Ohjeessa tarkastellaan, miten sarakkeita ryhmitellään Excelissä manuaalisesti ja miten sarakkeita ryhmitellään automaattisesti Auto Outline -ominaisuuden avulla.

Jos työarkkisi laaja sisältö on liian suuri tai hämmentynyt, voit järjestää sarakkeet ryhmiin, jolloin voit helposti piilottaa ja näyttää arkin eri osia niin, että vain olennaiset tiedot ovat näkyvissä.

Kuinka ryhmitellä sarakkeita Excelissä

Kun sarakkeita ryhmitellään Excelissä, tämä kannattaa tehdä manuaalisesti, koska automaattinen hahmontoiminto tuottaa usein ristiriitaisia tuloksia.

Huomautus: Jos haluat välttää virheellisen ryhmittelyn, varmista, että työarkissasi ei ole piilotettuja sarakkeita.

Voit ryhmitellä sarakkeita Excelissä seuraavasti:

1. Valitse sarakkeet, jotka haluat ryhmitellä, tai vähintään yksi solu kustakin sarakkeesta.
2. On Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmää, napsauta Ryhmä tai käytä pikanäppäintä Shift + Alt + Oikea nuoli.
3. Jos olet valinnut soluja kokonaisten sarakkeiden sijasta, valintaruutu Ryhmä avautuu valintaikkuna, jossa sinua pyydetään määrittelemään tarkalleen, mitä haluat ryhmitellä. Ilmeisesti, valitset Sarakkeet ja klikkaa OK .

Jotta näemme, miten se toimii käytännössä, ryhmitellään kaikki välisarakkeet alla olevassa tietokokonaisuudessa. Tätä varten korostetaan sarakkeet B-I ja napsautetaan painiketta Ryhmä :

Tämä luo tason 1 hahmotelman alla olevan kuvan mukaisesti:

Napsauttamalla ryhmän yläreunassa olevaa miinusmerkkiä (-) tai vasemmassa yläkulmassa olevaa ääriviivaa numero 1 voit piilottaa kaikki ryhmän sarakkeet:

Luo sisäkkäisiä sarakeryhmiä

Minkä tahansa ryhmän sisällä voit hahmotella useita ryhmiä sisäkkäisillä tasoilla. Voit luoda sisäkkäisen, sisäkkäisen sarakkeiden ryhmän seuraavasti:

1. Valitse sisempään ryhmään sisällytettävät sarakkeet.
2. On Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmää, napsauta Ryhmä . tai paina Shift + Alt + Oikea nuoli -pikanäppäintä.

Tietoaineistossamme Q1-tietojen ryhmittämiseksi valitsemme sarakkeet B-D ja napsautamme painiketta Ryhmä :

Samalla tavalla voit ryhmitellä Q2:n tiedot (sarakkeet F-H).

Huomautus. vierekkäiset sarakkeet voidaan ryhmitellä, sinun on toistettava edellä mainitut vaiheet jokaiselle sisäiselle ryhmälle erikseen.

Tämän seurauksena meillä on nyt 2 ryhmittelytasoa:

• Ulompi ryhmä (taso 1) - sarakkeet B-I.
• Kaksi sisempää ryhmää (taso 2) - sarakkeet B-D ja F-H.

Napsauttamalla sisemmän ryhmän yläpuolella olevaa miinus (-) -painiketta supistat vain kyseisen ryhmän. Napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa numeroa 2 supistat kaikki tämän tason ryhmät:

Saat piilotetut tiedot jälleen näkyviin laajentamalla sarakeryhmää napsauttamalla plus-painiketta (+). Voit myös laajentaa kaikki tietyn tason ryhmät napsauttamalla ääriviivan numeroa.

Vinkkejä ja huomautuksia:

• Voit nopeasti piilottaa tai näyttää ääriviivapalkit ja numerot painamalla näppäimiä Ctrl + 8 yhdessä. Kun painat pikanäppäintä ensimmäisen kerran, ääriviivasymbolit piilotetaan, ja kun painat sitä uudelleen, ääriviivat näkyvät uudelleen.
• Jos ääriviivasymbolit eivät näy Excelissäsi, varmista, että Excelin Näytä ääriviivasymbolit, jos ääriviiva sovelletaan valintaruutu on valittuna asetuksissa: Tiedosto tab> Vaihtoehdot > Edistynyt luokka .

Kuinka hahmotella sarakkeita Excelissä

Microsoft Excel voi myös luoda sarakkeiden hahmotelman automaattisesti. Tämä toimii seuraavin varauksin:

• Tietokannassasi ei pitäisi olla tyhjiä sarakkeita. Jos niitä on, poista ne tässä oppaassa kuvatulla tavalla.
• Kunkin yksityiskohtaisten sarakkeiden ryhmän oikealla puolella pitäisi olla yhteenvetosarake, jossa on kaavoja.

Tietoaineistossamme on 3 yhteenvetosaraketta, kuten alla on esitetty:

Voit hahmotella sarakkeet Excelissä automaattisesti seuraavasti:

1. Valitse tietokokonaisuus tai jokin yksittäinen solu sen sisällä.
2. On Tiedot välilehdellä, napsauta alla olevaa nuolta Ryhmä ja napsauta sitten Auto Outline .

Meidän tapauksessamme Auto Outline ominaisuus loi kaksi ryhmää Q1- ja Q2-tiedoille. Jos haluat myös ulomman ryhmän sarakkeille B - I, sinun on luotava se manuaalisesti, kuten tämän ohjeen ensimmäisessä osassa selitetään.

