Ha az Ön munkája üzleti levelezéssel jár, akkor bizonyára Ön is írja kérőlevelek Ez lehet álláskérés, előléptetési vagy találkozási kérés, információkérés vagy ajánlás, szívességlevél vagy jellemreferencia. Az ilyen leveleket nehéz megírni, és még nehezebb úgy megírni, hogy a címzettek készségesen és lelkesen válaszoljanak.

Ami a pénzkérő levelek , mindenféle szponzorációs, adományozási vagy adománygyűjtési kérelemmel, bizonyára egyetértesz azzal, hogy gyakran csodára van szükség ahhoz, hogy választ kapj : ) Természetesen nem tudom garantálni, hogy tippjeink és levélmintáink csodát tesznek, de mindenképpen időt takarítanak meg neked, és kevésbé lesz fájdalmas az írásbeli munkád.

Időmegtakarítási tipp ! Ha e-mailben kommunikál, akkor még több időt takaríthat meg, ha ezeket az üzleti levélmintákat közvetlenül az Outlookhoz adja hozzá. És akkor egy egérkattintással személyre szabott, testreszabott üzleti e-maileket küldhet!

Mindössze a jobb oldalon látható Megosztott e-mail sablonok bővítményre van szükség. Ha már megvan az Outlookban, nem kell újra és újra ugyanazokat a mondatokat begépelnie.

Csak kattintson duplán a sablonra, és egy pillanat alatt beillesztheti a szöveget az üzenettörzsbe. Minden formázás, hiperlink, kép és aláírás a helyén lesz!

Ne habozzon, nézze meg most azonnal; az ingyenes verzió letölthető a Microsoft AppStore-ból.

Nos, visszatérve az üzleti levelek írására, a cikk további részében megtalálod:

Üzleti levél formátum

Az üzleti levél a kommunikáció hivatalos formája, ezért speciális formátumot igényel. Lehet, hogy ha e-mailt küld, akkor nem foglalkozik túlságosan a levél formátumával, de ha hagyományos papír alapú üzleti levelet ír, akkor az alábbi ajánlások hasznosnak bizonyulhatnak. Jó gyakorlatnak számít, hogy az üzleti levelet szabványos 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm) méretű fehér papírra nyomtassa ki.

1. A feladó címe. Általában a saját címének beírásával kezdjük. A brit angolban a feladó címét általában a levél jobb felső sarkába írják. Az amerikai angolban a feladó címét a bal felső sarokba helyezik.

   A feladó nevét vagy címét nem kell leírnia, mivel az szerepel a levél lezárásában. Csak az utca, a város és az irányítószám, valamint opcionálisan a telefonszám és az e-mail cím írható be.

   Ha levélpapírral ellátott levélpapírra ír, akkor ezt hagyja ki.

2. Dátum Írja be a dátumot néhány sorral a levél fejléce vagy a feladó címe alá. A szabvány 2-3 sor (egy-négy sor is elfogadható).
3. Referencia vonal (opcionális) . Ha a leveled valamilyen konkrét információhoz kapcsolódik, például egy munkahivatkozáshoz vagy egy számlaszámhoz, add hozzá a dátum alatt. Ha egy levélre válaszolsz, hivatkozz rá. Például,
   • Re: Számla # 000987
   • Tárgy: Az Ön 2014. január 4-én kelt levele
4. Érkezési értesítések (nem kötelező) Ha a magánjellegű vagy bizalmas levelezésre vonatkozó megjegyzést szeretne feltüntetni, írja be a hivatkozási sor alá, adott esetben nagybetűvel. Például: SZEMÉLYES vagy BIZALMAS.
5. Belső cím Ez az üzleti levél címzettjének a címe, legyen az magánszemély vagy cég. Mindig a legjobb, ha annak a cégnek a konkrét személyének ír, amelyiknek a levelet küldi.

   A szabvány 2 sorral az előző beírt elem alatt, egytől hat sorig elfogadható.

