Die tutoriaal wys hoe om rye in Excel te groepeer om ingewikkelde sigblaaie makliker te maak om te lees. Kyk hoe jy vinnig rye binne 'n sekere groep kan versteek of die hele buitelyn tot 'n spesifieke vlak kan invou.

Werkblaaie met baie komplekse en gedetailleerde inligting is moeilik om te lees en te ontleed. Gelukkig bied Microsoft Excel 'n maklike manier om data in groepe te organiseer sodat jy rye met soortgelyke inhoud kan invou en uitbrei om meer kompakte en verstaanbare aansigte te skep.

Groepeer rye in Excel

Groepering in Excel werk die beste vir gestruktureerde werkblaaie wat kolomopskrifte het, geen leë rye of kolomme nie, en 'n opsommingsry (subtotaal) vir elke subset van rye. Met die data behoorlik georganiseer, gebruik een van die volgende maniere om dit te groepeer.

Hoe om rye outomaties te groepeer (skep 'n uiteensetting)

As jou datastel net een vlak van inligting bevat, is die vinnigste manier sou wees om Excel rye outomaties vir jou te laat groepeer. Dit is hoe:

1. Kies enige sel in een van die rye wat jy wil groepeer.
2. Gaan na die Data -oortjie > Outlyn groep, klik die pyltjie onder Groep , en kies Outo-omtrek .

Dit is al wat daar is!

Hier is 'n voorbeeld van watter soort rye Excel kan groepeer:

Soos in die skermkiekie hieronder getoon, is die rye perfek gegroepeer en die buitelynstawe verteenwoordig verskillendevlakke van data-organisasie is aan die linkerkant van kolom A bygevoeg.

Let wel. As jou opsommingsrye bo 'n groep detailrye geleë is, voordat jy 'n uiteensetting skep, gaan na die Data -oortjie > Outlyn -groep, klik die Outline dialoogkassie -lanseerder, en maak die Opsomming-rye onder detail -merkblokkie skoon.

Sodra die uiteensetting geskep is, kan jy vinnig besonderhede binne versteek of wys 'n sekere groep deur op die minus of plus teken vir daardie groep te klik. Jy kan ook alle rye invou of uitbrei na 'n spesifieke vlak deur op die vlakknoppies in die boonste linkerhoek van die werkblad te klik. Vir meer inligting, sien asseblief Hoe om rye in Excel in te vou.

Hoe om rye handmatig te groepeer

As jou werkblad twee of meer vlakke van inligting bevat, sal Excel se Outo-omtrek groepeer dalk nie jou data korrek nie. In so 'n geval kan jy rye handmatig groepeer deur die stappe hieronder uit te voer.

Let wel. Wanneer u 'n uiteensetting handmatig skep, maak seker dat u datastel geen versteekte rye bevat nie, anders kan u data verkeerd gegroepeer word.

1. Skep buitenste groepe (vlak 1)

Kies een van die groter substelle data, insluitend al die intermediêre opsommingsrye en hul detailrye.

In die datastel hieronder, om alle data vir ry 9 ( Oos Totaal ), kies ons rye 2 tot 8.

Op die Data -oortjie, indie Outline -groep, klik die Groep -knoppie, kies Rye en klik OK .

Dit sal 'n balk aan die linkerkant van die werkblad byvoeg wat oor die geselekteerde rye strek:

Op 'n soortgelyke manier skep jy soveel buitenste groepe as nodig.

In hierdie voorbeeld benodig ons nog een buitenste groep vir die Noord streek. Hiervoor kies ons rye 10 tot 16, en klik Data -oortjie > Groep -knoppie > Rye .

Daardie stel rye is nou ook gegroepeer:

Wenk. Om 'n nuwe groep vinniger te skep, druk die Shift + Alt + Regspyltjie-kortpad in plaas daarvan om die Groep -knoppie op die lint te klik.

2. Skep geneste groepe (vlak 2)

Om 'n geneste (of binne-) groep te skep, kies alle detailrye bo die verwante opsommingsry en klik die Groep -knoppie.

Om byvoorbeeld die Apples -groep binne die Oos -streek te skep, kies rye 2 en 3 en druk Groep . Om die Lemoene -groep te maak, kies rye 5 tot 7 en druk weer die Groep -knoppie.

Net so skep ons geneste groepe vir die Noord streke, en kry die volgende resultaat:

3. Voeg meer groeperingsvlakke by indien nodig

In die praktyk is datastelle selde volledig. As op 'n stadium meer data by jou werkblad gevoeg word, sal jy waarskynlik meer uiteensettingvlakke wil skep.

As 'n voorbeeld, kom ons voeg die Groottotaal -ry in ons tabel, en voeg dan die buitenste buitelynvlak by. Om dit te laat doen, kies al die rye behalwe die Groottotaal -ry (rye 2 tot 17), en klik Data -oortjie > Groep -knoppie > Rye .

Soos in die skermkiekie hieronder getoon, is ons data nou in 4 vlakke gegroepeer:

• Vlak 1: Groottotaal
• Vlak 2: Streektotale
• Vlak 3: Itemsubtotale
• Vlak 4: Detailrye

Noudat ons 'n uiteensetting van rye, kom ons kyk hoe dit ons data makliker maak om te sien.

Hoe om rye in Excel in te vou

Een van die nuttigste kenmerke van Excel-groepering is die vermoë om die detail rye vir 'n spesifieke groep sowel as om die hele buitelyn in te vou of uit te brei na 'n sekere vlak met 'n muisklik.

Vou rye binne 'n groep in

Om die rye in 'n spesifieke groep in te vou , klik net die minusknoppie onderaan daardie groep se balk.

Dit is byvoorbeeld hoe jy vinnig alle detailrye vir die Oos -streek kan versteek, insluitend subtotale, en wys slegs die Ooste Totaal ry:

Nog 'n manier om rye in Excel in te vou is om enige sel in die groep te kies en die Versteek detail -knoppie op die Data -oortjie, in die Outline -groep:

In elk geval, die groep sal geminimaliseer word tot die opsomming ry, en al die detail rye sal weesversteek.

Vou die hele uiteensetting in of brei uit na 'n spesifieke vlak

Om al die groepe op 'n spesifieke vlak te minimaliseer of uit te brei, klik die ooreenstemmende omtreknommer in die boonste linkerhoek van jou werkblad.

Vlak 1 vertoon die minste hoeveelheid data terwyl die hoogste getal al die rye uitbrei. Byvoorbeeld, as jou uiteensetting 3 vlakke het, klik jy op nommer 2 om die 3de vlak (detailrye) te versteek terwyl jy die ander twee vlakke (opsommingsrye) vertoon.

In ons voorbeelddatastel het ons 4 uiteensettingvlakke , wat op hierdie manier werk:

• Vlak 1 wys slegs Groottotaal (ry 18 ) en versteek alle ander rye.
• Vlak 2 vertoon Groottotaal totale en Streek subtotale (rye 9, 17 en 18).
• Vlak 3 vertoon Groottotaal , Streek en Item subtotale (rye 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 en 18).
• Vlak 4 wys al die rye.

Die volgende skermskoot demonstreer die buitelyn wat tot vlak 3 ingevou is.

Hoe om rye in Excel uit te brei

Om die rye binne 'n sekere groep uit te brei, klik enige sel in die sigbare opsommingsry, en klik dan die Wys Detail -knoppie op die Data -oortjie, in die Outlyn -groep:

Of klik die plusteken vir die ingevoude groep rye wat jy wil uitbrei:

Hoe om te verwyder e uiteensetting in Excel

In die geval dat jy alle rygroepe gelyktydig wil verwyder, maak dan diebuitelyn. As jy net sommige van die rygroepe wil verwyder (bv. geneste groepe), ontgroepeer dan die geselekteerde rye.

Hoe om die hele uiteensetting te verwyder

Gaan na die Data oortjie > Omtrek groep, klik die pyltjie onder Ontgroepeer , en klik dan Vee omtrek uit .

Notas :

1. Deur omtrek in Excel te verwyder, vee geen data uit nie.
2. As jy 'n buitelyn met 'n paar ingevoude rye verwyder, kan daardie rye dalk versteek bly nadat die buitelyn skoongemaak is. Om die rye te vertoon, gebruik enige van die metodes wat beskryf word in Hoe om rye in Excel te versteek.
3. Sodra die buitelyn verwyder is, sal jy dit nie kan terugkry deur op die Ontdoen<2 te klik> knoppie of druk die Ontdoen-kortpad (Ctrl + Z). Jy sal die buitelyn van nuuts af moet herskep.

Hoe om 'n sekere groep rye te ontgroepeer

Om groepering vir sekere rye te verwyder sonder om die hele buitelyn uit te vee, doen die volgende:

1. Kies die rye wat jy wil ontgroepeer.
2. Gaan na die Data -oortjie > Outline -groep, en klik die Ontgroepeer-knoppie . Of druk Shift + Alt + Linkerpyltjie wat die Ontgroepeer kortpad in Excel is.
3. In die Ongroepeer dialoogkassie, kies Rye en klik OK.

