Õpetus näitab, kuidas teha Excelis kohandatud andmete valideerimise reegleid. Leiad mõned näited E xcel andmete valideerimisvalemid, et lubada ainult numbreid või tekstiväärtusi teatud lahtrites või ainult teatud tähtedega algavat teksti, lubada unikaalseid andmeid, mis takistavad duplikaatide tekkimist, ja palju muud.

Eilses õpetuses hakkasime vaatlema Exceli andmete valideerimist - mis on selle eesmärk, kuidas see toimib ja kuidas kasutada sisseehitatud reegleid oma töölehtede andmete valideerimiseks. Täna astume sammu edasi ja räägime Exceli kohandatud andmete valideerimise peensustest ning katsetame käputäie erinevate valideerimisvalemite abil.

Kuidas luua kohandatud andmete valideerimine valemiga

Microsoft Excelil on mitmeid sisseehitatud andmete valideerimise reegleid numbrite, kuupäevade ja teksti jaoks, kuid need hõlmavad ainult kõige põhilisemaid stsenaariume. Kui soovite lahtreid valideerida oma kriteeriumide abil, looge valemi põhjal kohandatud valideerimise reegel. Siin on kirjeldatud, kuidas:

1. Valige üks või mitu lahtrit valideerimiseks.
2. Avage dialoogiboks Andmete valideerimine. Selleks klõpsake nuppu Andmete valideerimine nuppu Andmed vahekaardil Andmetöötlusvahendid rühma või vajutage klahvijada Alt> D> L (iga klahvi tuleb vajutada eraldi).
3. On Seaded vahekaart Andmete valideerimine dialoogiaknas, valige Kohandatud aastal Luba ja sisestage oma andmete valideerimise valem lahtrisse Valem kast.
4. Klõpsake OK .

Valikuliselt saate lisada kohandatud sisendsõnumi ja veateate, mis kuvatakse, kui kasutaja valib vastavalt valideeritud lahtri või sisestab vigased andmed.

Allpool on toodud mõned näited kohandatud valideerimisreeglitest erinevate andmetüüpide jaoks.

Märkus. Kõik Exceli andmete valideerimise reeglid, nii sisseehitatud kui ka kohandatud, kontrollivad ainult uusi andmeid, mis sisestatakse lahtrisse pärast reegli loomist. Kopeeritud andmeid ei kontrollita, samuti ei kontrollita lahtrisse enne reegli koostamist sisestatud andmeid. Olemasolevate kirjete, mis ei vasta teie andmete valideerimise kriteeriumidele, fikseerimiseks kasutage käsku Circle Invalid Data (ring) funktsioon, nagu on näidatud peatükis Kuidas leida Excelis kehtetuid andmeid.

Exceli andmete valideerimine, et lubada ainult numbreid

Üllataval kombel ei vasta ükski Exceli sisseehitatud andmete valideerimise reeglitest väga tüüpilisele olukorrale, kui teil on vaja piirata kasutajate sisestamist ainult numbrite sisestamiseks teatud lahtritesse. Kuid seda saab hõlpsasti teha kohandatud andmete valideerimise valemiga, mis põhineb funktsioonil ISNUMBER, nagu see siin:

=ISNUMBER(C2)

Kus C2 on valideeritava vahemiku kõige ülemine lahter.

Märkus. Funktsioon ISNUMBER lubab valideeritud lahtrites kasutada mis tahes arvväärtusi, sealhulgas täisarvusid, kümnend- ja murdarvu, samuti kuupäevi ja kellaaegu, mis on Exceli mõistes samuti arvud.

Exceli andmete valideerimine, et lubada ainult teksti

Kui otsite vastupidist - lubada ainult tekstikandeid antud lahtrite vahemikus, siis koostage näiteks ISTEXT-funktsiooniga kohandatud reegel:

=ISTEXT(D2)

Kus D2 on valitud vahemiku kõige ülemine lahter.

Lubada teksti, mis algab kindla(te)ga tähemärgiga (tähemärkidega)

Kui kõik väärtused teatavas vahemikus peaksid algama kindla tähemärgi või alamjoonega, siis tehke Exceli andmete valideerimine COUNTIF-funktsiooni alusel koos jokkeriga:

Näiteks selleks, et tagada, et kõik tellimusnumbrid veerus A algavad eesliitega "AA-", "aa-", "Aa-" või "aA-" (ei sõltu suur- ja väiketähest), määratlege kohandatud reegel selle andmete valideerimisvalemiga:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Valideerimisvalem VÕI-loogikaga (mitu kriteeriumi)

Kui on 2 või rohkem kehtivat eesliidet, lisage mitu COUNTIF-funktsiooni, et teie Exceli andmete valideerimise reegel töötaks VÕI-loogikaga:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Suur- ja väiketähendusega valideerimisvalem

Kui tähemärkide puhul on oluline, siis kasutage EXACT koos funktsiooniga LEFT, et luua konkreetse tekstiga algavate kirjete jaoks suur- ja väiketähelepanu arvestav valemisvalem:

Näiteks, kui soovite lubada ainult neid tellimuse tunnuseid, mis algavad "AA-" (ei ole lubatud ei "aa-" ega "Aa-"), kasutage seda valemit:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

Ülaltoodud valemi puhul võtab funktsioon LEFT lahtrist A2 esimesed 3 märki ja EXACT võrdleb suur- ja väiketähte kõvasti kodeeritud alajaotusega ("AA-" selles näites). Kui kaks alajaotust langevad täpselt kokku, annab valem TRUE ja valideerimine õnnestub; vastasel juhul tagastatakse FALSE ja valideerimine ebaõnnestub.

Teatud teksti sisaldavate kirjete lubamine

Et lubada kandeid, mis sisaldavad konkreetset teksti ükskõik kus lahtris (alguses, keskel või lõpus), kasutage funktsiooni ISNUMBER koos funktsiooniga FIND või SEARCH, sõltuvalt sellest, kas soovite suur- ja väiketähelepanu või suur- ja väiketähelepanuta vastet:

• Suur- ja väiketähtedeta valideerimine: ISNUMBER(SEARCH( tekst , rakk ))
• Suur- ja väiketähtedega valideerimine: ISNUMBER(FIND( tekst , rakk ))

Meie näidisandmekogumi puhul kasutage ühte järgmistest valemitest, et lubada lahtrites A2:A6 ainult kirjeid, mis sisaldavad teksti "AA":

Suur- ja väiketähtedeta:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Suur- ja väiketähendusega:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Valemid töötavad järgmise loogika alusel:

Te otsite alajaotust "AA" lahtris A2, kasutades FIND või SEARCH, ja mõlemad tagastavad alajaotuse esimese tähemärgi positsiooni. Kui teksti ei leita, tagastatakse viga. Iga otsingu tulemusena tagastatud arvväärtuse puhul annab funktsioon ISNUMBER TRUE ja andmete valideerimine on edukas. Vea korral annab ISNUMBER FALSE ja sisestus ei ole lahtrisse lubatud.

Andmete valideerimine, et lubada ainult unikaalseid kirjeid ja keelata duplikaadid

Olukordades, kus teatud veerg või lahtrivahemik ei tohiks sisaldada duplikaate, seadistage kohandatud andmete valideerimise reegel, et lubada ainult unikaalseid kirjeid. Selleks kasutame klassikalist COUNTIF valemit, et tuvastada duplikaadid:

Näiteks selleks, et tagada, et lahtritesse A2 kuni A6 sisestatakse ainult unikaalsed tellimuse tunnused, looge kohandatud reegel, mis sisaldab järgmist andmete valideerimisvalemit:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Kui sisestatakse unikaalne väärtus, tagastab valem TRUE ja valideerimine õnnestub. Kui sama väärtus on juba määratud vahemikus olemas (arv on suurem kui 1), tagastab COUNTIF FALSE ja sisestuse valideerimine ebaõnnestub.

Pöörake tähelepanu sellele, et me lukustame vahemiku absoluutsete lahtriviidetega (A$2:$A$6) ja kasutame ülemise lahtri (A2) jaoks suhtelist viidet, et valemit saaks õigesti kohandada iga valideeritud vahemiku lahtri jaoks.

Märkus. See andmete valideerimise valem on suur- ja väiketähelepanuta , ei tee vahet suur- ja väiketähtedega tekstil.

Kuupäevade ja kellaaegade valideerimisvalemid

Sisseehitatud kuupäevade valideerimine pakub üsna palju eeldefineeritud kriteeriume, et piirata kasutajate sisestamist ainult kahe määratud kuupäeva vahel, mis on suuremad, väiksemad või võrdsed antud kuupäevaga.

Kui soovite oma töölehtede andmete valideerimise üle rohkem kontrolli, saate sisseehitatud funktsioone korrata kohandatud reegliga või kirjutada omaenda valemi, mis läheb Exceli andmete valideerimise sisseehitatud võimalustest kaugemale.

Lubatud kuupäevad kahe kuupäeva vahel

Et piirata sisestust kuupäevaga, mis jääb kindlaksmääratud vahemikku, saate kasutada kas eelnevalt määratud kuupäeva reeglit koos kriteeriumiga "between" või teha kohandatud valideerimisreegli selle üldise valemiga:

Kus:

• rakk on valideeritud vahemiku kõige ülemine lahter ja
• start ja lõpp kuupäevad on kehtivad kuupäevad, mis on esitatud funktsiooni DATE kaudu või viited kuupäevi sisaldavatele lahtritele.

Näiteks, kui soovite lubada ainult kuupäevi 2017. aasta juulis, kasutage järgmist valemit:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Või sisestage alguskuupäev ja lõppkuupäev mõnda lahtrisse ( antud näites F1 ja F2) ja viidake valemiga nendele lahtritele:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Pange tähele, et piirkuupäevad on lukustatud absoluutsete lahtriviidetega.

Lubatud on ainult tööpäevad või nädalavahetused

Kui soovite piirata kasutaja sisestamist ainult nädalapäevade või nädalavahetuste puhul, konfigureerige kohandatud valideerimisreegel, mis põhineb funktsioonil WEEKDAY.

Koos return_type argumendi väärtuseks on 2, WEEKDAY tagastab täisarvu vahemikus 1 (esmaspäev) kuni 7 (pühapäev). Seega peaks valemi tulemus olema tööpäevade (E-R) puhul väiksem kui 6 ja nädalavahetuste (L ja P) puhul suurem kui 5.

Luba ainult tööpäevad :

Luba ainult Nädalavahetused :

Näiteks selleks, et võimaldada ainult tööpäevade sisestamist lahtritesse C2:C6, kasutage seda valemit:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Valideeri kuupäevad tänase kuupäeva alusel

Paljudes olukordades võite kasutada tänast kuupäeva lubatud kuupäevavahemiku alguskuupäevana. Praeguse kuupäeva saamiseks kasutage funktsiooni TODAY ja lisage sellele soovitud arv päevi, et arvutada lõppkuupäev.

Näiteks, et piirata andmete sisestamist 6 päevaga alates tänasest (7 päeva koos tänase päevaga), kasutame sisseehitatud kuupäeva reeglit koos valemipõhiste kriteeriumidega:

1. Valige Kuupäev aastal Luba
2. Valige vahel. aastal Andmed
3. In the Alguskuupäev kasti, sisestage =TODAY()
4. In the Lõppkuupäev kasti, sisestage =TODAY() + 6

Samamoodi saate piirata kasutajate jaoks kuupäevade sisestamist enne või pärast tänast kuupäeva. Selleks valige kas vähem kui või suurem kui aastal Andmed ja seejärel sisestage =TODAY() aastal End kuupäev või Start kuupäeva kastis vastavalt.

