A bemutató azt mutatja be, hogyan készíthetünk egyéni adatérvényesítési szabályokat az Excelben. Talál néhány példát az E xcel adatérvényesítési képletek, amelyek csak számokat vagy szöveges értékeket engedélyeznek bizonyos cellákban, vagy csak bizonyos karakterekkel kezdődő szöveget, egyedi adatokat engedélyeznek a duplikációk megakadályozására, és így tovább.

A tegnapi bemutatóban elkezdtük megvizsgálni az Excel adatérvényesítést - mi a célja, hogyan működik, és hogyan használhatja a beépített szabályokat a munkalapok adatainak érvényesítésére. Ma egy lépéssel tovább megyünk, és beszélünk az Excelben az egyéni adatérvényesítés apró szempontjairól, valamint kísérletezünk egy maroknyi különböző érvényesítési formulával.

Hogyan hozzunk létre egyéni adatérvényesítést képlettel

A Microsoft Excel számos beépített adatérvényesítési szabályt tartalmaz számok, dátumok és szövegek számára, de ezek csak a legalapvetőbb forgatókönyveket fedik le. Ha a cellákat saját kritériumokkal szeretné érvényesíteni, hozzon létre egy képleten alapuló egyéni érvényesítési szabályt. Íme, hogyan:

1. Válasszon ki egy vagy több cellát az érvényesítéshez.
2. Nyissa meg az Adatérvényesítés párbeszédpanelt. Ehhez kattintson a Adatérvényesítés gombot a Adatok lapon, a Adateszközök csoportot, vagy nyomja meg az Alt> D> L billentyűsort (minden billentyűt külön-külön kell megnyomni).
3. A Beállítások lapon a Adatérvényesítés párbeszédablakban válassza a Custom a Engedélyezze a mezőbe, és írja be az adatérvényesítési képletet a Formula doboz.
4. Kattintson a címre. OK .

Opcionálisan hozzáadhat egy egyéni beviteli üzenetet és egy Hibajelzést, amelyek akkor jelennek meg, ha a felhasználó kiválasztja az érvényesített cellát, illetve ha érvénytelen adatokat ad meg.

Az alábbiakban talál néhány példát a különböző adattípusokra vonatkozó egyéni érvényesítési szabályokra.

Megjegyzés: Minden beépített és egyéni Excel-adatérvényesítési szabály csak a szabály létrehozása után a cellába beírt új adatokat ellenőrzi. A másolt adatok nem kerülnek érvényesítésre, ahogyan a szabály létrehozása előtt a cellába bevitt adatok sem. Az adatérvényesítési kritériumoknak nem megfelelő meglévő bejegyzések rögzítéséhez használja a(z) Érvénytelen adatok bekarikázása funkciót, ahogyan az a Hogyan találhat érvénytelen adatokat az Excelben.

Excel adatérvényesítés, hogy csak számokat engedélyezzen

Meglepő módon az Excel beépített adatérvényesítési szabályai közül egyik sem felel meg annak a nagyon tipikus helyzetnek, amikor a felhasználók számára korlátozni kell, hogy csak számokat írjanak be bizonyos cellákba. Ez azonban könnyen megoldható az ISNUMBER függvényen alapuló egyéni adatérvényesítési formulával, például ezzel:

=ISNUMBER(C2)

Ahol C2 az érvényesítendő tartomány legfelső cellája.

Megjegyzés: Az ISNUMBER függvény az érvényesített cellákban bármilyen számértéket megenged, beleértve az egész számokat, tizedesjegyeket, törteket, valamint a dátumokat és időpontokat, amelyek az Excel szempontjából szintén számok.

Excel adatérvényesítés, hogy csak szöveges adatokat lehessen használni

Ha ennek az ellenkezőjét szeretné elérni - azaz csak a szöveges bejegyzések engedélyezését egy adott cellatartományban -, akkor hozzon létre egy egyéni szabályt például az ISTEXT funkcióval:

=ISTEXT(D2)

Ahol D2 a kiválasztott tartomány legfelső cellája.