Byvoorbeeld, hier is hoe jy twee geneste rygroepe ( Appels Subtotaal en Lemoene Subtotaal ) kan ontgroepeer terwyl jy die buitenste Oostotaal -groep behou:

Let wel. Dit is nie moontlik om nie-aangrensende groepe rye op 'n slag te ontgroepeer nie. Jy sal die bogenoemde stappe vir elke groep individueel moet herhaal.

Excel-groeperingswenke

Soos jy sopas gesien het, is dit redelik maklik om rye in Excel te groepeer. Hieronder sal jy 'n paar nuttige truuks vind wat jou werk met groepe nog makliker sal maak.

Hoe om groepsubtotale outomaties te bereken

In al die bogenoemde voorbeelde het ons ons eie subtotaalrye ingevoeg met SOM-formules. Om subtotale outomaties te laat bereken, gebruik die Subtotaal-opdrag met die opsommingsfunksie van jou keuse soos SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, ens. Die Subtotaal-opdrag sal nie net opsommingsrye invoeg nie, maar ook 'n uiteensetting skep met opvoubare en uitbreidbare rye , en voltooi dus twee take gelyktydig!

Pas verstek Excel-style toe op opsommingsrye

Microsoft Excel het die vooraf gedefinieerde style vir twee vlakke van opsommingsrye: RyLevel_1 (vetgedruk) en RyLevel_2 (kursief). Jy kan hierdie style voor of ná groepering van rye toepas.

Om Excel-style outomaties op 'n nuwe uiteensetting toe te pas, gaan na die Data -oortjie > Outline groep, klik die Outline dialoogkassie-lanseerder, en kies dan die Outomatiese style -merkblokkie, en klik OK . Daarna skep jy soos gewoonlik 'n uiteensetting.

Om style op 'n bestaande uiteensetting toe te pas, kies jy ook die Outomatiese style -kassie soos hierbo getoon, maar klik op die Pas Styles toe -knoppie in plaas van OK .

Hier is hoe 'n Excel uiteensit met die verstekstyle vir opsomming rye lyk soos:

Hoe om slegs sigbare rye te kies en te kopieer

Nadat jy irrelevante rye ingevou het, wil jy dalk die vertoonde rye kopieer relevante data iewers anders. Wanneer jy egter die sigbare rye op die gewone manier met die muis kies, kies jy eintlik ook die versteekte rye.

Om slegs die sigbare rye te kies, moet jy voer 'n paar ekstra stappe uit:

1. Kies sigbare rye met die muis.

   Ons het byvoorbeeld al die detailrye ingevou en kies nou die sigbare opsommingsrye:

   

2. Gaan na die Tuis tab > Redigeer groep, en klik Vind & Kies > Gaan na spesiale . Of druk Ctrl + G (Gaan na kortpad) en klik die Spesiaal... -knoppie.
3. In die Gaan na Spesiale dialoogkassie, kies Slegs sigbare selle en klik OK.

Gevolglik word slegs die sigbare rye gekies (die rye langs versteekte rye is met 'n wit rand gemerk):

En nou, jy druk eenvoudig Ctrl + C om die geselekteerde rye te kopieer en Ctrl + V om hulle te plak waar jy ook al hou van.

Hoe om buitelynsimbole te versteek en te wys

Om die buitelynstawe en vlaknommers in te versteek of te vertoonExcel, gebruik die volgende sleutelbordkortpad: Ctrl + 8 .

Deur die kortpad vir die eerste keer te druk, versteek die buitelynsimbole, deur weer daarop te druk, vertoon die buitelyn weer.

Die buitelynsimbole wys nie op in Excel

As jy nie die plus- en minus-simbole in die groepbalke of die nommers bo-aan die uiteensetting kan sien nie, kontroleer die volgende instelling in jou Excel:

1. Gaan na die Lêer -oortjie > Opsies > Gevorderd -kategorie.
2. Blaai af na die Vertoonopsies vir hierdie werkblad -afdeling, kies die werkblad van belang, en maak seker dat die Wys omtreksimbole as 'n buitelyn toegepas is -blokkie gekies is.

Dit is hoe jy rye in Excel groepeer om sekere afdelings van jou datastel in te vou of uit te brei. Op 'n soortgelyke manier kan jy kolomme in jou werkblaaie groepeer. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien.