Упатството покажува како да направите сопствени правила за валидација на податоци во Excel. Ќе најдете неколку примери на E xcel формули за валидација на податоци кои дозволуваат само броеви или текстуални вредности во одредени ќелии, или само текст што започнува со специфични знаци, дозволува уникатни податоци што спречуваат дупликати и многу повеќе.

Во вчерашното упатство почнавме да ја разгледуваме валидацијата на податоци на Excel - која е неговата цел, како функционира и како да ги користиме вградените правила за да ги потврдиме податоците во вашите работни листови. Денес, ќе направиме чекор подалеку и ќе разговараме за неразбирливите аспекти на приспособената валидација на податоците во Excel, како и да експериментираме со неколку различни формули за валидација.

Како да креирајте сопствена валидација на податоци со формула

Microsoft Excel има неколку вградени правила за валидација на податоци за броеви, датуми и текст, но тие ги покриваат само најосновните сценарија. Ако сакате да ги потврдите ќелиите со ваши критериуми, креирајте приспособено правило за валидација врз основа на формула. Еве како:

1. Изберете една или повеќе ќелии за валидација.
2. Отворете го полето за дијалог Data Validation. За ова, кликнете на копчето Потврда на податоци на табулаторот Податоци , во групата Алатки за податоци или притиснете ја секвенцата на копчиња Alt > Д > L (секое копче треба да се притисне посебно).
3. На картичката Поставки од прозорецот за дијалог Потврда на податоци , изберете Прилагодено во Полето Дозволи и внесетепозиција на редови и колони. Така, за ќелијата D3 формулата ќе се смени во =A3/B3 , а за D4 ќе стане =A4/B4 , со што валидацијата на податоците се прави погрешно!

   За да ја поправите формулата, само напишете „$“ пред референците на колоната и редот за да се заклучи нив: =$A$2/$B$2 . Или, притиснете F4 за да се префрлате помеѓу различни типови на референца.

   Во ситуации кога сакате да ја потврдите секоја ќелија врз основа на сопствените критериуми, користете релативни референци на ќелиите без знак $ за да ја добиете формулата за прилагодување за секој ред или/и колона:

   

   Како што гледате, не постои „апсолутна вистина“, истата формула може да биде точна или погрешна во зависност од ситуацијата и вашата конкретна задача.

   Ова е како да користите валидација на податоци во Excel со ваши сопствени формули. Добијте повеќе разбирање, слободно преземете го нашиот примерок за работна книга подолу и испитајте ги поставките за правилата. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!

   Вежбајте работна книга за преземање

   Примери за валидација на податоци на Excel (датотека .xlsx)

   формулата за валидација на вашите податоци во полето Формула .
4. Кликнете OK .

Изборно, можете да додадете приспособена влезна порака и предупредување за грешка што ќе се појави кога корисникот ќе ја избере потврдената ќелија или ќе внесе неважечки податоци, соодветно.

Подолу ќе најдете неколку примери на сопствени правила за валидација за различни типови податоци.

Забелешка. Сите правила за валидација на податоците во Excel, вградени и прилагодени, ги потврдуваат само новите податоци што се внесуваат во ќелија по креирањето на правилото. Копираните податоци не се потврдени, ниту пак податоците се внесуваат во ќелијата пред да се направи правилото. За да ги одредите постоечките записи кои не ги исполнуваат вашите критериуми за валидација на податоците, користете ја функцијата Заокружи неважечки податоци како што е прикажано во Како да пронајдете неважечки податоци во Excel.

Потврда на податоци на Excel за да дозволите само броеви

Изненадувачки, ниту еден од вградените правила за валидација на податоци во Excel не се грижи за многу типична ситуација кога треба да ги ограничите корисниците да внесуваат само броеви во одредени ќелии. Но, ова може лесно да се направи со приспособена формула за валидација на податоци базирана на функцијата ISNUMBER, како оваа:

=ISNUMBER(C2)

Каде што C2 е најгорната ќелија од опсегот што сакате да го потврдите.

Забелешка. Функцијата ISNUMBER дозволува какви било нумерички вредности во потврдени ќелии, вклучувајќи цели броеви, децимали, дропки, како и датуми и времиња, кои исто така се броеви во смисла на Excel.

Потврда на податоците на Excel за да се дозволисамо текст

Ако го барате спротивното - да дозволите само записи на текст во дадениот опсег на ќелии, тогаш изградете приспособено правило со функцијата ISTEXT, на пример:

=ISTEXT(D2)

Каде што D2 е најгорната ќелија од избраниот опсег.

Дозволи текст што започнува со специфични знаци

Ако сите вредности во одреден опсегот треба да започне со одреден знак или подниза, а потоа направете валидација на податоците во Excel врз основа на функцијата COUNTIF со знак:

На пример, за да се осигурате дека сите идентификатори на нарачката во колоната А започнуваат со префиксот „AA-“, „aa-“, „Aa-“ или „aA-“ (нечувствителни на букви), дефинирајте приспособено правило со ова формула за валидација на податоци:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Формула за валидација со логиката ИЛИ (повеќе критериуми)

Во случај да има 2 или повеќе валидни префикси, додадете неколку COUNTIF функции, така што вашето правило за валидација на податоците во Excel работи со логиката ИЛИ:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Формула за валидација чувствителна на букви

Ако буквите на знаците се важни, тогаш користете EXACT во комбинација со функцијата LEFT за да креирате формула за валидација чувствителна на букви за записи кои започнуваат со конкретен текст:

На пример, за да ги дозволите само оние идентификатори на нарачки што почнуваат со „AA-“ (ниту „aa-“ ниту „Aa-“ не се дозволени), користете го ова формула:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

Во горната формула,функцијата LEFT ги извлекува првите 3 знаци од ќелијата A2, а EXACT врши споредба чувствителна на големи букви со тврдокодираната подниза („AA-“ во овој пример). Ако двете поднизи точно се совпаѓаат, формулата враќа TRUE и валидацијата поминува; инаку FALSE се враќа и валидацијата не успее.

Дозволи записи што содржат одреден текст

Да се ​​дозволат записи кои содржат специфичен текст насекаде во ќелијата (на почетокот , средина или крај), користете ја функцијата ISNUMBER во комбинација со FIND или SEARCH во зависност од тоа дали сакате совпаѓање чувствително на големи или големи букви:

• Потврда без чувствителност на букви: ISNUMBER(SEARCH( текст , ќелија ))
• Потврда чувствителна на букви: ISNUMBER(FIND( текст , ќелија ))

Во нашиот примерок сет на податоци, за да дозволите само записи што го содржат текстот „AA“ во ќелиите A2:A6, користете една од овие формули:

Нечувствителни на букви:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Осетливи на букви:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Формулите работат со следнава логика:

Ја пребарувате поднизата „AA“ во ќелијата A2 користејќи FIND или SEARCH и двете враќаат позиција од првиот знак во поднизата. Ако текстот не се најде, се враќа грешка. За која било нумеричка вредност вратена како резултат на пребарувањето, функцијата ISNUMBER дава ТОЧНО и валидацијата на податоците е успешна. Во случај на грешка, ISNUMBER враќа FALSE, а внесувањето нема да биде дозволено во aќелија.

Потврда на податоци за да се дозволи само уникатни записи и да се забрануваат дупликати

Во ситуации кога одредена колона или опсег на ќелии не треба да содржи никакви дупликати, конфигурирајте приспособено правило за валидација на податоци за да дозволите само уникатни записи. За ова, ќе ја користиме класичната формула COUNTIF за да ги идентификуваме дупликатите:

На пример, да направиме уверете се дека во ќелиите А2 до А6 се внесени само уникатни идентификатори на нарачки, креирајте приспособено правило со оваа формула за валидација на податоци:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Кога ќе се внесе единствена вредност, формулата враќа ВИСТИНА и валидацијата успева. Ако истата вредност веќе постои во наведениот опсег (бројот поголем од 1), COUNTIF враќа FALSE и внесувањето не успева да се потврди.

Внимавајте да го заклучиме опсегот со апсолутни референци на ќелиите (A$2:$A $6) и користете релативна референца за горната ќелија (A2) за да ја добиете формулата за правилно прилагодување за секоја ќелија во потврдениот опсег.

Забелешка. Овие формули за валидација на податоци се неосетливи на букви , не разликуваат големи и мали букви.

Формулите за валидација за датуми и времиња

Вградената валидација на датум обезбедува доста предефинирани критериуми за ограничување на корисниците да внесуваат само датуми помеѓу двата датума што ќе ги наведете, поголеми од, помали или еднакви на даден датум.

Ако сакате поголема контрола врз податоцитевалидација во вашите работни листови, можете да ја реплицирате вградената функционалност со приспособено правило или да напишете своја формула која ги надминува вградените можности на валидацијата на податоците во Excel.

Дозволи датуми помеѓу два датума

За да го ограничите записот на датум во одреден опсег, можете да го користите или претходно дефинираното правило за датум со критериумите „помеѓу“ или да направите приспособено правило за валидација со оваа генеричка формула:

Каде:

• ќелија е најгорната ќелија во потврдениот опсег, а датумите на
• почеток и крајот се валидни датуми обезбедени преку функцијата DATE или референци до ќелиите што ги содржат датумите.

На пример, за да дозволите само датуми во месец јули 2017 година, користете ја следнава формула:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Или, внесете го датумот на почеток и крајот датум во некои ќелии ( F1 и F2 во овој пример), и упатете се на тие ќелии во вашата формула:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Ве молиме забележете дека граничните датуми ar е заклучен со апсолутни референци на ќелии.

Дозволи само работни денови или викенди

За да го ограничи корисникот да внесува само работни денови или викенди, конфигурирајте приспособено правило за валидација базирано на на функцијата WEEKDAY.

Со аргументот return_type поставен на 2, WEEKDAY враќа цел број во опсег од 1 (понеделник) до 7 (недела). Значи, за работните денови (од понеделник до петок) резултатот од формулата треба да бидепомалку од 6, а за викенди (сабота и сонце) повеќе од 5.

Дозволете само работни денови :

Дозволете само викенди :

На пример, за да дозволите внесување само работни денови во ќелиите C2:C6, користете го ова формула:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Потврдете ги датумите врз основа на денешниот датум

Во многу ситуации, можеби ќе сакате да го користите денешниот датум како почеток датум на дозволениот опсег на датуми. За да го добиете тековниот датум, користете ја функцијата ДЕНЕС, а потоа додајте го саканиот број на денови за да го пресметате датумот на завршување.

На пример, за да го ограничите внесот на податоци на 6 дена од сега (7 дена вклучително и денес), ќе го користиме вграденото правило за датум со критериумите засновани на формула:

1. Изберете Датум во Дозволи
2. Изберете помеѓу во Податоци
3. Во полето Почетен датум , внесете =TODAY()
4. Во <1 Полето>Краен датум , внесете =TODAY() + 6

На сличен начин, можете да ги ограничите корисниците да внесуваат датуми пред или по денешниот датум. За ова, изберете или помалку од или поголемо од во полето Податоци , а потоа внесете =TODAY() во датумот Крај или Почеток поле за датум, соодветно.

Верира времиња врз основа на тековното време

За да ги потврдите податоците врз основа на тековното време, користете го претходно дефинираното правило Време со вашата формула за валидација на податоците:

1. Во полето Дозволи , изберете Време .
2. Во полето Податоци , изберете или помалку од за да дозволите само пати пред тековното време или поголемо од за да дозволите времиња по тековното време.
3. Во полето Време на завршување или Време на започнување (во зависност од тоа кои критериуми сте ги избрале на претходниот чекор), внесете една од следниве формули:
   • За да потврдите датуми и времиња врз основа на тековниот датум и време:

     =NOW()

   • За да потврдите пати врз основа на тековното време:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

На сликата подолу е прикажано правило кое дозволува само пати поголемо од моменталното време:

Прилагодено правило за валидација на податоци во Excel не функционира

Ако вашето правило за валидација на податоци заснована на формула не работи како што се очекуваше, има 3 главни точки што треба да ги проверите:

• Формулата за валидација на податоците е точна
• Формулата за валидација не се однесува на празна ќелија
• Се користат соодветни референци на ќелиите

Проверете ја исправноста од формулата за валидација на податоците во Excel

За почеток, копирајте ја вашата формула за валидација во некоја ќелија за да бидете сигурни дека нема да врати грешка како што се #N/A, #VALUE или #DIV/0!.

Ако создавате приспособено правило , формулата треба да ги врати логичките вредности на TRUE и FALSE или вредностите на 1 и 0 еднакви на нив, соодветно.

Ако користите критериуми засновани на формула во вградено правило (како што направивме за да ги потврдиме времињата врз основа натековно време), може да врати и друга нумеричка вредност.

Формулата за валидација на податоците на Excel не треба да се однесува на празна ќелија

Во многу ситуации, ако изберете Игнорирај празно полето кога го дефинирате правилото (обично избрано стандардно) и една или повеќе ќелии наведени во вашата формула е празно, секоја вредност ќе биде дозволена во потврдената ќелија.

Еве пример во наједноставна форма:

Апсолутни и релативни референци на ќелии во формулите за валидација на податоци

Кога поставувате правило за валидација на Excel засновано на формула, ве молиме имајте на ум дека сите референци на ќелиите во вашиот формулата е во однос на горната лева ќелија во избраниот опсег.

Ако креирате правило за повеќе од една ќелија и вашите критериуми за валидација зависат од специфични ќелии , не заборавајте да користите апсолутни референци на ќелиите (со знакот $ како $A$1), инаку вашето правило ќе работи правилно само за првата ќелија. За подобро да ја илустрирате поентата, разгледајте го следниов пример.

Да претпоставиме дека сакате да го ограничите внесувањето на податоци во ќелиите D2 до D5 на цели броеви помеѓу 1 (минимална вредност) и резултатот од делењето на A2 со B2. Значи, ја пресметувате максималната вредност со оваа едноставна формула =A2/B2 , како што е прикажано на сликата подолу:

Проблемот е што оваа навидум точна формула нема да работи за ќелиите D3 до D5 бидејќи релативните референци се менуваат врз основа на роднина