Opplæringen forklarer spesifisitetene til SUBTOTAL-funksjonen i Excel og viser hvordan du bruker Subtotal-formler for å oppsummere data i synlige celler.

I forrige artikkel diskuterte vi en automatisk måte for å sette inn delsummer i Excel ved å bruke Subtotal-funksjonen. I dag vil du lære hvordan du skriver Subtotal formler på egen hånd og hvilke fordeler dette gir deg.

Excel Subtotal funksjon - syntaks og bruk

Microsoft definerer Excel SUBTOTAL som funksjonen som returnerer en delsum i en liste eller database. I denne sammenheng er "subtotal" ikke bare summering av tall i et definert celleområde. I motsetning til andre Excel-funksjoner som er designet for å gjøre bare én spesifikk ting, er SUBTOTAL utrolig allsidig - den kan utføre forskjellige aritmetiske og logiske operasjoner som å telle celler, beregne gjennomsnitt, finne minimums- eller maksimumsverdien og mer.

SUBTOTAL-funksjonen er tilgjengelig i alle versjoner av Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 og lavere.

Syntaksen til Excel-SUBTOTAL-funksjonen er som følger:

Hvor:

• Funksjonsnummer - et tall som spesifiserer hvilken funksjon som skal brukes for delsummen.
• Ref1, Ref2, … - en eller flere celler eller områder til subtotal. Det første ref-argumentet kreves, andre (opptil 254) er valgfrie.

Argumentet function_num kan tilhøreett av følgende sett:

• 1 - 11 ignorer utfiltrerte celler, men inkluderer manuelt skjulte rader.
• 101 - 111 ignorer alle skjulte celler - filtrert ut og skjult manuelt.

Det er faktisk ikke nødvendig å huske alle funksjonstall. Så snart du begynner å skrive en delsumformel i en celle eller i formellinjen, vil Microsoft Excel vise en liste over tilgjengelige funksjonstall for deg.

For eksempel, dette er hvordan du kan lage en Subtotal 9-formel for å summere verdiene i celle C2 til C8:

For å legge til et funksjonsnummer i formelen, dobbeltklikk på det, skriv deretter et komma, spesifiser et område, skriv inn den avsluttende parentesen og trykk Enter . Den fullførte formelen vil se slik ut:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

På lignende måte kan du skrive en Subtotal 1-formel for å få et gjennomsnitt, Subtotal 2 for å telle celler med tall, Subtotal 3 for å telle ikke-blanks, og så videre. Følgende skjermbilde viser noen få andre formler i aksjon:

Merk. Når du bruker en Subtotal-formel med en oppsummeringsfunksjon som SUM eller AVERAGE, beregner den bare celler med tall som ignorerer tomme felter og celler som inneholder ikke-numeriske verdier.

Nå som du vet hvordan du lager en Subtotal-formel i Excel, er hovedspørsmålet - hvorfor skulle man ønske å ta bryet med å lære det? Hvorfor ikke bare bruke en vanlig funksjon som SUM, COUNT, MAX, etc.? Du finner svaret rett nedenfor.

Topp 3 grunner til å bruke SUBTOTAL i Excel

Sammenlignet med de tradisjonelle Excel-funksjonene gir SUBTOTAL deg følgende viktige fordeler.

1 . Beregn verdier i filtrerte rader

Fordi Excel SUBTOTAL-funksjonen ignorerer verdier i utfiltrerte rader, kan du bruke den til å lage endynamisk dataoppsummering der subtotalverdier beregnes automatisk på nytt i henhold til filteret.

Hvis vi for eksempel filtrerer tabellen for å vise salg kun for Øst-regionen, vil Subtotal-formelen automatisk justeres slik at alle andre regioner fjernes fra totalen:

Merk. Fordi begge funksjonsnummersettene (1-11 og 101-111) ignorerer utfiltrerte celler, kan du bruke formelen ether Subtotal 9 eller Subtotal 109 i dette tilfellet.

2. Beregn kun synlige celler

Som du husker, ignorerer Subtotalformler med funksjonsnummer 101 til 111 alle skjulte celler - filtrert ut og skjult manuelt. Så når du bruker Excels Hide-funksjon for å fjerne irrelevante data fra visningen, bruk funksjon nummer 101-111 for å ekskludere verdier i skjulte rader fra subtotaler.

Følgende eksempel vil hjelpe deg å få mer forståelse av hvordan det fungerer: Delsum 9 vs. delsum 109.

3. Ignorer verdier i nestede subtotalformler

Hvis området som leveres til Excel-deltotalformelen inneholder andre subtotalformler, ignoreres de nestede subtotalene, så de samme tallene vil ikke bli beregnet to ganger. Fantastisk, ikke sant?

