Dalam tutorial ini, kita akan terus menjelajahi dunia yang menarik dari Pemformatan Bersyarat Excel. Jika Anda tidak merasa sangat nyaman di area ini, Anda mungkin ingin melihat artikel sebelumnya terlebih dahulu untuk menghidupkan kembali dasar-dasarnya - Cara menggunakan pemformatan bersyarat di Excel.

Hari ini akan membahas cara menggunakan rumus Excel untuk memformat sel individual dan seluruh baris berdasarkan nilai yang Anda tentukan atau berdasarkan nilai sel lain. Hal ini sering dianggap sebagai aerobatik lanjutan dari pemformatan bersyarat Excel dan setelah dikuasai, ini akan membantu Anda mendorong format dalam spreadsheet Anda jauh melampaui penggunaan umumnya.

Pemformatan bersyarat Excel berdasarkan nilai sel lain

Pemformatan bersyarat Excel yang telah ditentukan sebelumnya, seperti Bar Data, Skala Warna dan Set Ikon, terutama ditujukan untuk memformat sel berdasarkan nilainya sendiri. Jika Anda ingin menerapkan pemformatan bersyarat berdasarkan sel lain atau memformat seluruh baris berdasarkan nilai sel tunggal, maka Anda perlu menggunakan rumus.

Jadi, mari kita lihat bagaimana kamu bisa membuat aturan menggunakan rumus dan setelah membahas contoh-contoh rumus untuk tugas-tugas tertentu.

Cara membuat aturan pemformatan bersyarat berdasarkan rumus

Untuk menyiapkan aturan pemformatan bersyarat berdasarkan rumus di versi Excel 2010 hingga Excel 365 mana pun, lakukan langkah-langkah ini:

1. Pilih sel yang ingin Anda format. Anda dapat memilih satu kolom, beberapa kolom, atau seluruh tabel jika Anda ingin menerapkan format bersyarat ke baris.

   Tip. Jika Anda berencana untuk menambahkan lebih banyak data di masa mendatang dan Anda ingin aturan pemformatan bersyarat diterapkan ke entri baru secara otomatis, Anda dapat melakukannya:

   • Mengonversi rentang sel ke tabel ( Sisipkan tab> Tabel Dalam hal ini, pemformatan bersyarat akan secara otomatis diterapkan ke semua baris baru.
   • Pilih beberapa baris kosong di bawah data Anda, katakanlah 100 baris kosong.
2. Pada Rumah tab, di tab Gaya kelompok, klik Pemformatan bersyarat> Aturan Baru...

   

3. Dalam Aturan Pemformatan Baru jendela, pilih Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang akan diformat .
4. Masukkan rumus dalam kotak yang sesuai.
5. Klik Format... untuk memilih format kustom Anda.

   

6. Beralih di antara Font , Perbatasan dan Isi dan bermain dengan opsi yang berbeda seperti gaya font, warna pola dan efek isian untuk mengatur format yang paling sesuai untuk Anda. Lebih banyak warna... dan pilih warna RGB atau HSL apa pun sesuai keinginan Anda. Setelah selesai, klik tombol OK tombol.

   

7. Pastikan Pratinjau menampilkan format yang Anda inginkan dan jika ya, klik tombol OK Jika Anda tidak cukup senang dengan pratinjau format, klik tombol Format... lagi dan melakukan penyuntingan.

   

Tip. Kapan pun Anda perlu mengedit rumus pemformatan bersyarat, tekan F2 lalu pindah ke tempat yang diperlukan di dalam rumus menggunakan tombol panah. Jika Anda mencoba panah tanpa menekan F2 , rentang akan disisipkan ke dalam rumus, bukan hanya memindahkan penunjuk penyisipan. Untuk menambahkan referensi sel tertentu ke rumus, tekan F2 untuk kedua kalinya, lalu klik sel tersebut.

Contoh rumus pemformatan bersyarat Excel

Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat dan menerapkan pemformatan bersyarat Excel berdasarkan sel lain, mari kita lanjutkan dan lihat cara menggunakan berbagai rumus Excel dalam praktiknya.

