Ohjeessa kerrotaan, miten Excelissä kirjoitetaan kaavoja, alkaen hyvin yksinkertaisista kaavoista. Opit, miten Excelissä luodaan kaava käyttämällä vakioita, soluviittauksia ja määriteltyjä nimiä. Näet myös, miten kaavat luodaan ohjatun toiminnon avulla tai miten funktio kirjoitetaan suoraan soluun.

Edellisessä artikkelissa aloimme tutustua Microsoft Excelin kaavojen kiehtovaan sanaan. Miksi kiehtovaa? Koska Excel tarjoaa kaavoja lähes kaikkeen. Joten, mitä tahansa ongelmaa tai haastetta kohtaatkin, on todennäköistä, että se voidaan ratkaista kaavan avulla. Sinun täytyy vain osata tehdä kunnollinen kaava :) Ja juuri sitä aiomme käsitellä tässä opetusohjelmassa.

Aluksi kaikki Excel-kaavat alkavat yhtäläisyysmerkillä (=). Mitä tahansa kaavaa aiotkin kirjoittaa, aloita kirjoittamalla = joko kohdesoluun tai Excelin kaavapalkkiin. Katsotaanpa nyt tarkemmin, miten voit tehdä erilaisia kaavoja Excelissä.

Miten tehdä yksinkertainen Excel-kaava käyttämällä vakioita ja operaattoreita?

Microsoft Excelin kaavoissa, vakiot ovat numeroita, päivämääriä tai tekstiarvoja, jotka syötät suoraan kaavaan. Voit luoda yksinkertaisen Excel-kaavan vakioita käyttäen seuraavasti:

• Valitse solu, johon haluat tulostaa tuloksen.
• Kirjoita yhtäsuuruusmerkki (=) ja sitten yhtälö, jonka haluat laskea.
• Paina Enter-näppäintä saadaksesi kaavan valmiiksi. Valmis!

Tässä on esimerkki yksinkertaisesta vähennyslaskun kaava Excelissä:

=100-50

Kaavojen kirjoittaminen Excelissä soluviittausten avulla

Sen sijaan, että kirjoittaisit arvot suoraan Excel-kaavaan, voit käyttää seuraavia vaihtoehtoja viittaavat soluihin , joka sisältää nämä arvot.

Jos esimerkiksi haluat vähentää solussa B2 olevan arvon solun A2 arvosta, kirjoitat seuraavan vähennyskaavan: =A2-B2

Kun teet tällaista kaavaa, voit kirjoittaa soluviittaukset suoraan kaavaan tai klikkaa solua ja Excel lisää kaavaasi vastaavan soluviittauksen. Voit lisätä kaavan alue viite , valitse arkin solualue.

Huomautus: Excel lisää oletusarvoisesti suhteelliset soluviittaukset. Voit vaihtaa toiseen viittaustyyppiin painamalla F4-näppäintä.

Suuri etu soluviittausten käyttämisessä Excel-kaavoissa on se, että aina kun muutat viitatussa solussa olevaa arvoa, Excelin kaava lasketaan automaattisesti uudelleen ilman, että sinun tarvitsee päivittää laskentataulukkosi laskelmia ja kaavoja manuaalisesti.

Excel-kaavan luominen käyttämällä määriteltyjä nimiä

Voit ottaa vielä askeleen pidemmälle ja luoda nimen tietylle solulle tai solualueelle, jolloin voit viitata kyseiseen soluun (soluihin) Excel-kaavoissa yksinkertaisesti kirjoittamalla nimen.

Nopein tapa luoda nimi Excelissä on valita solu(t) ja kirjoittaa nimi suoraan kenttään. Nimen laatikko Esimerkiksi näin luot nimen solulle A2:

Ammattimainen tapa määritellä nimi on käyttää komentoa Kaavat tab> Määritellyt nimet ryhmä tai Ctrl+F3-pikavalinta. Lisätietoja on kohdassa Määritellyn nimen luominen Excelissä.

