Το σεμινάριο δείχνει πώς να ομαδοποιείτε γραμμές στο Excel για να κάνετε τα περίπλοκα λογιστικά φύλλα πιο ευανάγνωστα. Δείτε πώς μπορείτε να αποκρύψετε γρήγορα γραμμές μέσα σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή να καταρρεύσει ολόκληρο το περίγραμμα σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο.

Τα φύλλα εργασίας με πολλές πολύπλοκες και λεπτομερείς πληροφορίες είναι δύσκολο να διαβαστούν και να αναλυθούν. Ευτυχώς, το Microsoft Excel παρέχει έναν εύκολο τρόπο οργάνωσης των δεδομένων σε ομάδες που σας επιτρέπει να καταρρίπτετε και να επεκτείνετε γραμμές με παρόμοιο περιεχόμενο για να δημιουργήσετε πιο συμπαγείς και κατανοητές προβολές.

Ομαδοποίηση γραμμών στο Excel

Η ομαδοποίηση στο Excel λειτουργεί καλύτερα για δομημένα φύλλα εργασίας που έχουν επικεφαλίδες στηλών, δεν έχουν κενές γραμμές ή στήλες και μια συνοπτική γραμμή (υποσύνολο) για κάθε υποσύνολο γραμμών. Με τα δεδομένα σωστά οργανωμένα, χρησιμοποιήστε έναν από τους ακόλουθους τρόπους ομαδοποίησης.

Πώς να ομαδοποιήσετε σειρές αυτόματα (δημιουργήστε ένα περίγραμμα)

Εάν το σύνολο δεδομένων σας περιέχει μόνο ένα επίπεδο πληροφοριών, ο ταχύτερος τρόπος θα ήταν να αφήσετε το Excel να ομαδοποιήσει τις γραμμές αυτόματα για εσάς. Ακούστε πώς:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί σε μία από τις γραμμές που θέλετε να ομαδοποιήσετε.
2. Πηγαίνετε στο Δεδομένα tab>, Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από Ομάδα , και επιλέξτε Αυτόματο περίγραμμα .

Αυτό είναι όλο!

Ακολουθεί ένα παράδειγμα του είδους των γραμμών που μπορεί να ομαδοποιήσει το Excel:

Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, οι γραμμές έχουν ομαδοποιηθεί τέλεια και έχουν προστεθεί οι γραμμές περιγράμματος που αντιπροσωπεύουν διαφορετικά επίπεδα οργάνωσης δεδομένων στα αριστερά της στήλης Α.

Σημείωση. Εάν οι συνοπτικές γραμμές σας βρίσκονται πάνω από το μια ομάδα γραμμών λεπτομερειών, πριν δημιουργήσετε ένα περίγραμμα, μεταβείτε στην ενότητα Δεδομένα tab>, Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο Πλαίσιο διαλόγου Outline εκτοξευτή, και καθαρίστε το Συνοπτικές γραμμές κάτω από τη λεπτομέρεια πλαίσιο ελέγχου.

Αφού δημιουργηθεί το περίγραμμα, μπορείτε να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε γρήγορα τις λεπτομέρειες σε μια συγκεκριμένη ομάδα κάνοντας κλικ στο μείον ή συν Μπορείτε επίσης να συμπτύξετε ή να επεκτείνετε όλες τις γραμμές σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο κάνοντας κλικ στα κουμπιά επιπέδου στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να συμπτύξετε γραμμές στο Excel.

Πώς να ομαδοποιήσετε σειρές χειροκίνητα

Εάν το φύλλο εργασίας σας περιέχει δύο ή περισσότερα επίπεδα πληροφοριών, το Excel Αυτόματο περίγραμμα μπορεί να μην ομαδοποιήσει σωστά τα δεδομένα σας. Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να ομαδοποιήσετε σειρές χειροκίνητα εκτελώντας τα παρακάτω βήματα.

Σημείωση: Όταν δημιουργείτε ένα περίγραμμα με μη αυτόματο τρόπο, βεβαιωθείτε ότι το σύνολο δεδομένων σας δεν περιέχει κρυφές γραμμές, διαφορετικά τα δεδομένα σας ενδέχεται να ομαδοποιηθούν εσφαλμένα.

1. Δημιουργήστε εξωτερικές ομάδες (επίπεδο 1)

Επιλέξτε ένα από τα μεγαλύτερα υποσύνολα δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων όλων των ενδιάμεσων συνοπτικών γραμμών και των λεπτομερών γραμμών τους.

Στο σύνολο δεδομένων που ακολουθεί, για να ομαδοποιήσετε όλα τα δεδομένα για τη γραμμή 9 ( Ανατολή Σύνολο ), επιλέγουμε τις γραμμές 2 έως 8.

Στο Δεδομένα στην καρτέλα Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο Ομάδα κουμπί, επιλέξτε Σειρές , και κάντε κλικ στο OK .

Αυτό θα προσθέσει μια γραμμή στην αριστερή πλευρά του φύλλου εργασίας που εκτείνεται στις επιλεγμένες γραμμές:

Με παρόμοιο τρόπο, δημιουργείτε όσες εξωτερικές ομάδες είναι απαραίτητες.

Σε αυτό το παράδειγμα, χρειαζόμαστε μία ακόμη εξωτερική ομάδα για την Βόρεια Για το σκοπό αυτό, επιλέγουμε τις γραμμές 10 έως 16 και πατάμε το κουμπί Δεδομένα tab>, Ομάδα κουμπί>, Σειρές .

Αυτό το σύνολο γραμμών είναι τώρα επίσης ομαδοποιημένο:

Συμβουλή. Για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα πιο γρήγορα, πατήστε τη συντόμευση Shift + Alt + Δεξί βέλος αντί να κάνετε κλικ στο κουμπί Ομάδα στην κορδέλα.

2. Δημιουργία ένθετων ομάδων (επίπεδο 2)

Για να δημιουργήσετε μια εμφωλευμένη (ή εσωτερική) ομάδα, επιλέξτε όλες τις γραμμές λεπτομερειών πάνω από τη σχετική γραμμή σύνοψης και κάντε κλικ στο κουμπί Ομάδα κουμπί.

Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε το Μήλα ομάδα εντός της Ανατολικά περιοχή, επιλέξτε τις γραμμές 2 και 3 και πατήστε το πλήκτρο Ομάδα Για να γίνει η Πορτοκάλια ομάδα, επιλέξτε τις σειρές 5 έως 7 και πατήστε το πλήκτρο Ομάδα ξανά.

Ομοίως, δημιουργούμε εμφωλευμένες ομάδες για το Βόρεια περιοχές και λαμβάνουμε το ακόλουθο αποτέλεσμα:

3. Προσθέστε περισσότερα επίπεδα ομαδοποίησης εάν είναι απαραίτητο

Στην πράξη, τα σύνολα δεδομένων σπάνια είναι πλήρη. Αν κάποια στιγμή προστεθούν περισσότερα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας, πιθανόν να θέλετε να δημιουργήσετε περισσότερα επίπεδα περιγράμματος.

Ως παράδειγμα, ας εισάγουμε το Μεγάλο σύνολο γραμμή του πίνακα μας και στη συνέχεια προσθέτουμε το ακραίο επίπεδο περιγράμματος. Για να γίνει αυτό, επιλέξτε όλες τις γραμμές εκτός από την Μεγάλο σύνολο γραμμή (γραμμές 2 έως 17) και κάντε κλικ στο κουμπί Δεδομένα tab>, Ομάδα κουμπί>, Σειρές .

Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο, τα δεδομένα μας είναι τώρα ομαδοποιημένα σε 4 επίπεδα:

• Επίπεδο 1: Μεγάλο σύνολο
• Επίπεδο 2: σύνολα περιφερειών
• Επίπεδο 3: Υποδιαστολές στοιχείων
• Επίπεδο 4: Λεπτομερείς σειρές

Τώρα που έχουμε ένα περίγραμμα γραμμών, ας δούμε πώς αυτό διευκολύνει την προβολή των δεδομένων μας.

