Tiden er inne for å fortelle deg om ulike typer dokumentegenskaper, måtene å vise og endre dem på i Excel 2019, 2016 og 2013. I denne artikkelen lærer du også hvordan du beskytter dokumentet ditt mot alle endringer og fjern personlig informasjon fra Excel-regnearket.

Husker du følelsene dine da du nettopp begynte å bruke Excel 2016 eller 2013? Personlig ble jeg noen ganger sint når jeg ikke fant det nødvendige verktøyet eller alternativet der de var i de tidligere Excel-versjonene. Dette er hva som skjedde med dokumentegenskapene i Excel 2010 / 2013. I disse to siste versjonene er de skjult dypere, men det vil ikke ta deg mye tid å grave dem ut.

I denne artikkelen finner du en detaljert veiledning for hvordan du viser og endrer dokumentegenskapene, beskytter dokumentet mot eventuelle endringer og fjerner personlig informasjon fra Excel-regnearket. La oss få det i gang! :)

Typer dokumentegenskaper

Før du begynner å lære hvordan du viser, endrer og fjerner dokumentegenskaper (metadata) i Excel, la oss rydde opp i hva slags egenskaper et Office-dokument kan ha.

Type 1. Standardegenskaper er felles for alle Office 2010-applikasjoner. De inneholder grunnleggende informasjon om dokumentet som tittel, emne, forfatter, kategori osv. Du kan tilordne dine egne tekstverdier for disse egenskapene for å gjøre det enklere å Lagre .

Nå er dokumentet ditt sikret mot uønsket redigering. Men vær forsiktig! Folk som kjenner passordet kan enkelt fjerne det fra Passord for å endre -boksen og dermed la andre lesere endre informasjonen i regnearket.

Wow! Dette innlegget har vist seg å være langt! Jeg prøvde å dekke alle grunnlagene som gjelder visning, endring og fjerning av dokumentegenskapene, så jeg håper du finner riktige svar på de såre punktene som involverer metadata.

Type 2. Automatisk oppdaterte egenskaper inkluderer dataene om filen din som kontrolleres og endres av systemet, for eksempel filstørrelsen og tidspunktet da dokumentet ble opprettet og endret. Noen egenskaper som er unike for dokumentet på applikasjonsnivå, for eksempel antall sider, ord eller tegn i dokumentet eller versjonen av applikasjonen, oppdateres automatisk av dokumentinnholdet.

Type 3 . Egendefinerte egenskaper er brukerdefinerte egenskaper. De lar deg legge til andre egenskaper i Office-dokumentet.

Type 4. Egenskaper for organisasjonen din er egenskaper som er spesifikke for organisasjonen.

Type 5. Egenskaper for dokumentbibliotek refererer til dokumenter i et dokumentbibliotek på et nettsted eller i en felles mappe. En person som oppretter et dokumentbibliotek kan angi noen dokumentbibliotekegenskaper og regler for verdiene deres. Så når du vil legge til en fil i dokumentbiblioteket, må du angi verdiene for eventuelle egenskaper som kreves, eller rette eventuelle feil.

Se dokumentegenskaper

Hvis du vet ikke hvor du finner informasjonen om dokumentet ditt i Excel 2016-2010, her er tre måter å gjøre det på.

Metode 1. Vis dokumentpanelet

Denne metoden lar deg gjøre det. for å se informasjonen om dokumentet ditt rett iregneark.

1. Klikk på kategorien Fil . Du bytter til backstage-visningen .
2. Velg Info fra Fil -menyen. Ruten Egenskaper vises på høyre side.

   Her kan du allerede se litt informasjon om dokumentet ditt.

3. Klikk på Egenskaper for å åpne rullegardinmenyen.
4. Velg 'Vis dokumentpanel' fra menyen .

   Det vil automatisk ta deg tilbake til regnearket ditt, og du vil se Dokumentpanelet plassert mellom båndet og arbeidsområdet som på skjermbildet nedenfor.

Som du ser, viser Dokumentpanelet et begrenset antall egenskaper. Hvis du er ivrig etter å vite mer om dokumentet, gå til den andre metoden.

Metod 2. Åpne dialogboksen Egenskaper

Hvis du ikke finner den nødvendige informasjonen i Dokumentpanel , ta Avanserte egenskaper i bruk.

Den første måten å vise Avanserte egenskaper er rett fra Dokumentpanelet .

1. Klikk på 'Dokumentegenskaper' øverst til venstre i Dokumentpanelet .
2. Velg Alternativet Avanserte egenskaper fra rullegardinlisten.
3. Dialogboksen Egenskaper vises på skjermen.

Her kan du se generell informasjon om dokumentet ditt, noe statistikk og dokumentinnhold. Du kan også endre dokumentetoppsummere eller definere flere egendefinerte egenskaper. Vil du vite hvordan du gjør det? Vær tålmodig! Jeg skal dele det med deg litt senere i denne artikkelen.

Det er en annen måte å åpne dialogboksen Egenskaper på.

1. Gå gjennom første tre trinn som er beskrevet i metode 1.
2. Velg 'Avanserte egenskaper' fra rullegardinmenyen Egenskaper .

Den samme dialogboksen Egenskaper vises på skjermen som på skjermbildet ovenfor.

Metode 3. Bruk Windows Utforsker

En enkel måte å vise metadataene på er å bruke Windows Utforsker uten å åpne selve regnearket.

1. Åpne mappen med Excel-filer i Windows Utforsker .
2. Velg filen du trenger.
3. Høyreklikk og velg alternativet Egenskaper i hurtigmenyen.
4. Flytt til kategorien Detaljer for å se tittelen, emnet, forfatteren til dokumentet og andre kommentarer.

Nå kjenner du forskjellige måter å se dokumentegenskapene på din PC, og jeg er sikker på at du vil finne den nødvendige informasjonen uten problemer.

Endre dokumentegenskaper

Tidligere lovet jeg å fortelle deg hvordan du endrer dokumentegenskapene. Så når du viser egenskaper ved hjelp av metode 1 og metode 2 beskrevet ovenfor, kan du umiddelbart legge til nødvendig informasjon eller korrigere ugyldige data. Når det gjelder metode 3, er det også mulig hvis du ikke har detWindows 8 installert på datamaskinen din.

Den raskeste måten å legge til en forfatter

Hvis du bare trenger å legge til en forfatter, er det en veldig rask måte å gjøre det på i Excel 2010 / 2013 backstage view.

1. Gå til Fil -> Info
2. Flytt til Relaterte personer -delen på høyre side av vinduet.
3. Hold pekeren over ordene "Legg til en forfatter" og klikk på dem.
4. Skriv inn forfatterens navn i feltet som vises.
5. Klikk hvor som helst i Excel-vinduet og navnet lagres automatisk.

Du kan legge til så mange forfattere som det jobber med dokumentet. Denne raske metoden kan også brukes til å endre tittelen eller legge til en kode eller en kategori i dokumentet.

Endre standard forfatternavn

Som standard er dokumentforfatternavnet i Excel din Windows-brukernavn, men dette representerer kanskje ikke deg riktig. I dette tilfellet bør du endre standard forfatternavn slik at Excel vil bruke ditt riktige navn senere.

1. Klikk på Fil -fanen i Excel.
2. Velg Alternativer fra Fil -menyen.
3. Velg Generelt i venstre rute i dialogvinduet Excel-alternativer .
4. Flytt ned til Tilpass din kopi i Microsoft Office -delen.
5. Skriv inn riktig navn i feltet ved siden av Brukernavn .
6. Klikk 'OK'.

Definer egendefinertegenskaper

Jeg har allerede nevnt at du kan definere flere egenskaper for Excel-dokumentet ditt. Følg trinnene nedenfor for å gjøre det ekte.

1. Naviger til Fil -> Info
2. Klikk på Egenskaper på høyre side av vinduet.
3. Velg 'Avanserte egenskaper' fra rullegardinlisten .
4. Klikk på kategorien Egendefinert i dialogboksen Egenskaper som vises på skjermen.
5. Velg et navn for den egendefinerte egenskapen fra den foreslåtte listen eller skriv inn et unikt navn i Navn -feltet.
6. Velg datatypen for egenskapen fra rullegardinlisten Type .
7. Skriv inn en verdi for egenskapen i feltet Verdi .
8. Trykk Legg til -knappen som vist nedenfor.

   Merk: Verdiformatet må samsvare med valget ditt i Type -listen. Det betyr at hvis den valgte datatypen er Nummer , må du skrive inn et tall i feltet Verdi . Verdier som ikke samsvarer med egenskapstypen, lagres som tekst.

9. Etter at du har lagt til en egendefinert egenskap, kan du se den i feltet Egenskaper . Klikk deretter 'OK' .

Hvis du klikker på den egendefinerte egenskapen i feltet Egenskaper og deretter trykker Slett -> OK , den egendefinerte egenskapen du nettopp har lagt til forsvinner.

Endre andre dokumentegenskaper

Hvis du trenger å endre andre metadata, bortsett fra forfatterens navn, tittel, tagger ogkategorier, må du gjøre det enten i dokumentpanelet eller i dialogboksen Egenskaper.

• Hvis Dokumentpanelet er åpent i regnearket, trenger du bare å stille inn markøren i feltet du vil redigere og skriv inn nødvendig informasjon.
• Hvis du allerede har åpnet dialogboksen Egenskaper , bytt til kategorien Sammendrag og legg til eller oppdater informasjonen i feltene, klikk OK .

Når du kommer tilbake til regnearket, vil eventuelle endringer du har gjort automatisk lagres.

Fjern dokumentegenskaper

Hvis du trenger å skjule sporene dine i dokumentet slik at ingen vil se navnet ditt eller organisasjonsnavnet ditt i dokumentegenskapene senere, kan du skjule enhver eiendom eller personlig informasjon fra offentligheten ved å bruke en av følgende metoder.

Få dokumentinspektøren til å fungere

Dokumentinspektøren brukes faktisk til å sjekke dokumentet for skjulte data eller personlig informasjon, men det kan hjelpe deg å fjerne egenskaper som du ikke kommer til å dele med andre.

1. Naviger til Fil -> Info .
2. Finn delen Forbered deg på deling . I Excel 2013 heter denne delen Inspiser arbeidsbok .
3. Klikk på Se etter problemer .
4. Velg Ispect Document alternativet fra rullegardinmenyen.
5. Vinduet Dokumentinspektør vil dukke opp og du kan krysse avproblemene du vil se på. Jeg lar dem alle velge selv om vi er mest interessert i å sjekke 'Dokumentegenskaper og personlig informasjon' .
6. Når du velger, klikker du Vis på bunnen av vinduet.

   Nå ser du inspeksjonsresultatene på skjermen.

7. Klikk på Fjern alle i hver kategori du er interessert i. I mitt tilfelle er det Dokumentegenskaper og personlig informasjon .
8. Lukk Document Inspector .

Da vil jeg anbefale deg å lagre filen med et nytt navn hvis du vil beholde en original versjon med metadataene.

Fjern metadata fra flere dokumenter

Hvis du vil fjerne egenskaper fra flere dokumenter samtidig, bruk Windows Utforsker .

1. Åpne mappen med Excel-filer i Windows Utforsker .
2. Uthev filene du trenger.
3. Høyreklikk og velg Egenskaper alternativet i kontekstmenyen.
4. Bytt til fanen Detaljer .
5. Klikk på 'Fjern egenskaper og personlig informasjon' nederst på dialogvinduet.
6. Velg 'Fjern følgende egenskaper fra denne filen' .
7. Merk av egenskapene du vil fjerne eller klikk Velg alle hvis du vil fjerne alle.
8. Klikk OK.

   Merk: Du kan fjerne enhver dokumentegenskap fra filen eller flere filer ved å bruke denne metoden, selv om duha Windows 8 installert på datamaskinen.

Beskytt dokumentegenskaper

Beskyttelse av dokumentegenskaper og personlig informasjon brukes i tilfelle du ikke vil at andre skal endre noen metadata eller noe som helst i dokumentet ditt.

1. Gå til Fil -> Info .
2. Klikk på Protect Workbook i delen Tillatelser .
3. I Excel 2013 heter denne delen Protect Workbook .
4. Velg alternativet Merk som endelig fra rullegardinmenyen.
5. Deretter vil du bli informert om at denne dokumentversjonen vil være endelig, slik at andre personer ikke får lov til å gjøre endringer i den. Du må godta eller trykke Avbryt .

Hvis du tross alt vil la noen endre regnearket, kan du sette et passord for de som vil endre noe i dokumentet.

1. Hold deg i kulissene. Hvis du er ute av backstage-visningen og tilbake til regnearket, klikker du på Fil -fanen igjen.
2. Velg 'Lagre som' fra Fil -menyen.
3. Åpne rullegardinlisten Verktøy nederst i dialogvinduet Lagre som .
4. Velg Generelle alternativer .
5. Skriv inn et passord i feltet Passord for å endre .
6. Klikk OK .
7. Skriv inn passordet på nytt for å bekrefte det.
8. Klikk OK .
9. Velg mappen der du vil lagre dokumentet og trykk