Tässä opetusohjelmassa opit muutamia nopeita ja tehokkaita tapoja tarkistaa ja korjata kaavoja Excelissä. Näet, miten F9-näppäintä käytetään kaavan osien arvioimiseen, miten korostetaan soluja, jotka viittaavat tiettyyn kaavaan tai joihin tietty kaava viittaa, miten määritetään väärin sovitetut tai väärin sijoitetut sulkeet ja paljon muuta.

Muutamissa viimeisissä opetusohjelmissa olemme tutkineet Excel-kaavojen eri näkökohtia. Jos olet ehtinyt lukea ne, tiedät jo, miten Excelissä kirjoitetaan kaavoja, miten kaavoja näytetään soluissa, miten kaavoja piilotetaan ja lukitaan ja paljon muuta.

Tänään haluan jakaa muutamia vinkkejä ja tekniikoita Excel-kaavojen tarkistamiseen, arviointiin ja virheenkorjaukseen, jotka toivottavasti auttavat sinua työskentelemään entistä tehokkaammin Excelin kanssa.

F2-näppäin Excelissä - muokkaa kaavoja

Excelin F2-näppäimellä vaihdetaan seuraavien toimintojen välillä. Muokkaa ja Kirjoita tilat. Kun haluat tehdä muutoksia olemassa olevaan kaavaan, valitse kaavan solu ja paina F2 syöttääksesi Muokkaustila Kun teet tämän, kursori alkaa vilkkua solun tai kaavarivin sulkevan sulkeisen lopussa (riippuen siitä, onko Salli muokkaus suoraan soluissa -vaihtoehto valittuna vai ei). Ja nyt voit tehdä kaavassa mitä tahansa muokkauksia:

• Käytä vasenta ja oikeaa nuolinäppäintä siirtyäksesi kaavan sisällä.
• Valitse kaavan osat nuolinäppäimillä yhdessä Shift-näppäimen kanssa (saman voi tehdä myös hiirellä).
• Paina Poista tai Backspace poistaa tiettyjä soluviittauksia tai muita kaavan osia.

Kun olet valmis muokkauksen jälkeen, paina Enter-näppäintä kaavan loppuunsaattamiseksi.

Voit poistua muokkaustilasta tekemättä muutoksia kaavaan painamalla Esc-näppäintä.

Muokkaaminen suoraan solussa tai kaavarivillä

Oletusarvoisesti F2-näppäimen painaminen Excelissä asettaa kursorin solun kaavan loppuun. Jos haluat muokata kaavoja mieluummin Excelin kaavarivillä, toimi seuraavasti:

• Klikkaa Tiedosto > Vaihtoehdot .
• Valitse vasemmasta ruudusta Edistynyt .
• Poista oikeassa ruudussa valintaruutu Salli muokkaus suoraan soluissa vaihtoehto Muokkausasetukset .
• Klikkaa OK tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi valintaikkunan.

Nykyään F2:ta pidetään usein vanhanaikaisena tapana muokata kaavoja. Kaksi muuta tapaa siirtyä Excelin muokkaustilaan ovat:

• Kaksoisnapsauttamalla solua tai
• Napsauttamalla mitä tahansa kaavarivin sisällä.

Onko Excelin F2-toimintatapa tehokkaampi tai onko sillä mitään etuja? Ei :) Yksinkertaisesti jotkut ihmiset työskentelevät mieluummin näppäimistöllä suurimman osan ajasta, kun taas toiset pitävät hiiren käyttöä kätevämpänä.

Riippumatta siitä, kumman muokkaustavan valitset, muokkaustilan visuaalinen merkintä löytyy näytön vasemmasta alakulmasta. Heti kun painat F2 tai kaksoisnapsautat solua tai napsautat kaavapalkkia, sana Muokkaa ilmestyy suoraan arkin välilehtien alapuolelle:

Vinkki. Paina Ctrl + A, jos haluat siirtyä solussa olevan kaavan muokkaamisesta kaavariville. Se toimii vain, kun muokkaat kaavaa, et arvoa.

F9-näppäin Excelissä - arvioi kaavan osia

Microsoft Excelissä F9-näppäin on helppo ja nopea tapa tarkistaa ja debugata kaavoja. Sen avulla voit arvioida vain kaavan valitun osan korvaamalla sen todellisilla arvoilla, joihin kyseinen osa vaikuttaa, tai lasketulla tuloksella. Seuraava esimerkki havainnollistaa Excelin F9-näppäintä toiminnassa.

Oletetaan, että sinulla on seuraava IF-kaava laskentataulukossa:

=IF(AVERAGE(A2:A6)>AVERAGE(B2:B6), "Hyvä", "Huono")

Arvioidaksesi kutakin kaavan sisältämää kahta keskiarvofunktiota erikseen, toimi seuraavasti:

• Valitse solu, jossa kaava on, tässä esimerkissä D1.
• Paina F2 tai kaksoisnapsauta valittua solua siirtyäksesi muokkaustilaan.
• Valitse kaavan osa, jonka haluat testata, ja paina F9 .

Jos esimerkiksi valitset ensimmäisen keskiarvotoiminnon eli AVERAGE(A2:A6) ja painat F9-näppäintä, Excel näyttää sen lasketun arvon:

Jos valitset vain solualueen (A2:A6) ja painat F9-näppäintä, näet todelliset arvot soluviittausten sijaan:

Osoitteeseen exit kaavan arviointitilaan, paina Esc-näppäintä.

Excel F9 -vihjeitä:

• Muista valita jokin osa kaavasta ennen kuin painat F9-näppäintä, muuten F9-näppäin korvaa koko kaavan lasketulla arvolla.
• Kun olet kaavan arviointitilassa, älä paina Enter-näppäintä, koska se korvaisi valitun osan joko lasketulla arvolla tai solujen arvoilla. Jos haluat säilyttää alkuperäisen kaavan, peruuta kaavan testaus painamalla Esc-näppäintä ja poistu kaavan arviointitilasta.

Excel F9 -tekniikka on erityisen hyödyllinen testattaessa pitkiä monimutkaisia kaavoja, kuten sisäkkäisiä kaavoja tai matriisikaavoja, joissa on vaikea ymmärtää, miten kaava laskee lopputuloksen, koska se sisältää useita välilaskutoimituksia tai loogisia testejä. Tämän virheenkorjausmenetelmän avulla voit rajata virheen tiettyyn alueeseen tai funktioon, joka sen aiheuttaa.

Kaavan virheenkorjaus käyttämällä Arvioi kaava -toimintoa

Toinen tapa arvioida kaavoja Excelissä on kaavojen Arvioi kaava vaihtoehto, joka sijaitsee Kaavat välilehdellä, kohdassa Kaavan tarkastus ryhmä.

Heti kun napsautat tätä painiketta, Arvioi kaava avautuu valintaikkuna, jossa voit tarkastaa kaavan jokaisen osan siinä järjestyksessä kuin kaava lasketaan.

Sinun tarvitsee vain napsauttaa Arvioi painiketta ja tarkastele alleviivatun kaavaosan arvoa. Viimeisimmän arvioinnin tulos näkyy kursiivilla.

Jatka klikkaamalla Arvioi painiketta, kunnes jokainen kaavan osa on testattu.

Voit lopettaa arvioinnin napsauttamalla Sulje nappi.

Jos haluat aloittaa kaavan arvioinnin alusta, valitse Käynnistä uudelleen .

Jos kaavan alleviivattu osa on viittaus soluun, joka sisältää toisen kaavan, napsauta valintanäppäintä Astu sisään painiketta saadaksesi kyseisen toisen kaavan näkyviin Arviointi palataksesi edelliseen kaavaan, napsauta painiketta Astu ulos .

Huomautus. Astu sisään painike ei ole käytettävissä soluviittaukselle, joka osoittaa toiseen kaavaan eri työkirjassa. Se ei myöskään ole käytettävissä soluviittaukselle, joka esiintyy kaavassa toisen kerran (kuten D1:n toinen esiintymä yllä olevassa kuvakaappauksessa).

Korosta ja sovita sulkujen parit kaavassa

Kun luot monimutkaisia kaavoja Excelissä, sinun on usein lisättävä useampi kuin yksi sulkeispari laskutoimitusten järjestyksen määrittämiseksi tai muutaman eri toiminnon yhdistämiseksi. Sanomattakin on selvää, että tällaisissa kaavoissa on hyvin helppoa sijoittaa ylimääräinen sulkeispari väärin, jättää se pois tai sisällyttää se.

Jos unohdat sulkujen paikan tai sijoitat ne väärin ja painat Enter-näppäintä yrittäessäsi täydentää kaavaa, Microsoft Excel näyttää yleensä hälytyksen, jossa ehdotetaan kaavan korjaamista puolestasi:

Jos hyväksyt korjausehdotuksen, napsauta Kyllä Jos muokattu kaava ei ole haluamasi, valitse Ei ja tee korjaukset manuaalisesti.

Huomautus: Microsoft Excel ei aina korjaa puuttuvia tai väärin sovitettuja sulkuja oikein. Tarkista siksi korjausehdotus aina huolellisesti ennen sen hyväksymistä.

Auttaa sinua tasapainottaa suluissa olevat parit Excel antaa kolme visuaalista vihjettä, kun kirjoitat tai muokkaat kaavaa:

• Kun syötät monimutkaisen kaavan, joka sisältää useita sulkeissarjoja, Excel sävyttää sulkeisparit eri väreillä, jotta ne olisi helpompi tunnistaa. Ulompi sulkeispari on aina musta. Tämä voi auttaa sinua määrittämään, oletko lisännyt kaavaan oikean määrän sulkeita.
• Kun kirjoitat kaavan sulkevan sulkeuman, Excel korostaa sulkeumaparin (juuri kirjoittamasi oikeanpuoleinen sulkeuma ja sitä vastaava vasen sulkeuma) lyhyesti. Jos olet kirjoittanut kaavan viimeiseksi luulemasi sulkeuman, mutta Excel ei lihavoi kaavan avaavaa sulkeumaa, sulkeumat eivät sovi yhteen tai ovat epätasapainossa.
• Kun liikut kaavassa nuolinäppäimillä ja ylität sulkujen yli, parin toinen sulku korostetaan ja muotoillaan samalla värillä. Tällä tavoin Excel pyrkii tekemään sulkujen yhdistämisestä selkeämpää.

Seuraavassa kuvakaappauksessa olen ylittänyt viimeisen sulkeutuvan sulkeutuvan sulkeutumissulun nuolinäppäimellä, ja ulompi sulkeutumissulkeutumispari (mustat sulkeutumissulut) on korostettu:

Korostaa kaikki solut, joihin viitataan tietyssä kaavassa

Kun korjaat kaavaa Excelissä, voi olla hyödyllistä tarkastella soluja, joihin kaavassa viitataan. Voit korostaa kaikki riippuvaiset solut seuraavasti:

• Valitse kaavan solu ja paina pikanäppäimiä Ctrl + [. Excel korostaa kaikki solut, joihin kaava viittaa, ja siirtää valinnan ensimmäiseen viitattuun soluun tai solualueeseen.
• Siirry seuraavaan viitattuun soluun painamalla Enter-näppäintä.

Tässä esimerkissä valitsin solun F4 ja painoin Ctrl + [ . Kaksi solua (C4 ja E4), joihin F4:n kaavassa viitataan, korostuivat, ja valinta siirtyi soluun C4:

Korosta kaikki kaavat, jotka viittaavat valittuun soluun.

Edellisessä vinkissä näytettiin, miten voit korostaa kaikki solut, joihin tietty kaava viittaa. Mutta entä jos haluat tehdä päinvastoin ja löytää kaikki kaavat, jotka viittaavat tiettyyn soluun? Voit esimerkiksi haluta poistaa joitakin epäolennaisia tai vanhentuneita tietoja laskentataulukosta, mutta haluat varmistaa, ettei poisto riko mitään olemassa olevia kaavoja.

Jos haluat korostaa kaikki solut, joissa on tiettyyn soluun viittaavia kaavoja, valitse kyseinen solu ja paina pikanäppäimiä Ctrl + ].

Kuten edellisessä esimerkissä, valinta siirtyy arkin ensimmäiseen kaavaan, joka viittaa soluun. Jos haluat siirtää valinnan muihin kaavoihin, jotka viittaavat kyseiseen soluun, paina Enter-näppäintä toistuvasti.

Tässä esimerkissä olen valinnut solun C4, painanut Ctrl + ] ja Excel on heti korostanut solut (E4 ja F4), jotka sisältävät C4-viittauksen:

Kaavojen ja solujen välisten suhteiden jäljittäminen Excelissä

Toinen tapa näyttää visuaalisesti tiettyyn kaavaan liittyvät solut on käyttää komentoa Trace Precedents ja Jäljitä riippuvaiset painikkeet, jotka sijaitsevat Kaavat tab> Kaavan tarkastus ryhmä.

Jäljitä edeltävät solut - näyttää solut, jotka toimittavat tietoja tietylle kaavalle.

The Trace Precedents painike toimii samalla tavalla kuin Ctrl+[ pikanäppäin eli näyttää, mitkä solut antavat tietoja valitulle kaavasolulle.

Ero on siinä, että Ctrl + [ -pikanäppäin korostaa kaikki solut, joihin kaavassa viitataan, kun taas napsauttamalla Ctrl + [ -pikanäppäintä Trace Precedents painike piirtää siniset jälkiviivat viitatuista soluista valittuun kaavan soluun, kuten seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy:

Voit myös käyttää pikanäppäintä Alt+T U T saadaksesi edelliset rivit näkyviin.

Trace Dependents - näyttää kaavoja, jotka viittaavat tiettyyn soluun.

