Ohjeessa näytetään, miten Excelissä tehdään mukautettuja tietojen validointisääntöjä. Löydät muutamia esimerkkejä E xcel-tietojen validointikaavat, jotka sallivat vain numerot tai tekstiarvot tietyissä soluissa tai vain tietyillä merkeillä alkavan tekstin, sallivat ainutlaatuiset tiedot, jotka estävät kaksoiskappaleiden syntymisen, ja paljon muuta.

Eilisessä opetusohjelmassa aloimme tarkastella Excelin tietojen validointia - mikä sen tarkoitus on, miten se toimii ja miten käyttää sisäänrakennettuja sääntöjä työarkkien tietojen validointiin. Tänään otamme askeleen pidemmälle ja puhumme Excelin mukautetun tietojen validoinnin yksityiskohdista sekä kokeilemme kourallista erilaisia validointikaavoja.

Miten luoda mukautetun tiedon validointi kaavan avulla

Microsoft Excelissä on useita sisäänrakennettuja tietojen validointisääntöjä numeroille, päivämäärille ja tekstille, mutta ne kattavat vain kaikkein perustavimmat skenaariot. Jos haluat validoida soluja omilla kriteereilläsi, luo mukautettu validointisääntö, joka perustuu kaavaan. Näin menetellään:

1. Valitse yksi tai useampi solu validoitavaksi.
2. Avaa tietojen validointi -valintaikkuna. Napsauta tätä varten painiketta Tietojen validointi painiketta Tiedot välilehdellä, kohdassa Tietotyökalut ryhmä tai paina näppäinsarjaa Alt> D> L (jokainen näppäin painetaan erikseen).
3. On Asetukset välilehti Tietojen validointi valintaikkunassa, valitse Custom vuonna Salli laatikkoon ja kirjoita tietojen vahvistuskaava kenttään Kaava laatikko.
4. Klikkaa OK .

Voit myös lisätä mukautetun syöttöviestin ja Virheilmoituksen, jotka tulevat näkyviin, kun käyttäjä valitsee validoidun solun tai syöttää virheellisiä tietoja.

Alla on muutamia esimerkkejä mukautetuista validointisäännöistä eri tietotyypeille.

Huomautus: Kaikki Excelin tiedonvalvontasäännöt, sekä sisäänrakennetut että mukautetut, tarkistavat vain uudet tiedot, jotka kirjoitetaan soluun säännön luomisen jälkeen. Kopioituja tietoja ei tarkisteta, eikä soluun ennen säännön luomista syötettyjä tietoja. Jos haluat määrittää olemassa olevat merkinnät, jotka eivät täytä tiedonvalvontakriteerejäsi, käytä komentoa Circle Invalid Data ominaisuus, kuten on esitetty kohdassa Miten löydetään virheelliset tiedot Excelissä.

Excel-tietojen validointi sallii vain numerot

Yllättävää kyllä, mikään Excelin sisäänrakennetuista tietojen validointisäännöistä ei sovellu hyvin tyypilliseen tilanteeseen, jossa käyttäjien on rajoitettava vain numeroiden syöttämistä tiettyihin soluihin. Tämä voidaan kuitenkin tehdä helposti ISNUMBER-funktioon perustuvalla mukautetulla tietojen validointikaavalla, kuten tällä:

=ISNUMBER(C2)

Jossa C2 on validoitavan alueen ylin solu.

Huomaa: ISNUMBER-toiminto sallii minkä tahansa numeerisen arvon vahvistetuissa soluissa, mukaan lukien kokonaisluvut, desimaaliluvut, murtoluvut sekä päivämäärät ja kellonajat, jotka ovat Excelin kannalta myös numeroita.

Excel-tietojen validointi sallii vain tekstin

Jos haluat päinvastoin sallia vain tekstimerkinnät tietyllä solualueella, voit luoda mukautetun säännön esimerkiksi ISTEXT-toiminnolla:

=ISTEXT(D2)

Jossa D2 on valitun alueen ylin solu.

Salli tekstin alku tietyllä merkillä (tietyillä merkeillä)

Jos kaikkien tietyn alueen arvojen pitäisi alkaa tietyllä merkillä tai osajonolla, tee Excelin tietojen validointi COUNTIF-funktion ja jokerimerkin avulla:

Jos haluat esimerkiksi varmistaa, että kaikki sarakkeen A tilaustunnukset alkavat etuliitteellä "AA-", "aa-", "Aa-" tai "aA-" (ei erota isoja ja pieniä kirjaimia), määritä mukautettu sääntö, jossa on tämä tietojen vahvistuskaava:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Validointikaava OR-logiikalla (useita kriteerejä)

Jos kelvollisia etuliitteitä on kaksi tai useampia, lisää useita COUNTIF-funktioita, jotta Excel-tietojen validointisääntösi toimii OR-logiikalla:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Case-sensitive validointikaava

Jos merkkien kirjainkokoonpanolla on merkitystä, käytä EXACT-toimintoa yhdessä LEFT-toiminnon kanssa luodaksesi kirjainkokoon perustuvan validointikaavan tietyllä tekstillä alkaville merkinnöille:

Jos haluat esimerkiksi sallia vain ne tilaustunnukset, jotka alkavat kirjaimella "AA-" (ei sallita kirjaimia "aa-" eikä "Aa-"), käytä tätä kaavaa:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

Yllä olevassa kaavassa LEFT-funktio poimii kolme ensimmäistä merkkiä solusta A2, ja EXACT suorittaa suur- ja pienaakkoset huomioivan vertailun kovakoodattuun osajonoon ("AA-" tässä esimerkissä). Jos nämä kaksi osajonoa täsmäävät täsmälleen, kaava palauttaa arvon TRUE ja validointi onnistuu; muussa tapauksessa palautetaan arvon FALSE ja validointi epäonnistuu.

Salli tiettyä tekstiä sisältävät merkinnät

Jos haluat sallia merkinnät, jotka sisältävät tiettyä tekstiä missä tahansa solussa (alussa, keskellä tai lopussa), käytä ISNUMBER-toimintoa yhdessä joko FIND- tai SEARCH-toiminnon kanssa riippuen siitä, haluatko isojen ja pienten kirjainten välisen vai isojen ja pienten kirjainten välisen vastaavuuden:

• Case-insensitive validointi: ISNUMBER(SEARCH( teksti , solu ))
• Suur- ja pienaakkoset huomioiva validointi: ISNUMBER(FIND( teksti , solu ))

Jos haluat esimerkkitietoaineistossamme sallia soluissa A2:A6 vain tekstiä "AA" sisältävät merkinnät, käytä jotakin seuraavista kaavoista:

Isot ja pienet kirjaimet:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Case-sensitive:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Kaavat toimivat seuraavalla logiikalla:

Etsit solussa A2 olevaa merkkijonoa "AA" käyttämällä FIND- tai SEARCH-funktiota, ja molemmat palauttavat merkkijonon ensimmäisen merkin sijainnin. Jos tekstiä ei löydy, palautetaan virheilmoitus. Minkä tahansa haun tuloksena palautetun numeerisen arvon kohdalla ISNUMBER-funktio antaa tulokseksi TRUE, ja tietojen validointi onnistuu. Virheen sattuessa ISNUMBER palauttaa tulokseksi FALSE, ja merkintää ei sallita solussa.

Tietojen validointi, joka sallii vain ainutlaatuiset merkinnät ja estää kaksoiskappaleiden käytön.

Tilanteissa, joissa tietyn sarakkeen tai solualueen ei pitäisi sisältää kaksoiskappaleita, voit määrittää mukautetun tietojen validointisäännön, joka sallii vain yksilölliset merkinnät. Käytämme tähän klassista COUNTIF-kaavaa kaksoiskappaleiden tunnistamiseen:

Jos haluat esimerkiksi varmistaa, että soluihin A2-A6 syötetään vain ainutkertaiset tilaustunnukset, luo mukautettu sääntö, jossa on tämä tietojen vahvistuskaava:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Kun syötetään yksilöllinen arvo, kaava palauttaa arvon TRUE ja validointi onnistuu. Jos sama arvo on jo olemassa määritetyllä alueella (luku suurempi kuin 1), COUNTIF palauttaa arvon FALSE ja syöttö epäonnistuu validoinnissa.

Kiinnitä huomiota siihen, että lukitsemme alueen absoluuttisilla soluviittauksilla (A$2:$A$6) ja käytämme suhteellista viittausta ylimmässä solussa (A2), jotta kaava mukautuu oikein jokaiseen validoidun alueen soluun.

