Excel on hyödyllinen ohjelma, kun käytössäsi on vakiotehtäviä ja vakiotietoja. Kun haluat kulkea Excelistä poikkeavaa tietä, joudut turhautumaan. Varsinkin, kun käytössäsi on suuria tietokokonaisuuksia. Törmäsin yhteen tällaiseen muotoiluongelmaan käsitellessäni asiakkaidemme tehtäviä Excelissä.

Yllättäen se näytti olevan melko yleinen ongelma, kun syötämme numeroita, joissa on viiva- tai vinoviivoja, ja Excel päättää, että ne ovat päivämääriä (tai kellonaikoja tai mitä tahansa). Jos siis haluat löytää vastauksen kysymykseen: "Voiko automaattisen muotoilun peruuttaa?", se on "Ei". Mutta on olemassa useita tapoja, joilla voit käsitellä muotoilua, jos se seisoo sinun ja tietojesi välissä.

Esimuotoile soluja tekstiksi

Se on todella yksinkertainen ratkaisu, joka toimii, kun syötät tietoja arkkiisi. Voit estää automaattisen muotoilun seuraavasti:

• Valitse alue, johon erityiset tietosi tallennetaan. Se voi olla sarake tai useita sarakkeita. Voit myös valita koko työarkin (painamalla Ctrl+A voit tehdä sen heti).
• Napsauta aluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muotoile solut..." tai paina Ctrl+1.
• Valitse Teksti "Numero"-välilehden luokkaluettelossa.
• Klikkaa Ok

Siinä kaikki; kaikki tähän sarakkeeseen tai työarkkiin syöttämäsi arvot säilyttävät alkuperäisen näkymänsä, olipa se sitten 1-4 tai mar/5. Niitä pidetään tekstinä, ne on kohdistettu vasemmalle, ja siinä kaikki.

Vinkki: Voit automatisoida tämän tehtävän sekä työarkin että solun tasolla. Jotkut ammattilaiset foorumeilla ehdottavat, että voit luoda työarkkimallin, jota voit käyttää milloin tahansa:

• Muotoile laskentataulukko tekstiksi yllä olevien ohjeiden mukaisesti;
• Tallenna nimellä... - Excel-malli Nyt aina kun tarvitset tekstimuotoisen työarkin, sinulla on se valmiina tiedostossa henkilökohtainen malleja.

Jos tarvitset tekstin muotoisia soluja - luo oma solutyylisi kohdassa Tyylit kerran luotu, voit nopeasti soveltaa sitä valittuun solualueeseen ja syöttää tiedot.

Toinen tapa on apostrofin syöttäminen (') ennen syöttämääsi arvoa. Se tekee periaatteessa saman asian - muotoilee tietosi tekstiksi.

Käytä Excelin ohjatun tiedonsiirron ohjattua toimintoa olemassa olevien csv-tiedostojen avaamiseen.

Ratkaisu nro 1 ei useinkaan toiminut minulle, koska minulla oli jo tietoja csv-tiedostoissa, verkossa ja muualla. Et ehkä tunnista tietueitasi, jos yrität yksinkertaisesti avata .csv-tiedoston Excelissä. Tästä asiasta tulee siis hieman hankala, kun yrität työskennellä ulkoisten tietojen kanssa.

Tähänkin on kuitenkin olemassa keino. Excelissä on ohjattu toiminto, jota voit käyttää. Tässä ovat vaiheet:

• Siirry Data-välilehdelle ja etsi nauhan ensimmäinen ryhmä - Hae ulkoisia tietoja .
• Klikkaa Tekstistä ja etsi tiedosto, joka sisältää tietosi.
• Käytä erottimena "Tab". Tarvitsemme ohjatun toiminnon viimeisen vaiheen, jossa voit valita "Teksti" kohdassa "Sarakkeen tietojen muoto".

Lisätietoja on osoitteessa:

• Kuinka avata CSV-tiedosto Excelissä
• Kuinka korjata muotoilukysymykset, kun muunnat CSV:n Exceliin?

Lopputulos: ei ole olemassa yksinkertaista vastausta, jonka avulla unohtaisit formaatin, mutta näiden kahden ratkaisun mielessä pitäminen säästää aikaa. Ei niin monta klikkausta pidä sinua poissa tavoitteestasi.