Tip. Agar rumus pemformatan bersyarat Excel Anda berfungsi dengan benar, harap selalu ikuti aturan sederhana ini.

Rumus untuk membandingkan nilai (angka dan teks)

Seperti yang Anda ketahui, Microsoft Excel menyediakan beberapa aturan siap pakai untuk memformat sel dengan nilai yang lebih besar dari, kurang dari, atau sama dengan nilai yang Anda tentukan ( Pemformatan Bersyarat>Aturan Sel Sorot Namun, aturan ini tidak berfungsi jika Anda ingin memformat kolom tertentu atau seluruh baris secara kondisional berdasarkan nilai sel di kolom lain. Dalam hal ini, Anda menggunakan rumus analog:

Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan contoh dari Lebih besar dari rumus yang menyoroti nama produk di kolom A jika jumlah item dalam stok (kolom C) lebih besar dari 0. Harap perhatikan bahwa rumus hanya berlaku untuk kolom A ($ A $ 2: $ A $ 8). Tetapi jika Anda memilih seluruh tabel (dalam kasus kami, $ A $ 2: $ E $ 8), ini akan menyoroti seluruh baris berdasarkan nilai di kolom C.

Dengan cara yang sama, Anda dapat membuat aturan pemformatan bersyarat untuk membandingkan nilai dari dua sel. Misalnya:

=$A2<$B2 - memformat sel atau baris jika nilai di kolom A kurang dari nilai yang sesuai di kolom B.

=$A2=$B2 - memformat sel atau baris jika nilai di kolom A dan B sama.

=$A2$B2 - memformat sel atau baris jika nilai di kolom A tidak sama dengan di kolom B.

Seperti yang bisa Anda lihat pada screenshot di bawah ini, rumus-rumus ini bekerja untuk nilai teks dan juga untuk angka.

Rumus AND dan OR

Jika Anda ingin memformat tabel Excel Anda berdasarkan 2 kondisi atau lebih, gunakan fungsi = AND atau = OR:

Dalam tangkapan layar di bawah ini, kita menggunakan rumus =AND($C2>0, $D2="Seluruh Dunia") untuk mengubah warna latar belakang baris jika jumlah item dalam stok (Kolom C) lebih besar dari 0 dan jika produk dikirim ke seluruh dunia (Kolom D). Harap perhatikan bahwa rumus ini bekerja dengan nilai teks serta dengan angka .

Secara alami, Anda dapat menggunakan dua, tiga, atau lebih kondisi dalam rumus AND dan OR Anda. Untuk melihat bagaimana ini bekerja dalam praktiknya, tonton Video: Pemformatan bersyarat berdasarkan sel lain.

Ini adalah rumus pemformatan bersyarat dasar yang Anda gunakan di Excel. Sekarang mari kita pertimbangkan contoh yang sedikit lebih kompleks tetapi jauh lebih menarik.

Pemformatan bersyarat untuk sel kosong dan tidak kosong

Saya pikir semua orang tahu cara memformat sel kosong dan tidak kosong di Excel - Anda cukup membuat aturan baru dari " Memformat hanya sel yang berisi" jenis dan pilih salah satu Kosong atau Tidak Ada Kosong .

Tetapi bagaimana jika Anda ingin memformat sel di kolom tertentu jika sel yang sesuai di kolom lain kosong atau tidak kosong? Dalam hal ini, Anda perlu memanfaatkan rumus Excel lagi:

Formula untuk blanko : =$B2="" - memformat sel / baris yang dipilih jika sel yang sesuai di Kolom B kosong.

Formula untuk yang tidak kosong : =$B2"" - memformat sel / baris yang dipilih jika sel yang sesuai di Kolom B tidak kosong.

Catatan. Rumus di atas akan bekerja untuk sel yang "secara visual" kosong atau tidak kosong. Jika Anda menggunakan beberapa fungsi Excel yang mengembalikan string kosong, mis. =if(false, "OK", "") dan Anda tidak ingin sel tersebut diperlakukan sebagai kosong, gunakan rumus berikut sebagai gantinya =isblank(A1)=true atau =isblank(A1)=false untuk memformat sel kosong dan tidak kosong, masing-masing.

Dan berikut ini adalah contoh bagaimana Anda bisa menggunakan rumus di atas dalam prakteknya. Misalkan, Anda memiliki kolom (B) yaitu " Tanggal Penjualan " dan kolom lain (C) " Pengiriman "Jadi, Anda ingin seluruh baris berubah menjadi oranye ketika Anda telah melakukan penjualan; dan ketika item dikirim, baris yang sesuai harus berubah menjadi hijau. Untuk mencapai ini, Anda perlu membuat 2 aturan pemformatan bersyarat dengan rumus berikut:

• Baris oranye (sel di kolom B tidak kosong): =$B2""
• Baris hijau (sel-sel dalam kolom B dan kolom C tidak kosong): =AND($B2"", $C2"")

Satu hal lagi yang harus Anda lakukan adalah memindahkan aturan kedua ke atas dan memilih Berhenti jika benar kotak centang di samping aturan ini:

Dalam kasus khusus ini, opsi "Stop if true" sebenarnya tidak berguna, dan aturan akan berfungsi dengan atau tanpa opsi ini. Anda mungkin ingin mencentang kotak ini hanya sebagai tindakan pencegahan ekstra, seandainya Anda menambahkan beberapa aturan lain di masa mendatang yang mungkin bertentangan dengan salah satu aturan yang sudah ada.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat pemformatan bersyarat Excel untuk sel kosong.

Rumus Excel untuk bekerja dengan nilai teks

Jika Anda ingin memformat kolom(-kolom) tertentu ketika sel lain di baris yang sama berisi kata tertentu, Anda bisa menggunakan formula yang dibahas di salah satu contoh sebelumnya (seperti =$D2="Worldwide"). Namun, ini hanya akan berfungsi untuk kecocokan yang tepat .

Untuk kecocokan parsial Anda harus menggunakan SEARCH (case insensitive) atau FIND (case sensitive).

Misalnya, untuk memformat sel atau baris yang dipilih jika sel yang sesuai dalam kolom D berisi kata " Seluruh dunia ", gunakan rumus di bawah ini. Rumus ini akan menemukan semua sel seperti itu, terlepas dari di mana teks yang ditentukan berada dalam sel, termasuk " Kapal di Seluruh Dunia ", " Di seluruh dunia, kecuali untuk... ", dll:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Jika Anda ingin membuat bayangan sel atau baris yang dipilih jika konten sel dimulai dengan teks pencarian, gunakan yang ini:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Rumus Excel untuk menyoroti duplikat

Jika tugas Anda adalah memformat sel bersyarat dengan nilai duplikat, Anda dapat menggunakan aturan yang telah ditentukan sebelumnya yang tersedia di bawah Pemformatan bersyarat> Aturan Sel Sorot> Nilai Duplikat... Artikel berikut memberikan panduan mendetail tentang cara menggunakan fitur ini: Cara menyorot duplikat secara otomatis di Excel.

Namun, dalam beberapa kasus, data terlihat lebih baik jika Anda mewarnai kolom atau seluruh baris yang dipilih ketika nilai duplikat terjadi di kolom lain. Dalam hal ini, Anda perlu menggunakan rumus pemformatan bersyarat Excel lagi, dan kali ini kita akan menggunakan COUNTIF Seperti yang Anda ketahui, fungsi Excel ini menghitung jumlah sel dalam rentang tertentu yang memenuhi satu kriteria.

Soroti duplikat termasuk kejadian pertama

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - rumus ini menemukan nilai duplikat dalam rentang yang ditentukan di Kolom A (A2: A10 dalam kasus kami), termasuk kejadian pertama.

Jika Anda memilih untuk menerapkan aturan ke seluruh tabel, seluruh baris akan diformat, seperti yang Anda lihat pada tangkapan layar di bawah ini. Saya telah memutuskan untuk mengubah warna font dalam aturan ini, hanya untuk perubahan : )

Sorot duplikat tanpa kejadian pertama

Untuk mengabaikan kejadian pertama dan hanya menyoroti nilai duplikat berikutnya, gunakan rumus ini: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Sorot duplikat berturut-turut di Excel

Jika Anda lebih suka menyoroti hanya duplikat pada baris yang berurutan, Anda bisa melakukannya dengan cara berikut ini. Metode ini berfungsi untuk semua tipe data: angka, nilai teks dan tanggal.

• Pilih kolom di mana Anda ingin menyoroti duplikat, tanpa tajuk kolom .
• Buat aturan pemformatan bersyarat menggunakan rumus sederhana ini:

  Peraturan 1 (biru): =$A1=$A2 - menyoroti kejadian ke-2 dan semua kejadian berikutnya, jika ada.

  Peraturan 2 (hijau): =$A2=$A3 - menyoroti kejadian pertama.

Dalam rumus di atas, A adalah kolom yang ingin Anda periksa duplikatnya, $ A1 adalah tajuk kolom, $ A2 adalah sel pertama dengan data.

Penting! Agar rumus berfungsi dengan benar, penting bahwa Aturan 1, yang menyoroti kemunculan duplikat ke-2 dan semua duplikat berikutnya, harus menjadi aturan pertama dalam daftar, terutama jika Anda menggunakan dua warna berbeda.

Sorot baris duplikat

Jika Anda ingin menerapkan format kondisional ketika nilai duplikat muncul dalam dua kolom atau lebih, Anda perlu menambahkan kolom ekstra ke tabel Anda di mana Anda menggabungkan nilai-nilai dari kolom kunci menggunakan rumus sederhana seperti ini = A2 & amp; B2 Setelah itu anda menerapkan aturan menggunakan salah satu variasi rumus COUNTIF untuk duplikat (dengan atau tanpa kejadian pertama). Tentu saja, anda bisa menyembunyikan kolom tambahan setelah membuat aturan.

Alternatifnya, Anda bisa menggunakan fungsi COUNTIFS yang mendukung banyak kriteria dalam satu formula. Dalam kasus ini, Anda tidak memerlukan kolom pembantu.

Dalam contoh ini, untuk menyoroti baris duplikat dengan kejadian pertama , buat aturan dengan rumus berikut ini:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Untuk menyorot baris duplikat tanpa kejadian pertama , gunakan rumus ini:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Bandingkan 2 kolom untuk duplikat

Salah satu tugas yang paling sering dilakukan di Excel adalah memeriksa 2 kolom untuk nilai duplikat - yaitu menemukan dan menyorot nilai yang ada di kedua kolom. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat aturan pemformatan bersyarat Excel untuk setiap kolom dengan kombinasi =ISERROR() dan =MATCH() fungsi:

Untuk Kolom A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Untuk Kolom B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Catatan. Agar rumus bersyarat tersebut berfungsi dengan benar, sangat penting bagi Anda untuk menerapkan aturan ke seluruh kolom, misalnya. =$A:$A dan =$B:$B .

Anda bisa melihat contoh penggunaan praktis dalam screenshot berikut ini yang menyoroti duplikat di Kolom E dan F.

Seperti yang Anda lihat, rumus pemformatan bersyarat Excel mengatasi duplikat dengan cukup baik. Namun, untuk kasus yang lebih kompleks, saya akan merekomendasikan penggunaan add-in Duplicate Remover yang dirancang khusus untuk menemukan, menyorot, dan menghapus duplikat di Excel, dalam satu lembar atau di antara dua spreadsheet.

Rumus untuk menyoroti nilai di atas atau di bawah rata-rata

Apabila Anda bekerja dengan beberapa set data numerik, maka RATA-RATA() mungkin berguna untuk memformat sel yang nilainya di bawah atau di atas rata-rata dalam kolom.

Contohnya, Anda bisa menggunakan rumus =$E2 untuk memformat baris secara kondisional di mana angka penjualan berada di bawah rata-rata, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Jika Anda mencari kebalikannya, yaitu untuk menaungi produk yang berkinerja di atas rata-rata, ganti "" dalam rumus: =$E2>RATA-RATA($E$2:$E$8) .

Cara menyorot nilai terdekat di Excel

Jika saya memiliki sekumpulan angka, adakah cara untuk menggunakan pemformatan bersyarat Excel untuk menyorot angka dalam set yang paling mendekati nol? Inilah yang ingin diketahui oleh salah satu pembaca blog kami, Jessica. Pertanyaannya sangat jelas dan lugas, tetapi jawabannya agak terlalu panjang untuk bagian komentar, itulah mengapa Anda melihat solusinya di sini :)

Contoh 1. Temukan nilai terdekat, termasuk yang sama persis

Dalam contoh kita, kita akan menemukan dan menyoroti angka yang paling dekat dengan nol. Jika kumpulan data berisi satu atau lebih angka nol, semuanya akan disorot. Jika tidak ada 0, maka nilai yang paling dekat dengannya, baik positif atau negatif, akan disorot.

Pertama, Anda perlu memasukkan rumus berikut ke sel kosong mana pun di lembar kerja Anda, Anda akan dapat menyembunyikan sel itu nanti, jika diperlukan. Rumusnya menemukan angka dalam rentang tertentu yang paling mendekati angka yang Anda tentukan dan mengembalikan nilai absolut dari angka tersebut (nilai absolut adalah angka tanpa tanda):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

Dalam rumus di atas, B2:D13 adalah rentang sel Anda dan 0 adalah angka yang ingin Anda temukan kecocokan terdekatnya. Misalnya, jika Anda mencari nilai yang paling dekat dengan 5, rumusnya akan berubah menjadi: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Catatan. rumus larik , jadi Anda perlu menekan Ctrl + Shift + Enter alih-alih goresan Enter sederhana untuk menyelesaikannya.

Dan sekarang, Anda membuat aturan pemformatan bersyarat dengan rumus berikut, di mana B3 adalah sel kanan atas dalam rentang Anda dan $ C $ 2 dalam sel dengan rumus array di atas:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Harap perhatikan penggunaan referensi absolut di alamat sel yang berisi rumus array ($C$2), karena sel ini konstan. Selain itu, Anda perlu mengganti 0 dengan angka yang ingin Anda sorot kecocokan terdekat. Misalnya, jika kita ingin menyorot nilai terdekat dengan 5, rumusnya akan berubah menjadi: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Contoh 2. Sorot nilai yang paling mendekati nilai yang diberikan, tetapi TIDAK sama persis

Jika Anda tidak ingin menyorot kecocokan persis, Anda memerlukan rumus array berbeda yang akan menemukan nilai terdekat tetapi mengabaikan kecocokan persis.

Misalnya, rumus larik berikut ini menemukan nilai yang paling dekat dengan 0 dalam rentang yang ditentukan, tetapi mengabaikan angka nol, jika ada:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Harap ingat untuk menekan Ctrl + Shift + Enter setelah kamu selesai mengetik rumus arraymu.

Rumus pemformatan bersyarat sama seperti pada contoh di atas:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Namun, karena rumus larik kita di sel C2 mengabaikan kecocokan persis, aturan pemformatan bersyarat juga mengabaikan angka nol dan menyoroti nilai 0,003 yang merupakan kecocokan terdekat.

Jika Anda ingin menemukan nilai terdekat dengan angka lain di lembar Excel Anda, cukup ganti "0" dengan angka yang Anda inginkan baik dalam rumus larik dan pemformatan bersyarat.

Saya harap rumus pemformatan bersyarat yang telah Anda pelajari dalam tutorial ini akan membantu Anda memahami proyek apa pun yang sedang Anda kerjakan. Jika Anda membutuhkan lebih banyak contoh, silakan lihat artikel berikut:

• Cara mengubah warna baris berdasarkan nilai sel
• Pemformatan bersyarat Excel untuk tanggal
• Warna baris dan kolom alternatif di Excel
• Dua cara untuk mengubah warna latar belakang berdasarkan nilai sel
• Hitung dan jumlahkan sel berwarna di Excel

Mengapa pemformatan bersyarat Excel saya tidak berfungsi dengan benar?

Jika aturan pemformatan bersyarat Anda tidak berfungsi seperti yang diharapkan, meskipun rumusnya tampaknya benar, jangan kesal! Kemungkinan besar itu bukan karena beberapa bug aneh dalam pemformatan bersyarat Excel, melainkan karena kesalahan kecil, tidak terlihat pada pandangan pertama. Silakan coba 6 langkah pemecahan masalah sederhana di bawah ini dan saya yakin Anda akan membuat rumus Anda berfungsi:

1. Gunakan alamat sel absolut &; relatif dengan benar. Sangat sulit untuk menyimpulkan aturan umum yang akan bekerja dalam 100 persen kasus. Namun, paling sering kamu akan menggunakan kolom absolut (dengan $) dan baris relatif (tanpa $) dalam referensi cellmu, misalnya =$A1>1 .

   Harap diingat bahwa rumus-rumus =A1=1 , =$A$1=1 dan =A$1=1 Jika Anda tidak yakin mana yang benar dalam kasus Anda, Anda dapat mencoba semua : ) Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Referensi sel relatif dan absolut dalam pemformatan bersyarat Excel.

2. Verifikasi kisaran yang diterapkan. Periksa apakah aturan pemformatan bersyarat Anda berlaku untuk rentang sel yang benar. Aturan praktisnya adalah ini - pilih semua sel / baris yang ingin Anda format tetapi jangan sertakan header kolom.
3. Tuliskan rumus untuk sel kiri atas. Dalam aturan pemformatan bersyarat, referensi cell relatif terhadap cell paling kiri atas dalam range yang diterapkan. Jadi, selalu tuliskan rumus pemformatan bersyaratmu untuk baris pertama dengan data.

   Contohnya, jika data Anda dimulai di baris 2, Anda menaruh =A$2=10 untuk menyorot sel dengan nilai yang sama dengan 10 di semua baris Kesalahan umum adalah selalu menggunakan referensi ke baris pertama (mis. =A$1=10 Harap diingat, Anda mereferensikan baris 1 dalam rumus hanya jika tabel Anda tidak memiliki header dan data Anda benar-benar dimulai di baris 1. Indikasi yang paling jelas dari kasus ini adalah ketika aturannya berfungsi, tetapi memformat nilai yang tidak ada di baris yang seharusnya.

4. Periksa aturan yang Anda buat. Periksa kembali aturan di Manajer Aturan Pemformatan Bersyarat. Terkadang, tanpa alasan sama sekali, Microsoft Excel mendistorsi aturan yang baru saja Anda buat. Jadi, jika aturan tidak berfungsi, buka Pemformatan Bersyarat> Kelola Aturan dan periksa baik rumus maupun rentang yang berlaku. Jika Anda telah menyalin rumus dari web atau sumber eksternal lainnya, pastikan kutipan lurus digunakan.
5. Sesuaikan referensi sel saat menyalin aturan. Jika Anda menyalin pemformatan bersyarat Excel menggunakan Format Painter, jangan lupa untuk menyesuaikan semua referensi sel dalam rumus.
6. Membagi formula kompleks menjadi elemen-elemen sederhana. Jika Anda menggunakan rumus Excel yang kompleks yang mencakup beberapa fungsi berbeda, pisahkan menjadi elemen-elemen sederhana dan verifikasi setiap fungsi satu per satu.

Dan akhirnya, jika Anda telah mencoba semua langkah tetapi aturan pemformatan bersyarat Anda masih tidak berfungsi dengan benar, beri saya komentar dan kami akan mencoba untuk memahaminya bersama :)

Dalam artikel saya berikutnya, kita akan melihat kemampuan pemformatan bersyarat Excel untuk tanggal. Sampai jumpa minggu depan dan terima kasih telah membaca!