Ce tutoriel montre comment regrouper des lignes dans Excel pour faciliter la lecture de feuilles de calcul complexes. Voyez comment vous pouvez rapidement masquer les lignes d'un certain groupe ou réduire le contour entier à un niveau particulier.

Heureusement, Microsoft Excel offre un moyen simple d'organiser les données en groupes, ce qui vous permet de réduire et de développer les lignes dont le contenu est similaire afin de créer des vues plus compactes et plus compréhensibles.

Regroupement de lignes dans Excel

Le regroupement dans Excel fonctionne mieux pour les feuilles de calcul structurées qui ont des en-têtes de colonne, pas de lignes ou de colonnes vides, et une ligne de résumé (sous-total) pour chaque sous-ensemble de lignes. Une fois les données correctement organisées, utilisez l'une des méthodes suivantes pour les regrouper.

Comment regrouper automatiquement les lignes (créer un plan) ?

Si votre ensemble de données ne contient qu'un seul niveau d'information, la méthode la plus rapide consiste à laisser Excel regrouper automatiquement les lignes pour vous. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez une cellule dans l'une des lignes que vous souhaitez regrouper.
2. Allez à la Données tab> ; Grandes lignes cliquez sur la flèche sous Groupe et sélectionnez Contour de l'auto .

C'est tout ce qu'il y a à faire !

Voici un exemple du type de lignes qu'Excel peut regrouper :

Comme le montre la capture d'écran ci-dessous, les lignes ont été parfaitement regroupées et les barres de contour représentant les différents niveaux d'organisation des données ont été ajoutées à gauche de la colonne A.

Remarque : si vos lignes de résumé sont situées au-dessus de un groupe de lignes de détail, avant de créer un contour, allez dans l'onglet Données tab> ; Grandes lignes cliquez sur le bouton Boîte de dialogue "Outline et effacer le Lignes de résumé sous le détail la case à cocher.

Une fois le schéma créé, vous pouvez rapidement masquer ou afficher les détails d'un certain groupe en cliquant sur le bouton moins. ou plus Vous pouvez également réduire ou développer toutes les lignes à un niveau particulier en cliquant sur les boutons de niveau. dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul. Pour plus d'informations, voir Comment réduire les lignes dans Excel.

Comment regrouper les lignes manuellement

Si votre feuille de calcul contient deux niveaux d'information ou plus, la fonction d'Excel Contour de l'auto Dans ce cas, vous pouvez regrouper les lignes manuellement en suivant les étapes ci-dessous.

Remarque : lorsque vous créez un contour manuellement, assurez-vous que votre ensemble de données ne contient pas de lignes cachées, sinon vos données risquent d'être regroupées de manière incorrecte.

1. créer des groupes extérieurs (niveau 1)

Sélectionnez l'un des plus grands sous-ensembles de données, comprenant toutes les lignes de résumé intermédiaires et leurs lignes de détail.

Dans le jeu de données ci-dessous, pour regrouper toutes les données de la ligne 9 ( Est Total ), nous sélectionnons les lignes 2 à 8.

Sur le Données dans l'onglet Grandes lignes cliquez sur le bouton Groupe sélectionnez Rangs et cliquez sur OK .

Cela ajoutera une barre sur le côté gauche de la feuille de calcul qui couvre les lignes sélectionnées :

De la même manière, vous créez autant de groupes extérieurs que nécessaire.

Dans cet exemple, nous avons besoin d'un groupe externe de plus pour le groupe Nord Pour cela, nous sélectionnons les lignes 10 à 16, puis nous cliquons sur Données tab> ; Groupe bouton> ; Rangs .

Cet ensemble de lignes est maintenant groupé aussi :

Conseil : pour créer un nouveau groupe plus rapidement, appuyez sur le raccourci Shift + Alt + Flèche droite au lieu de cliquer sur l'icône Groupe sur le ruban.

2. créer des groupes imbriqués (niveau 2)

Pour créer un groupe imbriqué (ou interne), sélectionnez toutes les lignes de détail situées au-dessus de la ligne de résumé correspondante, puis cliquez sur le bouton Groupe bouton.

Par exemple, pour créer le Pommes au sein de la Est sélectionnez les lignes 2 et 3, puis cliquez sur Groupe Pour faire le Oranges sélectionnez les lignes 5 à 7, puis appuyez sur le bouton Groupe de nouveau.

De même, nous créons des groupes imbriqués pour les Nord et on obtient le résultat suivant :

3. ajouter d'autres niveaux de regroupement si nécessaire

Dans la pratique, les ensembles de données sont rarement complets. Si, à un moment donné, d'autres données sont ajoutées à votre feuille de calcul, vous voudrez probablement créer d'autres niveaux de contour.

