Tutorial ini menjelaskan semua fitur utama pemformatan bersyarat Excel dengan contoh-contohnya. Anda akan belajar bagaimana melakukan pemformatan bersyarat dalam versi Excel apa pun, secara efisien menggunakan aturan prasetel atau membuat yang baru, mengedit, menyalin, dan menghapus pemformatan.

Pemformatan bersyarat Excel adalah fitur yang sangat kuat dalam hal menerapkan format berbeda pada data yang memenuhi kondisi tertentu. Ini dapat membantu Anda menyoroti informasi terpenting dalam spreadsheet Anda dan melihat varians nilai sel dengan sekilas.

Jika Anda merasa terintimidasi dan tidak nyaman dengan fitur ini, jangan! Faktanya, pemformatan bersyarat di Excel sangat mudah dan mudah digunakan, dan Anda akan memastikannya hanya dalam 5 menit setelah Anda selesai membaca tutorial ini :)

Apa itu pemformatan bersyarat di Excel?

Sama seperti pemformatan sel biasa, ini memungkinkan Anda menyorot dan membedakan data Anda dengan berbagai cara dengan mengubah warna isian sel, warna font, gaya batas, dll. Perbedaannya adalah format ini lebih fleksibel dan dinamis - ketika data berubah, format bersyarat diperbarui secara otomatis untukmencerminkan perubahan.

Pemformatan bersyarat dapat diterapkan ke sel individual atau seluruh baris berdasarkan nilai sel yang diformat itu sendiri atau sel lain. Untuk memformat data Anda secara bersyarat, Anda dapat memanfaatkan aturan yang telah ditetapkan seperti Skala Warna, Bar Data, dan Set Ikon, atau membuat aturan khusus di mana Anda menentukan kapan dan bagaimana sel yang dipilih harus disorot.

Di mana pemformatan bersyarat di Excel?

Di semua versi Excel 2010 hingga Excel 365, pemformatan bersyarat berada di tempat yang sama: Rumah tab> Gaya kelompok> Pemformatan bersyarat .

Sekarang setelah Anda tahu di mana menemukan pemformatan bersyarat di Excel, mari kita lanjutkan dan lihat bagaimana Anda dapat memanfaatkannya dalam pekerjaan sehari-hari Anda untuk lebih memahami proyek yang sedang Anda kerjakan.

Untuk contoh-contoh kita, kita akan menggunakan Excel 365, yang tampaknya merupakan versi yang paling populer saat ini. Namun demikian, opsi-opsi yang ada pada dasarnya sama di semua Excels, jadi Anda tidak akan mengalami masalah dengan mengikuti versi apa pun yang diinstal di komputer Anda.

Cara menggunakan pemformatan bersyarat di Excel

Untuk benar-benar memanfaatkan kemampuan format bersyarat, Anda perlu mempelajari cara memanfaatkan berbagai jenis aturan. Kabar baiknya adalah bahwa aturan apa pun yang akan Anda terapkan, aturan tersebut mendefinisikan dua hal utama:

• Sel apa saja yang tercakup dalam aturan.
• Kondisi apa yang harus dipenuhi.

Jadi, inilah cara Anda menggunakan pemformatan bersyarat Excel:

1. Di spreadsheet Anda, pilih sel yang ingin Anda format.
2. Pada Rumah tab, di tab Gaya kelompok, klik Pemformatan Bersyarat .
3. Dari seperangkat aturan bawaan, pilih salah satu yang sesuai dengan tujuan Anda.

Sebagai contoh, kita akan menyoroti nilai yang kurang dari 0, jadi kita klik Sorot Aturan Sel Sorot > Kurang dari...

Setelah selesai, Excel akan menampilkan pratinjau data yang diformat. Jika Anda senang dengan pratinjau, klik OK .

Dengan cara yang sama, Anda bisa menggunakan jenis aturan lain yang lebih sesuai untuk data Anda, seperti:

• Lebih besar dari atau sama dengan
• Di antara dua nilai
• Teks yang mengandung kata atau karakter tertentu
• Tanggal yang terjadi dalam kisaran tertentu
• Nilai duplikat
• Angka N atas/bawah

Cara menggunakan aturan preset dengan pemformatan kustom

Jika tidak ada format yang telah ditentukan sebelumnya yang cocok untuk Anda, Anda dapat memilih warna lain untuk latar belakang, font, atau batas sel. Berikut caranya:

1. Dalam kotak dialog preset rule, dari daftar drop-down di sebelah kanan, pilih Format Khusus...
2. Dalam Format Sel jendela dialog, beralih di antara jendela Font , Perbatasan dan Isi untuk memilih gaya font yang diinginkan, gaya border dan warna latar belakang. Saat Anda melakukan ini, Anda akan segera melihat pratinjau format yang dipilih. Setelah selesai, klik OK .
3. Klik OK sekali lagi untuk menutup jendela dialog sebelumnya dan menerapkan pemformatan kustom pilihan Anda.

Tips:

• Jika Anda ingin lebih banyak warna daripada yang disediakan palet standar, klik tombol Lebih banyak warna... tombol pada Isi atau Font tab.
• Jika Anda ingin menerapkan warna latar belakang gradien , klik tombol Tombol Fill Effects (Efek Isi) pada Isi dan pilih opsi yang diinginkan.

Cara membuat aturan pemformatan bersyarat baru

Jika tidak ada aturan preset yang memenuhi kebutuhan Anda, Anda bisa membuat aturan baru dari awal. Untuk menyelesaikannya, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pilih sel yang akan diformat dan klik Pemformatan Bersyarat> Aturan Baru .
2. Dalam Aturan Pemformatan Baru kotak dialog yang terbuka, pilih jenis aturan.

Contohnya, untuk memformat sel dengan persen perubahan kurang dari 5% di kedua arah, kita memilih Memformat hanya sel yang berisi , lalu konfigurasikan aturan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

Klik OK dua kali untuk menutup kedua jendela dialog dan pemformatan bersyarat Anda selesai!

Pemformatan bersyarat Excel berdasarkan sel lain

Pada contoh sebelumnya, kita menyorot sel berdasarkan nilai "hardcoded". Namun, dalam beberapa kasus, lebih masuk akal untuk mendasarkan kondisimu pada nilai di sel lain. Keuntungan dari pendekatan ini adalah bahwa terlepas dari bagaimana nilai sel berubah di masa mendatang, pemformatanmu akan menyesuaikan secara otomatis untuk merespons perubahan tersebut.

Sebagai contoh, mari kita sorot harga di kolom B yang lebih besar dari harga ambang batas di sel D2. Untuk melakukannya, langkah-langkahnya adalah:

1. Klik Pemformatan bersyarat > Sorot Aturan Sel Sorot > Lebih besar dari...
2. Dalam kotak dialog yang muncul, tempatkan kursor dalam kotak teks di sebelah kiri (atau klik tombol Tutup Dialog ikon), dan pilih sel D2.
3. Setelah selesai, klik OK .

Hasilnya, semua harga yang lebih tinggi dari nilai di D2 akan disorot dengan warna yang dipilih:

Itu adalah kasus pemformatan bersyarat yang paling sederhana berdasarkan sel lain. Skenario yang lebih kompleks mungkin memerlukan penggunaan rumus. Dan Anda dapat menemukan beberapa contoh rumus tersebut beserta petunjuk langkah demi langkah di sini:

• Rumus pemformatan bersyarat Excel berdasarkan sel lain
• Cara mengubah warna baris berdasarkan nilai sel
• Video: Rumus pemformatan bersyarat berdasarkan sel lain

Terapkan beberapa aturan pemformatan bersyarat ke sel yang sama

Saat menggunakan format bersyarat di Excel, Anda tidak terbatas hanya pada satu aturan per sel. Anda dapat menerapkan aturan sebanyak yang dibutuhkan logika bisnis Anda.

Misalnya, Anda bisa membuat 3 aturan untuk menyoroti harga yang lebih tinggi dari $105 dengan warna merah, lebih tinggi dari $100 dengan warna oranye, dan lebih tinggi dari $99 dengan warna kuning. Agar aturan berfungsi dengan benar, Anda harus mengaturnya dalam urutan yang benar Jika aturan "lebih besar dari 99" ditempatkan lebih dulu, maka hanya format kuning yang akan diterapkan, karena dua aturan lainnya tidak akan memiliki peluang untuk terpicu - jelas, angka apa pun yang lebih tinggi dari 100 atau 105 juga lebih tinggi dari 99 :)

Untuk mengatur ulang aturan, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Pilih sel mana pun dalam kumpulan data Anda yang tercakup oleh aturan.
2. Buka Manajer Aturan dengan mengklik Pemformatan Bersyarat> Kelola Aturan...
3. Klik aturan yang perlu diterapkan terlebih dulu, kemudian gunakan tombol panah ke atas Lakukan hal yang sama untuk aturan prioritas kedua.
4. Pilih Berhenti Jika Benar kotak centang di samping semua kecuali aturan terakhir karena Anda tidak ingin aturan berikutnya diterapkan ketika kondisi sebelumnya terpenuhi.

Apa itu Berhenti jika Benar dalam pemformatan bersyarat Excel?

Opsi Stop If True dalam pemformatan bersyarat mencegah Excel memproses aturan lain saat kondisi dalam aturan saat ini terpenuhi. Dengan kata lain, jika dua atau lebih aturan ditetapkan untuk sel yang sama dan Berhenti jika Benar diaktifkan untuk aturan pertama, aturan-aturan berikutnya diabaikan setelah aturan pertama diaktifkan.

Dalam contoh di atas, kita sudah menggunakan opsi ini untuk mengabaikan aturan berikutnya ketika aturan prioritas pertama berlaku. Penggunaan itu cukup jelas. Dan berikut ini beberapa contoh lain di mana penggunaan opsi Berhenti Jika Benar Fungsi ini tidak begitu jelas tetapi sangat membantu:

• Cara menampilkan hanya beberapa item dari set ikon
• Kecualikan sel kosong dari pemformatan bersyarat

Cara mengedit aturan pemformatan bersyarat Excel

Untuk membuat beberapa perubahan pada aturan yang sudah ada, lanjutkan dengan cara ini:

1. Pilih sel mana pun yang aturannya berlaku dan klik Pemformatan Bersyarat> Kelola Aturan...
2. Dalam Manajer Aturan kotak dialog, klik aturan yang ingin Anda modifikasi, lalu klik tombol Edit Aturan... tombol.
3. Dalam Edit Aturan Pemformatan jendela dialog, buat perubahan yang diperlukan dan klik OK untuk menyimpan hasil edit.

   Jendela dialog itu terlihat sangat mirip dengan jendela Aturan Pemformatan Baru kotak dialog yang digunakan untuk membuat aturan baru, jadi Anda tidak akan mengalami kesulitan dengan itu.

Tip. Jika Anda tidak melihat aturan yang ingin Anda edit, pilih Lembar Kerja ini dari Tampilkan aturan pemformatan untuk daftar drop-down di bagian atas Manajer Aturan Ini akan menampilkan daftar semua aturan di lembar kerja Anda.

Cara menyalin pemformatan bersyarat Excel

Untuk menerapkan format bersyarat yang telah Anda buat sebelumnya ke data lain, Anda tidak perlu membuat ulang aturan yang sama dari awal. Cukup gunakan Format Painter untuk menyalin aturan pemformatan bersyarat yang ada ke kumpulan data lain. Berikut caranya:

1. Klik sel mana pun dengan pemformatan yang ingin Anda salin.
2. Klik Rumah > Format Pelukis Ini akan mengubah penunjuk mouse menjadi kuas.

   Tip. Untuk menyalin pemformatan ke beberapa sel atau rentang yang tidak bersebelahan, klik dua kali Format Pelukis .

3. Untuk menempelkan pemformatan yang disalin, klik pada sel pertama dan seret kuas ke sel terakhir dalam rentang yang ingin Anda format.
4. Setelah selesai, tekan Esc untuk berhenti menggunakan kuas.
5. Pilih sel mana pun dalam dataset baru Anda, buka Manajer Aturan dan periksa aturan yang disalin.

Catatan. Jika pemformatan bersyarat yang disalin menggunakan formula, Anda mungkin perlu menyesuaikan referensi sel dalam formula setelah menyalin aturan.

Cara menghapus aturan pemformatan bersyarat

Saya telah menyimpan bagian termudah untuk yang terakhir :) Untuk menghapus aturan, Anda bisa:

• Buka Manajer Aturan Pemformatan Bersyarat , pilih aturan dan klik tombol Hapus Aturan tombol.
• Pilih rentang sel, klik Pemformatan Bersyarat> Hapus Aturan dan pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Semoga aturan yang sangat sederhana yang kami buat ini membantu untuk memahami dasar-dasarnya. Di bawah ini, Anda dapat menemukan beberapa tutorial lagi yang dapat membantu Anda memahami mekanisme bagian dalam dan memperluas pemformatan bersyarat di spreadsheet Anda jauh melampaui penggunaan tradisionalnya.

Buku kerja latihan untuk diunduh

Pemformatan bersyarat Excel - contoh (file .xlsx)