Hvis du ble bedt om å nevne tre nøkkelkomponenter i Microsoft Excel, hva ville de vært? Mest sannsynlig regneark for å legge inn data, formler for å utføre beregninger og diagrammer for å lage grafiske representasjoner av ulike datatyper.

Jeg tror at enhver Excel-bruker vet hva et diagram er og hvordan man lager det. En graftype forblir imidlertid ugjennomsiktig for mange - Gantt-diagrammet . Denne korte veiledningen vil forklare hovedfunksjonene til Gantt-diagrammet, vise hvordan du lager et enkelt Gantt-diagram i Excel, hvor du kan laste ned avanserte Gantt-diagrammaler og hvordan du bruker den elektroniske prosjektstyrings-Gantt-diagramskaperen.

Hva er et Gantt-diagram?

Gantt-diagrammet bærer et navn på Henry Gantt, amerikansk maskiningeniør og ledelseskonsulent som oppfant dette diagrammet så tidlig som på 1910-tallet. Et Gantt-diagram i Excel representerer prosjekter eller oppgaver i form av overlappende horisontale søylediagrammer. Et Gantt-diagram illustrerer nedbrytningsstrukturen til prosjektet ved å vise start- og sluttdatoene samt ulike relasjoner mellom prosjektaktiviteter, og hjelper deg på denne måten å spore oppgavene mot deres planlagte tid eller forhåndsdefinerte milepæler.

Hvordan lage Gantt-diagram i Excel

Microsoft Excel har dessverre ikke en innebygd Gantt-diagrammal som et alternativ. Du kan imidlertid raskt lage et Gantt-diagram i Excel ved å bruke søylediagrammetog Faktisk start , Planvarighet og Faktisk varighet samt Prosent fullført .

I Excel 2013 - 2021 , bare gå til Fil > Ny og skriv "Gantt" i søkeboksen. Hvis du ikke finner den der, kan du laste den ned fra Microsofts nettsted - Gantt Project Planner-mal . Denne malen krever ingen læringskurve i det hele tatt, bare klikk på den og den er klar til bruk.

Online Gantt-diagrammal

Dette er en Interactive Online Gantt Chart Creator fra smartsheet.com. I tillegg til den forrige Gantt-diagrammalen, er denne rask og enkel å bruke. De tilbyr 30 dagers gratis prøveversjon, så du kan logge på med Google-kontoen din her og begynne å lage ditt første Excel Gantt-diagram online med en gang.

Prosessen er veldig enkel, du skriver inn prosjektdetaljene til venstre. tabell, og mens du skriver bygges et Gantt-diagram i høyre del av skjermen.

Gantt-diagrammal for Excel, Google Sheets og OpenOffice Calc

Gantt-kartmal fra vertex42.com er en gratis Gantt-kartmal som fungerer med Excel så vel som OpenOffice Calc og Google Sheets. Du arbeider med denne malen på samme måte som du gjør med et vanlig Excel-regneark. Bare skriv inn startdatoen og varigheten for hver oppgave og definer % i Fullfør -kolonnen. For å endre datointervalletsom vises i Gantt-diagramområdet, skyver du på rullefeltet.

Og til slutt, enda en Excel-mal for Gant-diagram for din vurdering.

Prosjektleder Gantt-diagram mal

Prosjektleder Gantt-diagram fra professionalexcel.com er også en gratis Gantt-diagrammal for prosjektstyring for Excel som kan hjelpe deg med å spore oppgavene dine mot den tildelte tiden. Du kan velge enten standard ukentlig visning eller daglig for kortsiktige prosjekter.

Forhåpentligvis er minst én av de ovennevnte malene egnet for dine behov. Hvis ikke, kan du lage ditt eget Gantt-diagram som vist i første del av denne opplæringen, og deretter lagre det som en Excel-mal.

Nå som du er kjent med hovedtrekkene i Gantt-diagrammet, kan du kan utforske det videre og lage dine egne sofistikerte Gantt-diagrammer i Excel for å forbløffe sjefen og medarbeiderne dine : )

Øvningsarbeidsbok for nedlasting

Gantt-diagrameksempel (.xlsx-fil)

Vennligst følg trinnene nedenfor nøye, så lager du et enkelt Gantt-diagram på under 3 minutter. Vi skal bruke Excel 2010 for dette Gantt-diagrameksemplet, men du kan simulere Gantt-diagrammer i alle versjoner av Excel 2013 til og med Excel 365 på samme måte.

1. Lag en prosjekttabell

Du starter med å legge inn prosjektets data i et Excel-regneark. List hver oppgave er en egen rad og strukturer prosjektplanen din ved å inkludere Startdato , Sluttdato og Varighet , dvs. antall dager som kreves for å fullføre oppgaver.

Tips. Bare kolonnene Startdato og Varighet er nødvendige for å lage et Excel Gantt-diagram. Hvis du har Startdatoer og Slutdatoer , kan du bruke en av disse enkle formlene for å beregne Varighet , avhengig av hva som er mest fornuftig for deg:

Varighet = Sluttdato - Startdato

Varighet = Sluttdato - Startdato + 1

2. Lag et standard Excel-stolpediagram basert på startdato

Du begynner å lage ditt Gantt-diagram i Excel ved å sette opp et vanlig stablet stolpediagram .

• Velg et området for Startdatoer med kolonneoverskriften, er det B1:B11 i vårt tilfelle. Pass på å velge bare cellene med data, og ikke hele kolonnen.
• Bytt til Sett inn -kategorien > Diagram -gruppen og klikk på Søyle .
• Under 2-D Bar , klikk Stablet Bar .

Som et resultat vil du ha følgende stablet linje lagt til i regnearket:

Merk. Noen andre Gantt-diagramopplæringer du kan finne på nettet anbefaler å lage et tomt stolpediagram først og deretter fylle det med data som forklart i neste trinn. Men jeg tror tilnærmingen ovenfor er bedre fordi Microsoft Excel vil legge til én dataserie til diagrammet automatisk, og på denne måten spare deg for litt tid.

3. Legg til varighetsdata i diagrammet

Nå må du legge til en serie til i det fremtidige Excel Gantt-diagrammet.

1. Høyreklikk hvor som helst i diagramområdet og velg Velg Data fra kontekstmenyen.

   Vinduet Velg datakilde åpnes. Som du kan se på skjermbildet nedenfor, er Startdato allerede lagt til under Legend Entries (Serie) . Og du må legge til Varighet der også.

2. Klikk Legg til -knappen for å velge flere data ( Varighet ) du vil ha for å plotte i Gantt-diagrammet.

   

3. Vinduet Rediger serie åpnes og du gjør følgende:
   • I Serienavn -feltet, skriv inn " Varighet " eller et annet navn du velger. Alternativt kan du plassere musepekeren i dette feltet og klikke på kolonneoverskriften i regnearket. Den klikkede overskriften vil bli lagt til som Serienavn forGantt-diagram.
   • Klikk på områdevalgikonet ved siden av feltet Serieverdier .

   

4. Et lite Rediger serie -vindu åpnes. Velg dine prosjektdata Varighet ved å klikke på den første Varighet-cellen (D2 i vårt tilfelle) og dra musen ned til siste varighet (D11). Pass på at du ikke ved en feiltakelse har tatt med overskriften eller en tom celle.

   

5. Klikk på Skjul dialog-ikonet for å gå ut av dette lille vinduet. Dette vil bringe deg tilbake til forrige Rediger serie -vindu med Serienavn og Serieverdier fylt ut, hvor du klikker OK .

   

6. Nå er du tilbake i vinduet Velg datakilde med både Startdato og Varighet lagt til under Legend Entries (Serie). Bare klikk OK for varighetsdataene som skal legges til Excel-diagrammet.

   Det resulterende stolpediagrammet skal se slik ut:

   

4. Legg til oppgavebeskrivelser i Gantt-diagrammet

Nå må du erstatte dagene på venstre side av diagrammet med listen over oppgaver.

1. Høyreklikk hvor som helst i diagramplottene området (området med blå og oransje søyler) og klikk Velg data for å få opp vinduet Velg datakilde igjen.
2. Pass på at Startdato er valgt i venstre rute og klikk på Rediger -knappen i høyre rute, under Horisontale (kategori) akseetiketter .

   

3. Et lite akseetikett -vindu åpnes og du velger oppgavene dine på samme måte som du valgte Varigheter i forrige trinn - klikk på områdevalgikonet , klikk deretter på den første oppgaven i tabellen og dra musen ned til den siste oppgaven. Husk at kolonneoverskriften ikke skal inkluderes. Når du er ferdig, går du ut av vinduet ved å klikke på områdevalgikonet igjen.

   

4. Klikk OK to ganger for å lukke de åpne vinduene.
5. Fjern kartetikettblokken ved å høyreklikke på den og velge Slett fra hurtigmenyen.

   På dette tidspunktet skal Gantt-diagrammet ditt ha oppgavebeskrivelser på venstre side og se omtrent slik ut :

   

5. Gjør om stolpediagrammet til Excel Gantt-diagram

Det du har nå er fortsatt et stablet stolpediagram. Du må legge til riktig formatering for å få det til å se mer ut som et Gantt-diagram. Målet vårt er å fjerne de blå søylene slik at kun de oransje delene som representerer prosjektets oppgaver vil være synlige. Teknisk sett vil vi egentlig ikke slette de blå stolpene, men heller gjøre dem gjennomsiktige og derfor usynlige.

1. Klikk på en hvilken som helst blå stolpe i Gantt-diagrammet for å velge dem alle, høyreklikk og velg Formater dataserie fra hurtigmenyen.

   

2. Vinduet Format dataserie vises og dugjør følgende:
   • Bytt til Fyll-fanen og velg Ingen fyll .
   • Gå til Kantfarge -fanen og velg Ingen linje .

   

   Merk. Du trenger ikke å lukke dialogboksen fordi du vil bruke den igjen i neste trinn.

3. Som du sikkert har lagt merke til, er oppgavene på Excel Gantt-diagrammet oppført i omvendt rekkefølge . Og nå skal vi fikse dette. Klikk på listen over oppgaver i venstre del av Gantt-diagrammet for å velge dem. Dette vil vise dialogboksen Format Axis for deg. Velg alternativet Kategorier i omvendt rekkefølge under Aksealternativer og klikk deretter Lukk -knappen for å lagre alle endringene.

   

   Resultatene av endringene du nettopp har gjort er:

   • Oppgavene dine er ordnet i riktig rekkefølge på et Gantt-diagram.
   • Datomarkører flyttes fra bunnen til toppen av grafen.

   Excel-diagrammet ditt begynner å se ut som et vanlig Gantt-diagram, ikke sant? For eksempel ser Gantt-diagrammet mitt slik ut nå:

   

6. Forbedre utformingen av Excel Gantt-diagrammet ditt

Selv om Excel Gantt-diagrammet begynner å ta form, kan du legge til litt ekstra finpuss for å gjøre det virkelig stilig.

1. Fjern den tomme plassen på venstre side av Gantt-diagrammet. Som du husker, var de blå søylene for startdatoen opprinnelig i starten av ExcelGantt-diagram. Nå kan du fjerne det tomme hvite området for å bringe oppgavene dine litt nærmere den venstre vertikale aksen.
   • Høyreklikk på første startdato i datatabellen, velg Formater celler > Generelt . Skriv ned tallet du ser - dette er en numerisk representasjon av datoen, i mitt tilfelle 41730. Som du sikkert vet, lagrer Excel datoer som tall basert på antall dager siden 1. januar 1900. Klikk Avbryt fordi du faktisk ikke vil gjøre noen endringer her.

     

   • Klikk på en hvilken som helst dato over oppgavelinjene i Gantt-diagrammet ditt. Ett klikk vil velge alle datoene, du høyreklikker dem og velger Formater akse fra hurtigmenyen.

     

   • Under Aksealternativer , endre Minimum til Fast og skriv inn nummeret du registrerte i forrige trinn.
2. Juster antall datoer på Gantt-diagrammet ditt. I samme Format Axis -vindu som du brukte i forrige trinn, endre Hovedenhet og Mindreenhet til Fast også, og legg deretter til tallene du ønsker for datointervallene. Vanligvis, jo kortere prosjektets tidsramme er, jo mindre tall bruker du. For eksempel, hvis du vil vise annenhver dato, skriv inn 2 i Hovedenhet . Du kan se innstillingene mine i skjermbildet nedenfor.

   Merk. I Excel 365, Excel 2021 - 2013 er det ingen Auto og Faste radioknapper, så du bare skriver inn nummeret i boksen.

   

   Se også: Finn, merk og marker et bestemt datapunkt i Excel-spredningsgrafen

   Tips. Du kan spille med forskjellige innstillinger til du får det resultatet som passer best for deg. Ikke vær redd for å gjøre noe galt fordi du alltid kan gå tilbake til standardinnstillingene ved å bytte tilbake til Auto i Excel 2010 og 2007, eller klikk Tilbakestill i Excel 2013 og nyere.

3. Fjern overflødig mellomrom mellom stolpene. Komprimering av oppgavelinjene vil få Gantt-grafen til å se enda bedre ut.
   • Klikk en av de oransje søylene for å få alle valgt, høyreklikk og velg Formater dataserier .
   • I dialogboksen Formater dataserier velger du Separert til 100 % og Gap Width til 0 % (eller nær 0%).

   

   Og her er resultatet av innsatsen vår - et enkelt, men fint Excel Gantt-diagram:

   

   Husk at selv om Excel-diagrammet ditt simulerer et Gantt-diagram svært tett, det beholder fortsatt hovedfunksjonene til et standard Excel-diagram:

   • Excel Gantt-diagrammet ditt vil endre størrelse når du legger til eller fjerner oppgaver.
   • Du kan endre en startdato eller Varighet, diagrammet vil gjenspeile endringene og justere automatisk.
   • Du kan lagre Excel Gantt-diagrammet ditt som et bilde eller konvertere til HTML og publisere på nettet.

   Tips:

   • Du kan designe Excel Gant-diagrammet ditt på forskjellige måter ved å endre fyllfarge, kantfarge, skygge ogselv ved å bruke 3D-formatet. Alle disse alternativene er tilgjengelige i vinduet Formater dataserie (høyreklikk på stolpene i diagramområdet og velg Formater dataserier fra hurtigmenyen).

     

   • Når du har laget et fantastisk design, kan det være en god idé å lagre Excel Gantt-diagrammet som en mal for fremtidig bruk. For å gjøre dette, klikk på diagrammet, bytt til Design -fanen på båndet og klikk Lagre som mal .

Excel Gantt-diagrammaler

Som du ser, er det ikke et stort problem å bygge et enkelt Gantt-diagram i Excel. Men hva om du vil ha et mer sofistikert Gantt-diagram med prosentvis fullført skyggelegging for hver oppgave og en vertikal Milepæl - eller Sjekkpunkt -linje? Selvfølgelig, hvis du er en av de sjeldne og mystiske skapningene som vi kaller "Excel-guruer", kan du prøve å lage en slik graf på egen hånd, ved hjelp av denne artikkelen: Avanserte Gantt-diagrammer i Microsoft Excel.

En raskere og mer stressfri måte ville imidlertid være å bruke en Excel Gantt-diagrammal. Nedenfor finner du en rask oversikt over flere Gantt-diagrammaler for prosjektstyring for ulike versjoner av Microsoft Excel.

Gantt-diagrammal for Microsoft Excel

Denne Excel Gantt-kartmalen, kalt Gantt Prosjektplanlegger , er ment å spore prosjektet ditt ved forskjellige aktiviteter som Planstart