Bizonyos karakter(ek)kel kezdődő szöveg engedélyezése

Ha egy bizonyos tartományban az összes értéknek egy adott karakterrel vagy részlettel kell kezdődnie, akkor végezzen Excel-adatérvényesítést a COUNTIF függvény alapján egy joker karakterrel:

Például annak biztosításához, hogy az A oszlopban szereplő összes rendelési azonosító "AA-", "aa-", "Aa-" vagy "aA-" előtaggal kezdődjön (a nagy- és kisbetűket nem érzékelve), definiáljon egy egyéni szabályt ezzel az adatérvényesítési formulával:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Érvényesítési formula a VAGY logikával (több kritérium)

Abban az esetben, ha 2 vagy több érvényes előtag van, adjon össze több COUNTIF függvényt, hogy az Excel adatérvényesítési szabálya a VAGY logikával működjön:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Nagy- és kisbetű-érzékeny érvényesítési formula

Ha a karakterek nagy- és kisbetűi számítanak, akkor az EXACT funkcióval és a LEFT függvénnyel kombinálva hozzon létre egy nagy- és kisbetű-érzékeny érvényesítési formulát az adott szöveggel kezdődő bejegyzésekre:

Ha például csak az "AA-" kezdetű rendelési azonosítókat szeretné engedélyezni (sem az "aa-", sem az "Aa-" nem engedélyezett), használja ezt a képletet:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

A fenti képletben a LEFT függvény kiveszi az A2 cellából az első 3 karaktert, és az EXACT összehasonlítást végez az eset- és nagybetű-érzékenység alapján a keményen kódolt részláncokkal ("AA-" ebben a példában). Ha a két részlánc pontosan megegyezik, a képlet TRUE-t ad vissza, és az érvényesítés sikerül; ellenkező esetben FALSE-t kapunk vissza, és az érvényesítés sikertelen.

Bizonyos szöveget tartalmazó bejegyzések engedélyezése

Ha olyan bejegyzéseket szeretne engedélyezni, amelyek egy adott szöveget tartalmaznak egy cella bármely pontján (az elején, közepén vagy végén), használja az ISNUMBER funkciót a FIND vagy a SEARCH funkcióval együtt, attól függően, hogy a nagy- és kisbetűket figyelembe vevő vagy a kis- és nagybetűket nem figyelembe vevő egyezést szeretne-e:

• Nagy- és kisbetűket nem érzékelő érvényesítés: ISNUMBER(SEARCH( szöveg , sejt ))
• Nagy- és kisbetű-érzékeny érvényesítés: ISNUMBER(FIND( szöveg , sejt ))

Ha a mintaadatkészletünkben csak az A2:A6 cellákban lévő "AA" szöveget tartalmazó bejegyzéseket szeretné engedélyezni, használja az alábbi képletek egyikét:

Nagy- és kisbetű-érzékeny:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Nagy- és kisbetű-érzékeny:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

A képletek a következő logika szerint működnek:

Az A2 cellában az "AA" részsorozatot keresi a FIND vagy a SEARCH függvény segítségével, és mindkettő a részsorozat első karakterének pozícióját adja vissza. Ha a szöveget nem találja, hibaüzenetet kap. A keresés eredményeként visszaadott bármely numerikus értékre az ISNUMBER függvény TRUE értéket ad, és az adatellenőrzés sikeres. Hiba esetén az ISNUMBER FALSE értéket ad vissza, és a bejegyzés nem kerülhet be a cellába.

Adatérvényesítés, hogy csak egyedi bejegyzéseket engedélyezzen, és ne engedélyezze a duplikációkat

Olyan helyzetekben, amikor egy bizonyos oszlop vagy cellatartomány nem tartalmazhat duplikátumokat, konfiguráljon egy egyéni adatérvényesítési szabályt, amely csak egyedi bejegyzéseket engedélyez. Ehhez a klasszikus COUNTIF képletet fogjuk használni a duplikátumok azonosítására:

Például, ha biztosítani szeretné, hogy csak egyedi rendelési azonosítók kerüljenek az A2-A6 cellákba, hozzon létre egy egyéni szabályt ezzel az adatérvényesítési formulával:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Egyedi érték megadása esetén a formula TRUE értéket ad vissza, és az érvényesítés sikeres. Ha ugyanaz az érték már létezik a megadott tartományban (1-nél nagyobb szám), a COUNTIF FALSE értéket ad vissza, és a bemenet érvényesítését nem sikerül elvégezni.

Kérjük, figyeljen arra, hogy a tartományt abszolút cellahivatkozásokkal (A$2:$A$6) rögzítjük, és relatív hivatkozást használunk a felső cellához (A2), hogy a képlet megfelelően igazodjon az érvényesített tartomány minden cellájához.

Megjegyzés: Ez az adatérvényesítési képlet a következő case-insensitive , nem tesz különbséget a kis- és nagybetűs szöveg között.

Érvényesítési képletek dátumokhoz és időpontokhoz

A beépített dátumérvényesítés számos előre definiált kritériumot biztosít, amelyekkel a felhasználók csak a két megadott dátum közötti, az adott dátumnál nagyobb, kisebb vagy azzal egyenlő dátumokat adhatják meg.

Ha jobban szeretné ellenőrizni a munkalapok adatérvényesítését, a beépített funkciókat egyéni szabályokkal is megismételheti, vagy írhat saját képletet, amely túlmutat az Excel adatérvényesítés beépített képességein.

Két dátum közötti időpontok engedélyezése

Ha a bejegyzést egy megadott tartományon belüli dátumra szeretné korlátozni, használhatja az előre definiált dátumszabályt a "between" kritériummal, vagy készíthet egyéni érvényesítési szabályt ezzel az általános formulával:

Hol:

• sejt az érvényesített tartomány legfelső cellája, és
• indítsd el a és vége A dátumok a DATE függvénnyel megadott érvényes dátumok vagy a dátumokat tartalmazó cellákra való hivatkozások.

Ha például csak a 2017. év július hónapjának dátumait szeretné engedélyezni, használja a következő képletet:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Vagy írja be a kezdő és a záró dátumot néhány cellába (ebben a példában az F1 és F2 cellákba), és hivatkozzon ezekre a cellákra a képletben:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Vegye észre, hogy a határdátumok abszolút cellahivatkozásokkal vannak rögzítve.

Csak hétköznap vagy hétvégén

Ha korlátozni szeretné, hogy a felhasználó csak hétköznapokat vagy hétvégéket adjon meg, konfiguráljon egy egyéni érvényesítési szabályt a WEEKDAY funkció alapján.

A return_type argumentum 2-re állítva, a WEEKDAY egy egész számot ad vissza 1 (hétfő) és 7 (vasárnap) között. Tehát hétköznapokon (hétfőtől péntekig) a képlet eredményének 6-nál kisebbnek kell lennie, hétvégén (szombat és vasárnap) pedig 5-nél nagyobbnak.

Csak a következők engedélyezése munkanapok :

Csak a következők engedélyezése hétvégén :

Ha például csak a C2:C6 cellákban lévő munkanapok beírását szeretné engedélyezni, használja ezt a képletet:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Dátumok érvényesítése a mai dátum alapján

Sok helyzetben előfordulhat, hogy a mai dátumot szeretné használni az engedélyezett dátumtartomány kezdő dátumaként. Az aktuális dátumot a TODAY függvénnyel kapja meg, majd a kívánt számú napot hozzáadva kiszámítja a végdátumot.

Például, ha az adatbevitelt a mától számított 6 napra korlátozzuk (7 nap, beleértve a mai napot is), akkor a beépített Dátum szabályt fogjuk használni a képletalapú kritériumokkal:

1. Válassza ki a címet. Dátum a Engedélyezze a
2. Válassza ki a címet. a között. a Adatok
3. A Kezdeti időpont mezőbe írja be =TODAY()
4. A Végdátum mezőbe írja be =TODAY() + 6

Hasonló módon korlátozhatja a felhasználókat arra, hogy a mai dátum előtti vagy utáni dátumokat adjanak meg. Ehhez válassza ki a következőket kevesebb, mint vagy nagyobb, mint a Adatok mezőbe, majd írja be =TODAY() a Vége dátum vagy Indítsa el a oldalt. dátum mező, illetve.

Érvényesítse az időpontokat az aktuális idő alapján

Az adatok aktuális idő alapján történő érvényesítéséhez használja az előre definiált Idő szabályát a saját adatérvényesítési képletével:

1. A Engedélyezze a mezőben válassza a Idő .
2. A Adatok dobozban válasszon kevesebb, mint hogy csak az aktuális időpont előtti időpontokat engedélyezze, vagy nagyobb, mint az aktuális idő utáni időpontok engedélyezése.
3. A Végidő vagy Kezdési idő mezőbe (attól függően, hogy az előző lépésben melyik kritériumot választotta ki), írja be az alábbi képletek egyikét:
   • Érvényesítéshez dátumok és időpontok az aktuális dátum és idő alapján:

     =NOW()

   • Érvényesítéshez times az aktuális idő alapján:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Az alábbi képernyőkép egy olyan szabályt mutat, amely csak az aktuális időpontnál nagyobb időpontokat engedélyez:

Egyéni Excel-adatérvényesítési szabály nem működik

Ha a képletalapú adatérvényesítési szabály nem a várt módon működik, 3 fő pontot kell ellenőrizni:

• Az adatérvényesítési képlet helyes
• Az érvényesítési formula nem utal üres cellára
• Megfelelő cellahivatkozások használata

Az Excel adatérvényesítési képlet helyességének ellenőrzése

Kezdetnek másolja be az érvényesítési képletet egy cellába, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem ad vissza hibát, például #N/A, #VALUE vagy #DIV/0!!.

Ha létrehoz egy egyéni szabály , a képletnek a TRUE és FALSE logikai értékeket, illetve az ezeknek megfelelő 1 és 0 értékeket kell visszaadnia.

Ha egy képletalapú kritériumot használ egy beépített szabály (mint ahogyan azt az aktuális idő alapján az időpontok érvényesítéséhez tettük), egy másik numerikus értéket is visszaadhat.

Az Excel adatérvényesítési képlet nem hivatkozhat üres cellára

Sok esetben, ha a Figyelmen kívül hagyni üres mezőt a szabály meghatározásakor (általában alapértelmezés szerint be van jelölve), és a képletben hivatkozott egy vagy több cella üres, akkor az érvényesített cellában bármilyen érték megengedett.

Íme egy példa a legegyszerűbb formában:

Abszolút és relatív cellahivatkozások az adatérvényesítési képletekben

A képletalapú Excel-érvényesítési szabály beállításakor tartsa szem előtt, hogy a képletben szereplő összes cellahivatkozás a bal felső cellához képest a kiválasztott tartományban.

Ha egynél több cellára hoz létre szabályt, és az érvényesítési feltételek a következőktől függenek specifikus sejtek , ügyeljen arra, hogy abszolút cellahivatkozásokat használjon ($ jellel, mint például $A$1), különben a szabály csak az első cellára fog helyesen működni. Hogy jobban szemléltesse a dolgot, tekintse meg a következő példát.

Tegyük fel, hogy a D2-D5 cellákba történő adatbevitelt az 1 (minimális érték) és az A2 és B2 osztásának eredménye közötti egész számokra akarjuk korlátozni. Tehát a maximális értéket a következő egyszerű képlettel számoljuk ki =A2/B2 , ahogy az alábbi képernyőképen látható:

A probléma az, hogy ez a látszólag helyes képlet nem fog működni a D3-D5 cellák esetében, mivel a relatív hivatkozások a sorok és oszlopok relatív pozíciója alapján változnak. Így a D3 cella esetében a képlet a következőre változik =A3/B3 , D4 esetében pedig =A4/B4 , rosszul csinálja az adatok érvényesítését!

A képlet rögzítéséhez csak írja be a "$" betűt az oszlop- és sorhivatkozások elé, hogy rögzítse azokat: =$A$2/$B$2 Vagy nyomja meg az F4 billentyűt a különböző referenciatípusok közötti váltáshoz.

Azokban az esetekben, amikor minden egyes cellát a saját kritériumai alapján szeretne érvényesíteni, használjon relatív cellahivatkozásokat $ jel nélkül, hogy a képletet minden sorra és/vagy oszlopra beállítsa:

Mint látja, nincs "abszolút igazság", ugyanaz a formula lehet helyes vagy helytelen a helyzettől és az adott feladattól függően.

Így használhatod az adatérvényesítést az Excelben a saját képleteiddel. Hogy jobban megértsd, töltsd le bátran az alábbi minta munkafüzetünket, és vizsgáld meg a szabálybeállításokat. Köszönöm, hogy elolvastad, és remélem, jövő héten találkozunk a blogunkon!

Gyakorlati munkafüzet letölthető

Excel adatérvényesítési példák (.xlsx fájl)