The Jäljitä riippuvaiset painike toimii samalla tavalla kuin Ctrl + ] -pikavalinta. Se näyttää, mitkä solut ovat riippuvaisia aktiivisesta solusta, eli mitkä solut sisältävät kaavoja, jotka viittaavat tiettyyn soluun.

Seuraavassa kuvakaappauksessa solu D2 on valittu, ja siniset jälkiviivat osoittavat kaavoihin, jotka sisältävät D2-viittauksia:

Toinen tapa näyttää riippuvaisten rivi on napsauttaa Alt+T U D-pikavalintaa.

Vihje. Voit piilottaa jäljitysnuolet napsauttamalla painiketta Poista nuolet painiketta, joka sijaitsee aivan Jäljitä riippuvaiset .

Seuraa kaavoja ja niiden laskettuja arvoja (Katseluikkuna).

Kun työskentelet suuren tietokokonaisuuden kanssa, voit pitää silmällä työkirjasi tärkeimpiä kaavoja ja nähdä, miten niiden lasketut arvot muuttuvat, kun muokkaat lähdetietoja. Excelin Katseluikkuna luotiin juuri tätä tarkoitusta varten.

The Katseluikkuna näyttää solun ominaisuudet, kuten työkirjan ja työarkin nimet, solun tai alueen nimen, jos sellainen on, solun osoitteen, arvon ja kaavan, erillisessä ikkunassa. Näin näet tärkeimmät tiedot aina yhdellä silmäyksellä, vaikka vaihtaisitkin eri työkirjojen välillä!

Solujen lisääminen Watch-ikkunaan

Näyttääksesi Katseluikkuna ja lisätä soluja seurattavaksi, suorita seuraavat vaiheet:

1. Valitse solu(t), jota haluat katsella.

   Vihje. Jos haluat seurata kaikkia aktiivisen arkin soluja, joissa on kaavoja, siirry valikosta Etusivu tab> Muokkaaminen ryhmää, napsauta Etsi &; Korvaa ja napsauta sitten Siirry erikoisohjelmaan ja valitse Kaavat .

2. Vaihda Kaavat tab> Kaavan tarkastus ryhmä ja napsauta Katseluikkuna .

   

3. The Katseluikkuna tulee näkyviin ja napsautat Lisää kello... nappi.

   

Katso ikkunan muistiinpanot :

• Voit lisätä vain yhden kellon solua kohti.
• Solut, joilla on ulkoisia viittauksia muihin työkirjoihin, näytetään vain, kun kyseiset työkirjat ovat auki.

Solujen poistaminen tarkkailuikkunasta

Voit poistaa tietyn solun (solut) taulukosta Katseluikkuna , valitse solu, jonka haluat poistaa, ja napsauta painiketta Poista kello nappi:

Vihje. Jos haluat poistaa useita soluja kerralla, paina Ctrl-näppäintä ja valitse poistettavat solut.

Katseluikkunan siirtäminen ja telakointi

Kuten mikä tahansa muu työkalurivi, Excelin Katseluikkuna voidaan siirtää tai telakoida näytön ylä-, ala-, vasempaan tai oikeaan reunaan. Voit tehdä tämän vetämällä vain Katseluikkuna hiiren avulla haluamaasi paikkaan.

Jos esimerkiksi telakoitat Katseluikkuna alareunaan, se tulee aina näkyviin aivan arkin välilehtien alapuolelle, ja voit tarkastella keskeisiä kaavoja mukavasti ilman, että sinun tarvitsee selata toistuvasti ylös ja alas kaavasoluja.

Lopuksi haluan jakaa vielä pari vinkkiä, joista voi olla apua Excel-kaavojen arvioinnissa ja virheenkorjauksessa.

Vinkkejä kaavojen virheenkorjaukseen:

1. Jos haluat tarkastella pitkää kaavaa kokonaisena ilman, että se peittää viereisten solujen sisällön, käytä kaavariviä. Jos kaava on liian pitkä mahtuakseen oletuskaavapalkkiin, laajenna sitä painamalla Ctrl + Shift + U tai vedä sen alareunaa hiirellä, kuten on esitetty kohdassa Kaavapalkin laajentaminen Excelissä.
2. Jos haluat nähdä kaikki arkin kaavat niiden tulosten sijasta, paina Ctrl + ` tai napsauta hiiren painiketta Näytä kaavat painiketta Kaavat Katso lisätietoja kohdasta Kaavojen näyttäminen Excelissä.

Näin voit arvioida ja debugata kaavoja Excelissä. Jos tiedät tehokkaampia tapoja, jaa debuggausvinkkisi kommenteissa. Kiitän lukemisesta ja toivottavasti näemme sinut blogissamme ensi viikolla!