Πώς να καταρρεύσουν οι γραμμές στο Excel

Ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά της ομαδοποίησης του Excel είναι η δυνατότητα απόκρυψης και εμφάνισης των γραμμών λεπτομερειών για μια συγκεκριμένη ομάδα, καθώς και η κατάρρευση ή επέκταση ολόκληρου του περιγράμματος σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο με ένα κλικ του ποντικιού.

Κατάρρευση γραμμών μέσα σε μια ομάδα

Για να καταρρεύσουν οι γραμμές σε μια συγκεκριμένη ομάδα, απλά κάντε κλικ στο κουμπί μείον. στο κάτω μέρος της γραμμής αυτής της ομάδας.

Για παράδειγμα, με τον εξής τρόπο μπορείτε να αποκρύψετε γρήγορα όλες τις γραμμές λεπτομερειών για το Ανατολικά περιοχή, συμπεριλαμβανομένων των επιμέρους αθροισμάτων, και εμφανίζει μόνο τα Ανατολικά Σύνολο σειρά:

Ένας άλλος τρόπος για να καταρρεύσουν οι γραμμές στο Excel είναι να επιλέξετε οποιοδήποτε κελί στην ομάδα και να κάνετε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη λεπτομέρειας στο κουμπί Δεδομένα στην καρτέλα Περίγραμμα ομάδα:

Με οποιονδήποτε τρόπο, η ομάδα θα ελαχιστοποιηθεί στη συνοπτική γραμμή και όλες οι γραμμές λεπτομερειών θα είναι κρυμμένες.

Συρρίκνωση ή επέκταση ολόκληρου του περιγράμματος σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο

Για να ελαχιστοποιήσετε ή να επεκτείνετε όλες τις ομάδες σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο, κάντε κλικ στον αντίστοιχο αριθμό περιγράμματος στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου εργασίας σας.

Το επίπεδο 1 εμφανίζει τη μικρότερη ποσότητα δεδομένων, ενώ ο μεγαλύτερος αριθμός επεκτείνει όλες τις γραμμές. Για παράδειγμα, εάν το περίγραμμά σας έχει 3 επίπεδα, κάνετε κλικ στον αριθμό 2 για να αποκρύψετε το 3ο επίπεδο (γραμμές λεπτομερειών), ενώ εμφανίζετε τα άλλα δύο επίπεδα (γραμμές σύνοψης).

Στο σύνολο δεδομένων του δείγματός μας, έχουμε 4 επίπεδα περιγράμματος, τα οποία λειτουργούν με αυτόν τον τρόπο:

• Επίπεδο 1 παρουσιάζει μόνο Μεγάλο σύνολο (σειρά 18 ) και αποκρύπτει όλες τις άλλες σειρές.
• Οθόνες επιπέδου 2 Μεγάλο σύνολο και Περιοχή τα υποσύνολα (σειρές 9, 17 και 18).
• Οθόνες επιπέδου 3 Μεγάλο σύνολο , Περιοχή και Στοιχείο υποσυντελεστές (σειρές 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 και 18).
• Το επίπεδο 4 εμφανίζει όλες τις γραμμές.

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει το περίγραμμα που έχει συμπτυχθεί στο επίπεδο 3.

Πώς να επεκτείνετε γραμμές στο Excel

Για να επεκτείνετε τις γραμμές εντός μιας συγκεκριμένης ομάδας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της ορατής συνοπτικής γραμμής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση Λεπτομέρεια στο κουμπί Δεδομένα στην καρτέλα Περίγραμμα ομάδα:

Ή κάντε κλικ στο σύμβολο συν για την κλειστή ομάδα γραμμών που θέλετε να επεκτείνετε:

Πώς να αφαιρέσετε το περίγραμμα στο Excel

Σε περίπτωση που θέλετε να αφαιρέσετε όλες τις ομάδες γραμμών ταυτόχρονα, τότε καταργήστε το περίγραμμα. Αν θέλετε να αφαιρέσετε μόνο ορισμένες από τις ομάδες γραμμών (π.χ. φωλιασμένες ομάδες), τότε καταργήστε την ομαδοποίηση των επιλεγμένων γραμμών.