À titre d'exemple, insérons le Total général dans notre tableau, puis ajoutez le niveau de contour le plus éloigné. Pour ce faire, sélectionnez toutes les lignes, à l'exception de la ligne Total général (rangées 2 à 17), puis cliquez sur Données tab> ; Groupe bouton> ; Rangs .

Comme le montre la capture d'écran ci-dessous, nos données sont maintenant regroupées en 4 niveaux :

• Niveau 1 : Total général
• Niveau 2 : Totaux des régions
• Niveau 3 : Sous-totaux des éléments
• Niveau 4 : Lignes de détail

Maintenant que nous avons un contour de lignes, voyons comment il facilite la visualisation de nos données.

Comment réduire les lignes dans Excel

L'une des fonctions les plus utiles du regroupement d'Excel est la possibilité de masquer et d'afficher les lignes de détail d'un groupe particulier, ainsi que de réduire ou d'étendre le contour entier à un certain niveau en un clic de souris.

Réduire les lignes d'un groupe

Pour réduire les lignes d'un groupe particulier, il suffit de cliquer sur le bouton moins. en bas de la barre de ce groupe.

Par exemple, voici comment vous pouvez rapidement masquer toutes les lignes de détail pour l'indicateur Est y compris les sous-totaux, et n'afficher que la région Est Total rang :

Une autre façon de réduire les lignes dans Excel est de sélectionner n'importe quelle cellule du groupe et de cliquer sur le bouton Cacher le détail sur le bouton Données dans l'onglet Grandes lignes groupe :

Dans tous les cas, le groupe sera réduit à la ligne de résumé, et toutes les lignes de détail seront masquées.

Réduire ou développer l'ensemble du plan à un niveau spécifique.

Pour réduire ou développer tous les groupes d'un niveau particulier, cliquez sur le numéro de contour correspondant dans le coin supérieur gauche de votre feuille de calcul.

Le niveau 1 affiche la plus petite quantité de données tandis que le numéro le plus élevé développe toutes les lignes. Par exemple, si votre schéma comporte 3 niveaux, vous cliquez sur le numéro 2 pour masquer le 3e niveau (lignes de détail) tout en affichant les deux autres niveaux (lignes de résumé).

Dans notre jeu de données d'exemple, nous avons 4 niveaux de contour, qui fonctionnent de cette façon :

• Spectacles de niveau 1 uniquement Total général (ligne 18 ) et cache toutes les autres lignes.
• Affichages de niveau 2 Total général et Région les sous-totaux (lignes 9, 17 et 18).
• Affichages de niveau 3 Total général , Région et Article les sous-totaux (lignes 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 et 18).
• Le niveau 4 montre toutes les lignes.

La capture d'écran suivante montre le plan réduit au niveau 3.

Comment développer les lignes dans Excel

Pour développer les lignes d'un certain groupe, cliquez sur n'importe quelle cellule de la ligne de résumé visible, puis cliquez sur l'icône de l'ascenseur. Afficher Détail sur le bouton Données dans l'onglet Grandes lignes groupe :

Ou cliquez sur le signe plus pour le groupe de lignes réduites que vous souhaitez développer :

Comment supprimer le contour dans Excel

Si vous souhaitez supprimer tous les groupes de lignes en une seule fois, effacez le contour. Si vous souhaitez supprimer uniquement certains des groupes de lignes (par exemple, les groupes imbriqués), dégroupez les lignes sélectionnées.

Comment supprimer le contour entier

Allez à la Données tab> ; Grandes lignes cliquez sur la flèche sous Dégrouper puis cliquez sur Un aperçu clair .

Notes :

1. La suppression du contour dans Excel ne supprime aucune donnée.
2. Si vous supprimez un contour contenant des lignes réduites, il se peut que ces lignes restent masquées après la suppression du contour. Pour afficher les lignes, utilisez l'une des méthodes décrites dans la section Comment masquer des lignes dans Excel.
3. Une fois le contour supprimé, vous ne pourrez pas le récupérer en cliquant sur le bouton Annuler ou en appuyant sur le raccourci Annuler ( Ctrl + Z ). Vous devrez recréer le contour à partir de zéro.

Comment dégrouper un certain groupe de lignes ?

Pour supprimer le regroupement de certaines lignes sans supprimer l'ensemble du contour, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les lignes que vous voulez dégrouper.
2. Allez à la Données tab> ; Grandes lignes et cliquez sur le bouton Bouton de dégroupement Ou appuyez sur Shift + Alt + Flèche gauche, qui est le raccourci de dégroupement dans Excel.
3. Dans le Dégrouper sélectionnez Rangs et cliquez sur OK.