Tässä esimerkissä olen luonut seuraavat 2 nimeä:

• tulot solun A2 osalta
• kulut solun B2 osalta

Voit nyt laskea nettotuloksen kirjoittamalla seuraavan kaavan mihin tahansa soluun millä tahansa arkilla työkirjassa, jossa nämä nimet on luotu: =tulot-menot

Samalla tavalla voit käyttää Excel-funktioiden argumenteissa nimiä solu- tai alueviitteiden sijasta.

Jos esimerkiksi luot nimen 2015_myynti soluille A2:A100, voit määrittää näiden solujen yhteissumman käyttämällä seuraavaa SUM-kaavaa: =SUM(2015_myynti)

Voit tietenkin saada saman tuloksen antamalla alueen SUM-funktiolle: =SUM(A2:A100)

Määritellyt nimet tekevät Excel-kaavoista kuitenkin ymmärrettävämpiä. Lisäksi ne voivat nopeuttaa huomattavasti kaavojen luomista Excelissä erityisesti silloin, kun käytät samaa solualuetta useissa kaavoissa. Sen sijaan, että siirtyisit eri laskentataulukoiden välillä etsimässä ja valitsemassa aluetta, kirjoitat vain sen nimen suoraan kaavaan.

Kuinka tehdä Excel-kaavoja käyttämällä toimintoja

Excelin funktiot eivät ole mitään muuta kuin ennalta määritettyjä kaavoja, jotka suorittavat tarvittavat laskutoimitukset taustalla.

Jokainen kaava alkaa yhtäsuuruusmerkillä (=), jota seuraa funktion nimi ja suluissa olevat funktion argumentit. Jokaisella funktiolla on omat argumenttinsa ja syntaksinsa (argumenttien tietty järjestys).

Lisätietoja saat luettelosta suosituimmista Excel-funktioista sekä kaavaesimerkeistä ja kuvakaappauksista.

Excel-taulukoissa voit luoda funktiopohjaisen kaavan kahdella tavalla:

Luo kaava Excelissä käyttämällä Ohjattua toimintoa.

Jos et vielä tunne oloasi kovin mukavaksi Excel-taulukkolaskentataulukon kaavojen kanssa, voit käyttää työkalua Lisää toiminto velho auttaa sinua.

1. Suorita ohjattu toiminto.

Voit suorittaa ohjatun toiminnon napsauttamalla Lisää toiminto painiketta Kaavat tab> Toimintokirjasto ryhmässä tai valitse toiminto jostakin kategoriasta:

Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Lisää toiminto painike kaavarivin vasemmalla puolella.

Tai kirjoita soluun yhtäsuuruusmerkki (=) ja valitse funktio kaavapalkin vasemmalla puolella olevasta pudotusvalikosta. Oletusarvoisesti pudotusvalikossa näkyy 10 viimeksi käytettyä funktiota, jos haluat nähdä koko luettelon, napsauta kohtaa Lisää toimintoja...

2. Etsi toiminto, jota haluat käyttää.

Kun Lisää toiminto ohjatun toiminnon ilmestyessä näkyviin, teet seuraavat toimet:

• Jos tiedät funktion nimen, kirjoita se kenttään Etsi funktio kenttään ja napsauta Mene .
• Jos et ole varma, mitä funktiota sinun on käytettävä, kirjoita hyvin lyhyt kuvaus tehtävästä, jonka haluat ratkaista, kenttään Etsi funktio kenttään ja napsauta Mene Voit esimerkiksi kirjoittaa jotain tällaista: " summakennot" , tai " laske tyhjät solut" .
• Jos tiedät, mihin kategoriaan toiminto kuuluu, napsauta pientä mustaa nuolta vieressä olevan Valitse luokka ja valitse jokin siellä luetelluista 13 kategoriasta. Valittuun kategoriaan kuuluvat toiminnot näkyvät ikkunassa Valitse toiminto

Voit lukea valitun toiminnon lyhyen kuvauksen suoraan alla olevan Valitse toiminto Jos tarvitset lisätietoja kyseisestä toiminnosta, napsauta painiketta. Apua tästä toiminnosta linkkiä lähellä valintaikkunan alaosaa.

Kun olet löytänyt haluamasi toiminnon, valitse se ja napsauta OK.