Jos yhteenvetosarakkeet on sijoitettu vasen yksityiskohtien sarakkeet, toimi näin:

1. Napsauta pientä nuolta ikkunan oikeassa alakulmassa. Luonnos ryhmä, jota kutsutaan valintaikkunan käynnistimeksi.

   

2. Vuonna Asetukset avautuvassa valintaikkunassa, tyhjennä Yhteenvetosarakkeet yksityiskohtien oikealla puolella ja napsauta OK .

   

Käytä sen jälkeen Auto Outline ominaisuutta edellä kuvatulla tavalla, ja saat seuraavan tuloksen:

Ryhmitettyjen sarakkeiden piilottaminen ja näyttäminen

Riippuen siitä, kuinka monta ryhmää haluat peittää tai näyttää, käytä jotakin seuraavista tekniikoista.

Piilota ja näytä tietty sarakeryhmä

• Osoitteeseen piilota tietyn ryhmän tiedot, napsauta ryhmän miinusmerkkiä (-).
• Osoitteeseen näytä tietyn ryhmän tiedot, napsauta ryhmän plus-merkkiä (+).

Laajenna tai sulje koko ääriviiva tietylle tasolle.

Jos haluat piilottaa tai näyttää koko ääriviivan tietylle tasolle, napsauta vastaavaa ääriviivan numeroa.

Jos esimerkiksi hahmotelmassasi on kolme tasoa, voit piilottaa kaikki toisen tason ryhmät napsauttamalla numeroa 2. Voit laajentaa kaikki ryhmät napsauttamalla numeroa 3.

Piilota ja näytä kaikki ryhmitellyt tiedot.

• Jos haluat piilottaa kaikki ryhmät, napsauta numeroa 1. Tämä näyttää alhaisimman yksityiskohtaisen tason.
• Jos haluat näyttää kaikki tiedot, napsauta suurinta ääriviivan numeroa. Jos sinulla on esimerkiksi neljä tasoa, napsauta numeroa 4.

Esimerkkitietoaineistossamme on 3 hahmotustasoa:

Taso 1 - näyttää vain Tuotteet ja Yhteensä (sarakkeet A ja J) ja piilottaa kaikki välissä olevat sarakkeet.

Taso 2 - näyttää tason 1 lisäksi myös Q1:n ja Q2:n kokonaissummat (sarakkeet E ja I).

Taso 3 - näyttää kaikki tiedot.

Kuinka kopioida vain näkyviä sarakkeita

Kun olet piilottanut joitakin sarakeryhmiä, saatat haluta kopioida näytetyt tiedot jonnekin muualle. Ongelmana on, että korostamalla hahmoteltuja tietoja tavalliseen tapaan valitaan kaikki tiedot, myös piilotetut sarakkeet.

Jos haluat valita ja kopioida vain näkyvät sarakkeet, sinun on tehtävä näin:

1. Piilota ääriviivasymboleilla sarakkeet, joita et halua kopioida.
2. Valitse näkyvät sarakkeet hiirellä.
3. On Etusivu välilehdellä, kohdassa Muokkaaminen ryhmää, napsauta Etsi & valitse > Siirry osoitteeseen .
4. Vuonna Siirry erikoisohjelmaan valintaikkunassa, valitse Vain näkyvät solut ja napsauta OK .

   

5. Nyt kun vain näkyvät solut on valittu, paina Ctrl + C kopioidaksesi ne.
6. Napsauta kohdesolua ja paina Ctrl + V liittääksesi kopioidut tiedot.

Miten sarakkeiden ryhmittely poistetaan Excelissä

Microsoft Excel tarjoaa mahdollisuuden poistaa kaikki ryhmittelyt kerralla tai poistaa vain tiettyjen sarakkeiden ryhmittelyt.

Kuinka poistaa koko ääriviivat

Jos haluat poistaa kaikki ryhmittelyt kerralla, siirry kohtaan Tiedot tab> Luonnos ryhmässä, napsauta nuolta kohdassa Ungroup ja napsauta sitten Selkeä pääpiirteittäin .

Huomautuksia:

• Hahmotuksen tyhjentäminen poistaa vain hahmotussymbolit; se ei poista mitään tietoja.
• Jos jotkin sarakeryhmät on suljettu ääriviivoja tyhjennettäessä, nämä sarakkeet saattavat jäädä piiloon, kun ääriviivat on poistettu. Voit näyttää tiedot poistamalla sarakkeet manuaalisesti.
• Kun ääriviivat on poistettu, niitä ei voi palauttaa peruuttamalla. Sinun on luotava ääriviivat uudelleen alusta.

Kuinka poistaa tiettyjen sarakkeiden ryhmittely

Voit poistaa tiettyjen sarakkeiden ryhmittelyn poistamatta koko ääriviivaa seuraavasti:

1. Valitse rivit, joiden ryhmittelyä haluat purkaa. Tätä varten voit pitää Shift-näppäintä alhaalla samalla kun napsautat ryhmän plus- (+) tai miinus (-) -painiketta.
2. On Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmää ja napsauta Ungroup Tai paina samanaikaisesti Shift + Alt + vasen nuoli -näppäimiä, mikä on Excelin pikanäppäin ryhmittelyn poistamiseen.

   

Näin voit ryhmitellä ja hahmotella sarakkeita Excelissä. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla.