Jatketaan opastussarjaamme kuvista jaetuissa sähköpostimalleissa ja tutustutaan muutamaan muuhun nopeaan tapaan lisätä niitä Outlook-viesteihin. Näet kunkin menetelmän hyvät ja huonot puolet, vertaat niitä ja päätät, kumpi on sinulle parempi vaihtoehto.

Kuten ehkä muistat aiemmista käsikirjoistani, Jaetut mallit -työkalumme voi auttaa sinua lisäämään kuvia Outlook-viesteihin verkkovarastoista, kuten OneDrivesta ja SharePointista. Vaikka se on melko yksinkertaista, jotkut teistä saattavat ajatella, että on liian monta vaihetta, jotta saat vain yhden kuvan liitettyä.

Tänään näytän sinulle, miten voit lisätä kuvan Outlook-sähköpostin runkoon Internetistä ja liittää kuvan suoraan leikepöydältäsi. Ei jaettuja kansioita, käyttöoikeuksia ja kirjautumista. Vain linkki ja kuva. Helppo homma!

Tietoja jaetuista sähköpostimalleista

Aluksi haluaisin pudottaa muutaman rivin jaetuista sähköpostimalleista niille, jotka eivät ole vielä tutustuneet uuteen lisäohjelmaamme. Olemme luoneet tämän työkalun säästämään aikaasi ja auttamaan sinua kirjoittamaan ja lähettämään sähköposteja nopeasti ja vaivattomasti. Kyse ei ole vain sanoista.

Kuvittele tämä: olet julkaissut uuden tuotteen, ja kaikilla asiakkaillasi on yksi ja sama kysymys - miten se on parempi kuin edellinen tuotteesi ja miten se eroaa siitä? Katsotaanpa vaihtoehtoja:

• Voit vastata henkilökohtaisesti kaikille kirjoittamalla samoja asioita eri sanoin yhä uudelleen ja uudelleen.
• Voit luoda esimerkkivastauksen ja kopioida sen jostain asiakirjasta ja liittää sen sähköpostiin palauttamalla muotoilun, hyperlinkit ja kuvat manuaalisesti.
• Tai voit käynnistää Jaetut sähköpostimallien mallit, valita valmiiksi tallennetun mallin ja liittää sen. Muutama napsautus ja sähköpostisi on valmis lähetettäväksi. Muutama napsautus ja työ on tehty.

Sinun tarvitsee vain luoda malli. Jaetut sähköpostimallit tekevät loput :) Yhdellä hiiren klikkauksella upotat täydellisesti muotoillun tekstin, jossa kaikki tarvittavat hyperlinkit ja kuvat on säilytetty. Ja jos kuulut tiimiin ja haluat muidenkin käyttävän lauseitasi, se ei ole lainkaan ongelma!

Palataanpa nyt kuviin ja niiden liittämiseen sähköpostiin jaettujen sähköpostimallien avulla. Koska tämä on uusi Outlook-lisäohjelmamme, haluaisin levittää sanaa siitä ja lähettää muutaman sähköpostiviestin ystävilleni, jotka saattaisivat olla kiinnostuneita siitä. Kirjoitan siis tekstin, käytän väritystä, luon linkin, jotta ystävieni ei tarvitse googlettaa sitä. Sitten katson tekstiäni ja huomaan, että se onTekstin lukeminen ilman kuvia on hieman tylsää. Kuvat ovat tarttuvia ja antavat visuaalisen kuvan ajatuksistasi. Joten upotan kuvan, jotta viestini olisi täydellinen ja informatiivinen. Nyt pidän näkemästäni :)

Koska en ole taikuri, paljastan sinulle innokkaasti kuvien avulla tehtävän mallin luomisen "salaisuuden" ;)

Lisää kuva Outlook-viestiin URL-osoitteesta

Omistan tämän luvun vielä yhdelle tavalle sijoittaa kuvia jaettuihin sähköpostimalleihin. Ei tarvitse luoda kansiota pilvipohjaiseen paikkaan, ei tarvitse pitää mielessä jakamisvaihtoehtoja ja joukkuetovereiden sähköposteja. Tarvitset vain linkin kuvaan, siinä kaikki, vain linkki, ei vitsi :)

Näytän sinulle makron ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Kuten sen nimestä voi päätellä, sen avulla voit laittaa kuvan Outlook-sähköposteihin URL-osoitteesta. Mennään askel askeleelta:

1. Suorita Shared Email Templates ja aloita mallin luominen.
2. Napsauta Lisää makro kuvaketta ja valitse luettelosta ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]:
3. Makro kysyy lisättävän kuvan linkkiä ja kokoa. Tässä voit myös asettaa kuvan leveyden ja pituuden tai jättää sen ennalleen:

   

Huomautus: Kuvan on oltava jossakin seuraavista muodoista: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg., muuten makro ei toimi.

Vinkki: Suosittelemme jättämään "Piilotettuna liitetiedostona" -vaihtoehdon valittuna, jotta vastaanottajat näkevät kuvan riippumatta heidän sähköpostiohjelmastaan ja sen asetuksista.

Näytän sinulle, miten makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] toimii. Esimerkiksi haluan lähettää linkin Ablebitsin Facebook-postaukseen ja lisätä kuvan, jotta se näyttäisi kivalta. Koska miksipä ei :) Etsin siis tarvittavan postauksen, haen sen linkin klikkaamalla sen aikaleimaa, klikkaan kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja kopioin sen osoitteen makroa varten. Tässä on, mitä saan:

Odotan kuitenkin, että kuva liitetään tekstin alle, jotta viestini näyttäisi kauniilta. Ja niin se näyttääkin!

Huom. Internetissä on kaikenlaisia URL-osoitteita. Käyttämäsi linkin pitäisi johtaa ladattavaan kuvaan. Lisäosan on nimittäin ladattava kuva, jotta se voidaan liittää sähköpostiin. Jos sana "ladattavissa" on hämmentänyt sinua, etkä tiedä, miten voit tarkistaa kuvasi "ladattavuuden", napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja tarkista, onko "Tallenna kuva nimellä..." -vaihtoehto käytettävissä. Jos näin on, kuvasivoidaan ladata ja se toimii täydellisesti makroa varten.

Kaikki muut tiimisi jäsenet, jotka haluavat käyttää samaa mallia ja liittää saman kuvan, eivät joudu ongelmiin. Se toimii täydellisesti kaikkien kohdalla, eikä ylimääräisiä vaiheita tarvita.

Lisää kuva Outlook-sähköpostiin leikepöydältä

On vielä yksi tapa lisätä kuva Outlookiin. Yllätyt, kuinka itsestäänselvää se on! Voit lisätä kuvan kopioimalla ja liittämällä sen malliisi :) Voit lisätä minkä tahansa muotoisen kuvan, mutta sen koko ei saa ylittää 64 kilotavua. Tämä on ainoa rajoitus, joka tulee vastaan.

Etsi tiedostosi, avaa se millä tahansa kuvankäsittelyohjelmalla ja kopioi se suoraan sieltä. Liitä se sitten yksinkertaisesti malliisi, niin se näyttää tältä:

Vihje. Voit myös vetää ja pudottaa tämän kuvan suoraan File Explorerista mallin runkoon.

Kun korvasin tervehdykseni kirkkaalla kuvalla, viestistäni tuli vähemmän rento. Juuri siihen pyrin!

Tämän menetelmän tärkein etu on mahdollisuus nähdä itse kuva, ei makroa, jossa on satunnaisia merkkejä, ja olla varma, että lisäät oikean kuvan. 64 kt:n rajoituksen vuoksi tällä tavalla voidaan kuitenkin liittää vain pieniä kuvia. Jos ylität tämän rajoituksen, saat seuraavan virheilmoituksen:

Tässä tapauksessa sinun on tutustuttava tätä aihetta koskeviin ohjeisiimme ja valittava toinen tapa lisätä kuva.

Nämä olivat kaksi tapaa lisätä kuva Outlook-sähköposteihin. Jos et ole lukenut aiempia opetusohjelmiani kuvan upottamisesta OneDrivesta tai kuvan lisäämisestä SharePointista, tutustu myös niihin ja valitse menetelmä, joka sopii sinulle paremmin.

Jos haluat lisätä kuvan automaattisesti nykyisen käyttäjän mukaan, löydät vaiheet tästä artikkelista: Kuinka luoda dynaaminen Outlook-malli nykyiselle käyttäjälle.

Ja kun päätät siirtyä teoriasta käytäntöön, asenna Shared Email Templates Microsoft Storesta ja kokeile sitä :)

Jos sinulla on kysyttävää tai ehkäpä ehdotuksia siitä, miten tehdä jaetuista sähköpostimalleista entistäkin parempia, jätä ajatuksesi kommenttiosioon ;)