Valideeri ajad praeguse aja alusel

Andmete valideerimiseks jooksva aja alusel kasutage etteantud aja reeglit koos oma andmete valideerimisvalemiga:

1. In the Luba kasti, valige Aeg .
2. In the Andmed valige kas vähem kui lubada ainult praeguse ajale eelnevaid aegu või suurem kui et lubada aega pärast praegust kellaaega.
3. In the Lõpuaeg või Algusaeg lahtrisse (sõltuvalt sellest, millise kriteeriumi valisite eelmises etapis), sisestage üks järgmistest valemitest:
   • Kinnitada kuupäevad ja kellaajad praeguse kuupäeva ja kellaaja alusel:

     =NOW()

   • Kinnitada korda praeguse aja alusel:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Allpool olev ekraanipilt näitab reeglit, mis lubab ainult praegusest ajast suuremaid aegu:

Kohandatud Exceli andmete valideerimise reegel ei tööta

Kui teie valemipõhine andmete valideerimise reegel ei toimi ootuspäraselt, on 3 peamist punkti, mida kontrollida:

• Andmete valideerimise valem on õige
• Valideerimisvalem ei viita tühjale lahtrile
• Kasutatakse asjakohaseid lahtriviiteid

Kontrollige Exceli andmete valideerimise valemi õigsust

Alustuseks kopeerige oma valideerimisvalem mõnda lahtrisse, et veenduda, et see ei tagastaks viga, näiteks #N/A, #VALUE või #DIV/0!!.

Kui te loote kohandatud reegel peaks valem tagastama loogilised väärtused TRUE ja FALSE või neile vastavad väärtused 1 ja 0.

Kui kasutate valemipõhiseid kriteeriume sisseehitatud reegel (nagu me tegime praeguse aja alusel aegade valideerimiseks), võib see tagastada ka teise arvväärtuse.

Exceli andmete valideerimisvalem ei tohiks viidata tühjale lahtrisse

Paljudes olukordades, kui valite Ignoreeri tühja kasti reegli määratlemisel (tavaliselt vaikimisi valitud) ja üks või mitu teie valemis viidatud lahtrit on tühi, lubatakse valideeritud lahtrisse ükskõik milline väärtus.

Siin on näide kõige lihtsamal kujul:

Absoluutsed ja suhtelised lahtriviited andmete valideerimise valemites

Valemipõhise Exceli valideerimisreegli seadistamisel pidage meeles, et kõik lahtriviited teie valemis on vasakpoolse ülemise lahtri suhtes valitud vahemikus.

Kui te loote reegli rohkem kui ühe lahtri jaoks ja teie valideerimiskriteeriumid sõltuvad järgmisest spetsiifilised rakud , kasutage kindlasti absoluutseid lahtriviiteid (märgiga $, näiteks $A$1), vastasel juhul töötab teie reegel õigesti ainult esimese lahtri puhul. Asja paremaks illustreerimiseks vaadake järgmist näidet.

Oletame, et soovite piirata andmete sisestamist lahtritesse D2 kuni D5 täisarvudega, mis jäävad vahemikku 1 (miinimumväärtus) ja A2 jagatise B2 tulemuse vahel. Seega arvutate maksimaalse väärtuse järgmise lihtsa valemiga =A2/B2 , nagu on näidatud alloleval ekraanipildil:

Probleem on selles, et see näiliselt õige valem ei tööta lahtrite D3 kuni D5 puhul, sest suhtelised viited muutuvad ridade ja veergude suhtelise asukoha alusel. Seega lahtri D3 puhul muutub valem järgmiselt. =A3/B3 ja D4 puhul saab sellest =A4/B4 , teeb andmete valideerimise täiesti valesti!

Valemi fikseerimiseks kirjutage lihtsalt "$" enne veergude ja ridade viiteid, et need lukustada: =$A$2/$B$2 Või vajutage F4, et vahetada erinevate viitetüüpide vahel.

Olukordades, kus soovite iga lahtrit oma kriteeriumide alusel valideerida, kasutage suhtelisi lahtriviiteid ilma $-märgita, et valemit saaks kohandada iga rea ja/või veeru jaoks:

Nagu näete, ei ole olemas "absoluutset tõde", sama valem võib olla õige või vale sõltuvalt olukorrast ja teie konkreetsest ülesandest.

See on, kuidas kasutada andmete valideerimist Excelis oma valemitega. Selleks, et saada rohkem arusaamist, laadige alla meie näidistööraamat ja uurige reeglite seadistusi. Tänan teid lugemise eest ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!

Praktiline töövihik allalaadimiseks

Exceli andmete valideerimise näited (.xlsx fail)