6. Figyelemvonal (opcionális). Írja be annak a személynek a nevét, akit el akar érni. Ha a személy nevét a Belső címbe írta, hagyja ki a Figyelem sort.
7. Üdvözlés . Használja ugyanazt a nevet, mint a belső címzésben, a címmel együtt. Ha ismeri a címzettet, és általában a keresztnevén szólítja meg, akkor például a keresztnevet is beírhatja a megszólításba: Kedves Jane. Minden más esetben az a bevett gyakorlat, hogy a megszólítás a személyi címmel és a vezetéknévvel történik, amelyet például vessző vagy kettőspont követ:
   • Mr. Brown:
   • Kedves Dr. Brown!
   • Kedves Ms. Smith,

   Ha nem ismeri a címzett nevét, vagy nem tudja, hogyan kell írni, használja az alábbi üdvözlések egyikét:

   • Hölgyek
   • Uraim
   • Kedves Uram!
   • Tisztelt Uram vagy Hölgyem
   • Akit érinthet
8. Tárgysor (nem kötelező): Hagyjon két-három üres sort a köszöntő után, és írja be a levél lényegét nagybetűvel, balra kiemelt vagy középre állított betűkkel. Ha hozzáadta a hivatkozási sort (3), a Tárgy sor felesleges lehet. Íme néhány példa:
   • AJÁNLÓLEVÉL
   • FÜGGŐLEVÉL
   • TERMÉKCSERE IRÁNTI KÉRELEM
   • ÁLLÁSKÉRÉS
9. Test Ez a levél fő része, amely általában 2-5 bekezdésből áll, az egyes bekezdések között üres sorral. Az első bekezdésben írjon egy barátságos bevezetőt, majd mondja el a fő mondanivalóját. A következő bekezdésekben adjon háttérinformációkat és alátámasztó részleteket. Végül írja meg a záró bekezdést, amelyben újra megfogalmazza a levél célját, és kérjen valamilyen intézkedést, ha van ilyen.alkalmazható. További részletekért lásd a meggyőző üzleti levelek írására vonatkozó tippeket.
10. Zárás. Mint tudod, van néhány általánosan elfogadott kiegészítő zárójel. Hogy melyiket választod, az a leveled hangvételétől függ. Például,
    • Tisztelettel (nagyon hivatalos)
    • Őszintén vagy Üdvözlettel vagy Üdvözlettel (a leghasznosabb zárószavak üzleti levelekben).
    • Üdvözlettel, szívélyesen (kissé személyesebb és barátságosabb)

    A zárószót általában a dátummal azonos függőleges ponton és egy sorral az utolsó fő bekezdés után kell gépelni. Csak az első szót írja nagybetűvel, és hagyjon három vagy négy sort a zárószót és az aláírási blokk között. Ha a köszöntőt kettőspont követi, a zárószót követően vesszőt kell tenni; egyébként a zárószót követően nem szükséges írásjelet tenni.

11. Aláírás. Az aláírás általában négy üres sorral a Complimentary Close után következik. Írja be a nevét az aláírás alá, és ha szükséges, adjon hozzá egy címet.
12. Mellékletek. Ez a sor közli a címzettel, hogy milyen egyéb dokumentumokat, például önéletrajzot csatol a levélhez. Az alábbiakban a szokásos stílusok következnek:
    • Melléklet.
    • Csatlakoztassa.
    • Burkolatok: 2
    • Burkolatok (2)
13. Gépíró monogramja (nem kötelező) Ez az elem annak a személynek a megjelölésére szolgál, aki a levelet gépelte Önnek. Ha Ön maga gépelte a levelet, hagyja ki ezt az elemet. Általában az azonosító kezdőbetűk három nagybetűs monogramot tartalmaznak, majd két vagy három kisbetűs monogramot a gépíróéból. Például, JAM/dmc , JAM:cm Ezt az összetevőt azonban manapság meglehetősen ritkán használják, csak nagyon hivatalos üzleti levelekben.

    Az alábbiakban egy megfelelően formázott adománylevél-mintát láthat. Példákból mindig könnyebb megérteni, nem igaz?

    

10 tipp a meggyőző kérőlevelek írásához

Az alábbiakban 10 stratégiát találsz arra, hogyan írd meg a kérőleveleket úgy, hogy meggyőzd az olvasót, hogy válaszoljon vagy cselekedjen.

1. Ismerje a címzettet Mielőtt elkezdené megírni a kérőlevelét, tegye fel magának a következő kérdéseket: Ki az olvasóm, és pontosan hogyan tud segíteni nekem? Ők döntéshozók, vagy csak továbbítják a kérésemet egy rangidős tisztviselőnek? A kérőlevél stílusa és tartalma egyaránt függ az olvasó pozíciójától.
2. Ne legyen bőbeszédű Legyen világos, rövid és lényegre törő. Egy ökölszabály a következő - ne használjon két szót, ha egy is elég lenne. Emlékezzen csak Mark Twain híres idézetére - "Nem volt időm rövid levelet írni, ezért írtam helyette hosszút". Egy ember az ő helyzetében ezt megengedhette magának, és... nem kért semmit : ).
3. Legyen könnyen olvasható a levél . Amikor kérőlevelet ír, ne térjen el, és ne zavarja össze az olvasót azzal, hogy eltér a fő mondanivalójától. Kerülje a hosszú, zsúfolt mondatokat és bekezdéseket, mert ezek ijesztőek és nehezen emészthetőek. Használjon helyettük egyszerű, kijelentő mondatokat, és a hosszú mondatokat vesszőkkel, kettőspontokkal és pontosvesszőkkel szakítsa meg. Kezdjen új bekezdést, ha megváltoztat egy gondolatot vagy ötletet.