Πώς να αφαιρέσετε ολόκληρο το περίγραμμα

Πηγαίνετε στο Δεδομένα tab>, Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από Αποσύνδεση , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Σαφές περίγραμμα .

Σημειώσεις :

1. Η αφαίρεση του περιγράμματος στο Excel δεν διαγράφει δεδομένα.
2. Εάν αφαιρέσετε ένα περίγραμμα με ορισμένες γραμμές που έχουν αποκλειστεί, αυτές οι γραμμές ενδέχεται να παραμείνουν κρυμμένες μετά την εκκαθάριση του περιγράμματος. Για να εμφανίσετε τις γραμμές, χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε από τις μεθόδους που περιγράφονται στην ενότητα Πώς να καταργήσετε την απόκρυψη γραμμών στο Excel.
3. Μόλις αφαιρεθεί το περίγραμμα, δεν θα μπορείτε να το επαναφέρετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση ή πατώντας τη συντόμευση Αναίρεση ( Ctrl + Z ). Θα πρέπει να δημιουργήσετε ξανά το περίγραμμα από την αρχή.

Πώς να καταργήσετε την ομαδοποίηση μιας συγκεκριμένης ομάδας γραμμών

Για να καταργήσετε την ομαδοποίηση για ορισμένες γραμμές χωρίς να διαγράψετε ολόκληρο το περίγραμμα, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε τις γραμμές που θέλετε να καταργήσετε την ομαδοποίηση.
2. Πηγαίνετε στο Δεδομένα tab>, Περίγραμμα και κάντε κλικ στο κουμπί Κουμπί κατάργησης ομαδοποίησης . ή πατήστε Shift + Alt + Αριστερό βέλος που είναι η συντόμευση κατάργησης ομαδοποίησης στο Excel.
3. Στο Αποσύνδεση παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Σειρές και κάντε κλικ στο OK.

Για παράδειγμα, δείτε πώς μπορείτε να καταργήσετε την ομαδοποίηση δύο εμφωλευμένων ομάδων γραμμών ( Μήλα Υποσύνολο και Πορτοκάλια Υποσύνολο ), διατηρώντας παράλληλα το εξωτερικό Ανατολή Σύνολο ομάδα:

Σημείωση: Δεν είναι δυνατή η κατάργηση της ομαδοποίησης μη γειτονικών ομάδων γραμμών κάθε φορά. Θα πρέπει να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για κάθε ομάδα ξεχωριστά.

Συμβουλές ομαδοποίησης του Excel

Όπως μόλις είδατε, είναι πολύ εύκολο να ομαδοποιήσετε γραμμές στο Excel. Παρακάτω θα βρείτε μερικά χρήσιμα τεχνάσματα που θα κάνουν την εργασία σας με τις ομάδες ακόμα πιο εύκολη.

Πώς να υπολογίζετε αυτόματα τα υποσύνολα ομάδων

Σε όλα τα παραπάνω παραδείγματα, έχουμε εισάγει τις δικές μας γραμμές υποσυνόψεων με τύπους SUM. Για να έχετε υποσυνόψεις που υπολογίζονται αυτόματα, χρησιμοποιήστε την εντολή Subtotal με τη συνάρτηση σύνοψης της επιλογής σας, όπως SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, κ.λπ. Η εντολή Subtotal όχι μόνο θα εισάγει γραμμές σύνοψης αλλά θα δημιουργήσει και ένα περίγραμμα με πτυσσόμενες και επεκτάσιμες γραμμές, ολοκληρώνοντας έτσι δύο εργασίες ταυτόχρονα!

Εφαρμογή προεπιλεγμένων στυλ του Excel σε γραμμές σύνοψης

Το Microsoft Excel διαθέτει προκαθορισμένα στυλ για δύο επίπεδα συνοπτικών γραμμών: Επίπεδο γραμμής_1 (έντονη γραφή) και Επίπεδο γραμμής_2 (Μπορείτε να εφαρμόσετε αυτά τα στυλ πριν ή μετά την ομαδοποίηση γραμμών.

Για να εφαρμόσετε αυτόματα στυλ του Excel σε ένα νέο περίγραμμα , πηγαίνετε στο Δεδομένα tab>, Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο Περίγραμμα και στη συνέχεια επιλέξτε το παράθυρο διαλόγου Αυτόματα στυλ πλαίσιο ελέγχου και κάντε κλικ στο OK Μετά από αυτό δημιουργείτε ένα περίγραμμα ως συνήθως.

Για να εφαρμόσετε στυλ σε ένα υπάρχον περίγραμμα , επιλέγετε επίσης το Αυτόματα στυλ όπως φαίνεται παραπάνω, αλλά κάντε κλικ στο Εφαρμογή στυλ αντί για το κουμπί OK .

Ακολουθεί ένα περίγραμμα του Excel με τα προεπιλεγμένα στυλ για τις γραμμές σύνοψης:

Πώς να επιλέξετε και να αντιγράψετε μόνο ορατές γραμμές

Αφού συμπτύξετε άσχετες γραμμές, μπορεί να θέλετε να αντιγράψετε τα εμφανιζόμενα σχετικά δεδομένα κάπου αλλού. Ωστόσο, όταν επιλέγετε τις ορατές γραμμές με τον συνήθη τρόπο χρησιμοποιώντας το ποντίκι, στην πραγματικότητα επιλέγετε και τις κρυφές γραμμές.

Για να επιλέξετε μόνο το ορατές σειρές , θα πρέπει να εκτελέσετε μερικά επιπλέον βήματα:

1. Επιλέξτε ορατές γραμμές χρησιμοποιώντας το ποντίκι.

   Για παράδειγμα, έχουμε συμπτύξει όλες τις γραμμές λεπτομερειών και τώρα επιλέγουμε τις ορατές γραμμές σύνοψης:

   

2. Πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα tab>, Επεξεργασία και κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση & επιλογή >, Πηγαίνετε στο Special . ή πατήστε Ctrl + G (συντόμευση Go To) και κάντε κλικ στο Ειδική... κουμπί.
3. Στο Πηγαίνετε στο Special παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Μόνο ορατά κύτταρα και κάντε κλικ στο OK.

Ως αποτέλεσμα, επιλέγονται μόνο οι ορατές σειρές (οι σειρές που γειτνιάζουν με τις κρυφές σειρές επισημαίνονται με ένα λευκό πλαίσιο):

Και τώρα, απλά πατάτε Ctrl + C για να αντίγραφο τις επιλεγμένες γραμμές και Ctrl + V για να επικόλληση όπου θέλετε.

Πώς να αποκρύπτετε και να εμφανίζετε σύμβολα περιγράμματος

Για να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε τις γραμμές περιγράμματος και τους αριθμούς επιπέδων στο Excel, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη συντόμευση πληκτρολογίου: Ctrl + 8 .

Πατώντας τη συντόμευση για πρώτη φορά, τα σύμβολα του περιγράμματος αποκρύπτονται, ενώ πατώντας την ξανά, το περίγραμμα εμφανίζεται ξανά.

Τα σύμβολα περιγράμματος δεν εμφανίζονται στο Excel

Εάν δεν μπορείτε να δείτε ούτε τα σύμβολα συν και μείον στις μπάρες ομάδων ούτε τους αριθμούς στην κορυφή του περιγράμματος, ελέγξτε την ακόλουθη ρύθμιση στο Excel σας:

1. Πηγαίνετε στο Αρχείο tab>, Επιλογές >, Προχωρημένο κατηγορία.
2. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Επιλογές εμφάνισης για αυτό το φύλλο εργασίας ενότητα, επιλέξτε το φύλλο εργασίας που σας ενδιαφέρει και βεβαιωθείτε ότι το Εμφάνιση συμβόλων περιγράμματος εάν ένα περίγραμμα εφαρμόζεται είναι επιλεγμένο.

Με αυτόν τον τρόπο ομαδοποιείτε γραμμές στο Excel για να καταρρεύσουν ή να επεκταθούν ορισμένα τμήματα του συνόλου δεδομένων σας. Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να ομαδοποιήσετε στήλες στα φύλλα εργασίας σας. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο ιστολόγιό μας την επόμενη εβδομάδα.