एक्सेलमध्ये सानुकूल डेटा प्रमाणीकरण नियम कसे बनवायचे हे ट्यूटोरियल दाखवते. तुम्हाला E xcel डेटा प्रमाणीकरण सूत्रांची काही उदाहरणे सापडतील जे विशिष्ट सेलमध्ये फक्त संख्या किंवा मजकूर मूल्यांना अनुमती देतात किंवा विशिष्ट वर्णांनी सुरू होणारा फक्त मजकूर, डुप्लिकेट प्रतिबंधित अद्वितीय डेटाला परवानगी देतात आणि बरेच काही.

कालच्या ट्युटोरियलमध्ये आम्ही एक्सेल डेटा व्हॅलिडेशन पाहण्यास सुरुवात केली - त्याचा उद्देश काय आहे, ते कसे कार्य करते आणि तुमच्या वर्कशीटमधील डेटा प्रमाणित करण्यासाठी अंगभूत नियम कसे वापरायचे. आज, आम्ही एक पाऊल पुढे टाकणार आहोत आणि एक्सेलमधील सानुकूल डेटा प्रमाणीकरणाच्या सूक्ष्म-किरकिरी पैलूंबद्दल तसेच मूठभर भिन्न प्रमाणीकरण सूत्रांसह प्रयोग करणार आहोत.

कसे फॉर्म्युलासह सानुकूल डेटा प्रमाणीकरण तयार करा

Microsoft Excel मध्ये संख्या, तारखा आणि मजकूरासाठी अनेक अंगभूत डेटा प्रमाणीकरण नियम आहेत, परंतु ते फक्त सर्वात मूलभूत परिस्थितींचा समावेश करतात. तुम्‍हाला तुमच्‍या स्‍वत:च्‍या निकषांसह सेल प्रमाणित करायचा असल्‍यास, सूत्रावर आधारित सानुकूल प्रमाणीकरण नियम तयार करा. कसे ते येथे आहे:

1. प्रमाणित करण्यासाठी एक किंवा अधिक सेल निवडा.
2. डेटा प्रमाणीकरण डायलॉग बॉक्स उघडा. यासाठी, डेटा टूल्स गटातील डेटा टॅबवरील डेटा प्रमाणीकरण बटणावर क्लिक करा किंवा की क्रम Alt > दाबा. D > L (प्रत्येक की स्वतंत्रपणे दाबायची आहे).
3. डेटा प्रमाणीकरण संवाद विंडोच्या सेटिंग्ज टॅबवर, सानुकूल निवडा. अनुमती द्या बॉक्स, आणि प्रविष्ट करापंक्ती आणि स्तंभांची स्थिती. अशा प्रकारे, सेल D3 साठी फॉर्म्युला =A3/B3 मध्ये बदलेल आणि D4 साठी ते =A4/B4 होईल, डेटा प्रमाणीकरण करणे सर्व चुकीचे आहे!

   फॉर्म्युला निश्चित करण्यासाठी, फक्त स्तंभापूर्वी "$" टाइप करा आणि लॉक करण्यासाठी पंक्ती संदर्भ द्या. ते: =$A$2/$B$2 . किंवा, भिन्न संदर्भ प्रकारांमध्ये टॉगल करण्यासाठी F4 दाबा.

   आपण प्रत्येक सेलला त्याच्या स्वतःच्या निकषांवर आधारित प्रमाणित करू इच्छित असल्यास, सूत्र समायोजित करण्यासाठी $ चिन्हाशिवाय सापेक्ष सेल संदर्भ वापरा. प्रत्येक पंक्ती किंवा/आणि स्तंभ:

   

   तुम्ही पाहिल्याप्रमाणे, कोणतेही "निरपेक्ष सत्य" नाही, समान सूत्र परिस्थिती आणि तुमच्या विशिष्ट कार्यानुसार योग्य किंवा चुकीचे असू शकते.

   तुमच्या स्वतःच्या सूत्रांसह Excel मध्ये डेटा प्रमाणीकरण कसे वापरायचे ते हे आहे. अधिक समजून घेण्यासाठी, खाली दिलेली आमची नमुना कार्यपुस्तिका डाउनलोड करा आणि नियम सेटिंग्ज तपासा. वाचल्याबद्दल मी तुमचा आभारी आहे आणि तुम्हाला पुढील आठवड्यात आमच्या ब्लॉगवर भेटण्याची आशा आहे!

   डाउनलोड करण्यासाठी सराव वर्कबुक

   एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण उदाहरणे (.xlsx फाइल)

   फॉर्म्युला बॉक्समध्ये तुमचा डेटा प्रमाणीकरण फॉर्म्युला.
4. ठीक आहे क्लिक करा.

पर्यायी, तुम्ही सानुकूल इनपुट मेसेज आणि एरर अॅलर्ट जोडू शकता जे अनुक्रमे जेव्हा वापरकर्ता प्रमाणित सेल निवडतो किंवा अवैध डेटा एंटर करतो तेव्हा दिसेल.

खाली तुम्हाला वेगवेगळ्या डेटा प्रकारांसाठी कस्टम प्रमाणीकरण नियमांची काही उदाहरणे सापडतील.

टीप. सर्व Excel डेटा प्रमाणीकरण नियम, अंगभूत आणि सानुकूल, नियम तयार केल्यानंतर सेलमध्ये टाइप केलेल्या नवीन डेटाची पडताळणी करतात. कॉपी केलेला डेटा प्रमाणित केला जात नाही किंवा नियम बनवण्यापूर्वी सेलमध्ये डेटा इनपुट केला जात नाही. तुमच्या डेटा प्रमाणीकरण निकषांची पूर्तता न करणार्‍या विद्यमान नोंदी पिन डाउन करण्यासाठी, एक्सेलमध्ये अवैध डेटा कसा शोधायचा मध्ये दर्शविल्याप्रमाणे अवैध डेटा मंडळा वैशिष्ट्य वापरा. ​​

केवळ संख्यांना अनुमती देण्यासाठी एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण

आश्चर्याची गोष्ट म्हणजे, इनबिल्ट Excel डेटा प्रमाणीकरण नियमांपैकी कोणताही नियम अतिशय सामान्य परिस्थितीसाठी पूर्ण करत नाही जेव्हा तुम्हाला वापरकर्त्यांना विशिष्ट सेलमध्ये फक्त संख्या प्रविष्ट करण्यासाठी प्रतिबंधित करण्याची आवश्यकता असते. परंतु हे ISNUMBER फंक्शनवर आधारित सानुकूल डेटा प्रमाणीकरण सूत्रासह सहज करता येते, जसे की:

=ISNUMBER(C2)

जेथे C2 हा तुम्हाला प्रमाणित करायचा असलेल्या श्रेणीतील सर्वोच्च सेल आहे.

टीप. ISNUMBER फंक्शन प्रमाणित सेलमधील कोणत्याही संख्यात्मक मूल्यांना अनुमती देते, पूर्णांक, दशांश, अपूर्णांक तसेच तारखा आणि वेळा, जे एक्सेलच्या दृष्टीने संख्या देखील आहेत.

अनुमती देण्यासाठी एक्सेल डेटा प्रमाणीकरणफक्त मजकूर

तुम्ही उलट शोधत असाल तर - सेलच्या दिलेल्या श्रेणीमध्ये फक्त मजकूर नोंदींना परवानगी देण्यासाठी, नंतर ISTEXT फंक्शनसह सानुकूल नियम तयार करा, उदाहरणार्थ:

=ISTEXT(D2)

जेथे D2 हा निवडलेल्या श्रेणीचा सर्वात वरचा सेल आहे.