Huomautus. Tämä tietojen validointikaava on case-insensitive , se ei erota isoja ja pieniä kirjaimia.

Päivämäärien ja kellonaikojen validointikaavat

Sisäänrakennettu päivämäärän validointi tarjoaa melko paljon ennalta määritettyjä kriteerejä, joilla käyttäjät voidaan rajoittaa syöttämään vain päivämääriä kahden määrittämäsi päivämäärän välillä, jotka ovat suurempia, pienempiä tai yhtä suuria kuin tietty päivämäärä.

Jos haluat hallita työarkkiesi tietojen vahvistusta paremmin, voit kopioida sisäänrakennetun toiminnon mukautetulla säännöllä tai kirjoittaa oman kaavan, joka ylittää Excelin tietojen vahvistuksen sisäänrakennetut ominaisuudet.

Salli kahden päivämäärän väliset päivämäärät

Jos haluat rajoittaa syötteen päivämäärään, joka on määritetyn alueen sisällä, voit käyttää joko valmiiksi määritettyä päivämäärää koskevaa sääntöä, jossa on "between"-kriteeri, tai tehdä mukautetun validointisäännön tällä yleisellä kaavalla:

Missä:

• solu on validoidun alueen ylin solu, ja
• aloita ja end päivämäärät ovat voimassa olevia päivämääriä, jotka on annettu DATE-funktiolla tai viittauksia päivämääriä sisältäviin soluihin.

Jos haluat esimerkiksi sallia vain päivämäärät heinäkuussa vuonna 2017, käytä seuraavaa kaavaa:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Tai kirjoita alku- ja loppupäivä muutamaan soluun (tässä esimerkissä F1 ja F2) ja viittaa näihin soluihin kaavassa:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Huomaa, että rajapäivämäärät on lukittu absoluuttisilla soluviittauksilla.

Salli vain arkisin tai viikonloppuisin

Jos haluat rajoittaa käyttäjän syöttämään vain arkipäiviä tai viikonloppuja, määritä WEEKDAY-toimintoon perustuva mukautettu validointisääntö.

Kun return_type argumentin arvoksi on asetettu 2, WEEKDAY palauttaa kokonaisluvun, joka vaihtelee välillä 1 (maanantai) - 7 (sunnuntai). Näin ollen arkipäivien (ma-pe) osalta kaavan tuloksen pitäisi olla pienempi kuin 6 ja viikonloppujen (la ja su) osalta suurempi kuin 5.

Salli vain työpäivät :

Salli vain viikonloput :

Jos haluat esimerkiksi sallia vain työpäivien syöttämisen soluihin C2:C6, käytä tätä kaavaa:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Validoi päivämäärät tämän päivän päivämäärän perusteella

Monissa tilanteissa saatat haluta käyttää tämän päivän päivämäärää sallitun päivämäärävälin alkupäivämääränä. Saat tämän päivän päivämäärän käyttämällä TODAY-funktiota ja lisäämällä siihen sitten halutun määrän päiviä loppupäivämäärän laskemiseksi.

Jos haluamme esimerkiksi rajoittaa tietojen syöttämisen 6 päivän päähän tästä päivästä (7 päivää, mukaan lukien tämä päivä), käytämme sisäänrakennettua päivämäärää koskevaa sääntöä, jossa on kaavaan perustuvat kriteerit:

1. Valitse Päivämäärä vuonna Salli
2. Valitse välillä vuonna Tiedot
3. Vuonna Aloituspäivä ruutuun, kirjoita =TODAY()
4. Vuonna Loppupäivä ruutuun, kirjoita =TODAY() + 6

Samalla tavalla voit rajoittaa käyttäjiä syöttämään päivämääriä ennen tai jälkeen tämän päivän. Valitse tätä varten joko seuraava vaihtoehto alle tai suurempi kuin vuonna Tiedot ja kirjoita sitten =TODAY() vuonna End päivämäärä tai Aloita päivämäärälaatikko.