3. Määritä funktion argumentit.

Excel-funktion ohjatun toiminnon toisessa vaiheessa sinun on määritettävä funktion argumentit. Hyvä uutinen on, että funktion syntaksin tuntemusta ei tarvita. Syötät vain solu- tai alueviitteet argumenttikenttiin, ja ohjattu toiminto hoitaa loput.

Osoitteeseen anna argumentti voit joko kirjoittaa soluviitteen tai -alueen suoraan ruutuun. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa argumentin vieressä olevaa alueen valinnan kuvaketta (tai yksinkertaisesti asettaa kursorin argumentin ruutuun) ja valita sitten hiirellä solun tai solualueen laskentataulukon solusta. Näin tehdessäsi ohjatun toiminnon valintaikkuna kutistuu kapeaksi alueen valintaikkunaksi. Kun päästät hiiren painikkeen irti, dialogiruutu palautetaan täyteen kokoonsa.

Lyhyt selitys kulloinkin valitusta argumentista näytetään suoraan toiminnon kuvauksen alla. Lisätietoja saat napsauttamalla painiketta Apua tästä toiminnosta linkki lähellä alareunaa.

Excelin funktioiden avulla voit suorittaa laskutoimituksia soluilla, jotka sijaitsevat samalla laskentataulukkolomakkeella, eri taulukkolomakkeilla ja jopa eri työkirjoissa. Tässä esimerkissä laskemme kahdessa eri taulukkolomakkeessa sijaitsevien vuosien 2014 ja 2015 myynnin keskiarvon, minkä vuoksi yllä olevan kuvakaappauksen alueviittaukset sisältävät taulukkolomakkeiden nimet. Lue lisää siitä, miten voit viitata toiseen taulukkolomakkeeseen tai työkirjaan.Excelissä.

Heti kun olet määritellyt argumentin, valitun solun (solujen) arvo tai arvojen joukko näytetään suoraan argumentin laatikkoon.

4. Täydennä kaava.

Kun olet määrittänyt kaikki argumentit, napsauta OK-painiketta (tai paina Enter-näppäintä), ja valmis kaava syötetään soluun.

Kirjoita kaava suoraan soluun tai kaavapalkkiin.

Kuten olet juuri nähnyt, kaavan luominen Excelissä ohjatun toiminnon avulla on helppoa, mutta se on melko pitkä ja monivaiheinen prosessi. Kun sinulla on jo jonkin verran kokemusta Excelin kaavoista, saatat pitää nopeammasta tavasta - toiminnon kirjoittamisesta suoraan soluun tai kaavapalkkiin.

Kuten tavallista, aloitat kirjoittamalla yhtäsuuruusmerkin (=) ja sen jälkeen funktion nimen. Excel suorittaa tällöin jonkinlaisen asteittaisen haun ja näyttää luettelon funktioista, jotka vastaavat jo kirjoittamaasi funktion nimen osaa:

Voit siis joko kirjoittaa toiminnon nimen loppuun yksin tai valita sen näytetystä luettelosta. Joka tapauksessa, heti kun kirjoitat avaavan sulkeen, Excel näyttää toiminto näytön kärki korostaen argumentin, joka sinun on syötettävä seuraavaksi. Voit kirjoittaa argumentin kaavaan manuaalisesti tai napsauttaa solua (valitse alue) arkissa, jolloin argumenttiin lisätään vastaava solu- tai alueviittaus.

Kun olet syöttänyt viimeisen argumentin, kirjoita sulkeutuva sulku ja paina Enter-näppäintä kaavan täydentämiseksi.

Vihje. Jos et tunne funktion syntaksia, napsauta funktion nimeä ja valitse sitten Excel-ohjeen aihe avautuu heti.

Näin luodaan kaavoja Excelissä. Eihän siinä ole mitään vaikeaa? Seuraavissa artikkeleissa jatkamme matkaamme Microsoft Excelin kaavojen kiehtovaan maailmaan, mutta ne ovat lyhyitä vinkkejä, joiden avulla voit tehostaa ja tuottavoittaa työskentelyäsi Excelin kaavojen parissa. Pysy kuulolla!