विशिष्ट वर्णाने सुरू होणार्‍या मजकूराला अनुमती द्या

सर्व मूल्ये एका विशिष्ट मध्ये असल्यास श्रेणी विशिष्ट वर्ण किंवा सबस्ट्रिंगसह सुरू झाली पाहिजे, नंतर वाइल्डकार्ड वर्णासह COUNTIF फंक्शनवर आधारित एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण करा:

उदाहरणार्थ, स्तंभ A मधील सर्व ऑर्डर आयडी "AA-", "aa-", "Aa-", किंवा "aA-" उपसर्ग (केस-असंवेदनशील) ने सुरू होतात याची खात्री करण्यासाठी, यासह एक सानुकूल नियम परिभाषित करा. डेटा प्रमाणीकरण सूत्र:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

OR तर्कासह प्रमाणीकरण सूत्र (एकाधिक निकष)

2 किंवा अधिक वैध असल्यास उपसर्ग, अनेक COUNTIF फंक्शन्स जोडा, जेणेकरून तुमचा Excel डेटा प्रमाणीकरण नियम OR लॉजिकसह कार्य करेल:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

केस-संवेदनशील प्रमाणीकरण सूत्र<19

कॅरेक्टर केस महत्त्वाचा असल्यास, विशिष्ट मजकूरापासून सुरू होणाऱ्या नोंदींसाठी केस-संवेदनशील प्रमाणीकरण सूत्र तयार करण्यासाठी LEFT फंक्शनच्या संयोजनात EXACT वापरा:

EXACT(LEFT( cell , number_of_chars ), text )

उदाहरणार्थ, फक्त "AA-" ने सुरू होणाऱ्या ऑर्डर आयडींना परवानगी देण्यासाठी ("aa-" किंवा "Aa-" अनुमत नाही), हे वापरा सूत्र:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

वरील सूत्रात,LEFT फंक्शन सेल A2 मधून पहिले 3 वर्ण काढते आणि EXACT हार्ड-कोडेड सबस्ट्रिंग (या उदाहरणात "AA-") सह केस-संवेदनशील तुलना करते. जर दोन सबस्ट्रिंग्स तंतोतंत जुळत असतील, तर सूत्र सत्य मिळवते आणि प्रमाणीकरण पास होते; अन्यथा FALSE परत केला जातो आणि प्रमाणीकरण अयशस्वी होते.

विशिष्ट मजकूर असलेल्या नोंदींना परवानगी द्या

सेलमध्ये कुठेही विशिष्ट मजकूर असलेल्या नोंदींना परवानगी देण्यासाठी (सुरुवातीला , मध्य किंवा शेवट), तुम्हाला केस-सेन्सिटिव्ह किंवा केस-असंवेदनशील जुळणी हवी आहे की नाही यावर अवलंबून ISNUMBER फंक्शन FIND किंवा SEARCH सह संयोजनात वापरा:

• केस-असंवेदनशील प्रमाणीकरण: ISNUMBER(SEARCH( मजकूर , सेल ))
• केस-संवेदनशील प्रमाणीकरण: ISNUMBER(FIND( text , cell ))

आमच्या नमुना डेटा सेटवर, केवळ A2:A6 सेलमधील "AA" मजकूर असलेल्या नोंदींना परवानगी देण्यासाठी, यापैकी एक सूत्र वापरा:

केस-संवेदनशील:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

केस-संवेदनशील:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

सूत्र खालील तर्काने कार्य करतात:

तुम्ही सेल A2 मध्ये "AA" सबस्ट्रिंग शोधता. FIND किंवा SEARCH वापरून, आणि दोन्ही सबस्ट्रिंगमधील पहिल्या वर्णाची स्थिती परत करतात. मजकूर सापडला नाही तर, त्रुटी परत केली जाईल. शोधाचा परिणाम म्हणून परत आलेल्या कोणत्याही अंकीय मूल्यासाठी, ISNUMBER फंक्शन TRUE देते आणि डेटा प्रमाणीकरण यशस्वी होते. त्रुटी आढळल्यास, ISNUMBER FALSE परत करतो आणि प्रवेशास अनुमती दिली जाणार नाहीसेल.

केवळ अद्वितीय नोंदींना अनुमती देण्यासाठी आणि डुप्लिकेट्सना अनुमती देण्यासाठी डेटा प्रमाणीकरण

विशिष्ट कॉलम किंवा सेलच्या श्रेणीमध्ये कोणतेही डुप्लिकेट नसावेत अशा परिस्थितीत, केवळ अद्वितीय नोंदींना अनुमती देण्यासाठी सानुकूल डेटा प्रमाणीकरण नियम कॉन्फिगर करा. यासाठी, आम्ही डुप्लिकेट ओळखण्यासाठी क्लासिक COUNTIF सूत्र वापरणार आहोत:

उदाहरणार्थ, बनवण्यासाठी A2 ते A6 सेलमध्ये फक्त युनिक ऑर्डर आयडी इनपुट आहेत याची खात्री करा, या डेटा व्हॅलिडेशन फॉर्म्युलासह सानुकूल नियम तयार करा:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

युनिक व्हॅल्यू एंटर केल्यावर, फॉर्म्युला TRUE आणि प्रमाणीकरण यशस्वी होते. निर्दिष्ट श्रेणीमध्ये समान मूल्य आधीपासून अस्तित्वात असल्यास (1 पेक्षा जास्त संख्या), COUNTIF FALSE देते आणि इनपुट प्रमाणीकरण अयशस्वी करते.

कृपया लक्ष द्या की आम्ही संपूर्ण सेल संदर्भांसह श्रेणी लॉक करतो (A$2:$A $6) आणि प्रमाणित श्रेणीतील प्रत्येक सेलसाठी योग्यरित्या समायोजित करण्यासाठी सूत्र मिळविण्यासाठी शीर्ष सेल (A2) साठी संबंधित संदर्भ वापरा.

टीप. हे डेटा प्रमाणीकरण सूत्र केस-असंवेदनशील आहे, ते अप्परकेस आणि लोअरकेस मजकूर वेगळे करत नाही.

तारीखांसाठी आणि वेळेसाठी प्रमाणीकरण सूत्रे

इनबिल्ट तारीख प्रमाणीकरण बरेच काही प्रदान करते पूर्वनिर्धारित निकष वापरकर्त्यांना केवळ तुम्ही निर्दिष्ट केलेल्या दोन तारखांमधील तारखा प्रविष्ट करण्यासाठी प्रतिबंधित करण्यासाठी, दिलेल्या तारखेपेक्षा जास्त, पेक्षा कमी किंवा समान.

तुम्हाला डेटावर अधिक नियंत्रण हवे असल्यासतुमच्या वर्कशीटमध्ये प्रमाणीकरण, तुम्ही सानुकूल नियमासह इनबिल्ट कार्यक्षमतेची प्रतिकृती बनवू शकता किंवा एक्सेल डेटा प्रमाणीकरणाच्या अंगभूत क्षमतेच्या पलीकडे जाणारे तुमचे स्वतःचे सूत्र लिहू शकता.

दोन तारखांमधील तारखांना परवानगी द्या

निर्दिष्ट श्रेणीतील तारखेपर्यंत एंट्री मर्यादित करण्यासाठी, तुम्ही "दरम्यान" निकषांसह एकतर पूर्वनिर्धारित तारीख नियम वापरू शकता किंवा या जेनेरिक सूत्रासह सानुकूल प्रमाणीकरण नियम बनवू शकता:

कुठे:

• सेल प्रमाणित श्रेणीतील सर्वात वरचा सेल आहे आणि
• प्रारंभ आणि शेवट तारखा DATE फंक्शनद्वारे किंवा तारखा असलेल्या सेलच्या संदर्भाद्वारे पुरवलेल्या वैध तारखा आहेत.<10

उदाहरणार्थ, 2017 च्या जुलै महिन्यात फक्त तारखांना परवानगी देण्यासाठी, खालील सूत्र वापरा:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

किंवा, प्रारंभ तारीख आणि समाप्ती प्रविष्ट करा काही सेलमधील तारीख (या उदाहरणात F1 आणि F2), आणि त्या सेलचा तुमच्या सूत्रात संदर्भ द्या:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

कृपया लक्षात घ्या की सीमा तारखा ए.आर. e निरपेक्ष सेल संदर्भांसह लॉक केलेले.

केवळ आठवड्याचे दिवस किंवा शनिवार व रविवार परवानगी द्या

वापरकर्त्याला फक्त आठवड्याचे दिवस किंवा शनिवार व रविवार प्रविष्ट करण्यासाठी प्रतिबंधित करण्यासाठी, सानुकूल प्रमाणीकरण नियम आधारित कॉन्फिगर करा WEEKDAY फंक्शनवर.

return_type वितर्क 2 वर सेट करून, WEEKDAY 1 (सोमवार) ते 7 (रविवार) पर्यंतचा पूर्णांक मिळवतो. तर, आठवड्याच्या दिवसांसाठी (सोम ते शुक्र) सूत्राचा निकाल असावा6 पेक्षा कमी, आणि आठवड्याच्या शेवटी (शनि आणि रवि) 5 पेक्षा जास्त

केवळ विकेंडला परवानगी द्या :

उदाहरणार्थ, C2:C6 सेलमध्ये फक्त कामाचे दिवस प्रविष्ट करण्याची परवानगी देण्यासाठी, हे वापरा सूत्र:

=WEEKDAY(C2,2)<6

आजच्या तारखेवर आधारित तारखा प्रमाणित करा

बर्‍याच परिस्थितींमध्ये, तुम्हाला आजची तारीख प्रारंभ म्हणून वापरायची असेल अनुमत तारीख श्रेणीची तारीख. सध्याची तारीख मिळवण्यासाठी, TODAY फंक्शन वापरा आणि नंतर शेवटच्या तारखेची गणना करण्यासाठी त्यात इच्छित दिवसांची संख्या जोडा.

उदाहरणार्थ, डेटा एंट्री आतापासून 6 दिवसांपर्यंत मर्यादित करण्यासाठी (यासह 7 दिवस आज), आपण सूत्र-आधारित निकषांसह अंगभूत तारीख नियम वापरणार आहोत:

1. अनुमती द्या
मध्ये तारीख निवडा
2. डेटा
3. प्रारंभ तारीख बॉक्समध्ये दरम्यान निवडा, <1 मध्ये =TODAY()
4. प्रविष्ट करा>समाप्ती तारीख बॉक्स, =TODAY() + 6 एंटर करा

अशाच प्रकारे, तुम्ही वापरकर्त्यांना आजच्या तारखेपूर्वी किंवा नंतरच्या तारखा टाकण्यास प्रतिबंधित करू शकता. यासाठी, डेटा बॉक्समध्ये पेक्षा कमी किंवा मोठे निवडा आणि नंतर समाप्त तारीख किंवा <1 मध्ये =TODAY() प्रविष्ट करा>प्रारंभ तारीख बॉक्स, क्रमशः.

वर्तमान वेळेवर आधारित वेळा सत्यापित करा

वर्तमान वेळेवर आधारित डेटा सत्यापित करण्यासाठी, आपल्या स्वतःच्या डेटा प्रमाणीकरण सूत्रासह पूर्वनिर्धारित वेळ नियम वापरा:

1. अनुमती द्या बॉक्समध्ये, निवडा वेळ .
2. डेटा बॉक्समध्ये, सध्याच्या वेळेच्या आधीच्या वेळा अनुमती देण्यासाठी एकतर पेक्षा कमी निवडा किंवा पेक्षा जास्त सध्याच्या वेळेनंतरच्या वेळेस अनुमती देण्यासाठी.
3. समाप्तीची वेळ किंवा सुरुवात वेळ बॉक्समध्ये (मागील पायरीवर तुम्ही कोणते निकष निवडले यावर अवलंबून), खालीलपैकी एक सूत्र प्रविष्ट करा:
   • सद्य तारीख आणि वेळेवर आधारित तारीख आणि वेळा प्रमाणित करण्यासाठी:

     =NOW()

   • प्रमाणित करण्यासाठी वर्तमान वेळेवर आधारित वेळा :

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

खालील स्क्रीनशॉट एक नियम दर्शवितो जो वर्तमान वेळेपेक्षा फक्त वेळा जास्त परवानगी देतो:<3

कस्टम एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण नियम काम करत नाही

तुमचा फॉर्म्युला-आधारित डेटा प्रमाणीकरण नियम अपेक्षेप्रमाणे कार्य करत नसल्यास, तपासण्यासाठी 3 मुख्य मुद्दे आहेत:<3

• डेटा प्रमाणीकरण सूत्र योग्य आहे
• प्रमाणीकरण सूत्र रिक्त सेलचा संदर्भ देत नाही
• योग्य सेल संदर्भ वापरले जातात

योग्यता तपासा तुमच्या एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण फॉर्म्युलाचे

स्टार्टर्ससाठी, तुमचा प्रमाणीकरण फॉर्म्युला काही सेलमध्ये कॉपी करा हे सुनिश्चित करण्यासाठी की ते #N/A, #VALUE किंवा #DIV/0! सारखी त्रुटी परत करत नाही!.

तुम्ही सानुकूल नियम<12 तयार करत असल्यास>, सूत्राने TRUE आणि FALSE ची तार्किक मूल्ये किंवा अनुक्रमे 1 आणि 0 ची मूल्ये परत केली पाहिजेत.

तुम्ही अंगभूत नियम<मध्ये सूत्र-आधारित निकष वापरत असल्यास. 12> (जसे आम्ही वर आधारित वेळा प्रमाणित करण्यासाठी केलेवर्तमान वेळ), ते दुसरे अंकीय मूल्य देखील परत करू शकते.

एक्सेल डेटा प्रमाणीकरण सूत्र रिक्त सेलचा संदर्भ घेऊ नये

अनेक परिस्थितींमध्ये, आपण रिक्त दुर्लक्ष करा<12 निवडल्यास> नियम परिभाषित करताना बॉक्स (सहसा डीफॉल्टनुसार निवडलेला) आणि तुमच्या सूत्रामध्ये संदर्भित एक किंवा अधिक सेल रिक्त आहेत, प्रमाणित सेलमध्ये कोणत्याही मूल्यास अनुमती दिली जाईल.

येथे सर्वात सोप्या स्वरूपात एक उदाहरण आहे:

डेटा प्रमाणीकरण सूत्रांमध्ये परिपूर्ण आणि संबंधित सेल संदर्भ

फॉर्म्युला-आधारित एक्सेल प्रमाणीकरण नियम सेट करताना, कृपया लक्षात ठेवा की सर्व सेल संदर्भ तुमच्या सूत्र निवडलेल्या श्रेणीतील वरच्या डाव्या सेलशी सापेक्ष आहे.

जर तुम्ही एकापेक्षा जास्त सेलसाठी नियम तयार करत असाल आणि तुमचे प्रमाणीकरण निकष विशिष्ट सेल<12 वर अवलंबून असतील>, निरपेक्ष सेल संदर्भ वापरण्याची खात्री करा ($A$1 सारख्या $ चिन्हासह), अन्यथा तुमचा नियम फक्त पहिल्या सेलसाठी योग्यरित्या कार्य करेल. मुद्दा अधिक चांगल्या प्रकारे स्पष्ट करण्यासाठी, कृपया खालील उदाहरणाचा विचार करा.

समजा, तुम्हाला सेल D2 ते D5 मधील डेटा एंट्री 1 (किमान मूल्य) मधील पूर्ण संख्या आणि A2 ने B2 ने विभाजित केल्याच्या परिणामापर्यंत मर्यादित ठेवायची आहे. तर, तुम्ही या साध्या फॉर्म्युला =A2/B2 सह कमाल मूल्याची गणना करता, जसे की खालील स्क्रीनशॉटमध्ये दाखवले आहे:

समस्या ही आहे की हे वरवर योग्य सूत्र D3 सेलसाठी कार्य करणार नाही D5 कारण सापेक्ष संदर्भ नातेसंबंधावर आधारित बदलतात