   Íme egy nagyon rossz példa egy kísérőlevélre:

   " Minden tekintetben úgy tűnik, hogy a képzettségem megfelel az Önök hirdetésében megfogalmazott kívánalmaknak, és a cégük blogjainak hangja alapján valóban úgy gondolom, hogy az Önök cégénél [pozícióra] szántak engem"."

   És ez egy jó:

   " Jó készségekkel és tapasztalattal rendelkezem [az Ön szakterülete] területén, és nagyon hálás lennék, ha figyelembe venne bármely megfelelő pozícióra."

   Lásd még: Hogyan hozzon létre táblázatot az Excelben

   Ne feledje, ha a kérőlevél könnyen olvashatónak tűnik, nagyobb az esélye, hogy el is olvassák!

4. Felhívás hozzáadása A legegyszerűbb, ha a passzív helyett a cselekvő igéket és az aktív hangot használja.
5. Meggyőzni, de nem követelni Ne úgy kezelje a címzetteket, mintha tartoznának Önnek valamivel. Ehelyett a közös pontok megemlítésével keltse fel az olvasó figyelmét, és hangsúlyozza a cselekvés előnyeit.
6. Ne legyen terhes Adja meg az olvasóknak az összes szükséges információt, és mondja meg, hogy pontosan mit szeretne, hogy tegyenek. Egyszerűsítse a feladatot a válaszadó számára - adjon meg elérhetőségeket, közvetlen telefonszámokat, adjon meg linkeket vagy csatoljon fájlokat, bármi, ami megfelelő.
7. Írjon barátságosan és az olvasó érzelmeire apellálva. . bár üzleti levelet írsz, ne légy feleslegesen üzleties. A baráti levelek barátságot teremtenek, ezért a kérőleveleket barátságosan írd meg, mintha igazi barátoddal vagy egy régi ismerősöddel beszélgetnél. Mindannyian emberek vagyunk, és jó ötlet lehet, ha a levelezőpartner emberségére, nagylelkűségére vagy szimpátiájára apellálsz.
8. Maradjon udvarias és professzionális Még akkor is, ha megrendelés törlési kérelmet vagy panaszlevelet ír, maradjon udvarias és udvarias, egyszerűen mondja el a problémát (problémákat), adjon meg minden lényeges információt, és mindenképpen kerülje a fenyegetéseket és a rágalmakat.
9. Vigyázz a nyelvtannal Egy jól ismert mondás újrafogalmazása: "a nyelvtan számít az első benyomásnál". A rossz nyelvtan, akárcsak a rossz modor, mindent elronthat, ezért minden üzleti levelet, amelyet elküld, mindenképpen lektoráljon.
10. Felülvizsgálat elküldés előtt Ha befejezte a levél megírását, olvassa fel hangosan. Ha a fő mondanivalója nem kristálytiszta, írja újra. Jobb időt szánni az újraírásra, és választ kapni, mint gyorsan elkészíteni, és a levelét azonnal a kukába dobni.

És végül, ha választ kaptál a kérőleveledre, vagy a kívánt intézkedés megtörtént, ne felejtsd el megköszönni az illetőnek. Itt minden alkalomra találsz köszönőlevél-mintákat.

Kérőlevelek mintái

Az alábbiakban talál néhány példát különböző alkalmakra szóló kérőlevelekre.

Minta ajánlólevél kérés

Kedves Mr. Brown:

Remélem, jól van. Meleg emlékeket őrzök az Ön figyelemre méltó vezetéséről és a tanárok támogatásáról, amikor az XYZ középiskolában dolgoztam.

Jelenleg az XYZ iskolai körzetbe jelentkezem, és három ajánlólevelet kell benyújtanom. Azért írok, hogy megkérdezzem, írna-e ajánlólevelet a nevemben.

Szeretnék néhány háttérinformációt nyújtani Önnek, amely segíthet Önnek, ha úgy dönt, hogy megírja ezt a levelet.

Mellékelve találja a legfrissebb önéletrajzom egy példányát. Kérem, forduljon hozzám bizalommal, ha további információra van szüksége. Várom, hogy jelentkezzen, és előre is köszönöm, hogy időt szánt rám.

Tájékoztatás iránti kérelem

Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát az általunk meghirdetett álláshirdetésre. Az önéletrajzán kívül szükségünk van három referenciára és az elmúlt három év korábbi munkáltatóinak listájára, valamint azok telefonszámára.

Alapelvünk, hogy minden jelölt hátterét alaposan megvizsgáljuk annak érdekében, hogy a legmegfelelőbb személyt válasszuk ki erre a munkakörre.

Köszönjük a segítségét, várjuk a válaszát.

Személyi referenciakérelem

Biztosítjuk, hogy válaszát bizalmasan kezeljük. Előre is köszönjük.

Adománykérés

Ezt közösségünk tagjaként küldöm Önnek. Biztos vagyok benne, hogy Ön is értékeli, hogy egy ilyen csendes és békés környéken él, ahogy én is.

Tudják, néha ahhoz, hogy a közösségünk nyugodt és békés maradjon, lépéseket kell tennünk. Mint talán tudják, a helyi közösségi bizottságunk az elmúlt két hónapban ülésezett, hogy megpróbálja megtalálni a módját annak, hogyan lehetne csökkenteni a betörések számát a környékünkön. A múlt héten közzétették ajánlásaikat arról, hogyan lehetne a legjobban küzdeni a probléma ellen.

Elsődleges ajánlásukban a helyi Szomszédsági Őrség program kiegészítéseként a rendőrség és a biztonsági járőrök számának növelésére szólítanak fel. Sajnos a szükséges összeg nem szerepel az idei önkormányzati költségvetési előirányzatban.

Ezért, mint a közösség aggódó tagja úgy döntöttem, hogy a vállalkozásom minden egyes, a közösségben összegyűjtött dollár után $-t adományoz a további biztonsági költségek fedezésére. Arra kérem Önöket, hogy ma csatlakozzanak hozzám, és támogassák ezt a közös jót szolgáló, méltó ügyet.

Ha ma szeretne adományozni, akkor beugorhat a két üzletünk egyikébe, és adományát a pénztárak mellett elhelyezett dobozokba dobhatja. Ha nem tud eljönni az üzletbe, kérjük, küldjön csekket vagy átutalási megbízást az "XYZ" címre, és küldje el a fent megadott címre.

Előre is köszönöm.

Szívességet kérni

Azért írok Önnek, hogy egy szívességet kérjek, amit remélem, meg tudna tenni nekem.

Kevesebb mint három hónap múlva veszek részt a , azzal a reménnyel, hogy beléphetek a , ahol a legjobb egyetemi programjuk van arra a kurzusra, ami engem érdekel.

Az iskola rendkívül nagy hangsúlyt fektet arra, hogy a diákok sikeresen vizsgázzanak, ezért nagy nyomás nehezedik rám, hogy átlagon felüli eredményt érjek el a Graduate Record Examination vizsgán.

Mivel Ön nemrégiben diplomázott , Ön természetesen az első személy, akire gondoltam, amikor azt fontolgattam, hogy kihez fordulhatnék, hogy segítsen nekem. Nem kérek túl sok időt, nagyon hálás lennék minden olyan tanácsért, amit Ön tudna adni nekem, és néhány leckét a , amelyekről úgy érzem, hogy a leggyengébb pontjaim.

Remélem, hogy pozitív választ kapok, előre is köszönöm.

Termék visszaküldésére / cseréjére vonatkozó kérelem

A , megrendeltem a , megkaptam a . Felfedeztem, hogy a megvásárolt termékkel a következő probléma van:

Mivel az Ön által szállított termék minősége nem kielégítő, jogosult vagyok arra, hogy visszaszerezzem, és kérem, hogy erősítse meg, hogy ezt a következő hét napon belül megteszi. Kérem továbbá, hogy erősítse meg, hogy gondoskodik-e a termék átvételéről, vagy megtéríti nekem a visszaküldés költségeit.

Várom, hogy a jelen levél keltétől számított hét napon belül megkapjam a követelésem rendezésére vonatkozó kielégítő javaslatait.

*****

És ez minden mára. Remélhetőleg ezek az információk segítenek abban, hogy általában véve megfelelően formázott üzleti levelet, és különösen meggyőző kérő leveleket írjon, és mindig megkapja a kívánt választ. Köszönjük, hogy elolvasta!