Denne artikkelen vil introdusere deg til den mest imponerende makroen i Delte e-postmaler – HVA SKAL ANGIST. Den kan lime inn hvilken som helst tekst, tall eller dato i din e-post og åpne en rullegardin med de forhåndsutfylte alternativene du kan velge mellom for å fylle ut meldingen. Du kan til og med lime inn den samme verdien flere ganger og kombinere denne makroen med andre.

Bli med meg til slutten av denne håndboken, så skal jeg overbevise deg om at en liten makro vil bidra til å unngå så mye manuelt arbeid som du ikke engang kunne forestille deg ;)

Hva er en makro?

Før vi begynner å utforske hver eneste funksjon i HVA SKAL INN-makroen, vil jeg påpeke at den har følgende form:

For enkelhets skyld og lesbarhet vil jeg kalle det WHAT ENTER eller enda kortere – WTE. Men når du bruker det i malene dine, vær så snill å ha denne stavemåten i bakhodet.

La meg nå raskt lede deg gjennom det grunnleggende:

• Hva er delte e-postmaler? Vi opprettet denne Outlook-appen slik at millioner av brukere over hele verden kunne unngå å gjøre repeterende oppgaver og håndtere rutinemessig e-postkorrespondanse med noen få museklikk. Med dette tillegget kan du lage et sett med maler, legge til formatering, lenker, spesifisere filene som skal legges ved og feltene som skal fylles ut og så videre. Dessuten kan disse malene du kjøre på flere maskiner (PCer, Mac og Windowsnettbrett) og del med kollegene dine.
• Hva betyr makroen når det gjelder delte e-postmaler? Det er en spesiell plassholder som kan hjelpe deg med å sette inn mottakerens for- og etternavn i en e-postmelding, legge ved filer, lime inn innebygde bilder, legge til e-postadresser i CC/BCC-feltene, fylle ut e-postens emne, inkludere samme tekst flere steder av e-posten din, osv. Ja, osv., siden denne listen ikke engang er i nærheten av å være komplett :)

Høres lovende ut, ikke sant? Så la oss komme i gang :)

HVA SKAL ENTER-makroen – hva den gjør og når den kan brukes

Lang historie kort, HVA-MARO-makroen legger til spesielle plassholdere til malene dine slik at du få en utfylt e-post på et blunk. Du kan fylle denne plassholderen med hvilken som helst egendefinert verdi – tekst, tall, lenker, datoer osv. Alternativt kan du legge til rullegardinlisten og velge ett av alternativene derfra.

Dessuten, når det er flere steder i meldingen du må fylle ut, vil WHAT ENTER be deg spesifisere teksten som skal limes inn én gang og fylle ut alle disse stedene automatisk.

La oss nå se nærmere på alternativene for hver makro og lære å stille inn det opp riktig for hvert enkelt tilfelle.

Legg til relevant informasjon i Outlook-e-poster dynamisk

Det enkleste går først :) Tenk deg dette: du sender en påminnelse til kundene dine om å varsle dem om statusen av deres ordre. Selvfølgelig har hver ordreen unik id, slik at du må lime inn en mal, og se etter stedet for ordrenummeret i teksten og skrive det inn manuelt. Fikk deg nesten ;) Nei, det trenger du ikke, siden WHAT TO ENTER vil vise deg inntastingsboksen der du limer inn riktig nummer som settes inn på det nødvendige stedet for e-posten din med en gang.

La oss se hvordan det fungerer. Du oppretter en ny mal, legger til varselteksten og inkluderer makroen:

Tips. Hvis du vil endre eller fjerne teksten i utfyllingsfeltet, trenger du ikke å legge til makroen på nytt, bare endre den litt. Se, i eksemplet ovenfor ser makroen slik ut: ~%WHAT_TO_ENTER[skriv inn ordrenummer her;{tittel:"ordrenummer"}]

Hvis du fjerner "skriv inn ordrenummer her" (eller erstatter det med teksten du som mer), bare endre den første parameteren i makroen:

Merk. Det er viktig å ha semikolon igjen for ikke å ødelegge utseendet på inngangsboksen.