Par exemple, voici comment vous pouvez dégrouper deux groupes de lignes imbriquées ( Sous-total Pommes et Oranges Sous-total ) tout en gardant l'extérieur Est Total groupe :

Remarque : il n'est pas possible de dégrouper des groupes de lignes non adjacentes à la fois. Vous devrez répéter les étapes ci-dessus pour chaque groupe individuellement.

Conseils pour le regroupement dans Excel

Comme vous venez de le voir, il est assez facile de regrouper des lignes dans Excel. Vous trouverez ci-dessous quelques astuces utiles qui faciliteront encore plus votre travail avec les groupes.

Comment calculer automatiquement les sous-totaux de groupe

Dans tous les exemples ci-dessus, nous avons inséré nos propres lignes de sous-total avec des formules SUM. Pour que les sous-totaux soient calculés automatiquement, utilisez la commande Subtotal avec la fonction de résumé de votre choix, telle que SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, etc. La commande Subtotal ne se contentera pas d'insérer des lignes de résumé, mais créera également un contour avec des lignes repliables et extensibles, accomplissant ainsi deux tâches à la fois !

Appliquer les styles Excel par défaut aux lignes de résumé

Microsoft Excel dispose de styles prédéfinis pour deux niveaux de lignes de résumé : RowLevel_1 (en gras) et RowLevel_2 (Vous pouvez appliquer ces styles avant ou après le regroupement des lignes.

Pour appliquer automatiquement les styles Excel à un nouveau profil allez à la page Données tab> ; Grandes lignes cliquez sur le bouton Grandes lignes puis sélectionnez l'option Styles automatiques et cliquez sur OK Après cela, vous créez un plan comme d'habitude.

Pour appliquer des styles à un schéma existant vous sélectionnez également le Styles automatiques comme indiqué ci-dessus, mais cliquez sur le bouton Appliquer des styles au lieu de OK .

Voici comment se présente un schéma Excel avec les styles par défaut pour les lignes de résumé :

Comment sélectionner et copier uniquement les lignes visibles

Après avoir réduit les lignes non pertinentes, vous pouvez vouloir copier les données pertinentes affichées ailleurs. Toutefois, lorsque vous sélectionnez les lignes visibles de la manière habituelle à l'aide de la souris, vous sélectionnez également les lignes cachées.

Pour sélectionner uniquement les rangées visibles vous devrez effectuer quelques démarches supplémentaires :

1. Sélectionnez les rangs visibles à l'aide de la souris.

   Par exemple, nous avons réduit toutes les lignes de détail et nous sélectionnons maintenant les lignes de résumé visibles :

   

2. Rendez-vous au Accueil tab> ; Modification de et cliquez sur Trouver et sélectionner > ; Aller à Spécial Ou appuyez sur Ctrl + G (raccourci "Go To") et cliquez sur l'icône de l'entreprise. Spécial... bouton.
3. Dans le Aller à Spécial sélectionnez Cellules visibles uniquement et cliquez sur OK.

Par conséquent, seules les lignes visibles sont sélectionnées (les lignes adjacentes aux lignes cachées sont marquées d'une bordure blanche) :

Et maintenant, il vous suffit d'appuyer sur Ctrl + C pour copie les lignes sélectionnées et Ctrl + V pour pâte où vous le souhaitez.

Comment masquer et afficher les symboles de contour

Pour masquer ou afficher les barres de contour et les numéros de niveau dans Excel, utilisez le raccourci clavier suivant : Ctrl + 8 .

Le fait d'appuyer sur le raccourci pour la première fois masque les symboles du contour, le fait d'appuyer à nouveau sur le raccourci réaffiche le contour.

Les symboles de contour n'apparaissent pas dans Excel.

Si vous ne pouvez voir ni les symboles plus et moins dans les barres de groupe ni les chiffres en haut du contour, vérifiez le paramètre suivant dans votre Excel :

1. Allez à la Fichier tab> ; Options > ; Avancé catégorie.
2. Faites défiler la page jusqu'à la Options d'affichage pour cette feuille de calcul sélectionnez la feuille de calcul qui vous intéresse, et assurez-vous que la section Afficher les symboles de contour si un contour est appliqué est sélectionnée.

C'est ainsi que vous regroupez les lignes dans Excel pour réduire ou développer certaines sections de votre ensemble de données. De la même manière, vous pouvez regrouper les colonnes dans vos feuilles de calcul. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine.