I denne opplæringen finner du full informasjon om hvordan du deler Excel-arbeidsbok med andre ved å lagre den på et lokalt nettverk eller OneDrive, hvordan du kontrollerer brukertilgang til en delt Excel-fil og løser motstridende endringer.

I disse dager bruker flere og flere mennesker Microsoft Excel for teamarbeid. Tidligere, når du trengte å dele en Excel-arbeidsbok med noen, kunne du sende den som et e-postvedlegg eller lagre Excel-dataene dine til PDF for utskrift. Selv om den var rask og praktisk, skapte den førstnevnte metoden flere versjoner av det samme dokumentet, og sistnevnte produserte en sikker, men ikke redigerbar kopi.

De siste versjonene av Excel 2010, 2013 og 2016 gjør det enkelt å dele og samarbeide om arbeidsbøker. Ved å dele en Excel-fil gir du andre brukere tilgang til det samme dokumentet og lar dem gjøre redigeringer samtidig, noe som sparer deg for bryet med å holde styr på flere versjoner.

Hvordan dele en Excel-fil

Denne delen viser hvordan du deler en Excel-arbeidsbok for flere brukere ved å lagre den på et lokalt nettverk hvor andre kan få tilgang til den og gjøre endringer. Du kan holde styr på disse endringene og godta eller avvise dem.

Med arbeidsboken åpen, utfør følgende trinn for å dele den:

1. På Gjennomgang i kategorien Endringer , klikk Del arbeidsbok -knappen.

   

2. Del arbeidsbok tilsvarende boks.
3. Sørg for at Kan redigere er valgt i rullegardinlisten til høyre (standard) og klikk på Del .

I Excel 2016 kan du ganske enkelt klikke på Del -knappen i øvre høyre hjørne, lagre arbeidsboken til en skyplassering (OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online-bibliotek), skriv inn e-postadresser i boksen Inviter personer , skille dem med semikolon, og klikk deretter Del -knappen i ruten (se skjermbildet) nedenfor).

Hvis du klikker på Del -knappen, sendes en e-postmelding til hver person, en kopi vil bli sendt til deg også, for sikkerhets skyld. Hvis du heller vil sende koblingen selv, klikk Få en delingslenke nederst i ruten i stedet.

Medforfatter med andre mennesker

Når kollegene dine mottar en invitasjon, klikker de ganske enkelt på lenken for å åpne arbeidsboken i Excel Online, og klikker deretter Rediger arbeidsbok > Rediger i nettleser for å redigere filen.

Excel 2016 for Office 365-abonnenter (så vel som brukere av Excel Mobile, Excel for iOS og Excel for Android) kan være medforfatter i Excel-skrivebordsapplikasjonen deres ved å klikke Rediger arbeidsbok > Rediger i Excel.

Tips. Hvis du bruker Excel 2016, kan du også klikke Fil > Åpne og deretter velge Delt med meg .

Nå, som snart som andre menneskerbegynn å redigere arbeidsboken, vil navnene deres vises i øvre høyre hjørne (noen ganger bilder, initialer eller til og med "G" som står for gjest). Du kan se andre brukeres valg i forskjellige farger, ditt eget utvalg er tradisjonelt grønt:

Merk. Det kan hende du ikke ser andres valg hvis du bruker en annen versjon enn Excel 2016 for Office 365 eller Excel Online. Imidlertid vil alle deres redigeringer av en delt arbeidsbok vises i sanntid.

Hvis flere brukere er medforfatter, og du mister oversikten over hvem som redigerer en bestemt celle, klikker du på den cellen og personens navn vil bli avslørt.

For å hoppe til cellen som blir redigert av noen, klikk på navnet eller bildet, og klikk deretter på den grønne boksen med celleadressen.

Slik kan du dele en Excel-fil med andre brukere. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!

Hvis det gjøres riktig, vil ordet [Delt] vises. til høyre for arbeidsbokens navn som vist i skjermbildet nedenfor:

Nå kan du og kollegene dine jobbe med den samme Excel-filen samtidig. Du står fritt til å godta eller avvise endringene deres, og etter at de ønskede endringene er inkorporert, kan du slutte å dele arbeidsboken. Videre i denne opplæringen finner du detaljene om hvordan du gjør alt dette.

Merk. Hvis Microsoft Excel nekter å dele en bestemt arbeidsbok, er det mest sannsynlig på grunn av en av følgende årsaker:

1. Arbeidsbøker som har tabeller eller XML-kart kan ikke deles. Så sørg for å konvertere tabellene dine til områder og fjerne XML-kartene før du deler Excel-filen din.
2. For å kunne dele en arbeidsbok, noe privatlivinnstillingene må deaktiveres. Gå til Fil > Excel-alternativer > Tillitssenter , klikk på Innstillinger for tillitssenter... og under Personvernalternativer -kategorien, fjern merket for Fjern personlig informasjon fra filegenskaper ved lagring .

Hvordan dele Excel-arbeidsbok og beskytte endringssporing

Hvis du ikke bare vil dele en Excel-fil, men også for å sikre at ingen slår av endringsloggen eller fjerner arbeidsboken fra delt bruk, fortsett på denne måten:

1. På Gjennomgå -kategorien, i gruppen Endringer , klikk på Beskytt og del arbeidsbok -knappen.
2. Dialogvinduet Beskytt delt arbeidsbok vil dukke opp, og du merker av for Deling med sporendringer .
3. Skriv inn et passord i boksen Passord (valgfritt) , klikk på OK , og skriv deretter passordet på nytt for å bekrefte det.

   Selv om det er valgfritt å angi et passord, bør du gjøre det. Ellers er det liten vits i å bruke dette alternativet, fordi hvem som helst ville kunne fjerne beskyttelsen og dermed stoppe arbeidsbokdelingen.

4. Lagre arbeidsboken.

Hvis du klikker OK i dialogboksen ovenfor, endres Beskytt og del arbeidsbok -knappen på båndet til Unprotect Shared Workbook , og klikker denne knappen vil både fjerne beskyttelsen fra den delte arbeidsboken og slutte å dele den.

Merk. Hvis arbeidsboken allerede er delt, og du vil beskytte deling med et passord, må du først oppheve deling av arbeidsboken.

Beskytt regneark vs. beskytte delt arbeidsbok

Beskytt og del Arbeidsbok -alternativet forhindrer bare å slå av endringssporing i en delt arbeidsbok, men forhindrer ikke andre brukere i å redigere eller slette innholdet i arbeidsboken.

Hvis du vil hindre folk i å endre viktig informasjon i Excel-dokumentet ditt. , må du låse noen områder før du deler det ("før" er et viktig ord her siden regnearkbeskyttelsen ikke kan brukes på en delt Excel-arbeidsbok). For detaljerte trinnvise instruksjoner, se:

• Hvordan låse bestemte celler i Excel
• Hvordan låse formler i Excel

Begrensninger for delt Excel-arbeidsbok

Når du bestemmer deg for å dele Excel-filen din, vær oppmerksom på at det kan forårsake noen problemer for brukerne dine fordi ikke alle funksjoner støttes fullt ut i delte arbeidsbøker. Her er noen av begrensningene:

Faktisk vil du kunne bruke de eksisterende funksjonene, men du vil ikke kunne legge til eller endre dem. Så hvis du ønsker å dra nytte av noen av alternativene ovenfor, sørg for å bruke dem før du deler Excel-filen. Den komplette listen over funksjoner som ikke støttes i delte arbeidsbøker, finner du på Microsofts nettsted.

Slik redigerer du en delt Excel-arbeidsbok

Etter at du har åpnet en delt arbeidsbok, kan du skrive inn ny eller endre eksisterende data på en vanlig måte.

Du kan også identifisere arbeidet ditt i en delt arbeidsbok:

1. Klikk Fil -fanen > ; Alternativer .
2. I kategorien Generelt , bla ned til delen Tilpass din kopi av Office .
3. I boksen Brukernavn , skriv inn brukernavnet du vil vise, og klikk OK .

Nå , kan du legge inn og redigere data som vanlig, med tanke på følgende begrensninger for delte arbeidsbøker.

Hvordan løser du motstridende endringer i en delt Excel-fil

Når to eller flere brukere redigerer samme arbeidsbok samtidig, noen redigeringer kan påvirke samme celle(r). I slike situasjoner beholder Excel endringene til brukeren som lagrer arbeidsboken først. Når en annen bruker prøver å lagre arbeidsboken, viser Excel dialogboksen Løs konflikter med detaljene om hver motstridende endring:

For å løse konflikterendringer, gjør ett av følgende:

• For å beholde endringen, klikk Godta min .
• For å beholde den andre brukerens endring, klikk Godta Annet .
• For å beholde alle endringene dine, klikk Godta alle mine .
• For å beholde alle den andre brukerens endringer, klikk Godta alle Andre .

Tips. For å lagre en kopi av den delte arbeidsboken med alle endringene dine, klikk på Avbryt -knappen i dialogboksen Løs konflikter , og lagre deretter arbeidsboken under en annen navn ( Fil > Lagre som ). Du vil kunne slå sammen endringene dine på et senere tidspunkt.

Hvordan tvinge nylige endringer til å overstyre tidligere endringer automatisk

For å la de siste endringene automatisk overstyre eventuelle tidligere endringer (laget av deg) eller av andre brukere), uten å vise dialogboksen Løs konflikter , gjør følgende:

1. I kategorien Gjennomgang i Endringer -gruppen, klikk Del arbeidsbok .
2. Bytt til kategorien Avansert , velg Endringene som lagres vinner under Konfliktende endringer mellom brukere , og klikk OK .

For å se alle endringene som er gjort i den delte arbeidsboken, bruk funksjonen Spor endringer i kategorien Gjennomgang i Endringer -gruppen. Den vil vise deg når en bestemt endring ble gjort, hvem som gjorde den og hvilke data som ble endret. For mer informasjon, vennligstse:

• Se endringsloggen på et eget ark
• Godta eller avvis endringer gjort av andre

Hvordan slå sammen ulike kopier av en delt arbeidsbok

I noen situasjoner kan det være mer praktisk å lagre flere kopier av en delt arbeidsbok, og deretter slå sammen endringer gjort av forskjellige brukere. Slik gjør du:

1. Del Excel-filen din til en lokal nettverksplassering.
2. Andre brukere kan nå åpne den delte filen og jobbe med den, hver person lagrer sin egen kopi av den delte arbeidsboken til samme mappe, men med et annet filnavn.
3. Legg til funksjonen Sammenlign og slå sammen arbeidsbøker på verktøylinjen for hurtigtilgang. De detaljerte trinnene for hvordan du gjør dette finner du her.
4. Åpne primærversjonen den delte arbeidsboken.
5. Klikk kommandoen Sammenlign og slå sammen arbeidsbøker på hurtigtilgangen verktøylinje.

   

6. I dialogboksen Velg filer som skal slås sammen velger du alle kopiene du vil slå sammen (for å velge flere filer, hold nede Shift-tasten mens du klikker på filnavnene, og klikk deretter OK) .

Ferdig! Endringene fra forskjellige brukere slås sammen til én enkelt arbeidsbok. Nå kan du markere endringene, slik at du kan se alle redigeringene på et øyeblikk.

Hvordan fjerne brukere fra en delt Excel-arbeidsbok

Deling av en Excel-fil for flere brukere kan resultere i mange motstridende endringer. For å unngå dette kan det være lurt å koble fra enkelte personerfra den delte arbeidsboken.

For å fjerne en bruker fra en delt arbeidsbok, gjør følgende:

1. I kategorien Gjennomgang i Endringer -gruppen, klikk på Del arbeidsbok -knappen.
2. I kategorien Redigering velger du navnet på brukeren du vil koble fra, og klikker på Fjern brukerknapp .

Merk. Denne handlingen kobler fra brukere bare for den gjeldende økten, men hindrer dem ikke i å gjenåpne og redigere den delte Excel-filen igjen.

Hvis den valgte brukeren for øyeblikket redigerer den delte arbeidsboken, vil Microsoft Excel advare deg om at eventuelle ulagrede endringer av denne brukeren vil gå tapt. Du klikker OK for å fortsette eller Avbryt for å avbryte operasjonen og la brukeren lagre arbeidet sitt.

Hvis det er deg som har blitt koblet fra, kan du bevare arbeidet ditt ved å lagre den delte arbeidsboken med et annet navn, åpne deretter den originale delte arbeidsboken på nytt og slå sammen endringene fra kopien du har lagret.

Hvis du vil slette personlige visninger av den fjernede brukeren, bytt til Vis -kategorien > Arbeidsbokvisninger -gruppen, og klikk Egendefinerte visninger . I dialogboksen Egendefinert Visninger velger du visningene du vil fjerne, og klikker Slett .

Hvordan oppheve deling av en Excel-fil

Når teamarbeidet er fullført, kan du slutte å dele arbeidsboken på denne måten:

Åpne Del arbeidsbok dialogboks ( Gjennomgang -kategorien > Endringer -gruppen). I kategorien Redigering fjerner du avmerkingsboksen Tillat endringer av mer enn én bruker samtidig... og klikker OK .

Excel vil vise et varsel om at du er i ferd med å fjerne filen fra delt bruk og slette endringsloggen. Hvis det er det du vil, klikk Ja , ellers Nei .

Merknader:

1. Før du fjerner denne boksen, sørg for at du er den eneste personen som er oppført under Hvem har denne arbeidsboken åpen nå . Hvis det er andre brukere, koble dem fra først.
2. Hvis boksen ikke er avkrysningsbar (grå ut), er mest sannsynlig beskyttelse av delt arbeidsbok på. For å oppheve beskyttelsen av arbeidsboken, klikk OK for å lukke dialogboksen Del arbeidsbok , og klikk deretter Opphev beskyttelsen av delt arbeidsbok i kategorien Gjennomgang i Endringer -gruppe.

Hvordan dele Excel-arbeidsbok ved hjelp av OneDrive

En annen måte å dele en Excel-arbeidsbok på er å lagre den i OneDrive, inviter kollegene dine til å jobbe med den , og se hverandres endringer øyeblikkelig. Microsoft kaller det co-authoring .

Lagre og del en arbeidsbok

I Excel 2013 og Excel 2010 , for å lagre en arbeidsbok i OneDrive, utfør disse trinnene:

1. Klikk Fil > Del > Lagre i skyen .
2. Inviter folk til å samarbeide om arbeidsboken ved å skrive inn navnene eller e-postadressene deres i