Lim inn forhåndsdefinerte verdier i meldingen

La oss se nærmere på påminnelsesmalen ovenfor. Selv om det er ubegrensede ordrenumre, kan det være noen få ordrestatuser. Å skrive ett av, la oss si, tre valg hver gang er ikke veldig tidsbesparende, ikke sant? Her kommer " Rullegardinliste "-oppfatningen om HVA SKAL INN. Du legger bare til en makro, setter inn alle mulige verdier og limer inn malen din:

Alternativet Rullegardinliste tilbyr to parametere jeg vil trekke oppmerksomheten din til:

• Bruker kan redigere valgte element(er) – kryss av for dette alternativet og du vil kunne redigere det valgte elementet verdi i rullegardinlisten før du limer den inn i meldingen.
• Brukeren kan velge flere elementer atskilt med – når denne oppfatningen er valgt, kan du sjekke flere verdier samtidig. Du kan spesifisere skilletegnet eller la alt være som det er, og skilletegnet vil være et komma.

Du har kanskje lagt merke til at makroens vindu nå har to plassholdere å fylle ut – rekkefølge og status. Ettersom jeg har lagt til to WTE-er, er det et spesialfelt for hver av dem. Når jeg legger til den tredje (ja, jeg vil), vil det være tre plasser. Derfor vil du ikke kjede deg av flere popup-vinduer for hver makro, men fyll ut all informasjonen og trykk OK bare én gang før du får en klar til å bli sendt e-post.

Sett inn datoer i Outlook-maler

HVA SKAL ANGIVES-makroen kan håndtere ikke bare tekst og tall, men også datoer. Du kan legge den inn manuelt, velge fra kalenderen eller trykke I dag og gjeldende dato vil fylles ut automatisk. Det er opp til deg.

Så, hvis du trenger å spesifisere litt timing, vil makroen gjøre en god jobb for deg.

For å komme tilbake til påminnelsen vår, la oss forbedre den littlitt mer og angi en forfallsdato for bestillingen.

Ser du? Tre felt å angi, som lovet ;)

Plasser gjentatte verdier på forskjellige meldingssteder

Du tror kanskje at du må angi like mange verdier som det er HVA SKAL ENTER i din mal selv om du trenger å lime inn den samme teksten på forskjellige steder. Siden makroen er designet for å spare tid, vil den ikke be deg om å gjøre noen ekstra knappetrykk :)

La oss ta en titt på makroens vindu. Hvis du bytter alternativene, vil du se at uansett hvilken av dem som er valgt, endres ikke ett element. Jeg sikter til « Vindutittel -feltet, da dette er nøkkelen til å lime inn den samme verdien på forskjellige steder samtidig.

Nei. uansett hvilket innlimingsalternativ du velger – tekst, rullegardin eller dato – hvis du har identisk vindustittel , vil den samme verdien limes inn. Så du kan lage denne makroen én gang, kopiere den over hele malen din og nyte :)

Nested WHAT ENTER eller hvordan kombinere flere makroer

WTE kan brukes sammen med nesten alle andre makroer fra Delte e-postmaler. Du har kanskje allerede lagt merke til makroene FILLSUBJECT og WHAT ENTER i mitt eksempel fra forrige seksjon. Se, jeg har nettopp satt en verdi for WTE, denne verdien ble lagt til teksten fra FILLSUBJECT og resultatet gikk til en emnelinje.

Men ikke alle makroene kan slås sammen med WHAT ENTER. La oss aktivere modusen "merge-macros-like-a-pro" og slå sammen noen makroer for å se om og hvordan de fungerer og hvorfor de kan være nyttige for deg ;)

Eksempler på bruk av flere makroer sammen

Slå sammen makroer er et fint eksperiment som til slutt ender med å spare tid. Hvis du ser på listen over makroer for delte e-postmaler, tenker du kanskje "Wow, så mange makroer å utforske!". Spoilervarsling – ikke alle kan slås sammen med WHAT ENTER. Nå skal jeg vise deg tilfellene når denne typen sammenslåing fungerer. I neste kapittel vil du se makroene som ikke vil fungere på denne måten.

