurtige trinn som gir deg følgendealternativer:

1. Rediger - endre et eksisterende hurtigtrinn, enten standard eller din egendefinerte.
2. Dupliser - lag en kopi av det valgte hurtigsteget.
3. Slett - fjern det valgte elementet permanent.
4. Pil opp og ned - omorganiser hurtigtrinnene dine på båndet.
5. Ny - opprett et nytt raskt trinn.
6. Tilbakestill til standard - gjenopprett standard hurtigtrinn til opprinnelig tilstand og slett de du har laget. Fordi denne handlingen ikke kan angres, må du tenke nøye gjennom før du gjør tilbakestillingen.

Bortsett fra dialogvinduet Administrer hurtige trinn ovenfor, du kan raskt endre , kopiere eller slette et bestemt element ved å høyreklikke på det og velge en handling fra hurtigmenyen:

Hvor lagres Outlook Quick Steps?

Outlook Quick Steps er i en skjult mappe i postboksen eller .pst-filen din.

Hvis du bruker en POP3-konto , kan du ganske enkelt importere den originale .pst-filen din til en ny datamaskin, og Quick Steps vil også reise med den (selvfølgelig hvis alt er gjort riktig). For mer informasjon, se Hvordan eksportere og importere en .pst-fil.

For Exchange-brukere kreves ingen spesielle handlinger - så snart du konfigurerer Exchange-kontoen din på en ny datamaskin, vil Quick Steps bli der.

For IMAP-kontoer er migreringen vanskeligere - du kan brukeMFCMAPI-verktøyet for å få tilgang til postkassedataene dine og eksportere/importere Quick Steps til en ny datamaskin.

Slik oppretter og bruker du Quick Steps i Outlook. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!