Validoi kellonajat nykyisen kellonajan perusteella

Jos haluat validoida tiedot nykyisen ajan perusteella, käytä ennalta määritettyä Aika-sääntöä ja omaa tietojen validointikaavaasi:

1. Vuonna Salli laatikko, valitse Aika .
2. Vuonna Tiedot Valitse joko alle sallia vain nykyistä kellonaikaa edeltävät ajat, tai suurempi kuin sallia nykyisen kellonajan jälkeiset ajat.
3. Vuonna Loppuaika tai Aloitusaika ruutuun (riippuen siitä, mitkä kriteerit valitsit edellisessä vaiheessa), kirjoita jokin seuraavista kaavoista:
   • Vahvistaa päivämäärät ja kellonajat nykyisen päivämäärän ja kellonajan perusteella:

     =NOW()

   • Vahvistaa kertaa perustuen nykyiseen kellonaikaan:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW())))

Alla olevassa kuvakaappauksessa on sääntö, joka sallii vain nykyistä kellonaikaa suuremmat ajat:

Mukautettu Excel-tietojen validointisääntö ei toimi

Jos kaavapohjainen tietojen validointisääntö ei toimi odotetulla tavalla, on kolme pääkohtaa, jotka on tarkistettava:

• Tietojen validointikaava on oikea
• Validointikaava ei viittaa tyhjään soluun
• Käytetään asianmukaisia soluviittauksia

Tarkista Excel-tietojen validointikaavan oikeellisuus.

Kopioi validointikaavasi ensin johonkin soluun varmistaaksesi, että se ei palauta virhettä, kuten #N/A, #VALUE tai #DIV/0!.

Jos olet luomassa mukautettu sääntö , kaavan pitäisi palauttaa loogiset arvot TRUE ja FALSE tai niitä vastaavat arvot 1 ja 0.

Jos käytät kaavaan perustuvaa kriteeriä sisäänrakennettu sääntö (kuten teimme validoidaksemme kellonajat nykyisen kellonajan perusteella), se voi myös palauttaa toisen numeerisen arvon.

Excelin tietojen vahvistuskaavan ei pitäisi viitata tyhjään soluun

Monissa tilanteissa, jos valitset Jätä tyhjä huomiotta laatikko sääntöä määritettäessä (yleensä oletusarvoisesti valittuna) ja yksi tai useampi solu, johon kaavassa viitataan, on tyhjä, mikä tahansa arvo sallitaan vahvistetussa solussa.

Tässä on esimerkki yksinkertaisimmassa muodossa:

Absoluuttiset ja suhteelliset soluviittaukset tietojen vahvistuskaavoissa

Kun määrität kaavaan perustuvaa Excelin validointisääntöä, pidä mielessä, että kaikki kaavasi soluviittaukset ovat suhteessa vasempaan yläsoluun valitulla alueella.

Jos luot säännön useammalle kuin yhdelle solulle ja validointikriteerisi riippuvat tietyt solut , muista käyttää absoluuttisia soluviittauksia ($-merkillä, kuten $A$1), muuten sääntö toimii oikein vain ensimmäisen solun osalta. Asiaa havainnollistaa paremmin seuraava esimerkki.

Oletetaan, että haluat rajoittaa soluihin D2-D5 syötettävät tiedot kokonaislukuihin, jotka ovat välillä 1 (vähimmäisarvo) ja A2:n ja B2:n jakamisen tuloksen välillä. =A2/B2 , kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy:

Ongelmana on, että tämä näennäisesti oikea kaava ei toimi soluissa D3-D5, koska suhteelliset viittaukset muuttuvat rivien ja sarakkeiden suhteellisen sijainnin perusteella. Näin ollen solun D3 kaava muuttuu muotoon =A3/B3 , ja D4:n osalta siitä tulee =A4/B4 , tekee tietojen validoinnin aivan väärin!

Voit korjata kaavan kirjoittamalla "$" sarake- ja riviviitteiden eteen lukitaksesi ne: =$A$2/$B$2 Tai vaihda eri viitetyyppien välillä painamalla F4.

Tilanteissa, joissa haluat vahvistaa jokaisen solun omien kriteeriensä perusteella, käytä suhteellisia soluviittauksia ilman $-merkkiä, jotta kaava mukautuu jokaiselle riville ja/tai sarakkeelle:

Kuten näet, ei ole olemassa "absoluuttista totuutta", vaan sama kaava voi olla oikea tai väärä tilanteesta ja tehtävästäsi riippuen.

Näin käytät tietojen validointia Excelissä omilla kaavoilla. Jos haluat saada lisää ymmärrystä, lataa alla oleva esimerkkityökirja ja tutki sääntöasetuksia. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!

Käytännön työkirja ladattavissa

Esimerkkejä Excel-tietojen validoinnista (.xlsx-tiedosto)