I skjermbildet nedenfor ignorerer Grand Average-formelen SUBTOTAL(1, C2:C10) resultatene av Subtotal-formlene i cellene C3 og C10, som om du brukte en Average-formel med 2 separate områder AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Bruke delsum i Excel - formeleksempler

Når duførste møte SUBTOTAL, kan det virke komplekst, vanskelig og til og med meningsløst. Men når du først kommer ned til messingstifter, vil du innse at det ikke er så vanskelig å mestre. Følgende eksempler vil vise deg et par nyttige tips og inspirerende ideer.

Eksempel 1. Delsum 9 vs. delsum 109

Som du allerede vet godtar Excel SUBTOTAL 2 sett med funksjonstall: 1-11 og 101-111. Begge settene ignorerer utfiltrerte rader, men tallene 1-11 inkluderer manuelt skjulte rader, mens 101-111 ekskluderer dem. For bedre å forstå forskjellen, la oss vurdere følgende eksempel.

For totalt filtrerte rader , kan du bruke enten Subtotal 9 eller Subtotal 109 formel som vist i skjermbildet nedenfor:

Men hvis har skjult irrelevante elementer manuelt ved å bruke Skjul rader -kommandoen på Hjem -fanen > Celler -gruppe > Formater > Skjul & Vis , eller ved å høyreklikke på radene, og deretter klikke Skjul , og nå vil du summere verdier kun i synlige rader, Subtotal 109 er det eneste alternativet:

Andre funksjonsnummer fungerer på samme måte. For eksempel, for å telle ikke-tomme filtrerte celler , vil enten Subtotal 3- eller Subtotal 103-formelen fungere. Men bare Subtotal 103 kan telle synlige ikke-blanke felt riktig hvis det er noen skjulte rader i området:

Merk. Excel SUBTOTAL-funksjonen medfunction_num 101-111 neglisjerer verdier i skjulte rader, men ikke i skjulte kolonner . Hvis du for eksempel bruker en formel som SUBTOTAL(109, A1:E1) for å summere tall i et horisontalt område, vil ikke det å skjule en kolonne påvirke delsummen.

Eksempel 2. HVIS + SUBTOTAL for å dynamisk oppsummere data

Hvis du lager en sammendragsrapport eller et dashbord der du må vise ulike datasammendrag, men du har ikke plass til alt, er følgende tilnærming kan være en løsning:

• I én celle lager du en rullegardinliste som inneholder funksjonsnavn som Total, Max, Min og så videre.
• I en celle neste i rullegardinmenyen, skriv inn en nestet IF-formel med de innebygde Subtotal-funksjonene som tilsvarer funksjonsnavnene i rullegardinlisten.

For eksempel, forutsatt at verdiene til subtotal er i cellene C2:C16, og rullegardinlisten i A17 inneholder Total , Gjennomsnitt , Maks og Min elementer, er den "dynamiske" Subtotalformelen som følger:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Og nå, avhengig av hvilken funksjon brukeren velger fra rullegardinlisten, vil den tilsvarende Subtotal-funksjonen beregne verdier i filtrerte rader:

Tips. Hvis rullegardinlisten og formelcellen plutselig forsvinner fra regnearket ditt, må du huske å velge dem i filterlisten.

Excel Subtotal fungerer ikke – vanlige feil

Hvis Subtotal-formelen returnerer en feil, er det sannsynligvis pga.en av følgende årsaker:

#VALUE! - argumentet funksjon_num er annet enn et heltall mellom 1 - 11 eller 101 - 111; eller et av ref-argumentene inneholder en 3D-referanse.

#DIV/0! - oppstår hvis en spesifisert oppsummeringsfunksjon må utføre en divisjon med null (f.eks. beregne et gjennomsnitt eller standardavvik for et celleområde som ikke gjør det inneholder en enkelt numerisk verdi).

#NAME? - navnet på Subtotal-funksjonen er feilstavet - jo enklere feil å fikse :)

Tips. Hvis du ikke føler deg komfortabel med SUBTOTAL-funksjonen ennå, kan du bruke den innebygde SUBTOTAL-funksjonen og få formlene satt inn for deg automatisk.

Det er hvordan du bruker SUBTOTAL-formlene i Excel for å beregne data i synlige celler. For å gjøre eksemplene lettere å følge, er du velkommen til å laste ned vår prøvearbeidsbok nedenfor. Takk for at du leste!

Øvningsarbeidsbok

Excel SUBTOTAL formeleksempler (.xlsx-fil)