Snakket generelt kan du bli med i WHAT TO ENTER med alle FILL- og ADD-makroene. På denne måten kan du kombinere WHAT ENTER med FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC og fyll ut mottakernes adresser. Derfor vil TIL/CC/BCC-feltet fylles ut med e-postadressen du skriver inn når du limer inn en mal.

Eller la oss ta INSERT PICTURE FROM URL-makro. Hvis du husker en av mine tidligere opplæringsprogrammer, spør denne makroen om bildets url og limer dette bildet inn i meldingen. Så hvis du ikke er sikker på hvilket bilde du skal lime inn eller ønsker å velge et bilde for hvert enkelt tilfelle, kan du erstatte lenken med WHAT ENTER og legge til lenken når du limer inn en mal.

Tips. Hvis du er sikker på bildene du vil velge fra, kan du legge inn rullegardinlisten ved å bruke WTE og velge lenken du trenger derfra.

Makroene som WHAT TO ENTER ikke kan slås sammen med

Som vi har diskutert tidligere, kan ikke alle makroene slås sammen. Her er makroene du ikke vil være i stand til å koble til med HVA SKAL ANGIVES:

• CLEARBODY – siden den ganske enkelt sletter e-postteksten før du limer inn malen, er det ingenting å spesifisere for den.
• MERK – det legger til en liten intern merknad for malen. Det er ingenting å fylle ut i øyeblikket malen limes inn, derfor er det ingenting for WTE å gjøre her.
• EMNE – denne emnemakroen fyller ikke ut e-postens emnefelt, men henter emneteksten derfra og limer den inn i e-postteksten. Ikke noe arbeid for WTE.
• DATO og TID – disse makroene setter inn gjeldende dato og klokkeslett, så det er ingenting WHAT ENTER kan hjelpe deg med her.
• TO, CC og BCC – de små makroer vil sjekke e-posten i TO/CC/BCC og lime den inn i meldingen.
• LOCATION – dette settet med makroer hjelper deg med å sende e-post om en avtale. Ettersom de får informasjonen fra avtalene du allerede har avtalt, er det ingen informasjon som kan legges til eller endres når du limer inn en mal.

HVAD SKAL LEGGES ved makro i Delte e-postmaler

Jeg vil at du skal bli kjent med en makro til. Det er "HVA Å ENTERE Junior" kalt WHAT TOFESTE. Hvis du holder øye med bloggen vår, vet du at vi har en serie opplæringsprogrammer om vedlegg. Du kan oppdatere kunnskapen din og sjekke artiklene om hvordan du legger ved filer fra OneDrive, SharePoint og URL. I tilfelle en nettlagring ikke er noe for deg og du foretrekker å ha filene dine lokalt på maskinen din, vil WHAT TO ATTACH være en god løsning.

Når du setter inn denne makroen i malen din, har den følgende syntaks:

Som du kanskje har lagt merke til, er det ingen måte å angi filens plassering for å legge den ved automatisk. Når du limer inn en mal med denne makroen, vil du se « Velg en fil å legge ved »-vinduet som ber deg søke etter filen på PC-en din:

Konklusjon – bruk makroer, unngå repeterende copy-paste :)

Jeg håper virkelig du vil like å bruke delte e-postmaler med alle makroene like mye som jeg gjør daglig :) Hvis du ikke har prøvd våre delte e-postmaler ennå, det er på høy tid! Installer dette tillegget rett fra Microsoft Store og prøv det. Stol på meg, det er verdt det ;)

Hvis du har spørsmål å stille eller kanskje du har kommet opp med ideen om hvordan du kan forbedre makroene eller tillegget våre, vennligst bruk noen minutter til å forlate dine tanker i kommentarer. Takk, og selvfølgelig følg med!

Tilgjengelige nedlastinger

Presentasjon av delte e-postmaler (.pdf-fil)